Hispanopedia WikiEl recuento cíclico es un procedimiento de auditoría de inventario permanente que consiste en contar un subconjunto pequeño y específico del inventario de forma continua y regular. Sirve como alternativa al método de inventario físico , en el que una empresa debe detener temporalmente sus operaciones para contar todos los artículos simultáneamente. Al centrarse en un subconjunto de artículos, el recuento cíclico interrumpe menos las operaciones diarias.
Análisis ABC
La mayoría de las aplicaciones de conteo cíclico utilizan el análisis ABC , que clasifica los elementos en diferentes frecuencias de conteo mediante el método de Pareto (véase más abajo).
Método
Existen varios métodos para seleccionar qué elementos contar y con qué frecuencia, y cada método tiene sus ventajas y desventajas.
Método de Pareto
El método de Pareto, derivado del principio de Pareto , consiste en realizar recuentos cíclicos del inventario según el porcentaje de su valor. Los artículos con un valor determinado más alto se cuentan con mayor frecuencia, mientras que los que tienen poco movimiento rara vez se cuentan. Este enfoque suele basarse en el valor, lo que resulta atractivo para los contadores al minimizar la varianza en el valor del inventario. El análisis también puede basarse en el uso desde un punto de vista operativo. Esto se percibe como más eficiente desde la perspectiva de la gestión de la cadena de suministro al concentrar el esfuerzo en los artículos de mayor volumen de uso. [ 1 ] El principal inconveniente es que los artículos de bajo valor pueden pasarse por alto y provocar la detención de toda una línea de montaje mientras se reordena un componente menor.
Híbrido
También existen variantes híbridas del método ABC. La más común consiste en utilizar [costo*uso] y ajustarlo en función de ciertos criterios que son fundamentales para el desempeño de la organización.
Conteo de ciclos solo por uso
El recuento cíclico por uso establece que los artículos a los que se accede con mayor frecuencia deben contarse más a menudo, independientemente de su valor. Cada vez que se añade o se retira un artículo, existe el riesgo de generar discrepancias en el inventario. Se pueden configurar zonas de inventario lógicas para diferenciar los artículos según la frecuencia con la que se manipulan. Este método puede sesgar el recuento de artículos de mayor valor o requerir recuentos adicionales para cumplir con los requisitos contables.
Basado en oportunidades
Este método realiza controles de inventario en puntos clave del proceso de gestión de materiales. El inventario se audita en los puntos de reorden, cuando se utiliza una cantidad determinada o cuando los niveles de inventario son bajos.
Control estadístico de procesos
Este método utiliza el control estadístico de procesos para auditar los artículos con mayor probabilidad de inexactitud en el inventario.
Geográfico
También conocido como "basado en la ubicación" o "por superficie". Consiste en un recuento cíclico que comienza en un extremo de la empresa y termina en el otro. Se revisa cada estante o repisa asignada a cada mostrador. Este método puede requerir planificación, para lo cual se necesita un mapa de la empresa y formularios de conteo para registrar la información de existencias, la cual deberá actualizarse posteriormente en el sistema de gestión de inventario.
Mejores prácticas
El proceso básico del conteo cíclico consiste en generar una lista, auditar, revisar y repetir. Para el éxito de cualquier programa de conteo cíclico, es fundamental contar con la metodología 6S antes de comenzar.
Organizar
La implementación de una cultura 6S es importante.
- Separe los materiales de desecho , caducados y no conformes del inventario en buen estado.
- Almacene los artículos de forma ordenada. El inventario debe estar debidamente identificado y apilado uniformemente en el lugar correspondiente.
- Todo debe estar limpio y ordenado.
- Los artículos a granel tienen tamaños de envase estándar y las cantidades en proceso están controladas.
- El acceso a los artículos almacenados está restringido. La responsabilidad de las transacciones de inventario está definida y claramente definida. Se deben formar especialistas competentes en auditoría de inventario y en la resolución de errores.
- Realizar y registrar observaciones diarias de seguridad para garantizar que los auditores no corran riesgo de sufrir lesiones.
Generar una lista
Elabore una lista de los elementos a auditar según el método más adecuado para la empresa.
Auditoría
Verifique las cantidades con personal capacitado.
Revisar
- Defina cualquier problema.
- Medir aumentando la regularidad de los recuentos de los elementos que puedan verse afectados por el problema percibido.
- Analice los datos recopilados a partir de los recuentos repetidos.
