Microsoft Access

El primer intento de Microsoft de vender un producto de base de datos relacional fue a mediados de la década de 1980, cuando Microsoft obtuvo la licencia para vender R:Base . ^{[ 11 ]} A finales de la década de 1980, Microsoft desarrolló su propia solución con nombre en clave Omega. ^{[ 12 ]} En 1988 se confirmó que un producto de base de datos para Windows y OS/2 estaba en desarrollo. ^{[ 13 ] [ 14 ]} Iba a incluir el lenguaje Embedded Basic "EB", ^{[ 12 ]} que iba a ser el lenguaje para escribir macros en todas las aplicaciones de Microsoft, ^{[ 15 ]} pero la unificación de los lenguajes de macros no se produjo hasta la introducción de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). También se esperaba que Omega proporcionara una interfaz para Microsoft SQL Server . ^{[ 16 ]} La aplicación era muy intensiva en recursos, y hubo informes de que funcionaba lentamente en los procesadores 386 que estaban disponibles en ese momento. ^{[ 17 ]} Su lanzamiento estaba previsto para el primer trimestre de 1990, ^{[ 18 ]} pero en 1989 el desarrollo del producto se reinició ^{[ 11 ] [ 19 ]} y se reprogramó para su entrega no antes de enero de 1991. ^{[ 20 ]} Partes del proyecto se utilizaron posteriormente para otros proyectos de Microsoft: Cirrus (nombre en clave de Access) y Thunder (nombre en clave de Visual Basic , donde se utilizó el motor Embedded Basic). ^{[ 11 ] [ 12 ]} Tras el estreno de Access, el proyecto Omega se presentó en 1992 a varios periodistas e incluía características que no estaban disponibles en Access. ^{[ 21 ]}

Después de que el proyecto Omega fue descartado, algunos de sus desarrolladores fueron asignados al proyecto Cirrus (la mayoría fueron asignados al equipo que creó Visual Basic). ^{[ 11 ]} Su objetivo era crear un competidor para aplicaciones como Paradox o dBase que funcionara en Windows. ^{[ 22 ]} Después de que Microsoft adquiriera FoxPro , hubo rumores de que el proyecto de Microsoft podría ser reemplazado por él, ^{[ 23 ]} pero la compañía decidió desarrollarlos en paralelo. Se asumió que el proyecto usaría Extensible Storage Engine (Jet Blue) ^{[ 24 ]} pero, finalmente, solo se proporcionó soporte para Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó parte del código tanto del proyecto Omega como de una versión preliminar de Visual Basic. ^{[ 12 ]} En julio de 1992, las versiones beta de Cirrus se enviaron a los desarrolladores ^{[ 25 ]} y el nombre Access se convirtió en el nombre oficial del producto. ^{[ 26 ]} "Access" se usó originalmente para un programa de emulación de terminal más antiguo de Microsoft. Años después de que el programa fuera abandonado, decidieron reutilizar el nombre aquí. ^{[ 27 ]}

Microsoft lanzó Access versión 1.0 el 16 de noviembre de 1992, ^{[ 1 ]} anunciando su disponibilidad inmediata en la feria comercial Comdex de otoño, y un lanzamiento de Access 1.1 en mayo de 1993 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación Access Basic.

Con Access v2.0, Microsoft especificó que los requisitos mínimos de hardware eran Microsoft Windows v3.1, con 4  MB de RAM (se requerían 6  MB) y 8  MB de espacio disponible en el disco duro (se requerían 14  MB). El producto se distribuía en siete  disquetes de 1,44 MB. El manual muestra una fecha de copyright de 1994.

Como parte de Microsoft Office 4.3 Professional con Book Shelf, Microsoft Access 2.0 se incluyó con la primera base de datos de ejemplo "NorthWind Trader", que abarcaba todos los aspectos posibles de la programación de una base de datos. El ejemplo Northwind Trader introdujo por primera vez las funciones del panel de control principal, nuevas en Access 2.0 para 1994.

