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Gestión de cobros

Voluntarios clasifican y catalogan la colección de la Biblioteca Nacional de Camboya . Crear documentación de las colecciones y proporcionar condiciones de almacenamiento segura...

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Voluntarios clasifican y catalogan la colección de la Biblioteca Nacional de Camboya . Crear documentación de las colecciones y proporcionar condiciones de almacenamiento seguras son aspectos importantes de la gestión de colecciones.

La gestión de colecciones abarca el desarrollo, almacenamiento y conservación de bienes culturales , así como de objetos de la cultura contemporánea (incluyendo arte , literatura , tecnología y documentos contemporáneos ) en museos , bibliotecas , archivos y colecciones privadas . El objetivo principal de la gestión de colecciones es satisfacer las necesidades del coleccionista o la misión de la institución que posee la colección , garantizando al mismo tiempo la seguridad y sostenibilidad a largo plazo de los objetos culturales bajo su custodia. La gestión de colecciones, que consiste principalmente en las responsabilidades administrativas asociadas al desarrollo de la colección, está estrechamente relacionada con la conservación de colecciones , que es la preservación física del patrimonio cultural. Los profesionales más influenciados por la gestión de colecciones son los gestores de colecciones , los registradores y los archiveros .

Definición

Colección Jean-Nickolaus Tretter del personal de Estudios Gays, Lesbianas, Bisexuales y Transgénero con la Colección Outfront Minnesota.

Las colecciones de bienes culturales requieren un gran cuidado y protección para garantizar su seguridad frente a pérdidas o daños externos, pero también requieren una documentación exhaustiva que ayude a rastrear la vida útil del objeto dentro de la institución depositaria. Para satisfacer estas necesidades, los coleccionistas se adhieren a las normas y prácticas de gestión y conservación de colecciones, que sirven para crear un entorno seguro para los objetos de la colección con una documentación adjunta clara y precisa. Mientras que la conservación de colecciones aborda las acciones físicas necesarias para prevenir o retrasar los daños al patrimonio cultural, la gestión de colecciones puede definirse como "un proceso de recopilación de información, comunicación, coordinación, formulación de políticas, evaluación y planificación". [ 1 ] Estos procesos influyen en las decisiones sobre la gestión de registros y la política de gestión de colecciones, que describe los protocolos para el alcance de la colección, la conservación de colecciones y la planificación y respuesta ante emergencias.

Sistemas de gestión de colecciones

Los sistemas de gestión de colecciones (SGC) son programas informáticos diseñados para facilitar el archivo y la catalogación de objetos en una colección. Se utilizan en bibliotecas, archivos y museos. Si bien cada programa SGC es único, existen varias características que se consideran estándar:

  • Catalogación : Esta función incluye campos para la identificación de objetos, como números de identificación permanentes, nombre del objeto, nombre del artista o creador, descripción del objeto, dimensiones, componentes y materiales del objeto, estado de conservación, procedencia, historial de exposiciones y conservación, ubicación actual y una imagen del objeto.
  • Adquisiciones : Esta función incluye campos relevantes para el donante y el historial de compras del objeto, como la fecha de adquisición, el nombre y la información de contacto del donante o vendedor, el número de acceso asignado , el precio de compra, la evaluación del estado en el momento de la llegada y las restricciones del vendedor o donante, si corresponde.
  • Bajas de colección : Esta función se refiere a la eliminación de un objeto de una colección e incluye información como la fecha de baja, el método de eliminación utilizado y el motivo de la eliminación.
  • Préstamos : Esta función se utiliza para realizar un seguimiento de la información relativa a los préstamos entrantes y salientes, incluyendo el nombre y la información de contacto del prestamista, los requisitos especiales, las instrucciones de envío, las pólizas de seguro asociadas y el historial del préstamo.
  • Informes de estado y conservación : Esta sección incluye evaluaciones del estado de los objetos, el nombre del inspector y la fecha de la inspección. También incluye informes de conservación que detallan los tratamientos de conservación y restauración aplicados al objeto.
  • Seguridad : Esta función permite al administrador de la base de datos restringir el acceso a la misma, otorgando únicamente a personas específicas acceso para ver y/o editar los registros de los objetos.
  • Derechos de autor : La función de derechos de autor permite a la institución introducir restricciones de propiedad intelectual relevantes para los objetos con el fin de evitar la distribución o reproducción ilegal del objeto.
  • Multimedia : La función multimedia permite adjuntar materiales digitales como imágenes, vídeos y audio asociados a un objeto al registro del mismo. Esta función suele permitir la introducción de metadatos asociados . [ 2 ]
  • Códigos QR o códigos de barras : Esta función permite una mayor precisión y eficiencia, y agiliza la gestión de ubicaciones e inventario.

