Débitos y créditos

En la contabilidad por partida doble, los débitos y créditos son asientos que se realizan en los libros mayores de cuentas para registrar los cambios de valor resultantes de las transacciones comerciales. Un débito en una cuenta representa una transferencia de valor a esa cuenta, y un crédito representa una transferencia desde la cuenta. ^{[ 1 ] [ 2 ]} Cada transacción transfiere valor de las cuentas acreditadas a las cuentas debitadas. Por ejemplo, un inquilino que emite un cheque de alquiler a un arrendador registraría un crédito en la cuenta bancaria de la que se emite el cheque y un débito en una cuenta de gastos de alquiler. De manera similar, el arrendador registraría un crédito en la cuenta de ingresos por alquiler asociada con el inquilino y un débito en la cuenta bancaria donde se deposita el cheque.

Los débitos aumentan el valor de los activos y las cuentas de gastos, y reducen el valor de los pasivos, el patrimonio y las cuentas de ingresos. ^{[ 3 ]} Por el contrario, los créditos aumentan el valor de los pasivos, el patrimonio y las cuentas de ingresos, y reducen el valor de los activos y las cuentas de gastos. ^{[ 3 ]}

Tradicionalmente, los débitos y los créditos se distinguen anotando los importes de las transferencias en columnas separadas del libro de contabilidad. Esta práctica simplificaba el cálculo manual de los saldos netos antes de la llegada de las computadoras; cada columna se sumaba por separado y luego se restaba el total menor del mayor. Alternativamente, los débitos y los créditos pueden anotarse en una sola columna, indicando los débitos con el sufijo "Dr." o escribiéndolos sin el sufijo, e indicando los créditos con el sufijo "Cr." o un signo menos . Sin embargo, los débitos y los créditos no se corresponden de forma fija con los números positivos y negativos. En cambio, la correspondencia depende de la convención de saldo habitual de la cuenta en cuestión. ^{[ 4 ]}

El moderno sistema de partida doble probablemente fue un precursor directo de la primera adaptación europea muchos siglos después. ^{[ 5 ]} El primer uso conocido de los términos "débito" y "crédito" se produjo en la obra de 1494 del veneciano Luca Pacioli , Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita ( Resumen de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad ). Pacioli dedicó una sección de su libro a documentar y describir el sistema de contabilidad de partida doble utilizado durante el Renacimiento por los mercaderes, comerciantes y banqueros venecianos. Este sistema sigue siendo el sistema fundamental utilizado por los contables modernos. ^{[ 6 ] [ 7 ]}

A veces se dice que, en su latín original, la Summa de Pacioli usaba las palabras latinas debere (deber) y credere (confiar) para describir las dos partes de una transacción contable cerrada. Los activos se debían al propietario y el patrimonio de los propietarios se confiaba a la empresa. En ese momento no se usaban números negativos. Cuando su obra fue traducida, las palabras latinas debere y credere se convirtieron en el inglés debit y credit . Según esta teoría, las abreviaturas Dr (para débito) y Cr (para crédito) derivan directamente del latín original. ^{[ 8 ]} Sin embargo, Sherman ^{[ 9 ]} pone en duda esta idea porque Pacioli usa Per (italiano para "por") para el deudor y A (italiano para "a") para el acreedor en los asientos del diario. Sherman continúa diciendo que el texto más antiguo que encontró que realmente usa "Dr. como abreviatura en este contexto era un texto inglés, la tercera edición (1633) del libro de Ralph Handson, Analysis or Resolution of Merchant Accompts ^{[ 10 ]} y que Handson usa Dr. como abreviatura de la palabra inglesa "debtor" (deudor) (Sherman no pudo localizar una primera edición, pero especula que también usaba Dr. para deudor). Las palabras que Pacioli usó realmente para los lados izquierdo y derecho del Libro Mayor son "in dare" e "in havere" ( dar y recibir ). ^{[ 11 ]} Geijsbeek, el traductor, sugiere en el prefacio:

