Hacer las cosas

Getting Things Done ( GTD ) es un sistema de productividad personaldesarrollado por David Allen y publicado en un libro del mismo nombre.^{[ 1 ]} GTD se describe como un sistema de gestión del tiempo .^{[ 2 ]} Allen afirma que "existe una relación inversa entre las cosas que tienes en mente y las cosas que se hacen".^{[ 3 ]}^{[ a ]}

El método GTD se basa en la idea de sacar de la mente todos los elementos de interés, información relevante, problemas, tareas y proyectos registrándolos externamente y luego dividiéndolos en elementos de trabajo ejecutables con límites de tiempo conocidos . ^{[ b ]}^{[ c ]} Esto permite que la atención se centre en tomar acción en cada tarea listada en un registro externo, en lugar de recordarlas intuitivamente. ^{[ 5 ]}

Publicado por primera vez en 2001, ^{[ 4 ]} una edición revisada del libro se publicó en 2015 para reflejar los cambios en la tecnología de la información durante la década anterior. ^{[ 1 ]}

Temas

Allen demuestra primero la reducción del estrés que proporciona este método con el siguiente ejercicio:centrado en una tarea que tiene un resultado poco claro o cuya siguiente acción no está definida. Allen llama a estas fuentes de estrés ^{[ d ]} "bucles abiertos", "incompletos" o "cosas". ^{[ 1 ]}^{: 13}^{[ e ]}

Se elige la tarea más molesta, distractora o interesante, y se define como "incompleta". ^{[ e ]}
Se describe el resultado satisfactorio de la tarea "incompleta" en una sola oración, junto con los criterios por los cuales se considerará completada. ^{[ f ]}
El siguiente paso necesario para acercarse a la finalización de la tarea está escrito. ^{[ g ]}
Se realiza una autoevaluación de las emociones experimentadas después de completar los pasos de este proceso. ^{[ h ]}

Afirma que el estrés puede reducirse y la productividad aumentarse colocando recordatorios sobre todo aquello en lo que uno no está trabajando en un sistema confiable externo a la mente. De esta manera, uno puede trabajar en la tarea en cuestión sin distraerse con las tareas "incompletas". ^{[ 1 ]}^{: 14}

El sistema GTD requiere tener las siguientes herramientas al alcance de la mano:

Una bandeja de entrada
Un cubo de basura
Un sistema de archivo para material de referencia
Varias listas (detalladas a continuación)
Un calendario (ya sea en papel o digital )

Estas herramientas pueden ser físicas o electrónicas, según corresponda (por ejemplo, una bandeja de entrada física o una bandeja de entrada de correo electrónico). ^{[ 1 ]}^{: 88} Luego, a medida que las cosas entran en la vida de una persona, se capturan en estas herramientas y se procesan con el siguiente flujo de trabajo. ^{[ 1 ]}^{: 27}

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo GTD consta de cinco etapas. El flujo de trabajo se basa en cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y participar. ^{[ 6 ]} (La primera edición utilizó los nombres recopilar, procesar, organizar, planificar y hacer; ^{[ 4 ]} las descripciones de las etapas son similares en ambas ediciones). Una vez que todo el material ("cosas") se captura (o recopila) en la bandeja de entrada, ^{[ 1 ]}^{: 106} cada elemento se aclara ^{[ 1 ]}^{: 122} y se organiza ^{[ 1 ]}^{: 141} formulando y respondiendo preguntas sobre cada elemento por turno, como se muestra en los recuadros grises del diagrama de árbol lógico. Como resultado, los elementos terminan en uno de los ocho puntos finales del diagrama:

en la basura
en la lista de algún día/tal vez
en un sistema de archivo de referencia ordenado
en una lista de tareas, con el resultado y la siguiente acción definidos si lo "incompleto" es un "proyecto" (es decir, si requerirá dos o más pasos para completarlo)
Completado inmediatamente y marcado si se puede completar en menos de dos minutos.
delegado a otra persona y, si se desea un recordatorio para hacer un seguimiento, añadido a una lista de "pendientes".
en una lista de "siguiente acción" basada en el contexto si solo hay un paso para completarla
en el calendario de uno ^{[ 1 ]}^{: 27}