Inventarios

Según la Institución Smithsonian, un registro es "cualquier información oficial registrada, independientemente del soporte o las características, que sea creada, recibida y mantenida" por un coleccionista o institución. [ 3 ] Dado que cada objeto dentro de una colección debe tener su documentación correspondiente, la gestión de registros funciona como el enfoque principal de la gestión de colecciones y abarca una amplia gama de estándares de documentación y políticas. Los temas que abarca la gestión de registros incluyen sistemas de gestión de información de colecciones, políticas de adquisición y desincorporación de colecciones, políticas de gestión de colecciones, catalogación y curaduría. La falta de sistemas adecuados de registro en los museos compromete la seguridad de las colecciones y amenaza el papel de los museos como centros de información. La gestión planificada y sistematizada de registros mejora los programas y actividades en los museos, lo que conduce a una gobernanza y operación efectivas del museo. [ 4 ]

Catalogación

La catalogación es el proceso de ingresar información sobre un objeto en un catálogo o base de datos de la colección. Este proceso implica asignar números de identificación únicos a cada objeto dentro de la colección y adjuntar la documentación pertinente, como fichas curatoriales, fotografías, evaluaciones del estado de conservación e información sobre su ingreso o baja. [ 5 ] Un catálogo tiene como objetivo servir como un registro sistemático, escrito o digital, de cada objeto dentro de una colección y, como mínimo, debe incluir una descripción que permita su fácil identificación. [ 6 ]

La catalogación es un aspecto importante de la gestión de colecciones, ya que proporciona los registros individuales asociados a cada objeto dentro de una colección. Si un objeto se pierde o se destruye, la entrada del catálogo puede utilizarse como registro permanente del objeto y sus datos. Para algunas colecciones, como las de historia natural, la entrada del catálogo de un objeto o espécimen también contiene los valores científicos y la información de investigación sobre el objeto físico, lo que hace que el mantenimiento de una entrada de catálogo sea imperativo para la investigación y la educación futuras. [ 5 ] La mayoría de los coleccionistas e instituciones modernas utilizan sistemas de gestión de colecciones (CMS) para optimizar el proceso de catalogación. Para que esto sea efectivo, deben utilizarse estándares de entrada de datos para la estructura, los valores y el contenido de los datos, que luego "forman la base de un conjunto de herramientas que pueden conducir a una buena catalogación descriptiva, una documentación coherente, registros compartidos y un mayor acceso del usuario final". [ 7 ]

Curación

La curaduría puede definirse como la recopilación, organización, preservación y exhibición de información sobre un objeto o tema específico de una colección. El rol de curador lo desempeñan personas conocidas como curadores , quienes, en muchos casos, están capacitados como especialistas en la materia. Los curadores realizan investigaciones sobre los objetos, ofrecen orientación en la organización de una colección y seleccionan los objetos que se utilizarán en exposiciones . [ 8 ] La curaduría implica el desarrollo y diseño de exposiciones, generalmente basadas en objetos de la colección, así como la investigación exhaustiva y la redacción de materiales relacionados con la colección. [ 9 ]

Curación digital

La curación digital es una extensión de la curación de contenido e implica la recopilación, preservación y archivo de activos digitales asociados con colecciones digitalizadas. [ 10 ] [ 11 ] Los activos digitales incluyen tanto aquellos elementos que se originaron en formato digital y se consideran digitales de nacimiento (es decir, sitios web, wikis y sonido y fotografías creados digitalmente), como elementos analógicos que han sido digitalizados (es decir, catalogados en formato digital, manteniendo aún el formato físico/analógico original). [ 12 ] [ 13 ] La curación digital, al igual que la curación de contenido, también implica el desarrollo y diseño de exposiciones basadas en objetos dentro de la colección, lo que en este caso, a menudo implica el mantenimiento de sitios web para exposiciones en línea.

