Teneduría de libros

La contabilidad consiste en el registro de las transacciones financieras que se producen en una empresa a diario o en cualquier momento, con el fin de obtener un informe financiero adecuado y preciso.

La contabilidad consiste en el registro de las transacciones financieras y forma parte del proceso contable en empresas y otras organizaciones. ^{[ 1 ]} Implica la preparación de documentos fuente para todas las transacciones, operaciones y demás eventos de una empresa. Las transacciones incluyen compras, ventas, cobros y pagos realizados por una persona física, organización o corporación. Existen varios métodos estándar de contabilidad, como los sistemas de partida simple y partida doble . Si bien estos pueden considerarse contabilidad "real", cualquier proceso para registrar transacciones financieras es un proceso contable.

La persona en una organización que se encarga de las funciones de contabilidad se suele llamar contable (o tenedor de libros). ^{[ 2 ]} Generalmente, lleva los libros diarios (que contienen registros de ventas, compras, recibos y pagos) y documenta cada transacción financiera, ya sea en efectivo o a crédito, en el libro diario correspondiente (es decir, el libro de caja chica, el libro mayor de proveedores, el libro mayor de clientes, etc.) y en el libro mayor general . Posteriormente, un contador puede crear informes financieros a partir de la información registrada por el tenedor de libros. El tenedor de libros lleva los libros a la etapa del balance de comprobación , a partir del cual un contador puede preparar informes financieros para la organización, como el estado de resultados y el balance general .

El origen de la contabilidad se pierde en la oscuridad, pero investigaciones recientes indican que los métodos de contabilidad han existido desde los tiempos más remotos de la vida humana en las ciudades. Se han encontrado registros babilónicos escritos con estiletes en pequeñas losas de arcilla que datan del 2600 a. C. ^{[ 3 ]} Los contables mesopotámicos llevaban registros en tablillas de arcilla que podrían remontarse hasta 7000 años atrás. El uso del moderno sistema de contabilidad por partida doble fue descrito por Luca Pacioli en 1494. ^{[ 4 ]}

El término « libro de basura » se utilizaba en la América colonial para referirse al registro de las transacciones diarias de ingresos y gastos. Los registros se realizaban en orden cronológico y eran solo para uso temporal. Posteriormente, los registros diarios se transferían a un libro diario o libro mayor para cuadrar las cuentas y crear un libro diario permanente; entonces, el libro de basura podía desecharse, de ahí su nombre. ^{[ 5 ]}

El objetivo principal de la contabilidad es registrar los efectos financieros de las transacciones. Una diferencia importante entre un sistema contable manual y uno electrónico radica en la latencia del primero entre el registro de una transacción financiera y su contabilización en la cuenta correspondiente. Esta demora, ausente en los sistemas contables electrónicos debido a la contabilización casi instantánea en las cuentas pertinentes, es característica de los sistemas manuales y dio origen a los libros de contabilidad básicos —libro de caja, libro de compras, libro de ventas, etc.— para documentar de inmediato una transacción financiera.

En el curso normal de los negocios, se genera un documento cada vez que se realiza una transacción. Las ventas y compras suelen ir acompañadas de facturas o recibos . Históricamente, se generaban comprobantes de depósito cuando se realizaban depósitos en una cuenta bancaria ; y se emitían cheques para retirar dinero de la cuenta. Hoy en día, estas transacciones se realizan mayoritariamente de forma electrónica. La contabilidad comienza registrando los detalles de todos estos documentos fuente en libros diarios de varias columnas (también conocidos como libros de primera entrada o libros de día ). Por ejemplo, todas las ventas a crédito se registran en el libro de ventas; todos los pagos en efectivo se registran en el libro de pagos en efectivo. Cada columna de un libro diario normalmente corresponde a una cuenta. En el sistema de partida simple , cada transacción se registra solo una vez. La mayoría de las personas que concilian su cuenta bancaria cada mes utilizan este sistema, y ​​la mayoría del software de finanzas personales sigue este enfoque.

Después de un cierto período, generalmente un mes, se suman todas las columnas de cada diario para obtener un resumen de ese período. Utilizando las reglas de la partida doble, estos resúmenes de diario se transfieren a sus respectivas cuentas en el libro mayor o libro de cuentas . Por ejemplo, se toman los asientos del Diario de Ventas y se realiza un débito en la cuenta de cada cliente (indicando que el cliente ahora le debe dinero a la empresa), y se podría realizar un crédito en la cuenta de "Venta de widgets de clase 2" (indicando que esta actividad ha generado ingresos). Este proceso de transferencia de resúmenes o transacciones individuales al libro mayor se denomina contabilización . Una vez completado el proceso de contabilización, las cuentas mantenidas con el formato "T" (débitos a la izquierda de la "T" y créditos a la derecha) se cuadran , que es simplemente un proceso para llegar al saldo de la cuenta.