Si hoy aboliéramos el uso de las palabras débito y crédito en el libro mayor y las sustituyéramos por los términos antiguos de "dará" y "tendrá" o "recibirá", la personificación de las cuentas de la manera adecuada no sería difícil y, con ello, la contabilidad se volvería más inteligente para el propietario, el lego y el estudiante. ^{[ 12 ]}

Como ha señalado Jackson, "deudor" no tiene por qué ser una persona, sino que puede ser una parte abstracta:

...se convirtió en práctica extender los significados de los términos ... más allá de su connotación personal original y aplicarlos a objetos inanimados y conceptos abstractos... ^{[ 13 ]}

Este tipo de abstracción ya es evidente en el texto del siglo XVII de Richard Dafforne, El espejo del mercader , donde afirma: "El dinero representa (para mí) a un hombre a quien... he puesto mi dinero bajo su custodia; el cual, por razón, está obligado a devolverlo".

Para determinar si se debe debitar o acreditar una cuenta específica, utilizamos el enfoque de la ecuación contable moderna (basado en cinco reglas contables) ^{[ 14 ]} o el enfoque clásico (basado en tres "reglas de oro"). ^{[ 15 ]} Si un débito aumenta o disminuye el saldo neto de una cuenta depende del tipo de cuenta que sea. El principio básico es que la cuenta que recibe el beneficio se debita, mientras que la cuenta que lo otorga se acredita. Por ejemplo, un aumento en una cuenta de activo es un débito. Un aumento en una cuenta de pasivo o de patrimonio es un crédito.

El enfoque clásico tiene tres reglas de oro, una para cada tipo de cuenta: ^{[ 16 ]}

• Cuentas reales : Se debita lo que entra y se acredita lo que sale.
• Cuentas personales : Se debita la cuenta del receptor y se acredita la cuenta del donante.
• Cuentas nominales : Los gastos y las pérdidas se debitan y los ingresos y las ganancias se acreditan.

En la contabilidad por partida doble , los débitos y créditos ocurren simultáneamente en cada transacción financiera . En la ecuación contable , Activos = Pasivos + Patrimonio . Por lo tanto, si una cuenta de activo aumenta (débito (izquierda)), otra cuenta de activo debe disminuir (crédito (derecha)), o bien una cuenta de pasivo o patrimonio debe aumentar (crédito (derecha)). En la ecuación extendida, los ingresos aumentan el patrimonio, mientras que los gastos, los costos y los dividendos lo disminuyen; por lo tanto, su diferencia es el impacto en la ecuación.

Por ejemplo, si una empresa presta un servicio a un cliente que no paga de inmediato, registra un aumento en sus activos (Cuentas por Cobrar) mediante un débito y un aumento en sus ingresos mediante un crédito. Cuando la empresa recibe el efectivo del cliente, se producen dos cambios en sus cuentas: la cuenta de efectivo se debita (aumenta) y la cuenta de Cuentas por Cobrar disminuye (se acredita). Al depositarse el efectivo en la cuenta bancaria, también se producen dos cambios desde la perspectiva del banco: este registra un aumento en su cuenta de efectivo (débito) y un aumento en su pasivo con el cliente mediante un crédito en la cuenta del cliente (que no es efectivo). Cabe destacar que, técnicamente, el depósito no representa una disminución en el efectivo (activo) de la empresa y no debe registrarse como tal. Se trata simplemente de una transferencia a una cuenta bancaria válida registrada en los libros de la empresa, sin afectar el libro mayor.

Para mayor claridad, el banco considera la transacción desde una perspectiva diferente, pero aplica las mismas reglas: el efectivo en caja del banco (activo) aumenta, lo cual se considera un débito; el aumento en el saldo de la cuenta del cliente (pasivo desde la perspectiva del banco) se considera un crédito. El extracto bancario periódico de un cliente generalmente muestra las transacciones desde la perspectiva del banco, donde los depósitos en efectivo se registran como créditos (pasivos) y los retiros como débitos (reducciones de pasivos) en las cuentas de los depositantes. En los libros de la empresa, se deben registrar asientos contables opuestos para contabilizar el mismo efectivo. Este concepto es importante, ya que explica por qué muchas personas malinterpretan el verdadero significado de débito/crédito.

