secretario municipal

Un secretario (pronunciado "clark" /klɑːk/ en inglés británico y australiano ^{[ 1 ]} ) es un alto funcionario de muchos gobiernos municipales en el mundo angloparlante. En algunas comunidades, incluyendo la mayoría en los Estados Unidos , el puesto es electivo, pero en muchas otras, el secretario es nombrado para su cargo. En el Reino Unido, un secretario de pueblo o parroquia es nombrado por los miembros del consejo de pueblo o parroquia. En casi todos los casos, el título real del secretario refleja el tipo de municipio para el que trabaja; por lo tanto, en lugar de ser conocido simplemente como el secretario, el puesto generalmente se denomina secretario de pueblo , secretario de municipio , secretario de ciudad , secretario de aldea , secretario de distrito , secretario de junta o secretario de condado . También existen otros títulos, como registrador , oficial corporativo y, especialmente en el Reino Unido, director ejecutivo . El cargo ha existido durante siglos, aunque en algunos lugares ahora se está fusionando con otros puestos.

Las funciones de un secretario municipal varían aún más que sus títulos. En el Reino Unido, un secretario suele ser responsable de un consejo local (pueblo o parroquia). Particularmente en los Estados Unidos, es difícil describir completamente las funciones de un secretario, ya que existen cientos de puestos diferentes que puede desempeñar. En algunos estados de EE. UU., las constituciones estatales incluyen disposiciones que delimitan las funciones del secretario, ^{[ 2 ] [ 3 ]} pero en otros estados, cada municipio decide por sí mismo qué papel desempeña el secretario.

Los orígenes del cargo de escribano no están claros. En la antigua Grecia había secretarios para cada polis que leían documentos oficiales públicamente y, al inicio de una reunión, leían maldiciones públicas . ^{[ 4 ]} A los primeros custodios de los archivos se les solía llamar cronistas, y antes de que se utilizara la escritura, su memoria era un registro público. Cuando los primeros colonos llegaron a América, uno de los primeros cargos que se establecieron fue el de escribano. ^{[ 5 ]} La colonia de Plymouth designó a una persona para que actuara como registrador.

En Nueva Gales del Sur , durante más de un siglo, el principal funcionario administrativo de una ciudad o municipio también fue designado legalmente como secretario municipal. Esto continuó hasta 1993, cuando se aprobó la Ley de Gobierno Local de Nueva Gales del Sur de 1993 y el funcionario pasó a denominarse "gerente general del consejo/municipio local".

Todos los gobiernos locales canadienses contarán con un puesto en su estructura organizativa responsable de las funciones del secretario municipal, quien trabajará en estrecha colaboración con otros cargos estatutarios, como el director administrativo y el director financiero. En Canadá, los secretarios municipales no son elegidos por votación popular y son apolíticos. Esta es una medida importante, dado que muchos secretarios municipales canadienses tienen la responsabilidad de administrar las elecciones locales.

La legislación provincial establece las funciones clave del secretario y puede variar de una provincia a otra, pero a menudo incluye lo siguiente:

• garantizar la correcta elaboración de las actas del consejo y el registro de las decisiones del mismo;
• garantizar que el público tenga acceso a los registros del gobierno local;
• certificar copias de los estatutos y resoluciones del consejo;
• administrar juramentos y declaraciones juradas; y
• conservación del sello corporativo.

Muchos funcionarios también actúan como responsables de la Ley de Libertad de Información (FOI, por sus siglas en inglés) del gobierno a efectos de las solicitudes de información.

En Ontario, el secretario judicial expide licencias de matrimonio y permisos de entierro, y registra las defunciones en nombre del gobierno provincial. También está autorizado a celebrar bodas civiles.

El título del secretario puede variar de un municipio a otro. En la Columbia Británica, al secretario se le suele denominar funcionario municipal, según lo establecido en la legislación sobre estatutos comunitarios de esa provincia .

