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Software de captura de documentos

El software de captura de documentos se refiere a aplicaciones que proporcionan la capacidad y el conjunto de funciones para automatizar el proceso de escaneo de documentos en p...

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El software de captura de documentos se refiere a aplicaciones que proporcionan la capacidad y el conjunto de funciones para automatizar el proceso de escaneo de documentos en papel o importación de documentos electrónicos, a menudo con el propósito de alimentar procesos avanzados de clasificación de documentos y recopilación de datos. [ 1 ] La mayoría del hardware de escaneo , tanto escáneres como copiadoras , proporciona la capacidad básica de escanear a cualquier número de formatos de archivo de imagen , incluidos: PDF , TIFF , JPG , BMP , etc. Esta funcionalidad básica se amplía con el software de captura de documentos, que puede agregar eficiencia y estandarización al proceso.

Características típicas

Las características típicas del software de captura de documentos incluyen:

Objetivo de la implementación de una solución de captura de documentos

El objetivo de implementar una solución de captura de documentos es reducir el tiempo dedicado a escanear, separar, mejorar, organizar, clasificar, normalizar y recopilar información de colecciones de documentos, y generar metadatos junto con un archivo de imagen/PDF y/o texto OCR. Esta información se migra posteriormente a un recurso compartido de archivos, un sitio FTP, una base de datos, un sistema de gestión documental o un sistema de gestión de contenido empresarial . Estos sistemas suelen ofrecer una función de búsqueda que permite buscar los documentos en función de los metadatos generados y, posteriormente, visualizarlos mediante software de procesamiento de imágenes de documentos .

Soluciones generales para sistemas de captura de documentos

Integración con el sistema de gestión documental

Muchas organizaciones están adoptando ECM ( Gestión de Contenido Empresarial ) y su componente DMS ( Sistema de Gestión Documental ) como sistema corporativo de gestión documental para todo tipo de archivos electrónicos, por ejemplo , MS Word , PDF, etc. Sin embargo, gran parte de la información que poseen las organizaciones está en papel y es necesario integrarla en el mismo repositorio de documentos.

Mediante la digitalización de documentos en papel, las organizaciones convierten el papel a formatos de imagen como TIF, JPG y PDF, y extraen información valiosa o datos comerciales utilizando tecnología OCR . Los documentos digitales y sus metadatos asociados se pueden almacenar fácilmente en el ECM en diversos formatos. El más popular es el PDF, que no solo ofrece una representación precisa del documento, sino que también permite almacenar todo el texto OCR del documento detrás de la imagen PDF. Este formato se conoce como PDF con texto oculto o PDF con texto editable. Esto permite a los usuarios buscar documentos mediante palabras clave en los campos de metadatos o buscando en el contenido de los archivos PDF en todo el repositorio.

Ventajas de escanear documentos en un ECM/DMS

La información en papel suele ser tan valiosa para las organizaciones como los documentos electrónicos generados internamente. A menudo, esta información representa una gran parte de la correspondencia diaria con proveedores y clientes. La posibilidad de gestionar y compartir esta información internamente mediante un sistema de gestión documental como SharePoint o un repositorio compatible con CMIS mejora la colaboración entre departamentos o empleados y, además, elimina el riesgo de perderla por desastres como inundaciones o incendios.

Las organizaciones que adoptan un sistema ECM/DMS suelen implementar flujos de trabajo electrónicos que permiten integrar la información en papel en un proceso de negocio electrónico y en un archivo de registro de clientes, junto con otros documentos y correos electrónicos de oficina. Para documentos críticos para el negocio, como órdenes de compra y facturas de proveedores, la digitalización ayuda a agilizar las transacciones comerciales y a reducir el esfuerzo manual que supone introducir datos en sistemas empresariales como CRM, ERP y contabilidad. Las facturas escaneadas también pueden enviarse a los gerentes para su aprobación de pago por correo electrónico o mediante un flujo de trabajo electrónico.

Captura electrónica de documentos

En las primeras implementaciones de software de captura de documentos, la tecnología se centraba exclusivamente en la digitalización y captura de información de documentos en papel. Las imágenes de los documentos se adquirían de escáneres de documentos mediante controladores TWAIN/ISIS. Normalmente, solo los formatos de archivo basados ​​en imágenes, como TIF, JPG y BMP, eran compatibles con estas soluciones. Pero en los últimos años, a medida que el volumen de documentos creados electrónicamente y el número de formatos de archivo propietarios siguen aumentando a un ritmo exponencial, ha crecido la necesidad de gestionar documentos en formato electrónico. Los productos de captura de documentos pertinentes se han adaptado para funcionar con formatos de archivo que no son de imagen, con el objetivo final de crear un flujo de trabajo de procesamiento unificado capaz de gestionar todos los documentos entrantes.

La capacidad de importar archivos de diversas fuentes es un ejemplo de dicha adaptación. La importación de documentos desde soluciones de software ECM/DMS, servidores de correo electrónico, FTP y EDI es ahora un requisito tan indispensable para el software de captura de documentos como la captura de documentos en papel.

La normalización de los archivos de salida al formato PDF basado en texto es ahora otro factor crucial para el archivo a largo plazo de formatos de archivo electrónico propietarios. La normalización amplía el acceso y el uso de los archivos a usuarios de toda la organización, y no solo a quienes crearon el archivo electrónico original.

Referencias

  1. ↑ "¿Qué es la captura de documentos? | Hyland" . www.hyland.comhttps . Consultado el 2 de noviembre de 2023 .