Al establecer la contabilidad de un nuevo negocio, se crean varias cuentas para registrar todas las transacciones comerciales previstas. Las cuentas típicas que se aplican a casi cualquier negocio son: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y utilidades retenidas. Cada cuenta se puede desglosar aún más para proporcionar detalles adicionales según sea necesario. Por ejemplo: las cuentas por cobrar se pueden desglosar para mostrar cada cliente que le debe dinero a la empresa. En términos sencillos, si Bob, Dave y Roger le deben dinero a la empresa, la cuenta de cuentas por cobrar contendrá una cuenta separada para Bob, Dave y Roger. Estas tres cuentas se sumarían y se mostrarían como una sola cifra (es decir, total de "Cuentas por cobrar" - saldo adeudado) en el balance general. Todas las cuentas de una empresa se agrupan y resumen en el balance general en tres secciones: activos, pasivos y patrimonio neto.

Todas las cuentas deben clasificarse primero como uno de los cinco tipos de cuentas (elementos contables) ( activo , pasivo , patrimonio , ingresos y gastos ). Para determinar cómo clasificar una cuenta en uno de los cinco elementos, es necesario comprender completamente las definiciones de los cinco tipos de cuentas. La definición de un activo según las NIIF es la siguiente: "Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de hechos pasados ​​de los cuales se espera que fluyan beneficios económicos futuros a la entidad". ^{[ 17 ]} En términos sencillos, esto significa que los activos son cuentas que se consideran que tienen un valor futuro para la empresa (es decir, efectivo, cuentas por cobrar, equipo, computadoras). Los pasivos, por el contrario, incluirían partidas que son obligaciones de la empresa (es decir, préstamos, cuentas por pagar, hipotecas, deudas).

La sección de Patrimonio del balance general suele mostrar el valor de las acciones en circulación emitidas por la empresa, así como sus ganancias. Todos los ingresos y gastos se resumen en la sección de Patrimonio en una sola línea del balance general denominada Utilidades Retenidas. Esta cuenta, por lo general, refleja la ganancia acumulada (utilidades retenidas) o la pérdida (déficit retenido) de la empresa.

El estado de resultados es una ampliación del estado de utilidades retenidas. Desglosa todos los ingresos y gastos que se resumieron en las utilidades retenidas. El informe de resultados es importante porque muestra el detalle de las ventas, el costo de ventas, los gastos y, en definitiva, la utilidad de la empresa. La mayoría de las empresas dependen en gran medida del estado de resultados y lo revisan periódicamente para tomar decisiones estratégicas.

Los términos débito y crédito a veces pueden resultar confusos porque dependen del punto de vista desde el que se observe una transacción. En términos contables, los activos se registran en el lado izquierdo (débito) de las cuentas de activos, ya que normalmente se muestran en el lado izquierdo de la ecuación contable ( A=P+EP ). De igual manera, un aumento en los pasivos y el patrimonio neto se registra en el lado derecho (crédito) de esas cuentas, manteniendo así el equilibrio de la ecuación contable. En otras palabras, si los activos aumentan con asientos en el lado izquierdo, la ecuación contable se equilibra solo si los aumentos en los pasivos y el patrimonio neto se registran en el lado opuesto o derecho. Por el contrario, las disminuciones en los activos se registran en el lado derecho de las cuentas de activos, y las disminuciones en los pasivos y el patrimonio neto se registran en el lado izquierdo. Lo mismo ocurre con los ingresos y los gastos: lo que aumenta el patrimonio neto se registra como crédito porque se encuentra en el lado derecho de la ecuación y viceversa. ^{[ 18 ]} Normalmente, al revisar los estados financieros de una empresa, los activos son débitos y los pasivos y el patrimonio neto son créditos. Por ejemplo, cuando dos empresas realizan una transacción entre sí, digamos que la empresa A compra algo a la empresa B, la empresa A registrará una disminución en su efectivo (un crédito) y la empresa B registrará un aumento en su efectivo (un débito). La misma transacción se registra desde dos perspectivas diferentes.