En Nueva Zelanda , durante más de un siglo, el principal funcionario administrativo de una ciudad o municipio también fue designado legalmente como secretario municipal. Esto continuó hasta la década de 1970, cuando los procedimientos administrativos de la ciudad y el condado se fusionaron en gran medida y la Ley de Gobierno Local de 1974 declaró que toda persona con este cargo (junto con su homólogo rural, el secretario del condado ) debía ser denominada en adelante como principal funcionario administrativo.

La Ley de Gobierno Local de 2002 volvió a cambiar el título, esta vez a director ejecutivo.

En el Reino Unido , el secretario municipal es el funcionario administrativo de mayor rango de la ciudad, distrito o municipio, generalmente el empleado asalariado de mayor antigüedad del consejo. En la mayoría de las autoridades unitarias, el secretario municipal ahora se denomina director ejecutivo , aunque el nombre original se conserva en la mayoría de los municipios más pequeños. Los secretarios municipales de los distritos de condado más grandes recibían frecuentemente el título de caballero , y los directores ejecutivos de las grandes autoridades a veces todavía lo reciben. El funcionario equivalente en los condados y distritos era el secretario del consejo (ahora también denominado director ejecutivo) y en las parroquias (no municipales) es el secretario parroquial, generalmente a tiempo parcial, pero aún así un funcionario remunerado, cuya principal responsabilidad es la administración y la redacción de las actas de las reuniones del consejo parroquial y las finanzas del consejo parroquial. El secretario municipal de Londres es un puesto ejecutivo importante con personal y un presupuesto significativo.

En ocasiones ceremoniales, algunos secretarios municipales visten una toga de seda otomana/grosgrain negra con el patrón de lay, mangas con paneles y cuello con solapa. La toga está adornada con hileras de trenzas y borlas. Esta toga es similar a la de los estudiantes de pregrado y los caballeros comunes de las antiguas universidades de Oxford y Cambridge. El secretario municipal también puede usar una peluca similar a la de los abogados . Sin embargo, muchos secretarios municipales no visten atuendo ceremonial, ya que el cargo se ha modernizado en muchas ciudades del Reino Unido. ^{[ 6 ] [ 7 ]}

La organización profesional que representa a los secretarios municipales en el Reino Unido es la Society of Local Council Clerks , que representa a más de 5000 secretarios en todo el país.

En Estados Unidos , el secretario suele ser el custodio oficial de los registros municipales y, como tal, a veces se le describe como el "historiador" de la comunidad. ^{[ 8 ]} En ocasiones, la oficina del secretario incluye la presentación del orden del día y las actas de las reuniones legislativas y de comités. Las reuniones oficiales de los municipios pueden convertirse en una tarea ardua a medida que aumenta la actividad en la ciudad con el crecimiento de la población. La tarea de reunir los paquetes del orden del día con los documentos de apoyo puede llevar varios días para una sola reunión. Se complica aún más debido a la aportación y modificación iterativa de numerosos departamentos y agencias, tanto internos como externos a la organización. Las aplicaciones de software que pueden generar fácilmente órdenes del día, actas e incluso transcribir automáticamente las reuniones son cada vez más comunes. A menudo, los ciudadanos interesados ​​pueden descargar estas órdenes del día y actas de las reuniones accediendo al sitio web de la organización.

Los secretarios también pueden ser responsables de expedir licencias, ^{[ 9 ]} supervisar las elecciones locales, ^{[ 10 ]} mantener registros financieros, ^{[ 2 ]} actuar como registrador de estadísticas vitales, ^{[ 11 ]} y cada vez más, de garantizar la transparencia de la gestión del municipio. ^{[ 8 ] [ 12 ]}

En Suiza, el secretario municipal , ya sea solo o con empleados subalternos, realiza todo el trabajo administrativo que no requiere las competencias del consejo municipal electo.

• Registrador de escrituras