Ya sean digitales de origen o digitalizadas, muchas colecciones modernas contienen algún tipo de contenido digital que debe mantenerse de forma muy similar a los objetos físicos. La preservación de los activos digitales implica la creación de metadatos para mejorar la accesibilidad y el seguimiento de los objetos, la prevención de la obsolescencia técnica y la pérdida de datos por mala gestión, la realización de auditorías rutinarias del software técnico y los catálogos digitales para garantizar que los datos permanezcan intactos, la aplicación de estándares de autorización para proteger los datos de alteraciones no autorizadas y la gestión del contenido con fines de investigación y exhibición. [ 14 ]

Política de gestión de cobros

Una política de gestión de colecciones sienta las bases de cómo una institución maneja las situaciones relacionadas con su colección. Se puede definir como "una declaración escrita detallada que explica la razón de ser de la institución y su funcionamiento. La política articula los estándares profesionales de la institución con respecto a los objetos a su cargo y sirve de guía para el personal". Dado que las instituciones a menudo se enfrentan a preguntas sobre qué objetos deben adquirir, cómo gestionar la retirada o el préstamo de piezas de la colección, o los estándares de cuidado de los objetos, es fundamental contar con una política bien redactada que ayude a prevenir posibles problemas. La prevención es el mejor enfoque al gestionar las operaciones y los objetos de la colección; por lo tanto, la política es un documento importante que puede considerarse como un marco de referencia para garantizar que el museo se mantenga fiel a su misión y, al mismo tiempo, brinde el mejor cuidado a la colección.

El objetivo principal de la gestión de colecciones es documentar las normas y prácticas necesarias para desarrollar, conservar y poner a disposición del público los objetos de la colección que se encuentran bajo la custodia de un coleccionista o institución. Para ello, se crea una política de gestión de colecciones que proporciona información detallada para explicar las necesidades específicas de la colección según su tipo, antigüedad, ubicación, etc. Las políticas de gestión de colecciones son específicas de la institución que las custodia y establecen términos como el personal responsable de cada tarea relacionada con la colección, cuándo se debe adquirir o retirar un objeto de la colección, quién dentro de la institución tiene acceso a ella y las necesidades de conservación preventiva de cada objeto. [ 15 ]

Dado que casi todas las decisiones que toma un museo se basan en su declaración de misión , es importante que esta se incluya en la política. La declaración de misión define el enfoque del museo en cuanto a su propósito, sus funciones y responsabilidades con el público y las colecciones. Esta declaración es la que ayuda a determinar todas las actividades del museo y debe consultarse periódicamente para garantizar que las decisiones sigan estando alineadas con su objetivo original. Las declaraciones de misión de los museos deben cumplir con los estándares de la Alianza Americana de Museos . [ 16 ]

Además de la declaración de misión, las políticas suelen incluir una sección que describe el alcance de la colección. Esta sección, de gran utilidad, repasa la historia de la colección, analiza sus fortalezas, debilidades y usos actuales, y especifica qué colecciona y qué no. La política de colecciones o los criterios de selección de una biblioteca, archivo o colección de museo reflejan las prioridades de la institución en lo que respecta a la adquisición de nuevos materiales. Las políticas de colecciones guían el proceso de desarrollo de la colección.

Incluso las bibliotecas más grandes, mejor financiadas y más famosas (como la Biblioteca del Congreso , la Biblioteca Británica y la Universidad de Stanford ) no pueden adquirir, albergar, catalogar y mantener todas las obras, [ 17 ] por lo que se requiere una política o un conjunto de criterios para seleccionar cuáles deben adquirirse. Generalmente, la política de colecciones está relacionada con la misión o el propósito de la biblioteca: por ejemplo, las bibliotecas nacionales recopilan materiales relacionados con esa nación o publicados en el territorio de esa nación, las bibliotecas académicas generalmente recopilan materiales utilizados en la enseñanza y la investigación en la institución a la que sirven [ 18 ] y las bibliotecas públicas recopilan materiales que se espera que satisfagan las demandas del público al que sirven.

Las políticas de recolección de muestras incluyen:

Además de establecer prioridades para la adquisición de materiales, las políticas de colecciones también sirven de guía cuando se ofrecen donaciones de materiales o fondos a las bibliotecas . La adquisición de materiales puede ser menos costosa que el procesamiento (clasificación, catalogación, etc.) y los costos de almacenamiento a largo plazo de muchos de ellos, e incluso las donaciones gratuitas a las bibliotecas suelen tener costos asociados.

La política de una institución también puede incluir un historial de la misma.