Este uso de los términos puede resultar contraintuitivo para quienes no están familiarizados con los conceptos de contabilidad, quienes suelen pensar que un crédito representa un aumento y un débito una disminución. Esto se debe a que la mayoría de las personas normalmente solo ven sus cuentas bancarias personales y sus estados de cuenta (por ejemplo, de una compañía de servicios públicos ). La cuenta bancaria de un depositante es, en realidad, un pasivo para el banco, ya que este legalmente le debe el dinero. Por lo tanto, cuando el cliente realiza un depósito, el banco abona el saldo de la cuenta (aumenta el pasivo del banco). Al mismo tiempo, el banco agrega el dinero a su cuenta de efectivo. Dado que esta cuenta es un activo, el aumento se considera un débito. Sin embargo, el cliente generalmente no percibe este aspecto de la transacción. ^{[ 19 ]}

Por otro lado, cuando un cliente paga una factura o la compañía corrige un cobro excesivo, se abona un crédito en la cuenta del cliente. Esto se debe a que la cuenta del cliente forma parte de las cuentas por cobrar de la compañía , las cuales representan activos para la compañía, ya que constituyen el dinero que esta espera recibir del cliente en el futuro. Los créditos, en realidad, disminuyen los activos (la compañía ahora tiene menos dinero pendiente de cobro). Si el crédito se debe al pago de una factura, la compañía sumará el dinero a su cuenta de efectivo, lo cual se considera un débito, ya que la cuenta también es un activo. Nuevamente, el cliente percibe el crédito como un aumento en su propio saldo y desconoce la otra parte de la transacción.

En contabilidad existen cinco elementos fundamentales ^{[ 14 ]} . Estos elementos son: Activos , Pasivos , Patrimonio (o Capital), Ingresos (o Ingresos) y Gastos . Los cinco elementos contables se ven afectados de forma positiva o negativa. Un crédito no siempre implica un aumento en el valor de una transacción , y de igual manera, un débito no siempre indica una disminución en el valor de una transacción. A menudo, una cuenta de activo se denomina "cuenta de débito" debido a su característica estándar de incremento en el lado del débito. Cuando se adquiere un activo (por ejemplo, una máquina de café espresso) en una empresa, la transacción afectará el lado del débito de esa cuenta de activo, como se ilustra a continuación:

La "X" en la columna de débitos indica el efecto incremental de una transacción en el saldo de la cuenta de activos (débitos totales menos créditos totales), ya que un débito en una cuenta de activos representa un aumento. La cuenta de activos anterior ha recibido un débito X, es decir, su saldo ha aumentado en £X o $X. De igual modo, en la cuenta de pasivos que se muestra a continuación, la "X" en la columna de créditos indica el efecto incremental en el saldo de la cuenta de pasivos (créditos totales menos débitos totales), ya que un crédito en una cuenta de pasivo representa un aumento.

Todos los "minilibros de contabilidad" de esta sección muestran atributos crecientes estándar para los cinco elementos de la contabilidad.

Tabla resumen de los atributos estándar de incremento y decrecimiento para los elementos contables:

Cada transacción que se realice dentro de la empresa consistirá en al menos un débito a una cuenta específica y al menos un crédito a otra cuenta específica. Un débito a una cuenta puede compensarse con más de un crédito a otras cuentas, y viceversa. Para todas las transacciones, el total de débitos debe ser igual al total de créditos y, por lo tanto, debe cuadrar .

La ecuación contable general es la siguiente:

Activos = Patrimonio + Pasivos, ^{[ 23 ]}

A = E + L.

La ecuación queda así A – L – E = 0 (cero). Cuando el total de débitos es igual al total de créditos de cada cuenta, la ecuación se equilibra.

La ecuación contable ampliada es la siguiente:

Activos + Gastos = Patrimonio/Capital + Pasivos + Ingresos,

A + Ex = E + L + R.

