Sistema de archivo electrónico

El Sistema Electrónico de Presentación de Documentos (EFS, por sus siglas en inglés) es la plataforma electrónica del Poder Judicial de Singapur para la presentación y notificación de documentos en el proceso judicial . Además, proporciona a los registros del Tribunal Supremo y de los Tribunales Subordinados un sistema electrónico de registro y gestión de flujos de trabajo, así como un expediente electrónico de cada caso. Las mejoras recientes han incorporado un módulo que facilita la celebración de audiencias mediante documentos presentados electrónicamente.

El EFS proporciona a la profesión jurídica un archivo electrónico básico de casos desde el cual se pueden presentar documentos electrónicamente ante los tribunales o notificarlos a las demás partes en un caso. El EFS también sirve como fuente para las búsquedas electrónicas en el libro de actas judiciales, disponibles a través del módulo de litigios de LawNet. Está previsto que el EFS sea reemplazado por iELS en el futuro.

Descripción general del sistema de presentación electrónica de documentos

El Sistema de Presentación Electrónica (EFS, por sus siglas en inglés) fue implementado por el Poder Judicial de Singapur para proporcionar una plataforma que permitiera a los bufetes de abogados presentar documentos ante los tribunales electrónicamente a través de Internet. El EFS fue diseñado específicamente para aprovechar al máximo la autopista electrónica y minimizar no solo el desplazamiento físico de personas y documentos judiciales en papel desde los bufetes hasta los tribunales, sino también para sacar partido de las ventajas del almacenamiento electrónico dentro de los tribunales: es decir, una presentación y recuperación de documentos más rápida, la eliminación de la pérdida de expedientes, el acceso simultáneo para consultar el mismo caso presentado por diferentes partes, etc.

Dentro de los tribunales, el EFS permite que los documentos electrónicos se dirijan automáticamente al personal de registro correspondiente para su procesamiento. El sistema permite un enrutamiento adicional dentro de los tribunales, por ejemplo, para la aprobación por parte del secretario judicial de guardia, quien envía una respuesta que se remite a la entidad local de origen. Esto ha permitido mejorar la eficiencia al minimizar el flujo de papel y acortar el tiempo de procesamiento de los casos. Las tasas que deben pagar las entidades locales por la presentación de documentos ante el tribunal se deducen automáticamente mediante el EFS. Todo el proceso es rápido, cómodo y eficiente.

Para las LF, el EFS proporciona un expediente electrónico que muestra las fechas de las audiencias y los documentos presentados por ellas, notificados o recibidos de los tribunales. También ofrece una plataforma electrónica para la notificación de documentos a otras LF. El EFS permite una respuesta más rápida y proporciona información precisa y actualizada. Por lo tanto, entre otros beneficios del EFS se incluyen la consulta rápida de documentos electrónicamente y la posibilidad de solicitar y recibir extractos electrónicos de documentos a través de Internet. También se pueden realizar búsquedas electrónicas en el libro de expedientes y realizar investigaciones jurídicas a través de LawNet. Los abogados pueden incluso obtener detalles sobre las fechas de las audiencias mediante mensajes de texto (SMS) desde sus teléfonos móviles.

Dentro de la sala del tribunal, los secretarios judiciales utilizan el EFS para celebrar audiencias en privado de forma electrónica.

Los componentes del EFS

El EFS consta de los siguientes componentes:

El Front-End (FE) es accesible a través de Internet desde el ordenador de cada bufete de abogados "preparado para EFS".
Un Gateway (GW) que recibe las presentaciones de las LF o las respuestas de los Tribunales, las dirige a la parte correspondiente y calcula las tarifas que debe pagar la LF por la transacción.
La aplicación Courts' Workflow (WF) reside en los ordenadores de los tribunales y gestiona los procesos internos de enrutamiento y flujo de trabajo dentro de los mismos.
Un módulo de audición que se utiliza para realizar audiencias electrónicamente.
Un sistema de gestión de claves (KMS) independiente .