Como verificación parcial de que el proceso de contabilización se realizó correctamente, se crea un documento de trabajo llamado balance de comprobación no ajustado . En su forma más simple, se trata de una lista de tres columnas. La primera columna contiene los nombres de las cuentas del libro mayor con saldo distinto de cero. Si una cuenta tiene saldo deudor , el importe se copia en la segunda columna (la columna de débito ); si tiene saldo acreedor , el importe se copia en la tercera columna (la columna de crédito ). A continuación, se suman los totales de la columna de débito y, posteriormente, los de la columna de crédito. Ambos totales deben coincidir —lo cual no es casualidad—, ya ​​que, según las reglas de la partida doble, siempre que se realiza una contabilización, los débitos de la misma son iguales a los créditos. Si los dos totales no coinciden, se ha producido un error, ya sea en los libros diarios o durante el proceso de contabilización. El error debe localizarse y corregirse, y los totales de las columnas de débito y crédito deben recalcularse para comprobar su concordancia antes de continuar con el procesamiento.

Una vez que las cuentas cuadran, el contador realiza varios ajustes y modifica los saldos de algunas de ellas. Estos ajustes deben seguir la regla de la partida doble: por ejemplo, la cuenta de inventario y la cuenta de activos se modifican para que coincidan con las cifras reales contadas durante el inventario físico . Al mismo tiempo, la cuenta de gastos relacionada con el uso del inventario se ajusta por un importe igual y opuesto. También se realizan otros ajustes, como el registro de la depreciación y los pagos anticipados. Esto da como resultado un listado denominado balance de comprobación ajustado . Son las cuentas de este listado, y sus correspondientes saldos deudores o acreedores, las que se utilizan para preparar los estados financieros .

Finalmente, los estados financieros se elaboran a partir del balance de comprobación, que puede incluir:

• El estado de resultados , también conocido como estado de resultados financieros , cuenta de pérdidas y ganancias o P&L.
• el balance general , también conocido como estado de situación financiera
• el estado de flujos de efectivo
• el estado de cambios en el patrimonio , también conocido como estado de ganancias y pérdidas totales reconocidas

Un libro diario es un registro descriptivo y cronológico (similar a un diario) de las transacciones financieras diarias ; también se le llama libro de entrada original . ^{[ 8 ]} Los detalles del libro diario deben transcribirse formalmente en diarios para permitir su registro en los libros mayores. Los libros diarios incluyen: ^{[ 9 ]}

• Libro diario de ventas, para registrar las facturas de venta. ^{[ 8 ] [ 10 ]}
• Libro diario de créditos de ventas, para registrar las notas de crédito de ventas.
• Libro diario de compras, para registrar las facturas de compra. ^{[ 11 ]}
• Las compras se registran en el libro diario para anotar los débitos de compra.
• Libro diario de caja, ^{[ 12 ] [ 13 ]} conocido generalmente como libro de caja, para registrar todos los ingresos y egresos. Puede dividirse en dos libros diarios: un libro diario de ingresos que documenta cada cantidad de dinero recibida y un libro diario de pagos que registra cada pago realizado.
• Libro diario general, para registrar las entradas del diario.

Es un libro mayor (o diario) primario importante, ya que los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) requieren el registro de cada transacción comercial. ^{[ 14 ] [ 15 ] [ 13 ]} El principio fundamental de una contabilidad adecuada requiere que cada transacción financiera se registre, manteniendo un registro de auditoría completo y verificable. Sin embargo, para los minoristas y negocios que realizan un alto volumen de transacciones en efectivo de bajo valor (como supermercados, servicios de alimentos o comercios minoristas de alta rotación), se aplica universalmente en las principales jurisdicciones una excepción práctica al requisito de registro de entrada única de cada venta individual. Generalmente se reconoce que detallar cada venta en efectivo en el mostrador es comercialmente impracticable y desproporcionado al tamaño de la transacción. En lugar del registro detallado, los ingresos diarios (Ingresos Diarios) se determinan de forma resumida con base en sistemas de punto de venta (POS) seguros o totales de caja registradora. Esta cifra diaria resumida debe documentarse rigurosamente para cumplir con los requisitos reglamentarios de organismos como el IRS (EE. UU.), ^{[ 16 ]} HMRC (Reino Unido), ^{[ 17 ]} y CRA (Canadá) ^{[ 18 ] [ 13 ].}

