Gestión de registros

La gestión de registros , también conocida como gestión de registros e información , es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida , desde el momento de su creación o recepción hasta su disposición final. Esto incluye la identificación, clasificación, almacenamiento, seguridad, recuperación, seguimiento y destrucción o conservación permanente de los registros. ^{[ 1 ]} La norma ISO 15489-1:2001 ( "ISO 15489-1:2001" ) define la gestión de registros como "[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre las actividades y transacciones comerciales en forma de registros". ^{[ 2 ]}

Los registros de una organización preservan aspectos de la memoria institucional. Para determinar cuánto tiempo conservarlos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se guardan como evidencia de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan qué sucedió y por qué. ^{[ 3 ]} El propósito de la gestión de registros forma parte de la función más amplia de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento de una organización , y se centra principalmente en gestionar la evidencia de las actividades de la organización, así como en la reducción o mitigación del riesgo asociado a ellas. ^{[ 4 ]} Investigaciones recientes muestran vínculos entre la gestión de registros y la rendición de cuentas en la gobernanza. ^{[ 5 ]}

El concepto de registro se define de diversas maneras. La norma ISO 15489-1:2016 define los registros como «información creada, recibida y mantenida como evidencia y como un activo por una organización o persona , en cumplimiento de obligaciones legales o en el desarrollo de su actividad comercial». ^{[ 2 ]} Si bien la gestión de registros tiene múltiples propósitos y beneficios, como destaca esta definición, una característica clave de los registros es su capacidad para servir como evidencia de un evento. Una gestión adecuada de los registros puede contribuir a preservar esta característica.

Estudios recientes y exhaustivos han definido los registros como "representaciones persistentes de actividades" registradas o creadas por participantes u observadores. ^{[ 6 ]} Esta visión transaccional enfatiza la importancia del contexto y el proceso en la determinación y el significado de los registros. En contraste, definiciones anteriores han enfatizado las propiedades probatorias e informativas de los registros. ^{[ 7 ]} En contextos organizacionales, los registros son materiales creados o recibidos por una organización en el transcurso de sus negocios, o en cumplimiento de obligaciones legales. ^{[ 8 ] [ 9 ]} Esta definición organizacional de registro proviene de la teorización temprana de los archivos como agregaciones orgánicas de registros, es decir, "los documentos escritos, dibujos y material impreso, recibidos o producidos oficialmente por un organismo administrativo o uno de sus funcionarios". ^{[ 10 ] [ 11 ]}

No todos los documentos son registros. Un registro es un documento conservado conscientemente (conscientemente significa que su creador lo guarda intencionalmente) como evidencia de una acción. Los sistemas de gestión de registros generalmente distinguen entre registros y no registros (copias de cortesía, borradores, duplicados), que no requieren gestión formal. Muchos sistemas, especialmente para registros electrónicos, exigen que los documentos se declaren formalmente como registros para poder gestionarlos. Una vez declarado, un registro no se puede modificar y solo se puede eliminar de acuerdo con las normas del sistema.

Los registros pueden estar sujetos a controles de acceso para regular quién puede acceder a ellos y bajo qué circunstancias. Se pueden utilizar controles físicos para proteger los registros confidenciales; por ejemplo, los expedientes del personal, que contienen datos personales sensibles, pueden guardarse en un archivador con llave y un registro de acceso. Los sistemas de registros digitales pueden incluir controles de acceso basados ​​en roles, lo que permite asignar permisos (para ver, modificar o eliminar) al personal según su función en la organización. Se puede mantener un registro de auditoría que muestre todos los accesos y cambios para garantizar la integridad de los registros.