Aplicación de interfaz de usuario

El EFS FE es una solución web a la que los abogados acceden desde sus ordenadores a través de Internet. Para acceder, es necesario registrarse. Tras el registro, se les entrega una tarjeta inteligente con los certificados digitales de la Autoridad de Certificación del Tribunal. El FE proporciona a los abogados un expediente en línea donde pueden consultar los documentos que han presentado, los que les han sido notificados o las respuestas recibidas del Tribunal. Las próximas fechas de audiencia también se gestionan a través del EF, tanto a nivel de bufete como de caso. La función "Presentar y Servir" del FE facilita la notificación de documentos a las demás partes del caso con un solo clic.

Los documentos se transmiten en formato PDF (Portable Document Format). Para presentar o notificar un documento, el solicitante debe completar la plantilla en línea correspondiente en el formulario y adjuntar el documento en formato PDF. La presentación completa puede constar de uno o varios documentos y se firma digitalmente mediante la tarjeta inteligente emitida al registrarse para garantizar su autenticidad y no repudio.

La Puerta de Entrada

Cuando la LF presenta un documento ante el Tribunal, la GW lo recibe y realiza ciertas validaciones, calcula las tasas correspondientes e identifica el departamento de usuario al que debe enviarse. La GW recibe las respuestas del Tribunal y las envía a la LF correcta para su consulta. La GW realiza las siguientes funciones cruciales: (a) Verificaciones de validación automatizadas al presentar documentos; (b) Implementación de ciertas reglas especiales; (c) Envío automatizado de documentos a las bandejas de entrada de los Tribunales; (d) Cálculo de tasas de timbre y otras tasas de presentación; (e) Intercambio de información entre el Back End y el Front End.

Aplicación de flujo de trabajo del tribunal

La lógica de negocio de los tribunales está integrada en esta aplicación. Engloba el enrutamiento del flujo de trabajo, la gestión documental y la generación de informes estadísticos; los documentos se almacenan en un sistema centralizado. Un expediente electrónico permite recuperar los documentos fácilmente; y una próxima mejora recopilará y presentará la información relativa a un expediente en una única interfaz intuitiva.

Módulo auditivo

El módulo de audiencias está personalizado para permitir que los secretarios judiciales y los jueces utilicen el sistema EFS para celebrar audiencias sin papel en sus despachos. El módulo precarga todo el expediente de las audiencias programadas ante un secretario judicial en el ordenador local para facilitar la rápida recuperación de los documentos. Se utilizan dos pantallas para visualizar el expediente y las actas en una pantalla y los documentos en la otra. La función Pack-n-Go permite a los secretarios judiciales y a los jueces descargar todos los documentos de un expediente en una memoria USB para consultarlos en casa.

Sistema de gestión de claves

Los Tribunales operan como una Autoridad de Certificación independiente que emite certificados digitales en tarjetas inteligentes a las LF. El Sistema de Gestión de Claves (KMS), que es fundamental para esta función, comprende los siguientes componentes: (a) Un Sistema de Gestión de Autoridad de Certificación utilizado para emitir y revocar certificados digitales; (b) Un Servidor de Certificados que almacena centralmente los certificados digitales; (d) Un Sistema Cliente de Certificados basado en la web que las LF utilizan para administrar las tarjetas inteligentes que se les emiten y para solicitar y recibir certificados digitales que luego se almacenan en las tarjetas inteligentes; y (e) Un Software de Generación de Claves basado en la web que las LF utilizan para generar su par de claves pública-privada.

Historial de implementación

Planificación inicial (1990 a 1997)

A principios de la década de 1990 se produjeron varias iniciativas tecnológicas que, con el tiempo, allanarían el camino para el desarrollo del EFS.