Además de las normas generales de conservación, una política de gestión de colecciones también se rige por las restricciones legales locales e internacionales que afectan a ciertos objetos del patrimonio cultural y las necesidades de gestión asociadas a ellos. Existen innumerables leyes que especifican cómo deben manipularse y conservarse las antigüedades , los hallazgos arqueológicos y las piezas étnicas para garantizar su seguridad física, así como las consideraciones éticas que deben abordarse al tratar estos objetos únicos de colección.

Algunos ejemplos de leyes locales dentro de los Estados Unidos de América son:

Algunos ejemplos de legislación internacional son:

Política de cobros

Redactada como una subsección de la política general de gestión de colecciones, la mayoría de los coleccionistas e instituciones culturales utilizan una política de colecciones , o política de criterios de selección, en la que se describe el propósito de la colección y los tipos de objetos que se consideran más relevantes. La política de colecciones establece el alcance de la colección y su relevancia para la declaración de misión de la institución, sirviendo como "una descripción general de las colecciones [de la institución] y una explicación de cómo y qué colecciona el museo y cómo se utilizan esas colecciones". [ 29 ] El alcance de la colección, tal como se establece en esta política, sirve para definir si, cuándo y cómo una institución cultural decide incorporar o desincorporar objetos de su colección. Además, dado que los diferentes tipos de colecciones requieren protocolos de cuidado únicos, la política de colecciones también detalla las categorías asociadas a la colección, como biblioteca o archivo, educación o investigación, permanente y exposición. La política de colecciones también puede abordar los conflictos de intereses de los empleados que poseen colecciones personales similares a las de la institución en la que trabajan. [ 15 ] [ 29 ]

Adquisición

La adquisición puede definirse como "el proceso de crear un registro permanente de un objeto, conjunto o lote recibido de una fuente en un momento dado, sobre el cual la [institución] tiene custodia, derecho o título, y asignar un número de control único a dicho objeto, conjunto o lote". [ 30 ] Como parte de la política de alcance de la colección, los coleccionistas e instituciones deben establecer los términos de adquisición para garantizar que solo los objetos relevantes se adquieran con éxito en la colección. Esta parte de la política analiza: quién dentro de la institución está autorizado para tomar decisiones sobre si un objeto se adquiere o no, bajo qué términos legales se adquirirá el objeto (es decir, documentación que pruebe la compra legal, restricciones de importación y exportación y derechos de propiedad intelectual), e información del acuerdo de depósito si el objeto se almacenará en una instalación externa. [ 15 ] La sección de adquisición de la política de la colección también podría analizar las fortalezas y debilidades de la colección examinando su historia en su conjunto. Esto, a su vez, permite al coleccionista o institución establecer pautas para mejorar, ampliar y desarrollar la colección de la manera más beneficiosa. [ 29 ]

Desincorporación

La desincorporación es lo opuesto a la incorporación e implica la eliminación permanente de un objeto y todos los registros asociados de la colección de un coleccionista o institución. Al igual que la sección de incorporación de la política de la colección, la sección de desincorporación establece los términos bajo los cuales se puede considerar la eliminación de un objeto, así como las personas con autoridad para aprobar el proceso. Además, esta sección establece las restricciones legales asociadas con la eliminación del objeto y los tipos de eliminación apropiados según el motivo de la desincorporación. [ 15 ] Existen muchas razones por las que un objeto puede ser eliminado de una colección, entre ellas:

  • Se ha considerado que el objeto ya no es relevante para la misión del custodio de la colección ni para el alcance de la colección permanente.
  • El estado del objeto se ha deteriorado o dañado hasta tal punto que el responsable de la colección no puede llevar a cabo las reparaciones necesarias para su restauración, o bien el objeto supone ahora un riesgo para la salud del personal de la institución.
  • La institución ya no posee los medios para mantener el objeto en un entorno adecuado debido a problemas financieros o presupuestarios, pérdida de personal, falta de equipo, etc.
  • La institución ya posee objetos similares en su colección, lo que genera una redundancia innecesaria.
  • El objeto ha sido considerado falso o falsificado, o no es auténtico y ya no es relevante para la colección en general.
  • El poseedor de la colección se encuentra en una posición en la que la desincorporación de un objeto mejorará la calidad del cuidado y la función de la colección restante. [ 31 ]