Así como los registros de la organización se presentan en diversos formatos, su almacenamiento también puede variar dentro de la misma. El mantenimiento de los archivos puede estar a cargo del propietario, la persona designada, un repositorio de registros o un empleado administrativo. Los registros pueden gestionarse en una ubicación centralizada, como un centro o repositorio de registros, o bien, su control puede estar descentralizado entre los distintos departamentos y ubicaciones de la entidad. Los registros pueden identificarse formal y discretamente mediante códigos y guardarse en carpetas diseñadas específicamente para una protección y capacidad de almacenamiento óptimas, o bien, pueden identificarse y archivarse de forma informal, sin una indexación aparente. Las organizaciones que gestionan los registros de forma informal tienen dificultades para acceder y recuperar la información cuando la necesitan. La ineficiencia de los sistemas de archivo y almacenamiento puede resultar costosa en términos de espacio desperdiciado y recursos invertidos en la búsqueda de registros.

Un registro inactivo es aquel que ya no se necesita para la actividad empresarial actual, pero que se conserva hasta que finalice su período de retención , como cuando termina un proyecto, se retira una línea de productos o se cierra un ejercicio fiscal. Estos registros pueden tener valor comercial, legal, fiscal o histórico para la entidad en el futuro y, por lo tanto, deben conservarse durante un período corto o permanente. Los registros se gestionan de acuerdo con el calendario de retención. Una vez que se ha cumplido el plazo de un registro y no existen retenciones legales pendientes, se autoriza su disposición final, que puede incluir la destrucción, la transferencia o la conservación permanente.

Un plan de recuperación ante desastres es un plan de acción escrito y aprobado que se debe seguir después de que ocurra un desastre, y que detalla cómo una organización restablecerá las funciones comerciales críticas y recuperará los registros dañados o amenazados.

Un registro activo es aquel necesario para realizar operaciones cotidianas, de uso frecuente y que suele estar cerca del usuario. Antiguamente, el término «gestión de registros» se refería a veces únicamente a la administración de registros que ya no se utilizaban a diario, pero que aún debían conservarse: registros «semiactivos» o «inactivos», a menudo almacenados en sótanos o fuera de las instalaciones. En la actualidad, el término tiende a referirse a todo el « ciclo de vida » de los registros, desde su creación hasta su eliminación final.

The format and media of records is generally irrelevant for the purposes of records management from the perspective that records must be identified and managed, regardless of their form. The ISO considers management of both physical and electronic records.^[2] Also, section DL1.105 of the United States Department of Defense standard DoD 5015.02-STD (2007) defines Records Management as "the planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involving the life cycle of information, including creation, maintenance (use, storage, retrieval), and disposal, regardless of media".^[12]

The records life-cycle consists of discrete phases covering the life span of a record from its creation to its final disposition. In the creation phase, records growth is expounded by modern electronic systems. Records will continue to be created and captured by the organization at an explosive rate as it conducts the business of the organization. Correspondence regarding a product failure is written for internal leadership, financial statements and reports are generated for public and regulatory scrutiny, the old corporate logo is retired, and a new one – including color scheme and approved corporate font – takes its place in the organization's history.

Examples of records phases include those for creation of a record, modification of a record, movement of a record through its different states while in existence, and destruction of a record.

Throughout the records life cycle, issues such as security, privacy, disaster recovery, emerging technologies, and mergers are addressed by the records and information management professional responsible for organizational programs. Records and information management professionals are instrumental in controlling and safeguarding the information assets of the entity. They understand how to manage the creation, access, distribution, storage, and disposition of records and information in an efficient and cost-effective manner using records and information management methodology, principles, and best practices in compliance with records and information laws and regulations.

The records continuum theory is an abstract conceptual model that helps to understand and explore recordkeeping activities in relation to multiple contexts over space and time.

A records manager is someone who is responsible for records management in an organization.

