Obtención

La contratación pública es el proceso comercial de adquirir bienes , servicios u otras obras de fuentes externas y acordar los términos de su suministro. Las principales actividades de contratación pública pueden implicar el uso de un proceso de licitación o concurso público. ^{[ 1 ]} Cuando un organismo gubernamental adquiere bienes o servicios mediante esta práctica, se denomina contratación pública o adquisición gubernamental. ^{[ 2 ]} El término «contratar» también puede referirse a una obligación contractual de «contratar» algo, es decir, de «garantizar» que se realice.

Como proceso organizacional , la adquisición tiene como objetivo asegurar que la organización compradora reciba bienes, servicios u obras al mejor precio posible al comparar aspectos como calidad, cantidad, tiempo y ubicación. ^{[ 3 ]} Las corporaciones y los organismos públicos suelen definir procesos destinados a promover una competencia justa y abierta para sus negocios, minimizando al mismo tiempo riesgos como la exposición al fraude y la colusión . En la práctica, el proceso de adquisición se organiza comúnmente en siete pasos que brindan estructura y coherencia a todas las actividades de compra. ^{[ 4 ]}

Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como la entrega y la manipulación, el beneficio marginal y las fluctuaciones en los precios de los bienes. Es probable que las organizaciones que han adoptado una perspectiva de responsabilidad social corporativa también requieran que su actividad de compra tenga en cuenta consideraciones sociales y éticas más amplias . ^{[ 5 ]} Por otro lado, la introducción de regulaciones externas sobre prácticas contables puede afectar las relaciones continuas entre comprador y proveedor de maneras imprevistas. ^{[ 6 ]}

El Instituto para la Gestión de Suministros (ISM) define la adquisición como una función organizacional que incluye el desarrollo de especificaciones , el análisis de valor, la investigación de mercado de proveedores, la negociación, las actividades de compra, la administración de contratos, el control de inventario , el transporte, la recepción y los almacenes. La legislación federal de EE. UU. define la adquisición como incluyendo

todas las etapas del proceso de adquisición de bienes o servicios, comenzando con el proceso para determinar la necesidad de bienes o servicios y terminando con la formalización y el cierre del contrato. ^{[ 7 ]}

La función de compras de una empresa, específicamente su gasto en proveedores, suele representar más de la mitad del presupuesto total de la empresa. ^{[ 8 ]}

Las compras constituyen un subconjunto de las adquisiciones que se ocupa específicamente del pedido y el pago de bienes y servicios. Las adquisiciones organizacionales también se denominan "compras organizacionales" o "compras institucionales", por ejemplo, en estudios sobre el comportamiento de compra del personal involucrado en la toma de decisiones de compra. ^{[ 9 ]}

Las actividades de adquisición también suelen dividirse en dos categorías distintas: gasto directo e indirecto. El gasto directo se refiere a la adquisición relacionada con la producción, que abarca todos los artículos que forman parte de los productos terminados, como materias primas , componentes y piezas. La adquisición directa, que es el foco de la gestión de la cadena de suministro , afecta directamente al proceso de producción de las empresas manufactureras. En cambio, la adquisición indirecta se refiere a la adquisición no relacionada con la producción: una amplia variedad de bienes y servicios, desde artículos estandarizados como material de oficina y equipos de seguridad hasta productos y servicios complejos y costosos como maquinaria pesada, servicios de consultoría y servicios de subcontratación . ^{[ 10 ] [ 11 ]}

Un informe de 2011 reveló que el departamento de compras promedio gestiona el 60,6 % del gasto total de la empresa. Esta medida, comúnmente denominada «gasto bajo gestión» o «gasto gestionado», se refiere al porcentaje del gasto total de la empresa (que incluye todos los gastos directos e indirectos) que una organización de compras gestiona o influye. Alternativamente, el término puede referirse al porcentaje del gasto abordable que se ve influenciado por las compras, siendo el «gasto abordable» el gasto que podría ser influenciado. ^{[ 12 ]} El departamento de compras promedio también logró un ahorro anual del 6,7 % en el último ciclo de informes, obtuvo el 52,6 % de su gasto abordable y tiene una tasa de cumplimiento de contratos del 62,6 %. ^{[ 13 ]} Una definición más restrictiva de «gasto bajo gestión» incluye solo el gasto que utiliza contratos con proveedores preferenciales y tarifas y condiciones de pago negociadas. ^{[ 14 ]}

