secretario de la empresa

En China, toda empresa cotizada está obligada a tener un secretario del consejo de administración. Según el artículo 124 de la Ley de Sociedades de 2005, toda empresa cotizada debe contar con un secretario del consejo de administración. Las responsabilidades del secretario del consejo incluyen la preparación de las reuniones de accionistas y del consejo de administración, el mantenimiento de los registros de la empresa y la información de los accionistas, la gestión de la divulgación de información, etc. Las normas de cotización pertinentes en China aclaran además que el secretario del consejo es un cargo directivo. Dichas normas de cotización describen en detalle las funciones del secretario del consejo. Según las " Disposiciones especiales del Consejo de Estado relativas a la emisión y cotización en el extranjero de acciones de sociedades anónimas ", la " Guía para los estatutos de las empresas cotizadas", las "Normas de cotización de la Bolsa de Shanghái" y las "Normas de cotización de la Bolsa de Shenzhen", el secretario del consejo se clasifica como miembro del equipo directivo superior. Según estas normas de cotización, el secretario del consejo de administración en China es comparable al secretario de la empresa en muchos otros países.

En India, el Instituto de Secretarios de Empresas de la India (ICSI) ^{[ 3 ]} regula la profesión de secretario de empresa. El ICSI es un organismo profesional estatutario con más de 70 000 miembros asociados. Además, cuenta con más de 200 000 estudiantes inscritos en el curso de secretario de empresa. Se prevé que India necesitará alrededor de 100 000 secretarios de empresa para 2030.

Los secretarios colegiados desempeñan funciones como presidentes, directores generales y consejeros no ejecutivos, así como cargos ejecutivos y de secretario de empresa. Algunos secretarios colegiados también son conocidos en sus propias empresas como ejecutivos/gerentes de secretaría corporativa o directores de secretaría corporativa.

Todas las empresas registradas conforme a la Ley de Sociedades de 2014 están obligadas a nombrar un secretario de la empresa, que también puede ser director de la misma.

El secretario de una sociedad anónima privada debe tener "las habilidades o los recursos necesarios para desempeñar sus funciones legales y otras obligaciones", ^{[ 4 ]} mientras que el de una sociedad anónima pública debe cumplir dos de los tres criterios siguientes antes de su nombramiento: ^{[ 5 ]}

Si bien el secretario de la empresa es un funcionario de la misma, la Ley de Sociedades no establece expresamente las funciones de un secretario.

Las siguientes obligaciones legales suelen ser desempeñadas, aunque no exclusivamente, por el secretario de la empresa:

Las siguientes funciones no estatutarias son desempeñadas habitualmente, aunque no exclusivamente, por el secretario de la empresa:

La categoría de "Secretario Colegiado" está reservada a los miembros cualificados de la rama irlandesa del Chartered Governance Institute.

En Malasia, la Ley de Sociedades de 2016 ^{[ 9 ]} exige que toda empresa designe al menos un secretario. El secretario debe ser designado dentro de los primeros 30 días posteriores a la constitución; de lo contrario, se impone una sanción a los directores, quienes corren el riesgo de ser incluidos en una lista negra. Las responsabilidades del secretario incluyen las siguientes:

• Preparación de las reuniones de la junta directiva y la Junta General Anual (JGA): a partir del año 2016, según la Ley de Sociedades revisada, la JGA ya no es necesaria para las Sociedades Anónimas Privadas (Sendirian Berhad o Sdn Bhd).
• Presentación de declaraciones anuales a la SSM (CCM en inglés)
• Modificaciones a los Estatutos de la empresa
• Mantenimiento de documentos legales
• Presentar actualizaciones ante la SSM sobre asuntos tales como cambios de nombre o dirección de la empresa, emisión de acciones, cambios de directores, accionistas, etc.

Solo una persona que cumpla con los requisitos del artículo 235 (2) de la Ley de Sociedades de 2016 puede ser nombrada secretaria de la empresa. ^{[ 10 ]} El único organismo profesional en Malasia que otorga la cualificación de Secretario Colegiado (FCIS/ACIS) es el Instituto Malasio de Secretarios y Administradores Colegiados (MAICSA), que es una división del Chartered Governance Institute del Reino Unido. Además de las cualificaciones especificadas en el artículo 235 (2) de la Ley de Sociedades de 2016 , un secretario de la empresa también debe poseer un certificado de ejercicio profesional vigente emitido por la Comisión de Sociedades de Malasia (Suruhanjaya Syarikat Malaysia). ^{[ 11 ]}

En Singapur, toda empresa debe nombrar un secretario corporativo dentro de los seis meses posteriores a su constitución, según lo exige la ACRA. ^{[ 12 ]} Si la empresa tiene un solo director, este no puede ser el secretario corporativo. Las responsabilidades del secretario corporativo incluyen las siguientes:

• Presentación de declaraciones anuales: Prepara y presenta información precisa de la empresa ante ACRA .
• Mantenimiento de registros legales: Actualiza registros como los de directores, accionistas y cargos.
• Seguimiento de plazos: Garantiza que las asambleas generales anuales, las presentaciones de documentos y otros requisitos se cumplan a tiempo.
• Coordinación con ACRA: Gestiona la correspondencia relativa a cambios en los datos de la empresa o en los nombramientos.

En el caso de las empresas públicas, el secretario debe ser un agente de registro autorizado o una persona cualificada.