En este formato, los aumentos en el saldo de las cuentas del lado izquierdo de la ecuación se registran como débitos y las disminuciones como créditos. Por el contrario, para las cuentas del lado derecho, los aumentos en el saldo se registran como créditos y las disminuciones como débitos.

Esto también se puede reescribir en la forma equivalente:

Activos = Pasivos + Patrimonio/Capital + (Ingresos − Gastos),

A = L + E + (R − Ex),

donde la relación de las cuentas de Ingresos y Gastos con el Patrimonio y las ganancias es un poco más clara. ^{[ 24 ]} Aquí, los Ingresos y Gastos se consideran cuentas temporales o nominales que corresponden solo al período contable actual, mientras que las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio son cuentas permanentes o reales que corresponden a la vida útil del negocio. ^{[ 25 ]} Las cuentas temporales se cierran a la cuenta de Patrimonio al final del período contable para registrar la ganancia/pérdida del período. Ambos lados de estas ecuaciones deben ser iguales (saldo).

Cada transacción se registra en un libro mayor o cuenta "T", por ejemplo, una cuenta contable llamada "Banco" que se puede modificar con una transacción de débito o crédito.

En contabilidad, es aceptable elaborar una cuenta del libro mayor de la siguiente manera a efectos representativos:

El proceso de usar débitos y créditos crea un formato de libro mayor que se asemeja a la letra "T". ^{[ 32 ]} El término "cuenta T" es jerga contable para una "cuenta del libro mayor" y se usa frecuentemente al hablar de contabilidad. ^{[ 33 ]} La razón por la que una cuenta del libro mayor se denomina a menudo cuenta T se debe a la forma en que la cuenta se dibuja físicamente en papel (representando una "T"). La columna izquierda es para los asientos de débito (Dr), mientras que la columna derecha es para los asientos de crédito (Cr).

Todas las cuentas también pueden ser debitadas o acreditadas dependiendo de la transacción realizada. Por ejemplo, cuando se compra un vehículo en efectivo, la cuenta de activo "Vehículos" se debita y, simultáneamente, la cuenta de activo "Banco o Efectivo" se acredita debido al pago en efectivo del vehículo. Algunos elementos del balance general tienen cuentas "contra" correspondientes, con saldos negativos, que los compensan. Ejemplos de ello son la depreciación acumulada , la amortización acumulada y la provisión para deudas incobrables (también conocida como provisión para cuentas dudosas) contra las cuentas por cobrar. ^{[ 34 ]} Las Normas Contables Generalmente Aceptadas de Estados Unidos (GAAP) utilizan el término contra solo para cuentas específicas y no reconocen la segunda mitad de una transacción como contra, por lo que el término se restringe a cuentas relacionadas. Por ejemplo, las devoluciones y bonificaciones sobre ventas y los descuentos sobre ventas son ingresos contra con respecto a las ventas, ya que el saldo de cada contra (un débito) es el opuesto de las ventas (un crédito). Para comprender el valor real de las ventas, se deben compensar las contra con las ventas, lo que da lugar al término ventas netas (que significa neto de las contra). ^{[ 35 ]}

Una definición más específica de uso común es una cuenta con un saldo opuesto al saldo normal (Débito/Crédito) de esa sección del libro mayor . ^{[ 35 ]} Un ejemplo es un fondo para café de oficina: el gasto "Café" (Débito) puede ir seguido inmediatamente de "Café - contribuciones de los empleados" (Crédito). ^{[ 36 ]} Dicha cuenta se utiliza para mayor claridad, más que como parte necesaria de los PCGA ( principios de contabilidad generalmente aceptados ). ^{[ 35 ]}

Cada una de las siguientes cuentas es una cuenta de Activo (A), Cuenta Contra (CA), Pasivo (L), Patrimonio de Accionistas (SE), Ingresos (Rev), Gastos (Exp) o Dividendos (Div).

Las transacciones de una cuenta pueden registrarse como un débito en una cuenta y un crédito en otra, utilizando los métodos contables modernos o tradicionales, y a continuación se muestran sus saldos habituales: