Asignación de costos

La asignación de costos es un proceso que proporciona alivio a los centros de costos de una organización de servicios compartidos que ofrecen un producto o servicio. A su vez, el gasto asociado se asigna a los centros de costos de los clientes internos que consumen dichos productos y servicios. Por ejemplo, el CIO puede proporcionar todos los servicios de TI dentro de la empresa y asignar los costos a las unidades de negocio que utilizan cada oferta.

Los componentes principales de un sistema de asignación de costos consisten en un método para rastrear qué organizaciones proporcionan un producto o servicio, las organizaciones que lo consumen y una lista de ofertas de cartera (por ejemplo, un catálogo de servicios). Dependiendo de la estructura operativa de la empresa, los datos de asignación de costos pueden generar una factura interna o alimentar el módulo de reembolsos de un sistema ERP. El acceso a los datos mediante una factura o el módulo de reembolsos son los métodos típicos que influyen en el comportamiento del personal. A su vez, los datos de consumo se convierten en una valiosa fuente de información cuantitativa para tomar mejores decisiones empresariales. Las organizaciones actuales se enfrentan a una creciente presión para controlar los costos y permitir una gestión financiera responsable de los recursos. En este contexto, se espera que una organización preste servicios de manera rentable y genere valor para el negocio, incluso operando bajo estrictas restricciones presupuestarias. Una forma de contener los costos es implementar una metodología de asignación de costos , donde las unidades de negocio se responsabilicen directamente de los servicios que consumen.

Una metodología eficaz de asignación de costos permite a una organización identificar los servicios que presta y su costo, asignarlos a las unidades de negocio y gestionar la recuperación de costos. Con este modelo, tanto el proveedor de servicios como sus respectivos clientes conocen sus necesidades y el uso que hacen del servicio, así como la influencia directa que estos tienen en los costos incurridos. Esta información, a su vez, mejora la disciplina dentro de las unidades de negocio y la disciplina financiera en toda la organización. Al articular la organización los costos de los servicios prestados, las unidades de negocio se empoderan —y se les anima— a tomar decisiones informadas sobre los servicios y los niveles de disponibilidad que solicitan. Pueden sopesar los niveles de servicio y los costos, y comparar los costos internos con los de los proveedores externos.

Toda organización debe definir sus costos, como la forma en que se distribuyen los fondos, quién los gestiona, qué hacen y cómo lo hacen; esto sirve de base para comprenderlos. ^{[ 1 ]} Según la Guía Uniforme de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB), existen solo tres tipos de costos: indirectos, indirectos administrativos (gastos generales) y directos. Al definir y asignar correctamente los costos, se puede capturar completamente el costo real del servicio.

2. Costos directos: son aquellos que pueden asociarse específicamente a un objetivo de costo final. ^{[ 2 ]} Sabes cuánto gastas en programas. Sabes qué gastos se destinan directamente a tu misión. Y lo más importante, sabes qué gastos se destinan directamente a quienes se benefician de tu servicio.
4. Los costos indirectos son aquellos que se deben realizar para el buen funcionamiento de la organización, pero que no están directamente relacionados con un programa específico. Por ejemplo, el tiempo (recursos) que se deben dedicar a solucionar los problemas de conexión con el proveedor de internet es importante, pero es poco probable que ese tiempo se pueda vincular a una función específica del programa.
6. Los costos indirectos de administración (gastos generales) se definen como aquellos que, si bien no son directos, son necesarios para el funcionamiento inmediato del programa. Estos costos son cruciales para las organizaciones sin fines de lucro, ya que, a diferencia del gobierno, no necesariamente cuentan con presupuestos separados. Si los costos directos constituyen la base, los gastos generales están al alcance de la mano. Por lo tanto, al gestionar un programa, dirigir al personal o simplemente contabilizar los gastos e ingresos, se realizan actividades directas. Estas actividades pueden atribuirse a los costos directos para el reembolso de gastos.

• principio de que quien contamina paga

•  -  Requisitos administrativos uniformes, principios de costos y requisitos de auditoría para subvenciones federales.