El servicio de información LawNet , que originalmente proporcionaba una base de datos única de estatutos para la profesión jurídica, se lanzó en 1990. El funcionamiento de LawNet y otros desarrollos tecnológicos relacionados estaban bajo la supervisión del Consejo de LawNet (predecesor del actual Comité de Gestión de LawNet). De un servicio básico de investigación jurídica, LawNet se amplió entre 1992 y 1997 hasta convertirse en una red integral de servicios informáticos para el sector jurídico, que comprende seis módulos que abarcan las principales áreas de la práctica jurídica.

En 1994 se completó un programa de informatización de la administración judicial. En el marco de este programa, se implementó una infraestructura de red integral para dar soporte a diversas aplicaciones, incluyendo la conectividad con sistemas externos. Asimismo, se creó un tablón de anuncios electrónico para facilitar la comunicación por medios electrónicos, como paso previo hacia un entorno de oficina sin papel .

En 1995 se inauguró el primer Tribunal Tecnológico . Este tribunal contaba con grabación y transcripción digital de las actuaciones, así como con recursos para la presentación multimedia de pruebas. También se puso en marcha un Sistema de Audiencias Remotas para que los miembros de la profesión jurídica pudieran celebrar audiencias unilaterales mediante videoconferencia desde sus ordenadores, y se creó un tablón de anuncios para funcionarios judiciales como parte de la transición gradual hacia un sistema judicial sin papel.

Como piedra angular de un nuevo sistema electrónico de gestión de casos sin papel, la iniciativa del Sistema de Presentación Electrónica (EFS, por sus siglas en inglés) se propuso por primera vez al Consejo de LawNet en 1995. Con el EFS propuesto, los bufetes de abogados podrían presentar sus demandas y enviar documentos mediante un intercambio electrónico de datos . Además de la presentación electrónica, el EFS propuesto incorporaría un servicio electrónico de extracción de documentos de casos, permitiría la notificación electrónica de documentos y proporcionaría un servicio integral de información electrónica.

Fases de implementación (1997 a 2004)

Fase 1.0 (8 de marzo de 1997)

La Fase 1.0 del EFS se puso en marcha el 8 de marzo de 1997 como programa piloto con participación voluntaria de abogados. El alcance de la implementación se limitó a ciertos aspectos de las citaciones judiciales. El objetivo de esta fase piloto era que los planificadores pudieran aprovechar la experiencia para perfeccionar las fases posteriores de implementación.

Fase 1.2 (1 de marzo de 2000)

La fase 1.2 del EFS se puso en marcha el 1 de marzo de 2000. Se introdujo la presentación electrónica obligatoria ante los tribunales y se amplió el alcance del EFS para abarcar la mayoría de los aspectos de las citaciones judiciales y sus correspondientes sistemas de flujo de trabajo. Asimismo, se creó una oficina de servicios para atender a los bufetes de abogados que aún no contaban con el sistema EFS en ese momento.

Fase 2 (2 de julio de 2001)

La fase 2 del EFS se lanzó el 2 de julio de 2001. Esta fase incluyó la introducción de una interfaz web para los usuarios del EFS, un servicio electrónico de búsqueda y extracción de índices de texto completo y un sistema de notificación electrónica de documentos. El servicio electrónico de búsqueda y extracción de índices permitía a los bufetes de abogados buscar en el índice electrónico de expedientes y solicitar la extracción de copias digitales o copias certificadas de los documentos del caso. Mediante el sistema de notificación electrónica de documentos, los bufetes podían notificar electrónicamente documentos a otros bufetes que también utilizaban el EFS.

Fase 3 (18 de diciembre de 2001)

La fase 3 del EFS se puso en marcha el 18 de diciembre de 2001. El alcance del EFS se amplió para incluir la demanda inicial , las apelaciones ante el Tribunal de Apelación , las apelaciones ante el Tribunal de Distrito , la tasación de costas, el interpleader y la admisión de abogados y procuradores .