Los romanos desarrollaron un sistema de logística militar con depósitos de suministros ubicados por todo su imperio. Estos depósitos se abastecían de alimentos, armas y otros suministros que podían distribuirse rápidamente a las tropas en el campo de batalla. Este sistema contribuía a garantizar que el ejército romano estuviera siempre bien abastecido, incluso cuando combatía lejos de casa. ^{[ 15 ]}

El primer registro de lo que hoy se reconocería como el departamento de compras de una empresa industrial se remonta a las compañías ferroviarias del siglo XIX:

"La inteligencia y la fidelidad ejercidas en la compra, el cuidado y el uso de los suministros ferroviarios influyen directamente en el costo de construcción y operación y afectan la reputación de los funcionarios y las ganancias de los propietarios." ^{[ 16 ]}

La gestión de compras es un componente del concepto más amplio de abastecimiento y adquisición. Generalmente, la gestión de compras se considera más táctica (el proceso de adquirir físicamente un producto o servicio), mientras que el abastecimiento y la adquisición se consideran más estratégicos e integrales. El término "gestión de compras" se utiliza para abarcar todo el proceso o ciclo de compra, y no solo los componentes tácticos. El software de gestión de compras (a menudo denominado software de compras electrónicas ) administra los procesos de compra de forma electrónica.

El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) promueve un modelo de "cinco derechos", que sugiere que son "una fórmula tradicional que expresa los objetivos básicos de la contratación y los criterios generales por los que se mide el desempeño de la contratación", a saber, que los bienes y servicios adquiridos deben ser de la "calidad correcta", en la "cantidad correcta", entregados en el "lugar correcto" en el "momento correcto" y obtenidos al "precio correcto". ^{[ 42 ]} En el pasado, CIPS también ha ofrecido una lista alternativa de los cinco derechos como "comprar bienes o servicios de la calidad correcta, en la cantidad correcta, de la fuente correcta, en el momento correcto y al precio correcto". ^{[ 43 ]} La "fuente correcta" se agrega como un sexto derecho en la publicación de CIPS de 2018, Contract Administration . ^{[ 44 ]}

El cumplimiento de los objetivos de ahorro es una parte importante de la función de compras, pero este objetivo generalmente se considera generación de valor en lugar de reducción de costos. ^{[ 45 ]} CIPS también señala que lograr ahorros es "una medida del desempeño de las compras", pero argumenta que los ahorros solo deben usarse como medida de desempeño cuando sean "un reflejo de las expectativas de la organización con respecto a la función de gestión de compras y suministro". CIPS distingue entre "ahorros", que pueden reducir los presupuestos, y "evitación de costos", que "intenta evitar aumentos de precios y mantenerse dentro del presupuesto". ^{[ 46 ]} Algunos ejemplos de ahorros como resultado beneficioso incluyen:

• acordar una reducción de precio, obteniendo el mismo artículo por un menor costo
• Obtener o desarrollar un suministro de un artículo de menor calidad a un costo reducido, cuando el artículo aún sea apto para el propósito.
• obtener valor añadido por el mismo coste, por ejemplo, negociar garantías ampliadas , piezas de repuesto adicionales , etc. ^{[ 46 ]}