Vacía tu bandeja de entrada o bandejas de entrada diariamente o al menos semanalmente ("in" para vaciar). ^{[ 1 ]}^{: 122} No uses tu bandeja de entrada como una lista de "cosas por hacer". No vuelvas a colocar elementos aclarados en la bandeja de entrada. ^{[ 1 ]}^{: 27} Vaciar tu bandeja de entrada no significa terminar todo. Simplemente significa aplicar los pasos de "capturar, aclarar, organizar" a todas tus "cosas". ^{[ 1 ]}^{: 27}

A continuación, se lleva a cabo la reflexión (denominada planificación en la primera edición). A los proyectos de varios pasos identificados anteriormente se les asigna un resultado deseado y una única "siguiente acción". ^{[ 1 ]}^{: 191} Finalmente, se trabaja en una tarea de la lista de tareas ("participar" en la 2.ª edición, "hacer" en la 1.ª edición), a menos que el calendario indique lo contrario. Se selecciona la siguiente tarea considerando el lugar donde uno se encuentra (es decir, el "contexto", como en casa, en el trabajo, de compras, hablando por teléfono, frente al ordenador, con una persona en particular), el tiempo disponible, la energía disponible y la prioridad. ^{[ 1 ]}^{: 204}

Implementación

Debido a la rápida evolución del hardware y el software, GTD es deliberadamente neutral en cuanto a tecnología. (De hecho, Allen recomienda comenzar con un sistema basado en papel. ^{[ 7 ]} ) Muchas herramientas de gestión de tareas afirman implementar la metodología GTD ^{[ 8 ]} y Allen mantiene una lista de algunas tecnologías que se han adoptado o diseñado para GTD. Algunas están designadas como "GTD Enabled", lo que significa que Allen participó en su diseño. ^{[ 9 ]}

Perspectiva

Allen enfatiza dos elementos clave de GTD: control y perspectiva . El flujo de trabajo es el centro del aspecto de control. El objetivo de los procesos de control en GTD es sacar todo excepto la tarea actual de la mente y transferirlo a este sistema confiable externo a la mente. Toma prestado un símil usado en artes marciales llamado "mente como el agua". Cuando se arroja un objeto pequeño a una piscina, el agua responde apropiadamente con un pequeño chapoteo seguido de quietud. Cuando se arroja un objeto grande al agua, nuevamente responde apropiadamente con un gran chapoteo seguido de quietud. Lo opuesto a "mente como el agua" es una mente que nunca regresa a la quietud, sino que permanece continuamente estresada por cada estímulo. ^{[ 1 ]}^{: 12} Con un sistema confiable y "mente como el agua", uno puede tener una mejor perspectiva de su vida.Allen recomienda la reflexión desde seis niveles, denominados "Horizontes de Enfoque": ^{[ 1 ]}^{: 215–219}

Horizonte 5: Vida
Horizonte 4: Visiones a largo plazo
Horizonte 3: Objetivos a 1-2 años
Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidad
Horizonte 1: Proyectos actuales
Terreno: Acciones actuales

A diferencia de algunas teorías, que se centran en el establecimiento de objetivos de arriba hacia abajo , GTD funciona en la dirección opuesta. Allen argumenta que a menudo es difícil para las personas concentrarse en objetivos generales si no pueden controlar suficientemente las tareas cotidianas a las que se enfrentan con frecuencia. ^{[ 1 ]}^{: 54} Al desarrollar y utilizar el sistema confiable que maneja las tareas diarias, una persona puede liberar espacio mental para comenzar a avanzar al siguiente nivel. ^{[ 4 ]}^{: 13}

Allen recomienda programar una revisión semanal, reflexionando sobre los seis niveles diferentes . La perspectiva obtenida de estas revisiones debería guiar las prioridades a nivel de proyecto. ^{[ 1 ]}^{: 50} Las prioridades a nivel de proyecto, a su vez, determinan la prioridad de las tareas y compromisos individuales recopilados durante el proceso de flujo de trabajo. Durante una revisión semanal, determine el contexto de las tareas y coloque cada tarea en su lista correspondiente. Un ejemplo de agrupar tareas similares sería hacer una lista de llamadas telefónicas pendientes o de las tareas/recados que se deben realizar mientras se está de compras. Las listas de contexto se pueden definir por el conjunto de herramientas disponibles o por la presencia de personas o grupos para quienes se tienen temas que discutir o presentar. ^{[ 4 ]}^{: 35}

Resumen

GTD se basa en almacenar, rastrear y recuperar la información relacionada con cada tarea que debe realizarse. Los bloqueos mentales que encontramos se deben a una planificación previa insuficiente . Esto implica pensar con anticipación y generar una serie de acciones que luego se pueden llevar a cabo sin planificación adicional. El "sistema de recordatorios" de la mente es ineficiente y rara vez (o con demasiada frecuencia) nos recuerda lo que debemos hacer en el momento y lugar adecuados. En consecuencia, las "próximas acciones" almacenadas por contexto en el "sistema de confianza" actúan como un soporte externo que garantiza que recibamos los recordatorios correctos en el momento oportuno. Dado que GTD se basa en recordatorios externos, puede considerarse una aplicación de las teorías de la cognición distribuida o la mente extendida . ^{[ 10 ]}

Recepción

En 2004, James Fallows describió en The Atlantic la principal promesa de GTD como no solo permitir al profesional hacer más trabajo sino también sentirse menos ansioso sobre lo que puede y no puede hacer. ^{[ 11 ]}

En 2005, Wired calificó a GTD como un "nuevo culto para la era de la información" ^{[ 12 ]} , describiendo el entusiasmo por este método entre los trabajadores de la tecnología de la información y del conocimiento como una especie de culto . Las ideas de Allen también se han popularizado a través de The Howard Stern Show (Stern lo mencionó diariamente durante el verano de 2012) e Internet , especialmente a través de blogs como 43 Folders ^[¹³^] , Lifehacker [ ¹⁴^] y The Simple Dollar ^[¹⁵^]^.

En 2005, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para el artículo de The Guardian titulado "Conozca al hombre que puede traer orden a su universo", ^{[ 16 ]} diciendo: "Para mí, como para los cientos de miles de personas en todo el mundo que ponen el libro en las manos de sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen son nada menos que transformadoras".

En 2007, la revista Time calificó a Getting Things Done como el libro de autoayuda empresarial de su época. ^{[ 17 ]}

En 2007, Wired publicó otro artículo sobre GTD y Allen, ^{[ 18 ]} citándolo diciendo que "el funcionamiento de una transmisión automática es más complicado que el de una transmisión manual ... para simplificar un evento complejo, se necesita un sistema complejo ".

Un artículo de 2008 publicado en la revista Long Range Planning por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad Libre de Bruselas (VUB) mostró que "los conocimientos recientes en psicología y ciencias cognitivas respaldan y amplían las recomendaciones de GTD". ^{[ 10 ]}

Véase también

Notas

↑ Allen, en su libro de 2001, afirma que si una tarea está en la mente de alguien, la llenará por completo, lo que garantiza que será incapaz de realizar otra tarea; por lo tanto, no logrará completar ninguna de ellas.^{[ 4 ]}^{: 13–22}
↑ "¿Tardará menos de dos minutos?" Sí, entonces hazlo.^{[ 4 ]}^{: 36}
↑ Si no lo lograste dentro del plazo previsto, actualiza tus herramientas (es decir, corrige tu plan de proyecto, tus listas, etc.).
↑ Allen afirma que el estrés puede reducirse y la productividad aumentarse identificando y etiquetando un factor estresante.^{[ 1 ]}^{: 14}
1 2 Cuando uno deja que la mente fluya como el agua hacia el factor estresante, surge una sensación correspondiente en el cuerpo (por ejemplo, en un dedo o un codo), o posiblemente una emoción como la ira; en un arte marcial, el practicante no traiciona esa sensación; en cambio, el practicante permanece vigilante, mantiene la postura y busca influir en el posible resultado.^{[ 4 ]}^{: 13}
↑ Una vez identificada o etiquetada la fuente del factor estresante, la mente puede ir más allá de ese problema específico, por ejemplo, para considerar el costo o el beneficio. El costo/beneficio específico puede entonces formularse con palabras y anotarse, por ejemplo, utilizando las etiquetas o identificadores.^{[ 4 ]}^{: 13}
↑ Una vez identificado el problema con etiquetas, la mente puede pasar del factor estresante a la siguiente etapa, por ejemplo, al efecto de completar la tarea prevista.^{[ 4 ]}^{: 13}
↑ Una vez que la mente ha superado un problema, se libera de él y el practicante puede seguir adelante.^{[ 1 ]}^{: 14}

