Hispanopedia WikiLa colaboración en documentos y archivos son las herramientas o sistemas configurados para ayudar a varias personas a trabajar juntas en un solo documento o archivo para lograr una única versión final. Normalmente, es el software que permite a los equipos trabajar en un solo documento, como un documento de procesador de texto, al mismo tiempo desde diferentes terminales de computadora o dispositivos móviles . Por lo tanto, la colaboración en documentos o archivos hoy en día es un sistema que permite a las personas colaborar desde diferentes ubicaciones utilizando un enfoque habilitado por Internet o " nube " [ 1 ] , como en el caso de las wikis como Wikipedia .
Descripción general
La colaboración en documentos, en un sentido general, se refiere simplemente a que más de una persona sea coautora de un documento. [ 2 ] Sin embargo, hoy en día, cuando la mayoría de la gente habla de colaboración en documentos, se refiere a métodos (generalmente basados en Internet) para que un equipo de trabajadores colabore en un documento electrónico desde terminales informáticas ubicadas en cualquier parte del mundo.
La colaboración inicial en línea de documentos utilizaba el correo electrónico , donde los comentarios se escribían en el correo con el documento adjunto. El problema era que esta no era una solución centrada en el documento (es decir, los comentarios y las discusiones en torno al documento estaban separados del documento en sí). [ 3 ] Hoy en día, las mejores herramientas de colaboración de documentos están más centradas en el documento. Estos sistemas proporcionan al usuario una experiencia de colaboración centrada en el documento porque permiten etiquetar el documento y añadir comentarios específicos sobre el contenido, manteniendo un historial de versiones completo y registros, y almacenando todos los comentarios y actividades asociados a un documento. [ 4 ] Por esta razón, un número creciente de empresas está utilizando menos el correo electrónico y más las herramientas de intercambio de archivos y colaboración de documentos. [ 5 ]
La mayoría de los sistemas de colaboración requieren un servidor que almacena copias de los documentos para el acceso remoto. Este servidor puede ser operado por la organización propietaria de los documentos o subcontratado a un proveedor de servicios. Esta última opción se conoce comúnmente como computación en la nube .
Características típicas
- Funciones de comentarios en tiempo real y mensajería instantánea para mejorar la velocidad de entrega del proyecto.
- Indicadores de presencia para identificar cuándo otras personas están activas en documentos que pertenecen a otra persona.
- Permisos
- Feeds de actividad personal y perfiles de alerta por correo electrónico para estar al tanto de las últimas actividades por archivo o usuario.
- Capacidad para colaborar y compartir archivos con usuarios fuera del cortafuegos de la empresa.
- Marco de seguridad y cumplimiento de la empresa
- Historial de cambios de archivos y documentos
- Capacidad para manejar archivos grandes
- Flujo de trabajo de aprobación
Software destacado para la colaboración en documentos
Referencias
- ↑ La nube, día 10: Almacenamiento de datos en la nube . PCWorld. Consultado el 10 de agosto de 2013.
- ↑ Cómo marcar documentos en la nube - Negocios sociales - Documento . Informationweek.com (03/11/2011). Consultado el 10/08/2013. Archivado el 16/01/2012 en Wayback Machine .
- ↑ SkyDox pretende reducir el correo electrónico . SPTechWeb (18 de agosto de 2011). Consultado el 10 de agosto de 2013. Archivado el 24 de diciembre de 2011 en Wayback Machine .
- ↑ "Juega a la mancha con tu equipo. | Blog" . Archivado del original el 2 de enero de 2012. Consultado el 6 de enero de 2012 .
- ↑ "12 mejores prácticas para compartir archivos y colaborar de forma segura | TechTarget" . Gestión de contenido . Consultado el 23 de junio de 2023 .
- Texto
- Colaboración
- Software colaborativo