AT Kearney ha desarrollado un modelo para evaluar el desempeño de una organización de adquisiciones o la función de adquisiciones dentro de una organización más amplia, ROSMA ^SM (Retorno sobre Activos de Gestión de Suministros), ^{[ 47 ]} argumentando que permite a un departamento de adquisiciones "medir y explicar el valor de las adquisiciones y el suministro en términos que su CFO y CEO comprenderán, utilizando un estándar financiero común". ^{[ 48 ]} Los hallazgos de 2020 sugirieron que " los departamentos de adquisiciones del cuartil superior tienen puntuaciones ROSMA dos o tres veces más altas que aquellos en los dos cuartiles intermedios". ^{[ 49 ]} El informe de AT Kearney sugiere una estrecha coincidencia entre el desempeño autoinformado de los CPO en los departamentos con mejor desempeño y la visión de las adquisiciones que tienen el CFO y la organización en general, y también señala que los departamentos con un desempeño más débil o "inconsecuentes" comparten un perfil distintivo marcado por la falta de "liderazgo identificable responsable del desempeño de las adquisiciones". ^{[ 47 ] : página 5}

El gasto bajo gestión también contribuye a una medida adicional del desempeño o la eficiencia de las adquisiciones: el gasto operativo de adquisiciones como porcentaje del gasto gestionado. ^{[ 50 ]}

La intensidad de la competencia durante la contratación pública puede medirse por el número de ofertas. ^{[ 51 ]} La división de la contratación en lotes más pequeños y la posibilidad de negociación pueden aumentar la competencia. ^{[ 51 ]} La legislación sobre competencia puede prevenir la manipulación de licitaciones . ^{[ 52 ]}

El personal que realiza adquisiciones en nombre de una organización puede denominarse oficiales de adquisiciones, profesionales o especialistas, compradores o gerentes de suministro. ^{[ 53 ]} El Reglamento Federal de Adquisiciones de EE. UU. se refiere a los Oficiales de Contratación . ^{[ 54 ]} El personal en puestos directivos puede denominarse Gerentes de Compras o Gerentes de Adquisiciones. El ISM se refiere a "la profesión de suministro". ^{[ 55 ]}

Las responsabilidades de un gerente de compras o adquisiciones pueden incluir:

• aprobar pedidos
• Buscamos proveedores confiables que ofrezcan productos de calidad a precios razonables.
• negociar precios y contratos, y conseguir ahorros de costes
• revisar las especificaciones técnicas de materias primas, componentes, equipos o edificios
• Determinar y controlar la cantidad y el momento de las entregas (más común en pequeñas empresas).
• pronosticar la demanda futura
• Supervisión de otro personal y agentes de compras.

Bartolini y Dwyer señalan que la asignación de los beneficios de los ahorros en toda la organización, por ejemplo, mediante la negociación de reducciones presupuestarias departamentales, no debe tratarse como una función de adquisiciones: se trata de una función financiera. ^{[ 56 ]}

La gestión de categorías representa un sistema de organización de las funciones del personal dentro de un equipo de compras "de tal manera que se centre... en los mercados de suministro [externos] de una organización", en lugar de estar organizada según la estructura departamental interna de la organización. ^{[ 57 ]}

Entre los puestos especializados en adquisiciones se incluyen los compradores de construcción y los compradores de viajes. ^{[ 58 ]} Parte del trabajo de un comprador de viajes corporativos es la formulación e implementación de una política de viajes corporativos. ^{[ 58 ]}

En muchas organizaciones grandes, la función de compras y aprovisionamiento está dirigida por un miembro del consejo de administración u otro puesto de alta dirección, como un director de la cadena de suministro ^{[ 59 ]} o un director de compras (CPO). En otros casos, las compras son supervisadas por el director financiero (CFO) o el director de finanzas, o se ha reconocido la creciente necesidad de coordinación entre el CFO y la función de compras. Un informe de 2006 de la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido comentó que en el sector de la educación superior , donde la práctica de compras no estaba bien desarrollada y las organizaciones universitarias eran relativamente pequeñas, la supervisión de las compras por parte del director de finanzas era una disposición típica. ^{[ 60 ]}