Con Office 95, Microsoft Access 7.0 (también conocido como "Access 95") pasó a formar parte de la suite Microsoft Office Professional, uniéndose a Microsoft Excel, Word y PowerPoint, y pasando de Access Basic a VBA. Desde entonces, Microsoft ha lanzado nuevas versiones de Microsoft Access con cada lanzamiento de Microsoft Office. ^{[ 28 ]}

Las versiones 3.0 y 3.5 del motor de base de datos Jet (utilizadas por Access 7.0 y Access 97, respectivamente) presentaban un problema crítico que hacía que estas versiones de Access fueran inutilizables en un equipo con más de 1  GB de memoria. ^{[ 29 ]} Si bien Microsoft solucionó este problema para Jet 3.5/Access 97 después de su lanzamiento, nunca lo solucionó para Jet 3.0/Access 95.

El formato de base de datos nativo de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Los formatos incluyen Access 1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 97, 2000, 2002 y 2007. La transición más significativa fue del formato Access 97 al formato Access 2000, que no es compatible con versiones anteriores de Access. A partir de 2011,Todas las versiones más recientes de Access son compatibles con el formato Access 2000. Se añadieron nuevas funciones al formato Access 2002, que pueden utilizarse en Access 2002, 2003, 2007 y 2010.

Microsoft Access 2000 aumentó el tamaño máximo de la base de datos de  1  GB en Access 97 a 2 GB.

Microsoft Access 2007 introdujo un nuevo formato de base de datos: ACCDB. Este formato admite enlaces a listas de SharePoint y tipos de datos complejos , como campos multivalor y de archivos adjuntos. Estos nuevos tipos de campo son esencialmente conjuntos de registros y permiten almacenar varios valores o archivos en un solo campo. Microsoft Access 2007 también introdujo el campo de archivo adjunto, que almacenaba datos de forma más eficiente que el campo OLE (Object Linking and Embedding) .

Microsoft Access 2010 introdujo una nueva versión del formato ACCDB que permitía alojar servicios web de Access en un servidor SharePoint 2010. Por primera vez, esto permitió ejecutar aplicaciones de Access sin necesidad de instalar Access en el PC del usuario y supuso la primera compatibilidad con usuarios de Mac. Cualquier usuario del sitio SharePoint con los permisos suficientes podía utilizar el servicio web de Access. Aun así, el desarrollador necesitaba una copia de Access para crear el servicio web, y la versión de escritorio de Access seguía formando parte de Access 2010. Los servicios web de Access no eran iguales que las aplicaciones de escritorio. La automatización se realizaba únicamente mediante el lenguaje de macros (no VBA), que Access convertía automáticamente a JavaScript. Los datos ya no se almacenaban en una base de datos de Access, sino en listas de SharePoint. Una base de datos de escritorio de Access podía vincularse con los datos de SharePoint, lo que permitía crear aplicaciones híbridas para que los usuarios de SharePoint que necesitaban vistas y ediciones básicas pudieran acceder a ellas, mientras que las aplicaciones más sofisticadas y tradicionales podían permanecer en la base de datos de escritorio de Access.

Microsoft Access 2013 ofrece aplicaciones de escritorio tradicionales de Access, además de un servicio web SharePoint 2013 significativamente actualizado. ^{[ 30 ]} El modelo web de Access en Access 2010 fue reemplazado por una nueva arquitectura que almacena sus datos en bases de datos SQL Server reales. A diferencia de las listas de SharePoint, esto ofrece un verdadero diseño de base de datos relacional con integridad referencial, escalabilidad, extensibilidad y rendimiento que se esperaría de SQL Server. ^{[ 31 ]} Las soluciones de base de datos que se pueden crear en SharePoint 2013 ofrecen una interfaz de usuario moderna diseñada para mostrar múltiples niveles de relaciones que se pueden ver y editar, junto con el redimensionamiento para diferentes dispositivos y compatibilidad con la función táctil. El escritorio de Access 2013 es similar a Access 2010, pero se descontinuaron varias características, incluida la compatibilidad con Access Data Projects (ADP), tablas dinámicas, gráficos dinámicos, colecciones de datos de Access, control de código fuente, replicación y otras características heredadas. ^{[ 32 ]} El tamaño máximo de la base de datos de escritorio de Access se mantuvo en 2  GB (como ha sido desde la versión 2000).

Microsoft Access ya no se incluye en la versión de compra única de Microsoft Office 2021 , pero permanece en la versión equivalente de Microsoft 365 , como las ediciones Apps for Business y Business Standard. Las nuevas características de Access 2021 incluyen un tipo de datos de fecha y hora de precisión extendida ^{[ 33 ]} y compatibilidad con el tema oscuro. ^{[ 34 ]}

Además de utilizar su propio archivo de almacenamiento de base de datos, Microsoft Access también puede utilizarse como interfaz de usuario (front-end) de un programa, mientras que otros productos actúan como bases de datos (back-end), como Microsoft SQL Server y productos de terceros como Oracle y Sybase . Una base de datos Jet de Microsoft Access puede utilizar múltiples fuentes de datos (formatos ACCDB y MDB). Del mismo modo, algunas aplicaciones como Visual Basic , ASP.NET o Visual Studio .NET utilizan el formato de base de datos de Microsoft Access para sus tablas y consultas. Microsoft Access también puede formar parte de una solución más compleja, integrándose con otras tecnologías como Microsoft Excel , Microsoft Outlook , Microsoft Word , Microsoft PowerPoint y controles ActiveX .

Las tablas de Access admiten diversos tipos de campos estándar, índices e integridad referencial , incluyendo actualizaciones y eliminaciones en cascada . Access también incluye una interfaz de consulta , formularios para visualizar e introducir datos e informes para imprimir. La base de datos subyacente de Access , que contiene estos objetos, es multiusuario y gestiona el bloqueo de registros .

Las tareas repetitivas se pueden automatizar mediante macros con opciones de selección y clic . También es fácil ubicar una base de datos en una red y permitir que varios usuarios compartan y actualicen datos sin sobrescribir el trabajo de los demás. Los datos se bloquean a nivel de registro , lo que difiere significativamente de Excel, que bloquea toda la hoja de cálculo.

El programa incluye plantillas de bases de datos, que también se pueden descargar desde el sitio web de Microsoft. Estas opciones están disponibles al iniciar Access y permiten a los usuarios ampliar una base de datos con tablas, consultas , formularios, informes y macros predefinidos. Las plantillas de bases de datos admiten código VBA , pero las plantillas de Microsoft no lo incluyen.

Los programadores pueden crear soluciones usando VBA, similar a Visual Basic 6.0 (VB6) y utilizado en programas de Microsoft Office como Excel , Word , Outlook y PowerPoint . La mayor parte del código VB6, incluyendo el uso de llamadas a la API de Windows , se puede usar en VBA. Los usuarios avanzados y desarrolladores pueden ampliar las soluciones básicas para usuarios finales a una solución profesional con automatización avanzada, validación de datos , manejo de errores y soporte multiusuario.

El número de usuarios simultáneos que se pueden admitir depende de la cantidad de datos, las tareas que se realizan, el nivel de uso y el diseño de la aplicación . Los límites generalmente aceptados son soluciones con 1 GB o menos de datos (Access admite hasta 2 GB) y funciona bastante bien con 100 o menos conexiones simultáneas (se admiten 255 usuarios concurrentes). ^{[ 35 ]} Esta capacidad suele ser adecuada para soluciones departamentales. Si se utiliza una solución de base de datos Access en un escenario multiusuario, la aplicación debe estar "dividida". Esto significa que las tablas están en un archivo llamado back-end (normalmente almacenado en una carpeta de red compartida) y los componentes de la aplicación (formularios, informes, consultas, código, macros, tablas vinculadas) están en otro archivo llamado front-end . Las tablas vinculadas en el front-end apuntan al archivo back-end. Cada usuario de la aplicación Access recibiría entonces su propia copia del archivo front-end.