Préstamos y custodia temporal de objetos

Los coleccionistas y las instituciones de coleccionismo a veces transfieren objetos a sus colecciones o desde ellas por períodos temporales como parte de acuerdos de préstamo o custodia temporal. Estos préstamos ayudan a compartir y difundir información a diferentes comunidades y pueden resultar mutuamente beneficiosos tanto para las personas como para las instituciones que poseen las colecciones. [ 29 ] Los préstamos pueden ocurrir por diversas razones y, a efectos de política, pueden definirse como: préstamos para exposiciones fijas o itinerantes, préstamos de intercambio, préstamos de estudio, donaciones prometidas, donaciones de interés fraccional (un "interés restante del donante en una donación parcial") y préstamos a largo plazo. Las políticas para préstamos también pueden aplicarse a adquisiciones durante el período de procesamiento, objetos no solicitados hasta que se pueda organizar su devolución, y objetos de colección o aquellos objetos encontrados, abandonados o no reclamados, en los que la propiedad no está clara. [ 29 ] [ 32 ]

Dentro de la sección de alcance de cobros de una política de gestión de cobros, generalmente hay un área dedicada a analizar los procedimientos para la aprobación y aceptación de préstamos, las tarifas de adquisición asociadas, la documentación requerida, los requisitos específicos de seguro y las instrucciones de seguimiento para los fondos temporales. Esta sección también puede incluir información sobre préstamos antiguos y obras con restricciones que rigen si se les permite salir de la institución depositaria y cuándo. [ 29 ] La política de préstamos debe abordar tanto los préstamos entrantes como los salientes con procedimientos escritos que se explican detalladamente. [ 32 ]

Evaluación de riesgos

La gestión de colecciones se centra en gran medida en la planificación y los estándares de respuesta, y establece estas prácticas en documentos que detallan cómo el personal responsable del cuidado de una colección debe abordar los diversos peligros para la misma. [ 33 ] Un plan de gestión de riesgos o una estrategia de mitigación de riesgos es la sección de la política que identifica los peligros potenciales para la colección en función de la región en la que se encuentra, incluidos incendios, terremotos, actividad delictiva o inundaciones, además de los daños por reparaciones, fallas en el edificio, cuidado inadecuado de las colecciones y negligencia. [ 34 ] Para fundamentar los planes de gestión de riesgos, se lleva a cabo una evaluación de importancia y una evaluación de riesgos o una evaluación del estado de la colección. [ 35 ] [ 36 ] [ 37 ]

Conservación preventiva

Las instalaciones de almacenamiento visual del Museo Victoria y Alberto en Londres, Inglaterra.
Cajones para el almacenamiento de especímenes de insectos en el Museo de Alta Silesia en Bytom, Polonia.

El cuidado de las colecciones puede definirse como las medidas físicas de conservación preventiva que se toman para evitar daños o retrasar el deterioro natural de los objetos de las colecciones del patrimonio cultural. Estas prácticas buscan mejorar la seguridad de las colecciones minimizando los daños causados ​​por fuentes externas como la manipulación inadecuada, el vandalismo, los cambios climáticos, la sobreexposición a la luz y las plagas. [ 38 ] Una política de gestión de colecciones examina cuidadosamente las necesidades de conservación preventiva de los objetos individuales dentro de la colección, con el fin de establecer prácticas y estándares para mitigar las amenazas, así como los procedimientos adecuados para abordar los problemas a medida que surgen. Los subtemas dentro de esta sección pueden incluir la exhibición y el almacenamiento, el embalaje y el transporte, y el manejo integrado de plagas.

Carcasas de exhibición y almacenamiento

Cuando los objetos forman parte de una colección, ya sea almacenados o expuestos, la principal prioridad debe ser su conservación. Para ello, el coleccionista o la institución responsable debe considerar el uso de contenedores adecuados, así como las condiciones ambientales necesarias para prevenir daños. La política de gestión de la colección debe incluir secciones que aborden en detalle las necesidades de almacenamiento y exposición de los objetos. Puede ser necesario consultar con un conservador-restaurador para abordar completamente estos temas.