En Sudáfrica, todas las empresas públicas y estatales deben nombrar un secretario de empresa. Las funciones y responsabilidades del secretario de empresa están definidas en la Ley de Sociedades, n.° 71 de 2008. Para las empresas que cotizan en bolsa, estas funciones fueron aclaradas y ampliadas por el informe King IV . ^{[ 13 ]} Además, las empresas sin fines de lucro que han adoptado voluntariamente las disposiciones de "Rendición de cuentas y transparencia mejoradas" de la Ley de Sociedades deben nombrar un secretario de empresa cuyas funciones sean comparables a las de una empresa pública. ^{[ 14 ]}

En Sri Lanka, la Ley de Sociedades N.° 07 de 2007 exige que cada sociedad registrada cuente con un secretario. Para ejercer como tal, el secretario debe estar registrado en el Departamento del Registro de Sociedades. Los requisitos para ejercer como secretario son:

• Ciudadano de Sri Lanka
• Un abogado , un contador público certificado o cualquier persona requerida debe haber seguido un programa de estudios por parte del Ministro correspondiente.
• Los candidatos con más de 20 años de experiencia en el ámbito de la secretaría de empresas podrán ser nombrados tras una entrevista con el Registro Mercantil.

El requisito legal de que una empresa privada en el Reino Unido tuviera un secretario de empresa fue eliminado por la Ley de Sociedades de 2006 , con efecto a partir del 8 de abril de 2008. Actualmente no existe ninguna obligación legal a menos que los estatutos de la empresa establezcan lo contrario. ^{[ 15 ]} Si una empresa privada no tiene secretario de empresa, las funciones y responsabilidades de secretaría recaen sobre los directores de la empresa. Con el aumento del número de empresas sociales y empresas de interés comunitario, suele haber demanda de un secretario de empresa tanto en los sectores voluntario y comunitario como en las empresas comerciales privadas ordinarias. Una empresa pública en el Reino Unido todavía debe tener un secretario de empresa designado formalmente. ^{[ 16 ]}

Según la Encuesta Anual de Horas y Salarios de la Oficina de Estadísticas Nacionales (marzo de 2010), los secretarios colegiados son los sextos empleados mejor pagados del Reino Unido.

Las responsabilidades exactas del secretario de la empresa dependen del tamaño y la naturaleza de la empresa y no existe una definición legal de cuáles son, pero generalmente incluyen algunas o todas las siguientes: ^{[ 17 ]}

• mantener los registros legales de la empresa;
• actualizar los registros que obran en poder de Companies House ;
• mantener el domicilio social de la empresa ;

• asesorar al consejo de administración sobre sus responsabilidades legales y corporativas y sobre cuestiones de gobierno corporativo ;

• organizar las reuniones del consejo de administración y la junta general anual de la empresa ;
• redactar las actas de las reuniones de la junta directiva;
• garantizar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales;
• gestionar y almacenar los registros de la empresa, por ejemplo, en relación con inversiones, propiedades, nóminas, seguros, contabilidad, impuestos ( IVA , IRPF , Impuesto de Sociedades ); y
• Enlace entre la empresa y sus partes interesadas y accionistas.

En el Reino Unido, el secretario de empresa puede obtener su cualificación mediante examen y pertenencia al Chartered Governance Institute (CGI), la principal cualificación específica para secretarios de empresa. El CGI es el organismo dedicado al avance y reconocimiento de la administración profesional, basada en una combinación de estudios universitarios, experiencia cuidadosamente evaluada y el aval de dos personas con estatus profesional. Solo una persona con esta cualificación tiene derecho a ser designada como «Secretario Colegiado» o «Secretario de Empresa Colegiado». La Facultad de Secretarios y Administradores, fundada en 1930, es el segundo organismo de secretarios corporativos en el Reino Unido y actualmente hace especial hincapié en la igualdad y la gobernanza; sus miembros son designados como «secretarios corporativos» o «secretarios públicos certificados». Se espera que los secretarios de empresas que cotizan en bolsa estén cualificados profesionalmente a través del CGI, uno de los organismos profesionales colegiados en el ámbito de la contabilidad, o que cuenten con la formación y experiencia adecuadas a través de otro organismo.

El rol del secretario corporativo se rige por la ley estatal de corporaciones en los Estados Unidos y comúnmente, pero no exclusivamente, es responsable de lo siguiente: ^{[ 18 ]}

El rol del secretario corporativo se ha vuelto cada vez más crucial entre las empresas que cotizan en bolsa en Norteamérica, con un énfasis creciente en brindar orientación sobre asuntos de gobierno corporativo. Un buen gobierno corporativo se considera esencial para el desempeño tanto del consejo de administración como de la empresa, especialmente a ojos de los accionistas, en particular de los inversores institucionales. En ciertas corporaciones, la función del secretario corporativo como asesor de gobierno corporativo se ha formalizado, lo que a menudo se refleja en un título revisado, como el de Director de Gobierno Corporativo, añadido a su designación existente. ^{[ 18 ]}

En vista de la importante función que desempeña el secretario de la empresa en los negocios, las sociedades anónimas y las grandes empresas exigen que el secretario de la empresa esté debidamente capacitado, tenga experiencia y esté profesionalmente cualificado para desempeñar estas responsabilidades.

Muchos secretarios corporativos de empresas públicas norteamericanas son abogados y algunos también ejercen como asesores jurídicos generales de sus respectivas corporaciones . Si bien esto puede ser útil para el desempeño de sus funciones, también puede generar ambigüedad respecto a qué constituye asesoramiento legal, protegido por el privilegio, y qué constituye asesoramiento empresarial. ^{[ 18 ]}