Control de autoridad

En la ciencia de la información , el control de autoridad es un proceso que organiza la información, por ejemplo en los catálogos de bibliotecas , ^{[1] [2] [3]} mediante el uso de una ortografía única y distinta de un nombre (encabezado) o un identificador (generalmente alfanumérico ) para cada tema o concepto. La palabra autoridad en el control de autoridad deriva de la idea de que los nombres de personas, lugares, cosas y conceptos están autorizados, es decir, se establecen en una forma particular. ^{[4] [5] [6]} Estos encabezados o identificadores únicos se aplican de manera consistente en todos los catálogos que hacen uso del archivo de autoridad respectivo, ^[7] y se aplican para otros métodos de organización de datos, como vínculos y referencias cruzadas . ^{[7] [8]} Cada entrada controlada se describe en un registro de autoridad en términos de su alcance y uso, y esta organización ayuda al personal de la biblioteca a mantener el catálogo y hacerlo fácil de usar para los investigadores. ^[9]

Los catalogadores asignan a cada tema (como autor, tema, serie o corporación) un identificador único particular o término de encabezamiento que luego se usa de manera consistente, única e inequívoca para todas las referencias a ese mismo tema, lo que elimina las variaciones de diferentes ortografías, transliteraciones , seudónimos o alias . ^[10] El encabezado único puede guiar a los usuarios a toda la información relevante, incluidos los temas relacionados o ubicados en el mismo lugar . ^[10] Los registros de autoridad se pueden combinar en una base de datos y llamarse archivo de autoridad , y el mantenimiento y la actualización de estos archivos, así como los "enlaces lógicos" ^[11] a otros archivos dentro de ellos, es el trabajo de los bibliotecarios y otros catalogadores de información. En consecuencia, el control de autoridad es un ejemplo de vocabulario controlado y de control bibliográfico .

Si bien en teoría cualquier pieza de información es susceptible de control de autoridad, como nombres personales y corporativos, títulos uniformes , nombres de series y materias, ^{[2] [3]} los catalogadores de bibliotecas generalmente se centran en los nombres de los autores y los títulos de las obras. Tradicionalmente, uno de los archivos de autoridad más utilizados a nivel mundial son los encabezamientos de materia de la Biblioteca del Congreso . Más recientemente, los enlaces a artículos y categorías de Wikipedia surgieron para funcionar como un archivo de autoridad debido a la popularidad de la enciclopedia, donde cada artículo es un tema o concepto notable similar a otros archivos de autoridad. ^{[ cita requerida ]}

A medida que pasa el tiempo, la información cambia, lo que genera la necesidad de reorganizarla. Según una opinión, el control de autoridad no consiste en crear un sistema perfecto y sin fisuras, sino en un esfuerzo constante por adaptarse a estos cambios y tratar de aportar "estructura y orden" a la tarea de ayudar a los usuarios a encontrar información. ^[9]

• Mejor investigación . El control de autoridad ayuda a los investigadores a comprender un tema específico con menos esfuerzo. ^[10] Un catálogo o base de datos digital bien diseñado permite a un investigador consultar algunas palabras de una entrada para encontrar el término o frase ya establecido, mejorando así la precisión y ahorrando tiempo. ^[12]
• Hace que la búsqueda sea más predecible . ^[13] Se puede utilizar junto con la búsqueda de palabras clave utilizando "y" o "no" o "o" u otros operadores booleanos en un navegador web. ^[11] Aumenta las posibilidades de que una búsqueda determinada devuelva elementos relevantes. ^[12]
• Consistencia de los registros . ^{[14] [15] [16]}
• Organización y estructura de la información . ^[10]
• Eficiencia para los catalogadores . El proceso de control de autoridad no sólo es de gran ayuda para los investigadores que buscan un tema en particular para estudiar, sino que también puede ayudar a los catalogadores a organizar la información. Los catalogadores pueden utilizar los registros de autoridad cuando intentan categorizar nuevos ítems, ya que pueden ver qué registros ya han sido catalogados y, por lo tanto, pueden evitar trabajo innecesario. ^{[10] [11]}
• Maximiza los recursos de la biblioteca . ^[10]
• Facilita el mantenimiento del catálogo . Permite a los catalogadores detectar y corregir errores. En algunos casos, los programas de software ayudan a los trabajadores encargados del mantenimiento del catálogo a realizar tareas continuas, como la limpieza automática. ^[17] Ayuda a los creadores y usuarios de metadatos. ^[12]
• Menos errores . Puede ayudar a detectar errores causados ​​por errores tipográficos o de ortografía que a veces pueden acumularse con el tiempo, lo que se conoce como desviación de calidad . Por ejemplo, las máquinas pueden detectar errores de ortografía como "maestros de escuela primaria" y "calabazas", que luego pueden ser corregidos por el personal de la biblioteca. ^[9]

A veces, dentro de un catálogo, hay diversos nombres o grafías para una sola persona o tema. ^{[10] [13]} Esta variación puede hacer que los investigadores pasen por alto información relevante. Los catalogadores utilizan el control de autoridad para colocar materiales que pertenecen lógicamente juntos pero que se presentan de manera diferente. Los registros se utilizan para establecer títulos uniformes que colocan todas las versiones de una obra dada bajo un encabezado único incluso cuando dichas versiones se publican bajo diferentes títulos. Con el control de autoridad, un nombre preferido único representa todas las variaciones e incluirá diferentes variaciones, ortografías y errores ortográficos, variantes en mayúsculas frente a minúsculas, diferentes fechas, etc. Por ejemplo, en Wikipedia, la primera esposa de Carlos III se describe en un artículo Diana, Princesa de Gales , así como en numerosos otros descriptores, por ejemplo Princesa Diana , pero tanto Princesa Diana como Diana, Princesa de Gales describen a la misma persona, por lo que todos redirigen al mismo artículo principal; en general, todos los registros de autoridad eligen un título como el preferido para mantener la coherencia. En un catálogo de biblioteca en línea, varias entradas pueden verse como las siguientes: ^{[2] [3]}

1. Diana.(1)
2. Diana, Princesa de Gales. (1)
3. Diana, Princesa de Gales, 1961-1997. (13)
4. Diana, Princesa de Gales 1961–1997. (1)
5. Diana, Princesa de Gales, 1961-1997. (2)
6. DIANA, PRINCESA DE GALES, 1961–1997. (1)

Estos términos describen a la misma persona. Por consiguiente, el control de autoridad reduce estas entradas a una única entrada o encabezamiento autorizado oficialmente, a veces denominado punto de acceso : Diana, Princesa de Gales, 1961–1997. ^[18]

En general, existen diferentes encabezados e identificadores de archivos de autoridad utilizados por diferentes bibliotecas en diferentes países, lo que puede invitar a confusión, pero existen diferentes enfoques a nivel internacional para tratar de reducir la confusión. Un esfuerzo internacional para prevenir dicha confusión es el Archivo de Autoridades Internacional Virtual , que es un intento colaborativo de proporcionar un encabezado único para un tema en particular. Es una forma de estandarizar la información de diferentes archivos de autoridad en todo el mundo, como el Archivo de Autoridades Integrado (GND) mantenido y utilizado cooperativamente por muchas bibliotecas en países de habla alemana y la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos . La idea es crear un único archivo de autoridad virtual mundial. Por ejemplo, el ID para la Princesa Diana en el GND es 118525123 (nombre preferido: Diana < Wales, Prinzessin> ) mientras que la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos usa el término Diana, Princesa de Gales, 1961–1997 ; otros archivos de autoridad tienen otras opciones. La opción del Archivo de Autoridades Internacional Virtual para todas estas variaciones es VIAF ID: 107032638 , es decir, un número común que representa todas estas variaciones. ^[18]

La Wikipedia en inglés prefiere el término "Diana, Princesa de Gales", pero al final del artículo sobre ella hay enlaces a varios esfuerzos de catalogación internacionales para fines de referencia.

A veces, dos autores diferentes han sido publicados bajo el mismo nombre. ^[10] Esto puede suceder si hay un título que es idéntico a otro título o a un título uniforme colectivo. ^[10] Esto también puede causar confusión. Se pueden distinguir correctamente diferentes autores entre sí, por ejemplo, agregando una inicial del segundo nombre a uno de los nombres; además, se puede agregar otra información a una entrada para aclarar el tema, como el año de nacimiento, el año de fallecimiento, el rango de años activos como 1918-1965 cuando la persona floreció , o un breve epíteto descriptivo. Cuando los catalogadores se encuentran con diferentes temas con encabezamientos similares o idénticos, pueden desambiguarlos utilizando el control de autoridad.

Una forma habitual de hacer cumplir el control de autoridad en un catálogo bibliográfico es crear un índice independiente de registros de autoridad, que se relaciona con los encabezamientos utilizados en el catálogo principal y los regula. Este índice independiente se suele denominar "archivo de autoridad". Contiene un registro indexable de todas las decisiones tomadas por los catalogadores de una biblioteca determinada (o, como es cada vez más frecuente, de un consorcio de catalogación), que los catalogadores consultan cuando toman o revisan decisiones sobre encabezamientos. Como resultado, los registros contienen documentación sobre las fuentes utilizadas para establecer un encabezamiento preferido en particular, y pueden contener información descubierta durante la investigación del encabezamiento que puede ser útil. ^[17]

Si bien los archivos de autoridad brindan información sobre un tema en particular, su función principal no es brindar información sino organizarla. ^[17] Contienen suficiente información para establecer que un autor o título determinado es único, pero eso es todo; la información irrelevante pero interesante generalmente se excluye. Si bien las prácticas varían a nivel internacional, los registros de autoridad en el mundo angloparlante generalmente contienen la siguiente información:

• Los encabezamientos muestran el título preferido elegido como versión oficial y autorizada. Es importante que el encabezamiento sea único; si existe un conflicto con un encabezamiento idéntico, entonces se deberá elegir uno de los dos:

Dado que los encabezamientos funcionan como puntos de acceso, es importante asegurarse de que sean distintos y no entren en conflicto con las entradas existentes. Por ejemplo, el novelista inglés William Collins (1824-1889), cuyas obras incluyen Moonstone y The Woman in White, es más conocido como Wilkie Collins. Los catalogadores tienen que decidir bajo qué nombre es más probable que el público busque y si se debe utilizar una referencia "véase también" para vincular formas alternativas del nombre de una persona.

—  Mason, MK, Propósito del trabajo de autoridad y archivos, http://www.moyak.com/papers/libraries-bibliographic-control.html

• Las referencias cruzadas son otras formas del nombre o título que pueden aparecer en el catálogo e incluyen:

1. Las referencias son formas del nombre o título que describen el tema pero que se han pasado por alto o se han dejado en desuso en favor de la forma de encabezado autorizada.
2. Véase también las referencias que apuntan a otras formas del nombre o título que también están autorizadas. Estas referencias Véase también generalmente apuntan a formas anteriores o posteriores de un nombre o título.

• La(s) declaración(es) de justificación es una breve descripción que hace el catalogador sobre las fuentes de información particulares que se utilizaron para determinar las formas autorizadas y desaprobadas. A veces esto implica citar el título y la fecha de publicación de la fuente, la ubicación del nombre o título en esa fuente y la forma en que aparece en esa fuente.

Por ejemplo, el escritor irlandés Brian O'Nolan , que vivió entre 1911 y 1966, escribió bajo muchos seudónimos , como Flann O'Brien y Myles na Gopaleen. Los catalogadores de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos eligieron una forma: "O'Brien, Flann, 1911–1966", como encabezamiento oficial. ^[20] El ejemplo contiene los tres elementos de un registro de autoridad válido: el primer encabezamiento O'Brien, Flann, 1911–1966 es la forma del nombre que la Biblioteca del Congreso eligió como autoritativo. En teoría, cada registro del catálogo que represente una obra de este autor debería tener esta forma del nombre como encabezamiento de autor. Lo que sigue inmediatamente debajo del encabezamiento que comienza con Na Gopaleen, Myles, 1911–1966 son las referencias de consulta . Estas formas del nombre del autor aparecerán en el catálogo, pero solo como transcripciones y no como encabezamientos. Si un usuario consulta el catálogo bajo una de estas variantes del nombre del autor, recibirá la respuesta: "Ver O'Brien, Flann, 1911–1966". Hay una variante ortográfica adicional del nombre Gopaleen: "Na gCopaleen, Myles, 1911–1966" tiene una C adicional insertada porque el autor también empleó la ortografía irlandesa no anglicanizada de su seudónimo, en la que la C mayúscula muestra la raíz correcta de la palabra mientras que la g precedente indica su pronunciación en contexto. Por lo tanto, si un usuario de la biblioteca se encuentra con esta variante ortográfica, se le dirigirá al mismo autor de todos modos. Las referencias Ver también , que apuntan de un encabezamiento autorizado a otro encabezamiento autorizado, son extremadamente raras para los registros de autoridad de nombres personales, aunque a menudo aparecen en los registros de autoridad de nombres de entidades corporativas. Las últimas cuatro entradas de este registro, que comienzan con His At Swim-Two-Birds ... 1939, constituyen la justificación de esta forma particular del nombre: apareció de esta forma en la edición de 1939 de la novela del autor At Swim-Two-Birds , mientras que otros seudónimos del autor aparecieron en publicaciones posteriores.

La elección de un único encabezamiento autorizado para representar todas las formas de un nombre suele ser una tarea difícil y compleja, teniendo en cuenta que cualquier persona puede haber cambiado legalmente su nombre o haber utilizado una variedad de nombres legales a lo largo de su vida, así como una variedad de apodos, seudónimos, nombres artísticos u otros nombres alternativos. Puede resultar especialmente difícil elegir un único encabezamiento autorizado para personas cuyos diversos nombres tienen connotaciones políticas o sociales controvertidas, cuando la elección del encabezamiento autorizado puede considerarse un respaldo a la ideología política o social asociada.

Una alternativa al uso de encabezados autorizados es la idea del control de acceso , donde varias formas de un nombre se relacionan sin la aprobación de una forma particular. ^[21]

Antes de la aparición de los catálogos digitales de acceso público en línea e Internet, los departamentos de catalogación individuales de cada biblioteca generalmente se encargaban de crear y mantener los archivos de autoridad de la biblioteca. Naturalmente, existían diferencias considerables entre los archivos de autoridad de las distintas bibliotecas. Durante los primeros años de la historia de las bibliotecas, se aceptaba generalmente que, siempre que el catálogo de una biblioteca fuera coherente internamente, las diferencias entre los catálogos de las distintas bibliotecas no importaban demasiado.

A medida que las bibliotecas se fueron adaptando a las necesidades de los investigadores y comenzaron a interactuar más con otras bibliotecas, se empezó a reconocer el valor de las prácticas de catalogación estandarizadas. Con la llegada de las tecnologías de bases de datos automatizadas, los catalogadores comenzaron a establecer consorcios cooperativos, como OCLC y RLIN en los Estados Unidos , en los que los departamentos de catalogación de bibliotecas de todo el mundo aportaban sus registros a una base de datos compartida y los extraían de ella. Este desarrollo impulsó la necesidad de contar con estándares nacionales para el trabajo de autoridad.

En los Estados Unidos, la principal organización encargada de mantener los estándares de catalogación en lo que respecta al trabajo de autoridad opera bajo la égida del Programa de Catalogación Cooperativa de la Biblioteca del Congreso . Se lo conoce como Programa Cooperativo de Autoridad de Nombres o Autoridad NACO. ^[22]

Existen varios estándares que utilizan diferentes acrónimos.

Normas para metadatos de autoridad :

• Normas MARC para registros de autoridad en formato legible por máquina. ^[23]
• Esquema de descripción de autoridad de metadatos (MADS), un esquema XML para un conjunto de elementos de autoridad que puede usarse para proporcionar metadatos sobre agentes (personas, organizaciones), eventos y términos (temas, geografía, géneros, etc.).
• Contexto de archivo codificado , un esquema XML para registros de autoridad conforme a ISAAR .

Normas de identificación de objetos, controladas por una autoridad de identificación :

• Sistemas de identificación de personalidad jurídica (person-IDs) y autoridades:
  • ISAAR (CPF) – Registro internacional normalizado de autoridad archivística para entidades corporativas, personas y familias. ^[24] Publicado por el Consejo Internacional de Archivos ^[25]
  • ISNI – Identificador de nombre estándar internacional
    • ORCID – Open Researcher and Contributor ID , un subconjunto del ISNI , para identificar de forma única a autores científicos y otros autores académicos .
    • DAI – Identificación digital de autor , otro subconjunto del ISNI .
  • GRID – Base de datos global de identificadores de investigación
  • GND – Archivo de Autoridades Integrado ( Gemeinsame Normdatei ), archivo de autoridades para nombres personales, entidades corporativas y encabezamientos de materia.
  • KANTO – National Agent Data ( finaf ), archivo de autoridad para personas y entidades corporativas.
  • LCCN – Número de control de la Biblioteca del Congreso
  • NDL – Biblioteca Nacional de la Dieta
  • VIAF – Virtual International Authority File , una agregación de archivos de autoridad actualmente centrados en nombres personales y corporativos.
  • WorldCat/identidades
• Sistemas de identificación de objetos bibliográficos y autoridades:
  • DOI – Identificador de objetos digitales
  • urn:lex , para identificadores de documentos legales , controlados por las autoridades legales locales .
  • ISBN – Número internacional normalizado de libro
  • ISSN – Número internacional normalizado de publicaciones periódicas
• Otros sistemas de identificación (para entidades con nombre genérico ) y autoridades:
  • Nombres geográficos
  • TGN – Tesauro de nombres geográficos Getty

Estándares para metadatos de objetos identificados (ejemplos): vCard , Dublin Core , etc.

• Sistemas de organización del conocimiento
• Sistemas de clasificación de bibliotecas :
  • Clasificación decimal de Dewey
  • Clasificación de la Biblioteca del Congreso
• Ontología (ciencia de la información)
• Servicios propios
  • Identificación del investigador
• Autoridad de registro
• Sistema de organización del conocimiento simple (SKOS)