En cuanto al almacenamiento, un diseño estructural sólido es vital para garantizar que los objetos permanezcan intactos mientras están inmóviles. Esto incluye considerar el acolchado y el soporte de los objetos para evitar daños por golpes y enganches, y vitrinas o soportes estables, lo que a menudo requiere la colaboración con un fabricante de soportes para garantizar su correcta creación e instalación. Los soportes, estantes, cajones y vitrinas, además de los sujetadores, adhesivos, papeles y espumas, deben elegirse en función de su compatibilidad con el diseño estructural y los materiales de cada objeto individual. [ 39 ] La política de gestión de colecciones debe describir las especificaciones de almacenamiento, tales como el uso de materiales libres de ácido (pH neutro) y sin colorantes; tipos de gabinetes cerrados cuando estén disponibles; cubiertas apropiadas como telas (por ejemplo, muselina sin blanquear ), láminas de polietileno y espuma de celda cerrada (por ejemplo, Ethafoam); contenedores hechos de papel, plástico, madera o metal; cerramientos como carpetas o tapetes; y estándares para marcos, soportes y montajes. [ 40 ]

Las principales condiciones ambientales que requieren protocolos definidos en la política de gestión de colecciones incluyen la temperatura , la humedad relativa (HR), la luz y los contaminantes . [ 41 ] Es imposible prevenir por completo el deterioro natural de los objetos, pero mediante un seguimiento cuidadoso y la implementación de políticas relativas a las condiciones ambientales, los efectos de estas condiciones pueden reducirse considerablemente.

  • Temperatura : Existe cierta flexibilidad en lo que respecta a la temperatura, ya que es imposible controlar las condiciones climáticas externas. Sin embargo, las normas deben establecer rangos de temperatura óptimos para el tipo de objetos que se conservan, las limitaciones energéticas y financieras del coleccionista o la institución, así como los niveles de confort de las personas tanto en las galerías de exhibición como en las instalaciones de almacenamiento. [ 42 ]
  • Humedad relativa : Al igual que la temperatura, las normas de humedad relativa también permiten ciertas fluctuaciones, aunque las políticas deben tener en cuenta que la humedad excesiva o los cambios drásticos repentinos en la humedad relativa pueden ser perjudiciales para casi todos los materiales del patrimonio cultural y pueden causar problemas como corrosión , crecimiento de moho , agrietamiento, [ 43 ] deformación [ 44 ] o fragilización . [ 42 ] [ 45 ]
  • Luz : Existen dos tipos de luz —ultravioleta (UV) y luz visible , tal como la percibe el ojo humano— que deben considerarse en la gestión y el cuidado de las colecciones. Los efectos de la exposición a la luz visible son acumulativos, pero esta es necesaria para observar y manipular con seguridad los objetos de una colección. Por lo tanto, se deben establecer normas para limitar el tiempo y la intensidad de la exposición a la luz visible, sin poner en riesgo la seguridad de los visitantes ni del personal. [ 46 ] La luz UV, por otro lado, no es necesaria para la observación ni la manipulación de las colecciones, por lo que debe eliminarse en la medida de lo posible mediante el uso de filtros para prevenir daños como el amarilleamiento o la desintegración. [ 46 ]
  • Contaminantes : Los contaminantes pueden presentarse en diversas formas, como gases, líquidos o sólidos, y representan una amenaza no solo para la colección, sino también para las personas que entran en contacto directo con ellos. Para garantizar la seguridad del personal y los objetos, es necesario que la política de gestión de la colección especifique los métodos adecuados para documentar e investigar los objetos que presenten riesgo de contaminación, así como las precauciones que deben tomarse para prevenir la contaminación accidental por error humano o por la degradación química de los objetos. Los objetos contaminados pueden presentar signos de desintegración, decoloración [ 47 ] o corrosión [ 41 ] .
Embalaje y transporte

Idealmente, los objetos de una colección deberían manipularse lo menos posible, ya que cada vez que se manipulan, corren un mayor riesgo de sufrir daños. Una exhibición y almacenamiento adecuados ayudarán a mitigar algunos de los riesgos de daños accidentales, pero es importante establecer e implementar altos estándares para el cuidado y manejo rutinario, así como para el embalaje y transporte de los objetos de la colección. [ 48 ] Es extremadamente importante garantizar que el personal conozca y esté capacitado en las prácticas estándar para el manejo de objetos, tales como los protocolos de lavado de manos, el uso apropiado de guantes de algodón o látex, las prácticas establecidas para identificar debilidades estructurales que puedan requerir cuidados especiales y los modos de transporte aceptados de objetos dentro de la institución depositaria (es decir, plataformas, carros, bandejas de transporte, almohadillas y papel tisú). [ 49 ]