Las aplicaciones que ejecutan consultas o análisis complejos en grandes conjuntos de datos requieren, naturalmente, mayor ancho de banda y memoria . Microsoft Access está diseñado para escalar y admitir más datos y usuarios mediante la conexión a múltiples bases de datos de Access o el uso de una base de datos de back-end como Microsoft SQL Server. Con este último diseño, la cantidad de datos y usuarios puede escalarse hasta alcanzar soluciones de nivel empresarial.

El papel de Microsoft Access en el desarrollo web antes de la versión 2010 es limitado. Las características de la interfaz de usuario de Access, como formularios e informes, solo funcionan en Windows . En las versiones 2000 a 2003, un tipo de objeto de Access llamado Páginas de acceso a datos creaba páginas web publicables. Las Páginas de acceso a datos ya no son compatibles. El motor de base de datos Jet , núcleo de Access, se puede acceder a través de tecnologías como ODBC u OLE DB . Los datos (es decir, tablas y consultas) se pueden acceder mediante aplicaciones web desarrolladas en ASP.NET , PHP o Java . Con el uso de los Servicios de Terminal Server y la Aplicación de Escritorio remoto de Microsoft en Windows Server 2008 R2, las organizaciones pueden alojar aplicaciones de Access para que se puedan ejecutar en la web. ^{[ 36 ]} Esta técnica no escala como lo haría una aplicación web, pero es apropiada para un número limitado de usuarios dependiendo de la configuración del host.

Access 2010 permite publicar bases de datos en sitios web de SharePoint 2010 que utilizan Access Services. Estos formularios e informes web se ejecutan en cualquier navegador web moderno. Al acceder a ellos a través de un navegador web, no se requieren complementos ni extensiones (por ejemplo, ActiveX y Silverlight ).

Access 2013 permite crear aplicaciones web directamente en sitios de SharePoint 2013 que ejecutan Access Services. Las soluciones web de Access 2013 almacenan sus datos en una base de datos SQL Server subyacente, que es mucho más escalable y robusta que la versión de Access 2010, la cual utilizaba listas de SharePoint para almacenar sus datos.

Los servicios de acceso en SharePoint se han retirado desde entonces. ^{[ 37 ]}

Se puede crear una versión compilada de una base de datos de Access (con extensiones de archivo .MDE/.ACCDE o .ADE; ACCDE solo funciona con Access 2007 o posterior) para impedir que los usuarios accedan a las superficies de diseño y modifiquen el código de los módulos, los formularios y los informes. Un archivo MDE o ADE es un archivo de base de datos de Microsoft Access con todos los módulos compilados y el código fuente editable eliminado. Ambas versiones, .MDE y .ADE, se utilizan cuando no se permiten modificaciones por parte del usuario final o cuando el código fuente de la aplicación debe mantenerse confidencial.

Microsoft también ofrece extensiones para desarrolladores que se pueden descargar para ayudar a distribuir aplicaciones de Access 2007, crear plantillas de bases de datos e integrar el control de código fuente con Microsoft Visual SourceSafe .