Section 4 of the ISO 15489-1:2001 states that records management includes:^[2]

• setting policies and standards
• assigning responsibilities and authorities
• establishing and promulgating procedures and guidelines
• providing a range of services relating to the management and use of records
• designing, implementing and administering specialized systems for managing records
• integrating records management into business systems and processes

Thus, the practice of records management may involve:

• planning the information needs of an organization
• identifying information requiring capture
• creating, approving, and enforcing policies and practices regarding records, including their organization and disposal
• developing a records storage plan, which includes the short and long-term housing of physical records and digital information
• identifying, classifying, and storing records
• coordinating access to records internally and outside of the organization, balancing the requirements of business confidentiality, data privacy, and public access.
• identification and maintenance of records per a specified retention period
• executing a retention policy on the disposal of records which are no longer required for operational reasons; according to organizational policies, statutory requirements, and other regulations this may involve either their destruction or permanent preservation in an archive.

Records-management principles and automated records-management systems aid in the capture, classification, and ongoing management of records throughout their lifecycle. ARMA International defines records management as "the field of management responsible for establishing and implementing policies, systems, and procedures to capture, create, access, distribute, use, store, secure, retrieve, and ensure disposition of an organization's records and information". Such a system may be paper-based (such as index cards as used in a library), or may involve a computer system, such as an electronic records-management application.^[13]

A defensible solution is one that can be supported with clearly documented policies, processes and procedures that drive how and why work is performed, as well as one that has clearly documented proof of behavior patterns, proving that an organization follows such documented constraints to the best of their ability.^[14]

Si bien la defendibilidad se aplica a todos los aspectos del ciclo de vida de los registros, se considera más importante en el contexto de la destrucción de registros, donde se conoce como " disposición defendible " o " destrucción defendible ", y ayuda a una organización a justificar y probar explícitamente aspectos como quién destruye los registros, por qué los destruye, cómo los destruye, cuándo los destruye y dónde los destruye. ^{[ 15 ]}

Los gestores de documentos utilizan la clasificación o categorización de los tipos de documentos para organizar lógicamente los documentos creados y mantenidos por una institución. ^{[ 16 ]} Dichas clasificaciones facilitan funciones como la creación, organización, almacenamiento, recuperación, traslado y destrucción de documentos.

En el nivel más alto de clasificación se encuentran los registros físicos y electrónicos. (Esto es discutible; los registros se definen como tales independientemente del soporte. La norma ISO 15489 y otras buenas prácticas promueven una clasificación basada en funciones, en lugar de en soportes, porque la ley define los registros como ciertos tipos de información independientemente del soporte).

Los documentos físicos son aquellos, como los documentos en papel, que se pueden tocar y que ocupan espacio físico.

Los registros electrónicos , también conocidos como registros digitales , son aquellos que se generan y utilizan mediante dispositivos de tecnología de la información .

La clasificación de los registros se logra mediante el diseño, el mantenimiento y la aplicación de taxonomías , que permiten a los gestores de registros realizar funciones como la categorización, el etiquetado, la segmentación o la agrupación de registros según diversas características. ^{[ 17 ]}

Los registros empresariales representan aquellos registros comunes a la mayoría de las empresas, independientemente de su función, propósito o sector. Dichos registros suelen girar en torno a las operaciones diarias de una empresa y abarcan áreas como, entre otras, litigios, gestión de empleados, gestión de consultores o contratistas, relaciones con clientes, compras, ventas y contratos.

Los tipos de empresas que producen y trabajan con dichos registros incluyen, entre otras, empresas con fines de lucro, empresas sin fines de lucro y agencias gubernamentales.

Los registros sectoriales son aquellos que son comunes y se aplican únicamente a un sector o conjunto de sectores específicos. Algunos ejemplos son, entre otros, los registros del sector médico (por ejemplo, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico [HIPAA ]), los registros del sector farmacéutico y los registros del sector alimentario.

Los registros sujetos a retención legal son aquellos que, por orden del gobierno o de una empresa, deben conservarse durante un período determinado, generalmente por indicación de un asesor legal o del personal de cumplimiento normativo, con el fin de abordar posibles problemas relacionados con auditorías de cumplimiento y litigios. A estos registros se les asignan características de retención legal que se suman a las clasificaciones derivadas de la empresa o del sector .

