Desviación del alcance

En la gestión de proyectos , la expansión del alcance es el crecimiento continuo o incontrolado del alcance de un proyecto , que generalmente se experimenta después de que el proyecto comienza. ^[¹^] Esto puede ocurrir cuando el alcance de un proyecto no está debidamente definido, documentado o controlado. Generalmente se considera perjudicial. ^[²^]^[³^]^:¹³ Estos perjuicios incluyen sobrecostos, retrasos en el cronograma o ambos. ^[⁴^] Sin embargo, si la expansión del alcance se gestiona bien, puede ayudar a los proyectos al crear un mejor producto final. ^[⁴^] La expansión del alcance no se puede prevenir por completo, por lo que la mitigación de sus perjuicios se realiza gestionándola después de detectarla. ^[⁵^] La expansión del alcance tiene al menos cierta presencia en todos los proyectos y puede poner en peligro muchos de ellos. ^[⁵^]^[⁶^] La expansión del alcance también se conoce como expansión de requisitos , síndrome del fregadero de la cocina , expansión de la misión o expansión de características , y los dos últimos términos se relacionan especialmente con proyectos gubernamentales/militares y proyectos de software, respectivamente. ^[⁷^]^[⁸^] A veces, la ampliación del alcance y la ampliación de características se definen por separado, refiriéndose la ampliación del alcance a las ampliaciones y la ampliación de características a la adición de características adicionales. ^[⁴^]

Causas comunes

Alcance del proyecto mal definido

La comunicación ineficaz en la gestión de proyectos entre el cliente y el director del proyecto es una de las principales causas de la desviación del alcance del proyecto. Una tarea que no se comprende correctamente resultará ser completamente diferente de la visión del cliente. Dicho esto, los clientes también pueden tener parte de la culpa, ya que es posible que no tengan una visión clara de lo que desean. ^{[ 9 ]}^[¹⁰^]

Vaguedad o complejidad del proyecto

Un factor en la desviación del alcance es cuando surge un obstáculo inesperado y se producen discusiones sobre si el documento de alcance del trabajo lo cubre. ^{[ 11 ]} Cuando ciertos documentos son demasiado técnicos o carecen de detalles críticos, la desviación del alcance puede aparecer debido a la interpretación de estos documentos. ^{[ 12 ]} A medida que se planifica un proyecto para que sea más largo o más complejo, es más probable que se produzcan casos de desviación del alcance, lo que podría perjudicar el proyecto. ^{[ 4 ]}

No se cumplen todos los requisitos

Definir correctamente el alcance del proyecto requiere una investigación exhaustiva por parte del director del proyecto durante la fase de planificación inicial. No recopilar toda la información de las partes interesadas relevantes es una causa común de declaraciones de alcance incompletas y requisitos faltantes, lo que puede provocar fácilmente una desviación del alcance más adelante en el proyecto. Es fundamental que todos los miembros del equipo comprendan a fondo los requisitos del proyecto —y que el patrocinador del proyecto y las partes interesadas relevantes los hayan aprobado— antes de que comience la ejecución del proyecto. ^{[ 13 ]}

Falta de prácticas de gestión de proyectos

La adopción y el cumplimiento de las prácticas y los procesos de gestión de proyectos son métodos comprobados para evitar que la ampliación del alcance del proyecto lo desmantele.

Adición de características innecesarias

A veces, los equipos de proyecto tienden a empezar a añadir características adicionales para impresionar al cliente. ^{[ 3 ]}^{: 482} Esto puede no funcionar y tender a generar más trabajo para dicho proyecto y desviar el alcance.

Bajo costo del cambio

La ampliación del alcance puede introducirse más fácilmente en los proyectos cuando se presenta como cambios pequeños, simples y fáciles de implementar. ^{[ 14 ]} Sin embargo, el volumen o la complejidad real de estos cambios pueden poner en riesgo el fracaso del proyecto. ^{[ 14 ]}

Adiciones internas

A menudo, cuando los miembros del equipo del proyecto provocan una ampliación del alcance, su intención es mejorar el proyecto, en lugar de que la ampliación del alcance lo perjudique. ^{[ 15 ]} Un ejemplo es cuando los miembros del equipo sugieren agregar nuevas características en presencia del cliente. ^{[ 15 ]} Otro ejemplo es cuando un equipo de proyecto impulsa el uso de tecnologías más nuevas, cuando la gerencia o el cliente pueden querer usar la tecnología más antigua a la que están acostumbrados, lo que puede causar una ampliación del alcance a través de la capacitación y el aumento de la complejidad. ^{[ 15 ]} Sin embargo, hay algunos casos en los que un miembro del equipo del proyecto tiene un interés personal en causar una ampliación del alcance. ^{[ 4 ]} Un ejemplo es cuando alguien teme que un proyecto lo reemplace, por lo que induce intencionalmente una ampliación del alcance para retrasar el proyecto y hacer que su finalización no sea un problema para él. ^{[ 4 ]} La ampliación del alcance también puede ser utilizada por un gerente de proyecto que busca parecer más competente al manejar tareas adicionales o por un equipo de proyecto para asegurarse de tener trabajo cuando se avecina incertidumbre futura. ^{[ 4 ]}