Los formularios web de ASP.NET pueden consultar una base de datos de Microsoft Access, recuperar registros y mostrarlos en el navegador. ^{[ 38 ]}

SharePoint Server 2010, a través de Access Services, permite publicar bases de datos de Access 2010 en SharePoint, lo que posibilita que varios usuarios interactúen con la aplicación de base de datos desde cualquier navegador web compatible con los estándares. Las bases de datos web de Access publicadas en SharePoint Server pueden utilizar objetos estándar como tablas, consultas, formularios, macros e informes. Access Services almacena estos objetos en SharePoint. ^{[ 39 ]}

Access 2013 ofrece la posibilidad de publicar soluciones web de Access en SharePoint 2013. En lugar de usar listas de SharePoint como origen de datos, Access 2013 utiliza una base de datos SQL Server real alojada en SharePoint o SQL Azure. ^{[ 40 ]} Esto ofrece una verdadera base de datos relacional con integridad referencial, escalabilidad, mantenibilidad y extensibilidad en comparación con las vistas de SharePoint que utilizaba Access 2010. El lenguaje de macros se ha mejorado para admitir una lógica de programación más sofisticada y la automatización a nivel de base de datos. ^{[ 31 ]}

Microsoft Access también puede importar o vincularse directamente a datos almacenados en otras aplicaciones y bases de datos. ^{[ 6 ]} Microsoft Office Access 2007 y versiones posteriores pueden importar desde o vincularse a:

• Microsoft Access
• Sobresalir
• Listas de SharePoint
• Texto sin formato
• XML
• Perspectiva
• HTML
• dBase (eliminado en Access 2013; restaurado en Access 2016) ^{[ 41 ]}
• Paradox (con Access 2007; eliminado en Access 2010 ^{[ 42 ]} )
• Lotus 1-2-3 (eliminado en Access 2010 ^{[ 42 ]} )
• Contenedores de datos compatibles con ODBC , que incluyen:
  • Servidor Microsoft SQL
  • Oráculo
  • MySQL
  • PostgreSQL
  • IBM Lotus Notes
  • IBM i IBM Db2

Las aplicaciones de Microsoft Access pueden adoptar una arquitectura de base de datos dividida. La base de datos única se puede dividir en un archivo de "back-end" independiente que contiene las tablas de datos (compartido en un servidor de archivos) y un "front-end" (que contiene los objetos de la aplicación, como consultas, formularios, informes, macros y módulos). La aplicación Access "front-end" se distribuye al escritorio de cada usuario y se vincula a la base de datos compartida. Con este enfoque, cada usuario tiene una copia de Microsoft Access (o la versión de tiempo de ejecución) instalada en su equipo junto con su base de datos de la aplicación. Esto reduce el tráfico de red, ya que la aplicación no se descarga para cada uso. La base de datos "front-end" aún puede contener tablas locales para almacenar la configuración del usuario o datos temporales. Este diseño de base de datos dividida también permite el desarrollo de la aplicación independientemente de los datos. Una desventaja es que los usuarios pueden realizar varios cambios en su propia copia local de la aplicación, lo que dificulta la gestión del control de versiones. Cuando una nueva versión está lista, la base de datos front-end se reemplaza sin afectar la base de datos de datos. Microsoft Access tiene dos utilidades integradas, Database Splitter ^{[ 54 ]} y Linked Table Manager, para facilitar esta arquitectura.

Las tablas vinculadas en Access utilizan rutas absolutas en lugar de rutas relativas, por lo que el entorno de desarrollo debe tener la misma ruta que el entorno de producción o bien se puede escribir una rutina de "enlazador dinámico" en VBA .

Para bases de datos Access muy grandes, esto puede generar problemas de rendimiento, por lo que conviene considerar un sistema SQL. Este problema es menor si la base de datos completa cabe en la memoria RAM del ordenador, ya que Access almacena en caché los datos y los índices.

Para escalar las aplicaciones de Access a soluciones empresariales o web, una técnica posible consiste en migrar a Microsoft SQL Server o una base de datos de servidor equivalente. Un diseño cliente-servidor reduce significativamente el mantenimiento y aumenta la seguridad, la disponibilidad, la estabilidad y el registro de transacciones.

