Comparación de documentos

En informática, la comparación de documentos , también conocida como revisión o marcado de cambios , es un proceso mediante el cual se identifican las diferencias entre dos versiones de un mismo documento con fines de edición y revisión. La comparación de documentos es una tarea común en los sectores jurídico y financiero.

El proceso de comparación de documentos basado en software compara un documento de referencia con un documento de destino y produce un tercer documento que indica (mediante resaltado de color o mediante características de fuente diferentes) la información (texto, gráficos, fórmulas, etc.) que se ha añadido o eliminado del documento de referencia para producir el documento de destino.

Entre los formatos de documentos comunes que se pueden comparar se incluyen los documentos de procesamiento de texto (por ejemplo, Microsoft Word ), las hojas de cálculo , las presentaciones (por ejemplo, PowerPoint ) y los documentos en formato PDF ( Portable Document Format ).

En su definición más amplia, la comparación de documentos puede referirse a cualquier acción de marcar los cambios realizados entre dos versiones del mismo documento y presentarlos en un tercer documento mediante una interfaz gráfica de usuario (GUI). Existen diversas variantes en los tipos de cambios que se registran durante el proceso de comparación de documentos. Algunos programas limitan la comparación únicamente al texto y al contenido de tablas en documentos de procesamiento de texto, mientras que otros registran los cambios realizados en hojas de cálculo y presentaciones, así como en versiones de documentos PDF. También existen programas que comparan los cambios realizados en objetos como imágenes JPEG , TIFF , BMP y PNG incrustadas en documentos, y archivos de texto plano .

Las soluciones de comparación de documentos marcan los cambios realizados en los siguientes tipos de documentos:

Es común que los proveedores de software de comparación de documentos presenten versiones del documento comparado en ventanas separadas en una interfaz gráfica de usuario (GUI) . Cada ventana contiene los siguientes elementos y las distintas ventanas se muestran en uno o más monitores de computadora:

• el documento original
• el documento modificado
• el documento de comparación (o de líneas rojas) y
• la lista de cambios realizados entre las versiones del documento.

La presentación de los cambios realizados entre las versiones de un documento también suele ser personalizable. Si bien muchos programas de comparación de documentos aún utilizan una visualización estándar que muestra las eliminaciones con subrayado rojo y las adiciones con subrayado azul, algunos permiten a los usuarios personalizar la presentación de los cambios en el documento de comparación. Los abogados de contratos estadounidenses suelen mostrar las eliminaciones con texto tachado en rojo (texto rojo con una línea que tacha las palabras eliminadas) y las adiciones con subrayado rojo.

Antes de la llegada de las computadoras personales, la comparación de documentos implicaba imprimir dos versiones de un mismo documento y revisar minuciosamente esas copias impresas para detectar cambios y modificaciones. Este proceso conllevaba el riesgo de errores humanos y el considerable tiempo administrativo que requería. Se utilizaba una regla con un bolígrafo rojo para tachar el texto borrado y subrayar doblemente el texto insertado. El término «redline» (línea roja) proviene del uso de un bolígrafo rojo en la versión original/actual. Al fotocopiar el documento, las copias salían en negro, de ahí el término «blackline» (línea negra). ^{[ 1 ]}

Con la llegada de los ordenadores personales y la omnipresencia del software de procesamiento de textos, surgió la necesidad de gestionar los cambios realizados en las versiones de documentos compartidas mediante disco y, posteriormente, por correo electrónico. La importancia de mitigar los riesgos asociados a posibles cambios en los documentos se volvió fundamental a medida que aumentaba la cantidad de documentos y revisiones compartidas. Las primeras soluciones de software de comparación de documentos ofrecían una revisión exhaustiva, comprobando todo el texto de dos documentos en busca de cambios y presentando dichos cambios en una tercera versión con anotaciones o de comparación.

A medida que los documentos cambiaban y evolucionaban, también lo hacían las soluciones de comparación de documentos. El software comenzó a utilizar tablas para gestionar múltiples diseños de documentos. Muchas soluciones de comparación de documentos tenían dificultades para comparar tablas en diferentes versiones de documentos. Estas soluciones primero convertían las tablas en matrices de texto y luego comparaban las matrices resultantes. En muchos casos, el software no realizaba las comprobaciones necesarias ; los usuarios no eran informados de las secciones que no se habían comparado correctamente. En la segunda generación, también se introdujo la opción Control de cambios de Microsoft. Con Control de cambios, todos los cambios realizados en los documentos se registraban y almacenaban dentro del documento. Los fallos en la funcionalidad de Control de cambios podían hacer que los documentos fueran inutilizables, y algunas soluciones de comparación volvieron a tener dificultades para gestionar el complejo proceso de comparación en un entorno con Control de cambios.

Antes de la tecnología de tercera generación, era común que las organizaciones necesitaran usar varios documentos para un mismo producto. Un documento principal, con varios documentos de apoyo, se utilizaba para presentar y compartir la información necesaria. Sin embargo, el software posterior (especialmente Microsoft Word) permitió presentar varios tipos de información en un solo documento. Los documentos compuestos podían incluir texto, tablas y diversos estilos, así como una variedad de objetos incrustados, como objetos de Excel , Visio , ChemDraw y SmartDraw , e imágenes insertadas en diversos formatos (incluidos jpg, tiff, bmp y gif ). Si bien esta mejora aumentó considerablemente la utilidad de los documentos, añadió una nueva capa de riesgo para las organizaciones que necesitaban comprender completamente los cambios realizados en las versiones de los documentos. La mayoría de los programas de software de comparación de documentos aún no han incluido mecanismos para mitigar el riesgo relacionado con los cambios dentro de los objetos incrustados. El programa de software que puede comparar los cambios realizados en objetos incrustados proporciona una comparación píxel a píxel de las imágenes y una comparación a nivel de celda de las hojas de cálculo de Excel incrustadas y otros cambios realizados en estos documentos compuestos complejos.

La comparación de documentos constituye un método de control de calidad . Tanto particulares como organizaciones pueden asegurarse de que los cambios solicitados se han integrado correctamente en los documentos. Además, la comparación de documentos garantiza que no se han realizado cambios injustificados.

• Comparación de archivos

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