Las características de los datos de retención legal pueden incluir, entre otras cosas, indicadores de retención legal (por ejemplo, Retención Legal = Verdadero o Falso), la organización que impulsa la retención legal, descripciones de por qué los registros deben retenerse legalmente, durante qué período de tiempo deben conservarse los registros y la ubicación de la retención.

Un cronograma de retención de documentos es un documento, a menudo elaborado mediante conceptos de evaluación de archivos y análisis de los contextos empresariales y legales dentro de las jurisdicciones pertinentes, que describe cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de documentos antes de su destrucción. Para que el cronograma de retención sea efectivo, es necesario establecer una serie de directrices que se consideren para su implementación. ^{[ 18 ]}

La gestión de los registros físicos abarca varias funciones interrelacionadas, cada una de las cuales se basa en conocimientos especializados y, en algunos casos, en la experiencia profesional de campos ajenos a la gestión propiamente dicha de registros.

Cuando un documento se presenta como prueba legal, su autenticidad es un requisito indispensable para su uso como evidencia. Puede ser necesario un análisis forense para confirmar que un documento o artefacto no es una falsificación y para documentar cualquier daño, alteración o contenido faltante. Según la naturaleza y la antigüedad del documento, se pueden emplear técnicas como la microscopía , la radiografía , la datación por radiocarbono o el análisis químico . Este tipo de análisis es poco frecuente en la gestión rutinaria de documentos, pero subraya la importancia de prácticas rigurosas de creación y custodia en toda la organización.

Los documentos físicos requieren condiciones de almacenamiento que equilibren la accesibilidad con la protección contra daños ambientales. Los documentos en papel de uso rutinario suelen guardarse en archivadores o salas de archivo de oficinas, mientras que los documentos más sensibles o vitales pueden requerir instalaciones con temperatura y humedad controladas . Los documentos de excepcional importancia, como la Constitución original firmada de los Estados Unidos , requieren tanto controles ambientales de grado de conservación como disposiciones para el acceso público. También surgen consideraciones estructurales: puede ser necesario contratar ingenieros civiles para confirmar que la capacidad de carga del piso de una sala de archivo sea adecuada para estanterías densas. Las organizaciones suelen complementar el almacenamiento en sus instalaciones con centros de archivo externos especializados o mediante contratos con proveedores comerciales de almacenamiento de documentos.

La capacidad de una organización para localizar y presentar registros de manera oportuna es tan importante como su capacidad para almacenarlos. Los requisitos de recuperación son más urgentes en contextos como auditorías , litigios o destrucción programada. La recuperación se vuelve particularmente compleja para los registros electrónicos que no han sido clasificados o etiquetados adecuadamente para su consulta , pero este principio se aplica igualmente a los sistemas en papel que carecen de una indexación consistente .

Cuando un documento sale de su lugar de almacenamiento designado, es necesario rastrear su movimiento (función conocida como circulación) para garantizar la trazabilidad. En muchos entornos, los registros de salida sencillos cumplen esta función; en sistemas más avanzados, se utilizan códigos de barras o tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) para rastrear los documentos en tiempo real. Las auditorías periódicas de la ubicación de los documentos permiten identificar movimientos no autorizados y respaldan los requisitos de la cadena de custodia .

La eliminación de documentos físicos abarca más que su destrucción: también pueden transferirse a un archivo histórico , un museo o a un particular. Cuando la destrucción sea apropiada, debe estar autorizada por ley, estatuto, reglamento o política organizacional, y llevarse a cabo de manera que se evite la divulgación involuntaria de información confidencial. La práctica estándar exige un calendario de retención documentado y aprobado por la instancia organizacional correspondiente, un inventario de los documentos eliminados y un certificado de destrucción. Los métodos de destrucción más comunes incluyen la pulverización, la trituración de papel y la incineración . Existen programas informáticos de gestión documental que permiten gestionar todo el ciclo de vida de los documentos: gestión activa, almacenamiento inactivo, transferencia de archivo, programación de la retención y eliminación. Algunos sistemas incorporan el seguimiento RFID de los archivos físicos.