Todas las transacciones comerciales deben registrarse de manera oportuna y organizada en los libros de contabilidad primarios (Diarios/Libros Diarios). Con excepción de las transacciones en efectivo, el registro oportuno de las transacciones no requiere un asiento diario. No obstante, debe existir un vínculo temporal entre las transacciones y su asiento contable. ^{[ 13 ]}

Un libro de caja chica es un registro de compras de bajo valor antes de que se transfieran al libro mayor y a las cuentas finales; ^{[ 19 ]} es mantenido por un cajero o auxiliar de caja. Este tipo de libro de caja generalmente utiliza el sistema de fondo fijo : el cajero principal proporciona una cierta cantidad de dinero al auxiliar de caja chica. Este dinero se destina a cubrir gastos menores (hospitalidad, artículos de papelería menores, franqueo ocasional, etc.) y se reembolsa periódicamente tras una explicación satisfactoria de cómo se gastó. El saldo del libro de caja chica es el Activo . Teniendo en cuenta los gastos pagados desde la caja registradora y registrados en el informe de caja, junto con el saldo final de caja del día anterior, se calculan los ingresos diarios y, por lo tanto, los ingresos. ^{[ 13 ]} Este cálculo es crucial para el cumplimiento y control tributario. ^{[ 13 ]}

Los asientos contables se registran en el libro diario general. Un asiento contable es un registro formal y cronológico de las transacciones financieras antes de que sus valores se contabilicen en el libro mayor como débitos y créditos . Una empresa puede mantener un solo asiento contable para todas las transacciones, o bien varios asientos contables basados ​​en actividades similares (por ejemplo, ventas, cobros, ingresos, etc.), lo que facilita la síntesis y la consulta posterior de las transacciones. Por cada asiento contable de débito registrado, debe existir un asiento contable de crédito equivalente para mantener un equilibrio contable. ^{[ 20 ] [ 21 ]}

Un libro mayor es un registro de cuentas . El libro mayor es un resumen permanente de todos los importes registrados en los diarios de apoyo, que enumeran las transacciones individuales por fecha. Estas cuentas se registran por separado, mostrando su saldo inicial y final . Un diario enumera las transacciones financieras en orden cronológico, sin mostrar su saldo, pero sí indicando cuánto se va a registrar en cada cuenta. Un libro mayor toma cada transacción financiera del diario y la registra en las cuentas correspondientes. El libro mayor también determina el saldo de cada cuenta, que se transfiere al balance general o al estado de resultados . Existen tres tipos diferentes de libros mayores que se utilizan en la contabilidad:

• El libro mayor de ventas se ocupa principalmente de las cuentas por cobrar. Este libro mayor contiene los registros de las transacciones financieras realizadas por los clientes a la empresa.
• El libro mayor de compras es el registro de las transacciones de compra de la empresa; va de la mano con la cuenta de Cuentas por Pagar.
• Libro mayor, que representa las cinco cuentas principales originales: activos , pasivos , patrimonio , ingresos y gastos .

Un plan de cuentas es una lista de los códigos de las cuentas que se pueden identificar mediante códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, lo que permite localizar la cuenta en el libro mayor. La sección de patrimonio del plan de cuentas se basa en el tipo de estructura jurídica de la entidad. Entre las posibilidades se incluyen empresario individual , sociedad colectiva , fideicomiso y sociedad anónima . ^{[ 22 ]}

La contabilidad informatizada elimina gran parte de los libros de papel que se utilizaban para registrar las transacciones financieras de una empresa; en su lugar, hoy en día se utilizan bases de datos relacionales , que, por lo general, siguen aplicando las normas contables, incluidos los sistemas de partida simple y partida doble . Los contadores públicos certificados (CPA) supervisan los controles internos de los sistemas de contabilidad informatizados, cuyo objetivo es minimizar los errores en la documentación de las numerosas actividades que una empresa puede iniciar o completar durante un período contable.

• Contabilidad
• Punto de venta
• Asociación de contabilidad

• "Contabilidad"  . Encyclopædia Britannica . Vol. IV (9.ª ed.). 1878. págs. 44–47 . 
• Guía del libro de cuentas de Italia 1515–1520 Archivado el 20/05/2025 en Wayback Machine