El personal independiente o externo que realiza adquisiciones o negocia compras en nombre de una organización puede denominarse agente de compras , aunque el término "agente de compras" tiene una historia más larga y amplia: el Instituto para la Gestión de Suministros en los Estados Unidos se llamaba originalmente Asociación Nacional de Agentes de Compras desde su fundación en 1915. ^{[ 61 ]} Un agente comercial puede comprar y vender en nombre de un tercero. ^{[ 62 ]}

Una investigación de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. encontró que había 526.200 puestos de gerente de compras, comprador y agente de compras en los Estados Unidos en 2019. ^{[ 63 ]} Varios autores han señalado que las empresas pueden reducir el número de personal de compras durante una recesión junto con el personal en otras áreas de negocio, a pesar de la tendencia a volverse más dependientes de bienes y servicios comprados a medida que las operaciones se contraen. Por ejemplo, el ejecutivo de negocios estadounidense Steve Collins observó que en una gran empresa la base de personal de compras "se redujo en un 30% durante la recesión [de 2010] , 'pero las expectativas para los empleados restantes permanecieron sin cambios... La carga de trabajo adicional impuesta a los empleados restantes después de la reducción creó un entorno mucho más desafiante ' " . ^{[ 64 ]} En 2021, el Consejo Australasiático de Adquisiciones y Construcción (APCC) hizo un llamamiento pidiendo a todos los que trabajan en la profesión de adquisiciones en Australia que incluyan el término en su título ocupacional al completar su declaración del censo de agosto de 2021. ^{[ 65 ]}

La Comisión Europea emitió una recomendación en octubre de 2017 dirigida a la «profesionalización de la contratación pública» para que los Estados miembros pudieran «atraer, desarrollar y retener» personal en puestos de compras públicas, centrarse en el rendimiento y «aprovechar al máximo las herramientas y técnicas disponibles». ^{[ 66 ]} Una investigación realizada en 2020 destacó la importancia de las habilidades sociales o «blandas» dentro de las competencias del personal profesional de contratación. ^{[ 67 ]}

Una obligación contractual de procurar se refiere a una obligación absoluta de asegurar que se realice la acción o se cumpla la condición. ^{[ 70 ]} Por ejemplo, cuando una parte de un contrato de construcción está obligada a solicitar los permisos necesarios para comenzar la obra, dicha parte está obligada a solicitarlos. Si el contrato no especifica qué parte es responsable de solicitar los permisos, pero solo una parte es capaz de hacerlo, se entiende implícitamente que la parte capaz obtendrá los permisos en un plazo razonable para que la obra pueda continuar. ^{[ 71 ]}

El uso de la palabra "procure" en un acuerdo de empresa conjunta entre Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. y otros socios, en relación con la utilización de un préstamo bancario, dio lugar a una disputa entre las partes respecto al significado de la palabra "procure", que fue resuelta en 2006 por el juez Peter Smith , quien confirmó que el "significado normal de la palabra" es claro y bien entendido: "No veo que procure signifique otra cosa que como lo expresa Nearfield [el demandante]: 'verificarlo'". ^{[ 72 ]} En este caso, la obligación de "procure el pago" del préstamo equivalía a una garantía de dicho préstamo. ^{[ 73 ]}

Diversos comentaristas han realizado proyecciones sobre el futuro de las compras. ^{[ 74 ]} Charlotte Payne, directora general de CIPS en Australia y Nueva Zelanda, sugiere que "el papel de las compras en la sostenibilidad va a ser enorme", mientras que una visión general de CIPS anticipa que "hay pocas probabilidades de que las compras y el suministro entren en un período de calma en un futuro próximo". ^{[ 74 ]}

• reuniones de postores
• Abastecimiento global
• organización de compras grupales
• Externalización de compras
• Contratación basada en el rendimiento
• Abastecimiento estratégico

• Sistema Federal de Datos de Contratación Pública (Estados Unidos)
• Contratación pública ecológica (Comisión Europea)
• Discapacidad: Lugares de trabajo inclusivos – Kit de herramientas para la adquisición de tecnología accesible