Fase 4A (28 de mayo de 2002)

La fase 4A del EFS se puso en marcha el 28 de mayo de 2002. El alcance del EFS se amplió para incluir más formas de procedimientos civiles, como asuntos marítimos, mociones iniciales, peticiones iniciales, citaciones iniciales en casos de quiebra , peticiones de quiebra, peticiones de curso legal , liquidación de empresas, poder notarial y sucesiones (Tribunal Supremo).

Fase 4B(i) (9 de diciembre de 2002)

La fase 4B(i) del EFS se puso en marcha el 9 de diciembre de 2002. En esta fase se incluyeron las solicitudes de peticiones de adopción en el marco del EFS, concretamente, la generación automática de peticiones de adopción en el Tribunal de Familia utilizando la información proporcionada en forma de plantilla de datos electrónicos.

Fase 4B(ii) (15 de diciembre de 2003)

La fase 4B(ii) del EFS se puso en marcha el 15 de diciembre de 2003. En el Tribunal de Familia, el alcance del EFS se amplió para incluir las peticiones de divorcio en virtud de la Carta de la Mujer (Cap. 353, 1997 Rev. Ed.) y las demandas iniciales en virtud de la Ley de Tutela de Menores (Cap. 122, 1985 Rev. Ed.), la Carta de la Mujer, la Ley de Administración de la Ley Musulmana (Cap. 3, 1999 Rev. Ed.) y la Ley del Tribunal Supremo de Justicia (Cap. 322, 1999 Rev. Ed.). El alcance del EFS también se amplió para abarcar los procedimientos de sucesión y administración en los Tribunales Subordinados, y se mejoraron los procedimientos en relación con los procedimientos de sucesión y administración en el Tribunal Supremo.

Fase 5 (22 de diciembre de 2004)

La fase 5 del EFS se implementó en varias subfases entre julio de 2003 y diciembre de 2004, y se consideró puesta en marcha el 22 de diciembre de 2004. En esta fase, el EFS se extendió al Departamento de Servicios Corporativos del Tribunal Supremo. Los datos contenidos en el sistema civil existente basado en mainframe se migraron al EFS. Además, se añadió al EFS la capacidad de generar informes estadísticos.

Fase 6 (10 de enero de 2005)

La fase 6 del EFS se implementó el 10 de enero de 2005. El alcance del EFS se amplió para abarcar asuntos penales en la Corte Suprema, incluyendo: investigaciones preliminares, casos penales, apelaciones penales ante el Tribunal de Apelación , procedimientos de revisión penal, procedimientos de remisión penal, apelaciones de magistrados , mociones penales y procedimientos para presentar alegaciones.

La revisión de EFS

En abril de 2003, el Honorable Presidente del Tribunal Supremo designó un Comité de Revisión del EFS para realizar una evaluación exhaustiva del sistema. Esta revisión garantizaría la relevancia continua del sistema, en consonancia con el desarrollo tecnológico y las necesidades cambiantes de la profesión jurídica. El Comité de Revisión del EFS formuló ciertas recomendaciones para mejorar el sistema, las cuales fueron aceptadas por el Honorable Presidente del Tribunal Supremo.

El Comité de Implementación de la Revisión del EFS (ERIC) se estableció en agosto de 2003 para implementar las recomendaciones del Comité de Revisión del EFS. El ERIC supervisaría el desarrollo de un nuevo Sistema Electrónico de Litigios que reemplazaría al EFS vigente. Este sistema aprovecharía la experiencia adquirida con el EFS actual, así como las nuevas tecnologías proyectadas para la gestión electrónica de casos. En este sentido, el ERIC elaboraría un documento de planificación que definiera la dirección del nuevo Sistema Electrónico de Litigios y coordinaría con el Comité de Reglas la revisión y modernización del Reglamento de los Tribunales.