En ocasiones, un coleccionista o institución necesitará trasladar objetos fuera de las salas de exposición y almacenamiento. Por lo tanto, la política de gestión de colecciones, que describe los procedimientos adecuados para préstamos y adquisiciones, debe abordar también los protocolos de embalaje y transporte apropiados para garantizar que los objetos lleguen a su destino de forma segura. Para garantizar un transporte seguro, se deben combinar técnicas de manipulación seguras con los requisitos de embalaje específicos para cada objeto. Idealmente, el objeto se embalará en un contenedor de envío que lo proteja de golpes, vibraciones, cambios bruscos de temperatura y manipulación inadecuada. Las políticas de gestión de colecciones asesorarán al personal sobre la mejor manera de abordar cuestiones como la fragilidad del objeto, el método de envío, el clima durante el trayecto y el clima en el destino. [ 48 ] Durante el proceso de embalaje y transporte, es probable que participen varios departamentos de la institución remitente, y debe coordinarse la colaboración con la institución receptora para establecer políticas de aclimatación y desembalaje del objeto una vez recibido. [ 50 ] [ 51 ]

Manejo integrado de plagas

Dentro de la sección de cuidado de colecciones de una política de gestión de colecciones, generalmente hay una sección dedicada al manejo integrado de plagas (MIP). Esta sección abarca las políticas relacionadas con los métodos de prevención y supresión de diversos tipos de plagas que suelen encontrarse en las colecciones. El MIP se centra en la utilización de técnicas de prevención y tratamiento sin pesticidas para minimizar los riesgos para la salud del personal, así como los daños a la propia colección. Algunos ejemplos de plagas que deben abordarse incluyen "insectos, moho, ratones, ratas, aves y murciélagos". [ 52 ]

El aspecto de gestión de colecciones del MIP implica la creación e implementación de políticas para la inspección rutinaria de objetos e instalaciones de almacenamiento, procedimientos de captura autorizados y documentación de todas las inspecciones o programas de captura utilizados dentro de la instalación. Estas políticas se denominan controles culturales, y las técnicas físicas utilizadas como parte del cuidado de las colecciones se conocen como controles mecánicos. [ 52 ] Algunos controles culturales específicos que pueden documentarse dentro de la política de gestión de colecciones incluyen:

  • Normas para la inspección de todos los materiales nuevos que se introduzcan en las zonas de recogida, incluidas las nuevas adquisiciones y préstamos, así como los materiales de almacenamiento o embalaje.
  • Prácticas definidas para el mantenimiento diario de las colecciones y la limpieza general de las instalaciones donde se guardan las colecciones.
  • Restricciones en las zonas del edificio donde se permite y se prohíbe comer, beber y fumar.
  • Documentación que demuestra la supervisión minuciosa de las plantas colocadas alrededor del exterior del edificio, prestando especial atención a la proximidad de las plantas vivas y el mantillo al edificio, además de prohibir las plantas vivas y secas dentro del mismo.
  • Políticas para el cuidado estándar de las colecciones, incluyendo la humedad relativa y las pautas de almacenamiento y conservación. [ 52 ]
Personal de la Marina de los Estados Unidos traslada un avión antiguo dañado del Museo de Aviación Lone Star durante las labores de recuperación tras el huracán Ike en Galveston, Texas , el 21 de septiembre de 2008.

Política de seguridad

Los sistemas de seguridad física para instalaciones protegidas generalmente tienen como objetivo: [ 53 ] [ 54 ] [ 55 ]

  • disuadir a posibles intrusos (por ejemplo, señales de advertencia, iluminación de seguridad y marcas perimetrales) = prevención de riesgos ;
  • detectar intrusiones y monitorear/registrar a los intrusos (por ejemplo, alarmas antirrobo y sistemas de CCTV) = mitigación de riesgos ; y
  • desencadenar respuestas apropiadas ante incidentes (por ejemplo, por parte de guardias de seguridad y policía) = preparación para emergencias .

Corresponde a los diseñadores, arquitectos y analistas de seguridad equilibrar los controles de seguridad con los riesgos, teniendo en cuenta los costes de especificación, desarrollo, prueba, implementación, uso, gestión, supervisión y mantenimiento de los controles, junto con cuestiones más amplias como la estética , los derechos humanos , la salud y la seguridad, y las normas o convenciones sociales.