Referencias

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↑ "Herramientas y software comunes" . Sitio web Getting Things Done . David Allen Co. Consultado el 30 de mayo de 2014 .
1 2 Heylighen, Francis ; Vidal, Clément (diciembre de 2008). "Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity" (PDF) . Long Range Planning: International Journal of Strategic Management . 41 (6): 585– 605. CiteSeerX 10.1.1.161.441 . doi : 10.1016/j.lrp.2008.09.004 . ISSN 0024-6301 .
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↑ Wolf, Gary (25 de septiembre de 2007). "El gurú de 'Getting Things Done', David Allen, y su culto a la hipereficiencia" . Wired . Consultado el 5 de marzo de 2010 .

Lecturas adicionales

Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (1.ª ed.). Penguin Books. ISBN 978-0-14-200028-1.
Allen, David (2003). Listo para todo: 52 principios de productividad para el trabajo y la vida . Viking Books. ISBN 978-0-670-03250-1.
Allen, David (2008). Cómo hacer que todo funcione . Viking Books. ISBN 978-0-7499-4103-1.

Enlaces externos

Sitio web oficial

[thingsOnYourMind-5] Allen, en su libro de 2001, afirma que si una tarea está en la mente de alguien, la llenará por completo, lo que garantiza que será incapaz de realizar otra tarea; por lo tanto, no logrará completar ninguna de ellas.^{[ 4 ]}^{: 13–22}

[doIt-6] "¿Tardará menos de dos minutos?" Sí, entonces hazlo.^{[ 4 ]}^{: 36}

[stuff-7] Si no lo lograste dentro del plazo previsto, actualiza tus herramientas (es decir, corrige tu plan de proyecto, tus listas, etc.).

[identifyAnUndefined-9] Allen afirma que el estrés puede reducirse y la productividad aumentarse identificando y etiquetando un factor estresante.^{[ 1 ]}^{: 14}

[attendToTheStressor-10] 1 2 Cuando uno deja que la mente fluya como el agua hacia el factor estresante, surge una sensación correspondiente en el cuerpo (por ejemplo, en un dedo o un codo), o posiblemente una emoción como la ira; en un arte marcial, el practicante no traiciona esa sensación; en cambio, el practicante permanece vigilante, mantiene la postura y busca influir en el posible resultado.^{[ 4 ]}^{: 13}

[identifyCriterion-11] Una vez identificada o etiquetada la fuente del factor estresante, la mente puede ir más allá de ese problema específico, por ejemplo, para considerar el costo o el beneficio. El costo/beneficio específico puede entonces formularse con palabras y anotarse, por ejemplo, utilizando las etiquetas o identificadores.^{[ 4 ]}^{: 13}

[projectTheSolution-12] Una vez identificado el problema con etiquetas, la mente puede pasar del factor estresante a la siguiente etapa, por ejemplo, al efecto de completar la tarea prevista.^{[ 4 ]}^{: 13}

[movingBeyondTheProblem-13] Una vez que la mente ha superado un problema, se libera de él y el practicante puede seguir adelante.^{[ 1 ]}^{: 14}

[Allen2015-1] 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Allen , David ( 2015 ) . Getting Things Done : The Art of Stress -Free Productivity (2.ª ed.). Penguin Books. ISBN 9780143126560.

[The_New_Yorker-2] Newport, California (17 de noviembre de 2020). "El auge y la caída de Getting Things Done" . The New Yorker . Consultado el 18 de abril de 2021 .

[gtd-3] Próximos pasos de David Allen GTD

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