El primer proyecto que emprendió ERIC fue la organización del Coloquio sobre Litigios Electrónicos , celebrado el 17 de abril de 2004 en The Sentosa Spa & Resort (anteriormente conocido como The Beaufort). El objetivo del coloquio era proporcionar una plataforma para que las partes interesadas en el ámbito de los litigios electrónicos se reunieran y compartieran sus puntos de vista e ideas sobre cómo debería ser el nuevo panorama de los litigios electrónicos en Singapur . Se invitó al coloquio a representantes de la judicatura , la abogacía , los proveedores de TI y la Autoridad de Desarrollo de la Información y las Comunicaciones de Singapur (IDA), con el fin de obtener una buena representación de las diversas partes interesadas en el proceso de litigio.

Posteriormente, se creó un Grupo Selecto para redactar el Documento de la Hoja de Ruta y elaborar un plan que allanara el camino para el desarrollo del nuevo Sistema Electrónico de Litigios.

La hoja de ruta de los litigios electrónicos

Durante las deliberaciones, se decidió que la terminología adecuada para el nuevo sistema era "Sistemas Electrónicos de Litigios" (ELS, por sus siglas en inglés), ya que la interoperabilidad de los diferentes sistemas sería necesaria para dar cabida a la multitud de nuevas funcionalidades del ELS.

El documento de la hoja de ruta se divide, a grandes rasgos, en dos secciones principales. La primera describe las funcionalidades que proporcionará el ELS. La segunda aborda ciertas cuestiones derivadas de la primera sección. La estructura del documento de la hoja de ruta es la siguiente:

Parte I: Funcionalidades del ELS (a) Gestión de casos para bufetes de abogados; (b) Gestión de casos para los tribunales; y (c) Audiencias electrónicas.

Parte II: Consideraciones corolarias (a) Revisión del proceso de litigio; (b) Costos y modelos de negocio; y (c) Estándares técnicos abiertos para la integración e interoperabilidad.

Consulta pública sobre la hoja de ruta para litigios electrónicos

Tras la primera publicación de la Hoja de Ruta para Litigios Electrónicos el 10 de enero de 2005, se llevó a cabo un período de consulta pública durante el cual se invitó a los tribunales, bufetes de abogados, departamentos gubernamentales y proveedores de TI a que aportaran sus comentarios sobre las ideas planteadas en la Hoja de Ruta. Con este fin, el documento de la Hoja de Ruta se publicó en los sitios web del Tribunal Supremo, los Tribunales Subordinados, la Academia de Derecho de Singapur y LawNet.

Se recibieron numerosas respuestas, con una distribución equilibrada de comentarios por parte de las partes interesadas. En general, las respuestas respaldaron las ideas propuestas en el documento de la Hoja de Ruta de ELS, aportando observaciones y comentarios pertinentes —y en ocasiones muy detallados— sobre los diversos conceptos que contiene.

Al concluir la Consulta Pública, la Hoja de Ruta para Litigios Electrónicos se revisó en consecuencia para incorporar las respuestas pertinentes recibidas. El ERIC también se reconstituyó para formar el Comité ELS en mayo de 2005. Se prevé que, durante la implementación del ELS, se realizarán grupos de discusión para recabar opiniones sobre aspectos específicos del mismo. Asimismo, se solicitarán revisiones del ELS a las diversas partes interesadas a intervalos apropiados durante el proceso de implementación. ^{[ 1 ]}

Véase también

Referencias

↑ El sistema de archivo electrónico en Singapur: abordando los elementos "humanos" (PDF) . Archivado del original (PDF) el 12 de marzo de 2012. Consultado el 1 de diciembre de 2015 .

Enlaces externos

Sitio web de la Corte Suprema
Hoja de ruta para litigios electrónicos 2004

[1] El sistema de archivo electrónico en Singapur: abordando los elementos "humanos" (PDF) . Archivado del original (PDF) el 12 de marzo de 2012. Consultado el 1 de diciembre de 2015 .

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