Access 2000 a Access 2010 incluía una función llamada Asistente de ampliación que permitía a los usuarios actualizar sus bases de datos a Microsoft SQL Server, una base de datos cliente-servidor ODBC. Esta función se eliminó en Access 2013. Una solución adicional, el Asistente de migración de SQL Server para Access (SSMA), sigue estando disponible para su descarga gratuita desde Microsoft. ^{[ 55 ]}

Hay varias opciones de actualización disponibles. ^{[ 56 ]} Después de migrar los datos y las consultas a SQL Server, la base de datos de Access se puede vincular a la base de datos SQL, sujeta a limitaciones de conversión de tipos de datos:

• Tipos "Sí/No": En Microsoft Access, el tipo de datos Sí/No (Verdadero/Falso) tiene tres estados: vacío, no/falso (0) y sí/verdadero (−1). El tipo de datos correspondiente en SQL Server es binario, con solo dos estados; los valores permitidos son 0 y 1.
• Fecha/Hora (Extendida): El formato smalldatetime de SQL Server tiene una precisión de 1 minuto, el valor mínimo de fecha es 1900-01-01, el valor máximo de fecha es 2079-06-06; el formato datetime tiene una precisión de 10/3 milisegundos (redondeado a incrementos de .000, .003 o .007 segundos), el valor mínimo de fecha es 1753-01-01, el valor máximo de fecha es 9999-12-31; el formato datetime2 tiene una precisión de 100 nanosegundos, el valor mínimo de fecha es 0001-01-01, el mismo valor máximo de fecha que datetime. Fecha/Hora y Fecha/Hora Extendida de Access tienen mayor precisión que smalldatetime y datetime y datetime2, y un rango de fechas más amplio que los formatos smalldatetime y datetime de SQL Server.

En cualquier caso, SQL Server sigue siendo la opción más sencilla para la migración. La recuperación de datos de tablas vinculadas está optimizada para obtener solo los registros necesarios, pero este escenario puede ser menos eficiente que lo que sería óptimo para SQL Server. Por ejemplo, en casos donde las uniones de varias tablas aún requieren copiar la tabla completa a través de la red.

En versiones anteriores de Access, como Access 2010, las bases de datos también se podían convertir en Proyectos de Datos de Access (ADP), que se vinculaban directamente a una base de datos de SQL Server. Esta función se eliminó en Access 2013. Los ADP permiten crear y modificar directamente objetos de SQL Server, como tablas, vistas, procedimientos almacenados y restricciones de SQL Server. Las vistas y los procedimientos almacenados pueden reducir significativamente el tráfico de red en las uniones de varias tablas. SQL Server admite tablas temporales y vínculos a otras fuentes de datos además de la base de datos de SQL Server.

Finalmente, algunas bases de datos de Access se reemplazan por completo con otras tecnologías como ASP.NET o Java una vez convertidos los datos. Sin embargo, cualquier migración puede requerir un gran esfuerzo, ya que el lenguaje SQL de Access es un superconjunto más potente del SQL estándar. Además, los procedimientos de las aplicaciones de Access, tanto VBA como macros, se escriben a un nivel relativamente superior al de las alternativas disponibles actualmente, que son robustas y completas. El lenguaje de macros de Access, que permite un nivel de abstracción aún mayor que VBA, se mejoró significativamente en Access 2010 y nuevamente en Access 2013.

En muchos casos, los desarrolladores crean interfaces web directas para la gestión de datos utilizando ASP.NET, manteniendo en Access los principales procesos de automatización empresarial, las funciones administrativas y de generación de informes que no necesitan distribuirse a todos los usuarios para que los trabajadores de la información puedan mantenerlos.

Si bien todos los datos de Access se pueden migrar directamente a SQL Server, algunas consultas no se pueden migrar correctamente. En ciertos casos, es posible que deba traducir las funciones VBA y las funciones definidas por el usuario a funciones o procedimientos T-SQL o .NET. Las consultas de tabla cruzada se pueden migrar a SQL Server mediante el comando PIVOT.