Cuenta de gastos

Una cuenta de gastos es el derecho al reembolso del dinero gastado por los empleados para fines relacionados con el trabajo. ^{[ 1 ]} Algunas cuentas de gastos comunes son: costo de ventas, gastos de servicios públicos, descuentos otorgados, gastos de limpieza, gastos de depreciación, gastos de envío, gastos de impuesto sobre la renta, gastos de seguro, gastos de intereses, gastos de publicidad, gastos de promoción, gastos de reparaciones, gastos de mantenimiento, gastos de alquiler, gastos de sueldos y salarios, gastos de transporte, gastos de suministros y gastos de refrigerios. ^{[ 2 ]}

Para aumentar una cuenta de gastos, debe debitarse. ^{[ 3 ]} Para disminuir una cuenta de gastos, debe acreditarse. ^{[ 3 ]} El saldo normal de una cuenta de gastos es un débito. ^{[ 3 ]} Para comprender por qué se debitan los gastos, es relevante observar la ecuación contable: Activos = Pasivos + Patrimonio. ^{[ 4 ]} Los gastos aparecen en la parte del patrimonio de la ecuación porque el patrimonio es el capital social más las utilidades retenidas y las utilidades retenidas son los ingresos menos los gastos menos los dividendos. ^{[ 2 ]} Los gastos se consideran cuentas temporales en esta ecuación, porque al final del período, las cuentas de gastos se cierran. ^{[ 4 ]} Debido a que las cuentas de gastos disminuyen el saldo acreedor del patrimonio del propietario, los gastos deben debitarse. ^{[ 5 ]}

Al final del año, las cuentas de gastos deben cerrarse o ponerse a cero. ^{[ 6 ]} Las cuentas de gastos deben cerrarse porque son temporales, lo que significa que corresponden solo a un período contable determinado y no se transferirán al siguiente. ^{[ 2 ]} Cuando se cierran las cuentas de gastos, se cierran a otra cuenta temporal, conocida como Resumen de Ingresos. ^{[ 2 ]} Por lo tanto, las cuentas de gastos deben acreditarse y el Resumen de Ingresos se debitará. ^{[ 2 ] [ 6 ]} La pérdida o ganancia neta en esta cuenta se transfiere a las Utilidades Retenidas, que es una cuenta permanente. ^{[ 4 ]}

Las cuentas de contrapartida son cuentas relacionadas, pero separadas de su cuenta particular. ^{[ 7 ]} Una cuenta de gastos de contrapartida se comportará de manera opuesta a una cuenta de gastos normal; en lugar de debitarse para aumentar, una cuenta de contrapartida debe acreditarse para aumentar. ^{[ 7 ]} En lugar de acreditarse para disminuir, se acreditará para aumentar. ^{[ 7 ]} Un ejemplo de una cuenta de gastos de contrapartida son las devoluciones y bonificaciones de compras. ^{[ 4 ]}

En Estados Unidos , el uso de una cuenta de gastos se remonta a George Washington , quien optó por renunciar a un salario y recurrió a una cuenta de gastos para cubrir sus compras durante su liderazgo militar en la Revolución Americana . ^{[ 8 ]}

Según la legislación tributaria actual de Estados Unidos , las cuentas de gastos se clasifican como "contabilizadas" o "no contabilizadas". Las cuentas de gastos contabilizadas están sujetas a diversas regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) . Debe existir un propósito comercial documentado para la cuenta. Los gastos de la cuenta deben estar documentados, generalmente mediante recibos . Cualquier dinero entregado al empleado de la cuenta que no se gaste con fines comerciales y no se contabilice debe devolverse al empleador. ^{[ 9 ]}

El dinero pagado a un empleado mediante una cuenta de gastos contable no se considera ingreso imponible para el empleado; mientras que el dinero pagado a un empleado mediante un plan sin rendición de cuentas se considera ingreso para el empleado. Los gastos comerciales pagados con cargo a un plan sin rendición de cuentas solo son deducibles del ingreso imponible del empleado como deducciones detalladas diversas , e incluso en ese caso, solo son deducibles si los gastos son iguales o superiores al 2 % de los ingresos del empleado.

Ciertos tipos de gastos empresariales están sujetos a normas especiales, incluidas las relativas a viajes, entretenimiento, comida y regalos. ^{[ 10 ]}

Las cuentas de gastos también están reguladas de forma privada por auditores internos para muchos empleadores, a menudo para garantizar que los fondos se manejen adecuadamente. ^{[ 1 ] [ 11 ]}

• Gastos de flete

• La ciencia de los gastos , The New York Times , 6 de junio de 2008
• Los abusos más comunes en las cuentas de gastos, BusinessWeek