- Mejorar o diseñar un proceso para lograr que la precisión del inventario se ajuste a tolerancias aceptables.
- Controlar o verificar el rendimiento del proceso mejorado.
Repetir
Automatización
Para realizar recuentos cíclicos eficientes y precisos, muchas organizaciones utilizan algún tipo de software para implementar un sistema de control de inventario , que forma parte de un sistema de gestión de almacenes . Estos sistemas pueden incluir computadoras móviles con escáneres de código de barras integrados que permiten al operador identificar automáticamente los artículos e ingresar los recuentos de inventario mediante un teclado. El software transmite los datos a una base de datos en un sistema central que genera informes de inventario.
Según los criterios definidos por el usuario, el software seleccionará una cantidad de artículos para contar en ubicaciones específicas durante el período de tiempo especificado. Idealmente, estas selecciones se realizan diariamente, pero muchas empresas optan por generar recuentos cíclicos semanales.
Muchas empresas realizan inventarios físicos reducidos, también conocidos como recuentos cíclicos. En lugar de utilizar números de pieza aleatorios o generados por el sistema en ubicaciones específicas para el recuento, seleccionan ubicaciones concretas y cuentan todo lo que contienen. Como parte de sus procedimientos, realizan inventarios rotativos en toda la planta con el objetivo de contar cada ubicación al menos una vez al año. Esta es una alternativa eficaz al recuento cíclico tradicional cuando una empresa no cuenta con la infraestructura necesaria para utilizar software especializado.
Riesgos
Los recuentos cíclicos, al igual que los inventarios físicos tradicionales, pueden generar errores si el proceso se ejecuta incorrectamente. La existencia de múltiples ubicaciones para un mismo artículo, el trabajo en curso y la demora en el procesamiento de la documentación pueden contribuir a estos errores. Este problema se puede mitigar con procedimientos correctos de recuento cíclico que especifiquen no solo el número de pieza a contar, sino también su ubicación. Algunos expertos creen que el recuento cíclico solo es efectivo en empresas con un procedimiento de control de inventario bien definido y un alto grado de precisión, pero esto ha demostrado no ser cierto en la práctica.
Los recuentos cíclicos solo deben ser realizados por personal capacitado y evaluado para reducir el riesgo de pérdida de inventario. Los recuentos físicos generalmente contabilizan todo el inventario en una ubicación fija y luego lo concilian con el sistema de control de inventario. Un recuento cíclico puede, pero no necesariamente, comenzar con el sistema de control de inventario y conciliarse con las ubicaciones. Es una distinción importante al decidir quién realiza la auditoría y qué tan capacitado está. Por ejemplo, si existe inventario en las ubicaciones A, B y C y alguien traslada físicamente C a D sin transacción, el sistema de control de inventario seguirá mostrando inventario en A, B y C. Al momento del recuento cíclico, el sistema de control dirigirá al encargado a A, B y C, donde encontrará que falta C. A menos que se encuentre inventario en D, que podría estar en cualquier lugar, C corre el riesgo de ser ajustado a cero y dado de baja. Por eso es importante utilizar solo personal con capacidad comprobada (mediante pruebas) para realizar las auditorías correctamente. Si no se toma en serio al personal que realiza los recuentos, es posible que no se recoja el artículo D a menos que se realice un recuento físico; por lo tanto, es probable que una operación que dependa únicamente de personal no capacitado para realizar los recuentos cíclicos experimente una pérdida neta de inventario.
Referencias
- ↑ Muller, Max. Fundamentos de la gestión de inventarios . AMACOM. pág. 188.
Lecturas adicionales
- Rossetti, Manuel D.; Collins, Terry; Kurgund, Ravi. "Recuento cíclico de inventario: una revisión" . Actas de la Conferencia de Investigación en Ingeniería Industrial de 2001. 1 : 457–463 . Consultado el 10 de marzo de 2019 .
- Gumrukcu, Seda; Rossetti, Manuel D.; Buyurgan, Nebil (diciembre de 2008). "Cuantificación de los costos del conteo cíclico en una cadena de suministro de dos niveles con múltiples artículos". International Journal of Production Economics . 116 (2): 263– 274. doi : 10.1016/j.ijpe.2008.09.006 .
- Wentzel, David E.; Hochberg, Gene A. (16 de abril de 2012). "Cosechando los beneficios del conteo cíclico" . IndustryWeek . Recuperado el 10 de marzo de 2019 .
- ALM Ltd. (2014), ¿Qué es el recuento cíclico?
- Inventario