Adiciones de clientes

Los clientes pueden solicitar adiciones al proyecto, lo que provoca una desviación del alcance, en respuesta a acuerdos precontractuales o al ver nuevo potencial durante el desarrollo del proyecto. ^{[ 15 ]} Cuando los clientes encuentran elementos faltantes y los agregan a un proyecto, eso es desviación del alcance, pero generalmente no hay mala intención detrás de ello. ^{[ 12 ]} Algunos clientes utilizan la desviación del alcance señalando elementos poco claros para intentar agregar elementos que desean, pero que no son necesarios para el proyecto. ^{[ 12 ]}

Brecha de comunicación entre las partes interesadas del proyecto

Otra causa de la desviación del alcance del proyecto es la falta de comunicación entre las partes interesadas. Es posible que los clientes no respondan con la suficiente rapidez a los gerentes de proyecto, lo que provoca que el proyecto se estanque.

Estos aspectos pueden afectar la eficiencia operativa de las empresas, especialmente cuando participan en relaciones a largo plazo. ^{[ 16 ]} La desviación del alcance es un riesgo en la mayoría de los proyectos. La mayoría de los megaproyectos son víctimas de la desviación del alcance (véase Megaproyectos y riesgo ). La desviación del alcance suele resultar en sobrecostos . Una estrategia de "valor a cambio de nada" es difícil de contrarrestar y sigue siendo un desafío difícil incluso para los gerentes de proyecto más experimentados.

Efectos comunes

Poner en riesgo el proyecto alterando sus fundamentos.

El alcance es clave para definir tanto las instalaciones físicas como los entregables del proyecto, y la desviación del alcance modifica al menos uno de ellos. ^{[ 5 ]} Al afectar al menos uno, la desviación del alcance repercute en otras partes del proyecto, como el cronograma y el costo. ^{[ 5 ]} Una forma en que la desviación del alcance causa retrasos en el proyecto es al generar la necesidad de más reuniones para discutir nuevas partes del alcance y tomar decisiones sobre su implementación. ^{[ 4 ]} Los costos pueden aumentar debido a estos retrasos y pueden surgir nuevos riesgos debido a las nuevas adiciones. ^{[ 4 ]} Cuando el costo es demasiado alto, el proyecto se extiende demasiado, o ambas cosas, los proyectos pueden fracasar y los altos directivos pueden buscar alternativas. ^{[ 4 ]}

Cambios útiles y ventajas

La desviación del alcance puede aportar ventajas a un proyecto, como la creación de un mejor producto final desde la perspectiva del cliente o la superación de productos similares de otros proyectos. ^{[ 4 ]} Cuando se controla la desviación del alcance, puede ayudar al proyecto a satisfacer sus necesidades al permitir cambios útiles. ^{[ 14 ]} Los cambios de alcance son comunes en proyectos de más de una semana, por lo que gestionar la desviación del alcance es fundamental para evitar sus efectos negativos y, al mismo tiempo, obtener los beneficios de los cambios útiles. ^{[ 14 ]}

Técnicas de gestión

Tener documentos fundamentales claros

Es fundamental contar con documentos que definan claramente, tanto para el cliente como para el equipo del proyecto, cuál es el alcance del proyecto, cuáles son los objetivos y los métodos para modificar dicho alcance. ^{[ 7 ]} Estos documentos pueden ayudar a sentar las bases de un proyecto, reduciendo el riesgo de desviación del alcance. ^{[ 6 ]} Dado que la incertidumbre en los requisitos puede generar la necesidad de realizar suposiciones que provocan la desviación del alcance, contar con los documentos fundamentales del proyecto que los definan puede reducir este aspecto de la desviación del alcance. ^{[ 4 ]}

Cuestionar o rechazar los cambios

Cuando se sugiere un cambio, primero analícelo prediciendo si es excesivamente costoso, en términos de tiempo y dinero, agregarlo. ^{[ 17 ]} Si el análisis no encuentra un costo excesivo, entonces se puede proponer su implementación. ^{[ 17 ]} Otra estrategia que se puede implementar cuando se proponen cambios es cuestionar el cambio sugerido para asegurar que esté bien justificado. ^{[ 4 ]} Para los cambios que propone el cliente, aceptarlos solo para complacerlo pone en riesgo el proyecto, y esos cambios podrían ser parte de un proyecto de seguimiento. ^{[ 4 ]} Ocasionalmente, rechazar las solicitudes del cliente es clave para la gestión de proyectos, ya que puede reducir el riesgo de que el alcance se desvíe y cause la cancelación del proyecto. ^{[ 15 ]}

Véase también

Referencias

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