Los principios generales de la gestión documental se aplican a los documentos en cualquier formato. Sin embargo, los documentos digitales plantean problemas específicos. Resulta más difícil garantizar la preservación y protección del contenido, el contexto y la estructura de los documentos cuando estos no tienen existencia física. Esto tiene importantes implicaciones para la autenticidad, la fiabilidad y la confianza que inspiran dichos documentos.

Se están realizando numerosas investigaciones sobre la gestión de registros digitales. El Proyecto Internacional de Investigación sobre Registros Auténticos Permanentes en Sistemas Electrónicos (InterPARES) es un ejemplo de esta iniciativa. Con sede en la Escuela de Biblioteconomía, Archivística y Ciencias de la Información de la Universidad de Columbia Británica , en Vancouver, Columbia Británica, Canadá, el Proyecto InterPARES es una iniciativa de colaboración entre investigadores de todo el mundo comprometidos con el desarrollo de teorías y metodologías para garantizar la fiabilidad, la precisión y la autenticidad de los registros digitales.

Los requisitos funcionales para los sistemas informáticos que gestionan registros digitales han sido elaborados por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos , ^{[ 12 ]} los Archivos Nacionales del Reino Unido y la Comisión Europea, ^{[ 19 ]} cuya especificación MoReq ( Model Requirements for the Management of Electronic Records ) ha sido traducida a al menos doce idiomas con financiación de la Comisión Europea .

Existe una preocupación particular sobre la capacidad de acceder y leer registros digitales a lo largo del tiempo, ya que el rápido ritmo de cambio de la tecnología puede hacer que el software utilizado para crear los registros quede obsoleto, dejándolos ilegibles. Se está llevando a cabo una cantidad considerable de investigación para abordar este problema, bajo el epígrafe de preservación digital . La Oficina de Registros Públicos de Victoria (PROV), ubicada en Melbourne, Australia, publicó la Estrategia de Registros Electrónicos de Victoria (VERS), que incluye un estándar para la preservación, el almacenamiento a largo plazo y el acceso a los registros electrónicos permanentes. El estándar VERS ha sido adoptado por todos los departamentos del Gobierno de Victoria. PROV ha establecido un archivo digital para permitir que el público en general acceda a los registros permanentes. Archives New Zealand también está estableciendo un archivo digital.

Registros fiscales electrónicos

Los registros tributarios electrónicos son versiones digitales (no en papel) de los documentos requeridos por agencias tributarias como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) . Existe bastante confusión sobre qué constituye un registro digital aceptable para el IRS , dado que el concepto es relativamente nuevo. El tema se aborda en la Publicación 583 y en el Boletín 1997-13 , pero no con detalle.

Las empresas y los particulares que deseen digitalizar sus documentos en papel podrían correr riesgos al hacerlo. Por ejemplo, no está claro si un auditor del IRS aceptaría una copia digitalizada en formato JPEG , PNG o PDF de un recibo de compra de un gasto deducido.

Cumplimiento normativo y cuestiones legales

Si bien la administración pública, la sanidad y el sector jurídico cuentan con una larga trayectoria en la gestión documental, el sector empresarial generalmente ha mostrado menos interés. Esta situación ha cambiado en los últimos años debido a los nuevos requisitos de cumplimiento normativo, impulsados ​​en parte por escándalos como el de Enron / Andersen y los problemas más recientes de Morgan Stanley . Las cuestiones de cumplimiento normativo en materia de registros corporativos, incluidos los requisitos de periodo de conservación y la necesidad de divulgar información como resultado de litigios, han adquirido gran importancia. Leyes como la Ley Sarbanes-Oxley de EE. UU. han propiciado una mayor estandarización de las prácticas de gestión documental. Desde la década de 1990, la transición hacia los registros electrónicos ha generado la necesidad de una estrecha colaboración entre los gestores documentales y los responsables de TI, especialmente en lo que respecta a los aspectos legales, centrados en el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.