Gestión de emergencias

Creada en conjunto con la política de gestión de colecciones, la mayoría de las instituciones de colecciones también contarán con una política de preparación para desastres y respuesta a emergencias que describe los procedimientos que deben seguirse para prevenir lesiones o la pérdida de vidas de todo el personal y los visitantes del edificio, así como la forma de minimizar los daños o pérdidas a la colección. [ 33 ] El plan debe describir los protocolos para manejar un desastre, comenzando con la cadena de mando dentro del equipo de respuesta a emergencias, así como las responsabilidades individuales de cada miembro del personal. El equipo de respuesta a emergencias incluirá un funcionario responsable de notificar a los demás miembros del equipo sobre un desastre y supervisar la implementación de las tareas de respuesta a emergencias. Estos miembros del personal suelen estar capacitados en los protocolos adecuados para el manejo de colecciones. El plan de preparación para desastres y respuesta a emergencias también debe incluir instrucciones detalladas que expliquen cómo se debe manejar cada tipo de desastre, incluyendo la evaluación inicial de la amenaza y la respuesta, los procedimientos de evacuación cuando corresponda, los planes de mitigación de daños, las prioridades de salvamento y los inventarios y procedimientos de recuperación posteriores al daño. [ 56 ] [ 57 ]

Política de sostenibilidad

La sostenibilidad se define como el uso, desarrollo y protección de los recursos para satisfacer las necesidades de las generaciones presentes y futuras. [ 58 ] Las políticas de sostenibilidad de las colecciones son específicas de cada colección o institución, ya que equilibran el contexto económico y social de las colecciones con su impacto ambiental, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la legislación local y nacional. Un plan de acción de sostenibilidad se utiliza para identificar prácticas insostenibles, definir un objetivo y un plazo de finalización, y asignar responsabilidades. Las políticas y los planes de acción de sostenibilidad consideran la sostenibilidad desde la perspectiva de: el uso de recursos económicos, al considerar el costo-beneficio del almacenamiento, el personal, las adquisiciones, el mantenimiento y los procesos de residuos de la colección; [ 59 ] el capital social, al garantizar la paridad representativa mediante la participación de la comunidad y la defensa de las partes interesadas ; [ 60 ] y el impacto ambiental, al enfatizar la reducción de residuos, las evaluaciones del ciclo de vida y las alternativas ambientalmente más seguras a los productos químicos de conservación, los materiales de embalaje y transporte. [ 61 ]

Algunos ejemplos de políticas de sostenibilidad son:

  • Plan de acción de sostenibilidad del Museo Australiano
  • Política de sostenibilidad del Museo de Arte Contemporáneo (Australia)
  • Política de sostenibilidad del Grupo de Museos de la Ciencia
  • Política medioambiental del Museo Nacional de Historia

Véase también

Referencias

  1. ↑ Johnson, Peggy (2009). "1: Introducción a la gestión y el desarrollo de colecciones" . Fundamentos del desarrollo y la gestión de colecciones (2.ª  ed.). Chicago, IL: The American Library Association. pág . 2. ISBN  978-0-8389-0972-0.
  2. ↑ Carpinone, Elana C. (mayo de 2010), Sistemas de gestión de colecciones de museos: una talla NO sirve para todos (PDF) , págs. 25–27 , archivado del original (PDF) el 2 de mayo de 2014 , consultado el 22 de abril de 2014. 
  3. ↑ Archivos de la Institución Smithsonian (s.f.), Gestión de registros , consultado el 22 de abril de 2014.
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  6. ↑ Buck, Rebecca A.; Gilmore, Jean Allman (2010). "1A: Historia del registro". Métodos de registro de museos (5.ª ed.). Washington, DC: The AAM Press, Asociación Americana de Museos. pág. 2. ISBN   978-0-8389-1122-8.
  7. ↑ Visual Resources Association (2006), Catalogación de objetos culturales: Resumen ejecutivo , archivado del original el 8 de junio de 2014 , consultado el 26 de abril de 2014.
  8. ↑ Glaser, Jane R.; Zenetou, Artemis A. (1996). "6: Puestos profesionales en museos: cualificaciones, deberes y responsabilidades". Museos: Un lugar para trabajar, Planificación de carreras en museos . Nueva York, NY: Routledge. pp. 80–81 . ISBN  0-415-12256-2.
  9. ↑ Buck, Rebecca A.; Gilmore, Jean Allman (2010). "1B: Funciones de la colección". Métodos de registro de museos (5.ª ed.). Washington, DC: The AAM Press, Asociación Americana de Museos. pág. 13. ISBN   978-0-8389-1122-8.
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  18. ↑ Los materiales donados pueden estar sujetos a criterios menos rigurosos y los materiales electrónicos generalmente se seleccionan de grandes colecciones de publicaciones seriadas y bases de datos que pueden contener una mezcla de materiales apropiados e inapropiados.
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