Seguridad

La privacidad , la protección de datos y el robo de identidad se han convertido en temas de creciente interés. En consecuencia, el papel del gestor de registros en la protección de los archivos de una organización ha cobrado mayor relevancia. La necesidad de garantizar que la información personal no se conserve innecesariamente ha impulsado una mayor atención a los plazos de conservación y la eliminación de registros.

Transparencia

La creciente importancia de la transparencia y la rendición de cuentas en la administración pública, marcada por la adopción generalizada de leyes de libertad de información , ha llevado a centrarse en la necesidad de gestionar los registros de manera que sean fácilmente accesibles al público. Por ejemplo, en el Reino Unido, el artículo 46 de la Ley de Libertad de Información de 2000 exigió al gobierno publicar un Código de Buenas Prácticas sobre Gestión de Registros para las autoridades públicas. ^{[ 20 ]} De manera similar, la legislación de la Unión Europea sobre Protección de Datos e Información Ambiental, que exige a las organizaciones divulgar información a solicitud, crea la necesidad de una gestión eficaz de dichos registros.

Adopción e implementación

Implementar los cambios necesarios en la cultura organizacional representa un gran desafío, ya que la gestión documental suele considerarse una tarea administrativa innecesaria o de baja prioridad que puede realizarse en los niveles más bajos de la organización. El daño a la reputación causado por una gestión documental deficiente ha demostrado que esta es responsabilidad de todos los miembros de la organización.

Un tema que ha generado mucha controversia entre los gestores de archivos ha sido la adopción acrítica de sistemas electrónicos de gestión de documentos y registros .

Impacto de internet y las redes sociales

Otro tema de gran interés para los gestores de documentos es el impacto de internet y las redes sociales relacionadas, como wikis , blogs , foros y empresas como Facebook y Twitter , en las prácticas, principios y conceptos tradicionales de gestión de documentos, ya que muchas de estas herramientas permiten la creación y difusión rápida de documentos y, a menudo, incluso de forma anónima.

Gestión del ciclo de vida de los registros

Un reto importante para muchas empresas radica en el seguimiento de los registros a lo largo de todo su ciclo de vida , de modo que siempre se sepa dónde se encuentra un registro o si aún existe. El seguimiento de los registros a lo largo de su ciclo de vida permite al personal de gestión documental comprender cuándo y cómo aplicar las normas relacionadas con los registros, como las de retención legal o destrucción.

Conversión de registros en papel a formato electrónico.

A medida que el mundo se digitaliza, la conversión de documentos en papel, tanto existentes como entrantes, a formato electrónico se convierte en un desafío cada vez mayor para la comunidad de gestión documental. Estas conversiones suelen realizarse con el objetivo de ahorrar costes y espacio de almacenamiento, así como de reducir el tiempo de recuperación de los documentos.

Para facilitar este tipo de conversiones, se utilizan herramientas como escáneres de documentos , software de reconocimiento óptico de caracteres y sistemas de gestión electrónica de documentos .

Muchas universidades ofrecen programas de grado en bibliotecología y ciencias de la información que incluyen la gestión documental. Además, existen organizaciones profesionales que otorgan una certificación profesional independiente, sin titulación académica, para profesionales del sector: la designación de Gestor Documental Certificado (CRM).

Un sistema electrónico de gestión de documentos y registros es un programa informático o un conjunto de programas utilizados para el seguimiento y almacenamiento de registros. Este término se distingue de los sistemas de digitalización y gestión documental , que se especializan en la captura de documentos en papel y la gestión documental, respectivamente. Los sistemas electrónicos de gestión de registros suelen ofrecer funciones especializadas de seguridad y auditoría adaptadas a las necesidades de los gestores de registros.

La Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) ha respaldado la norma 5015.2 del Departamento de Defensa de EE. UU. como una "base adecuada y apropiada para abordar los desafíos básicos de la gestión de registros en el entorno automatizado que caracteriza cada vez más la creación y el uso de registros". ^{[ 21 ]} Los proveedores de gestión de registros pueden obtener la certificación de conformidad con la norma DoD 5015.2-STD tras la verificación del Comando Conjunto de Pruebas de Interoperabilidad , que elabora procedimientos de casos de prueba, redacta informes finales detallados y resumidos sobre los productos certificados según la norma 5015.2 y realiza inspecciones in situ del software. ^{[ 22 ]}

Los Archivos Nacionales del Reino Unido publicaron dos conjuntos de requisitos funcionales para promover el desarrollo del mercado de software de gestión de registros electrónicos (1999 y 2002). ^{[ 23 ]} Llevaron a cabo un programa para evaluar productos según los requisitos de 2002. Si bien estos requisitos se formularon inicialmente en colaboración con el gobierno central, han sido acogidos con entusiasmo por muchos sectores públicos del Reino Unido y de otras partes del mundo. El programa de pruebas ya ha finalizado; los Archivos Nacionales ya no aceptan solicitudes para participar en las pruebas. Los requisitos de 2002 de los Archivos Nacionales siguen vigentes.

La Comisión Europea publicó " MoReq ", los Requisitos Modelo para la Gestión Electrónica de Documentos y Registros en 2001. ^{[ 24 ]} Aunque no es una norma formal, se la considera y se la menciona ampliamente como tal. ^{[ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ]} Esta fue financiada por el programa IDA de la Comisión y se desarrolló a instancias del Foro DLM . Una actualización importante de MoReq, conocida como MoReq2, se publicó en febrero de 2008. ^{[ 29 ]} Esta también fue iniciada por el Foro DLM y financiada por la Comisión Europea, en esta ocasión por su programa IDABC (el sucesor de IDA). ^{[ 30 ]} Un marco de pruebas de software y un esquema XML acompañan a MoReq2; se acordó un régimen de pruebas de conformidad de software en la conferencia del Foro DLM en Toulouse en diciembre de 2008.

Los Archivos Nacionales de Australia (NAA) publicaron las Especificaciones Funcionales para el Software de Sistemas de Gestión de Registros Electrónicos (ERMS) y las Directrices asociadas para la implementación de las Especificaciones Funcionales para el Software de Sistemas de Gestión de Registros Electrónicos, como borradores para consulta pública en febrero de 2006. ^{[ 31 ]}

Archives New Zealand publicó en junio de 2005 una norma de "mejores prácticas discrecionales" para sistemas de gestión de registros electrónicos (Norma 5), ​​emitida en virtud de la autoridad del artículo 27 de la Ley de Registros Públicos de 2005. ^{[ 32 ]}

Los centros de archivo comerciales son instalaciones que ofrecen servicios de almacenamiento de documentos en papel para organizaciones. En algunos casos, también ofrecen almacenamiento para documentos en formato electrónico. Estos centros proporcionan almacenamiento de alta densidad para documentos en papel y algunos ofrecen almacenamiento con control de temperatura para documentos sensibles que no son en papel y documentos críticos (vitales). Existe una organización gremial para centros de archivo comerciales (por ejemplo, PRISM International), aunque no todos los proveedores de servicios son miembros.

• Memoria corporativa
• Diseño e implementación de sistemas de registro ( DIRKS )
• Estándar de criterios de diseño para aplicaciones de software de gestión de registros electrónicos (DoD 5015.2)
• Digitalización de documentos
• Gestión de documentos
• Gestión de contenido empresarial ( ECM ) o gestión de contenido
• Sociedad de Gestión de Información y Registros
• Documentos legibles por máquina
• Oficina sin papel
• Sistema de archivo y comunicación de imágenes
• Ciclo de vida de los registros
• taxonomía de la gestión de registros
• administrador de registros
• Sistema de gestión de bases de datos relacionales
• Calendario de retención
• Archivos Nacionales del Reino Unido, El
• Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos

• Principios de registro generalmente aceptados de ARMA
• Lista de correo de gestión de registros archivada el 3 de mayo de 2016 en Wayback Machine.