Guía del proceso IMC

imc Process Guide es el nombre de un sistema electrónico de apoyo al rendimiento (EPSS). El software es desarrollado por la empresa de e-learning IMC AG , con sede en Saarbrücken .

La Guía de Procesos proporciona ayuda contextual e información actualizada a los usuarios de software en caso de dificultades con las aplicaciones . Funciona como un sistema de navegación personal para el empleado que lo guía a través de los procesos específicos de la empresa y su rol. ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]}

A diferencia del aprendizaje formal convencional , el usuario no recibe una formación específica antes de usar el software, sino que recibe sugerencias, consejos y ayuda en cuanto surge un problema al aplicarlo en su trabajo diario. ^{[ 4 ] [ 5 ]}

El concepto didáctico tiene en cuenta la denominada curva del olvido , también conocida como "curva de Ebbinghaus", que recibe su nombre del psicólogo Hermann Ebbinghaus . Esta curva describe el alto grado de olvido en el aprendizaje formal convencional , donde solo una pequeña parte de la información se transfiere y, por lo tanto, se almacena en la memoria a largo plazo de los participantes.

El concepto se basa en la técnica del microaprendizaje , donde la información se divide en pequeñas unidades, y en el aprendizaje informal , que tiene lugar a diario fuera de los sistemas educativos formales. ^{[ 6 ] [ 7 ]}

Los programas avanzados de asistencia contextual como EPSS no deben confundirse con las aplicaciones de ayuda simples que generalmente se activan por palabras clave. Un ejemplo de estas últimas es el conocido, pero muy impopular, Clippy . ^{[ 8 ] [ 9 ]} Este clip animado aparecía cada vez que los usuarios escribían una palabra o término determinado en Microsoft Office . Clippy era considerado a menudo molesto y Microsoft lo eliminó en 2007. Una nueva generación de asistentes virtuales, como Cortana de Microsoft , utiliza métodos más inteligentes para evaluar cuándo y cómo ofrecer qué ayuda. Las opciones de ayuda pueden aparecer, por ejemplo, después de un tiempo predefinido de inacción entre dos pasos de proceso generalmente conectados, en lugar de aparecer cada vez que se escribe una palabra determinada.

La línea divisoria entre la ayuda en línea de asistentes virtuales avanzados como Cortana de Microsoft o Siri de Apple y los sistemas de soporte de software (EPSS) no siempre es clara. ^{[ 10 ]} Ambos pueden funcionar como un navegador de conocimiento o un GPS para el software. Pero mientras que Cortana y Siri son más específicos del software, un EPSS como Process Guide es más específico de la organización. El programa no explica cómo funciona un software determinado, sino que ofrece asistencia para manejar diferentes programas que se utilizan en una organización en su conjunto.

Esta aplicación resulta inusual para un software desarrollado en Alemania. Si bien la empresa cuenta ahora con estudios de desarrollo en Estados Unidos, Reino Unido, Australia y otros países, sus orígenes se encuentran en el sector de la formación y el aprendizaje electrónico en Alemania. Process Guide fomenta el aprendizaje informal y la formación en el puesto de trabajo, mientras que la formación en Alemania tradicionalmente se basa en gran medida en el aprendizaje formal, especialmente en el sector manufacturero.

La formación profesional básica como aprendiz puede durar tres años y los certificados de formación profesional tienen una gran reputación en Alemania, incluso comparados con los títulos universitarios. ^{[ 11 ]} El presidente estadounidense Barack Obama recomendó el sistema de educación dual alemán como estándar para la formación profesional en su discurso sobre el Estado de la Unión en 2012. Si bien el llamado sistema de educación dual proporciona "técnicos, ingenieros y trabajadores cualificados a través de un... aparato de formación profesional y aprendizaje técnico", ^{[ 12 ]} tiene desventajas en lo que respecta al aprendizaje permanente , como recomiendan la OCDE y la Comisión Europea . ^{[ 13 ]}

Además, no prepara para condiciones laborales que cambian rápidamente, como innovaciones tecnológicas o cambios en el marco legal de una profesión. ^{[ 14 ]} Asimismo, la formación informal ha demostrado ser eficiente. Según Cross, las organizaciones destinan el 80 % de su presupuesto de formación al aprendizaje formal y el 20 % al aprendizaje informal, mientras que este último representa el 80 % del éxito del aprendizaje. ^{[ 15 ]} A diferencia de la formación formal, por lo general no se otorgan certificados ni diplomas. ^{[ 16 ]}

Los autores utilizan el denominado «componente de diseño» para crear textos de ayuda para aplicaciones y funciones, y definir los pasos del proceso. Estos textos de ayuda se pueden actualizar fácilmente con unos pocos clics si el software o los procesos cambian. Para el usuario, el contenido se recupera automáticamente a través de una «Guía» en cuanto se utiliza una función con un texto de ayuda archivado. La «Guía» también se puede abrir selectivamente para guiar al usuario a través de una aplicación o proceso. Esta ayuda contextual, mediante textos, enlaces y vídeos, tiene como objetivo reducir el número de errores en el trabajo diario, especialmente en procesos que se ejecutan con poca frecuencia. Esto se aplica en particular a procesos complejos o actualizaciones de software . ^{[ 17 ] [ 18 ]}

El software fue utilizado en 2013 por el Ministerio de Finanzas y Asuntos Europeos de Saarland como parte de la reestructuración de la tecnología de la información de todos los ministerios de Saarland. ^{[ 17 ]} Otro ejemplo es el uso por parte de la parroquia luterana de Lahti , Finlandia , para capacitar a trabajadores sociales en software de gestión de casos. ^{[ 19 ]}

Además de su uso en la formación en software, el ámbito del cumplimiento normativo se considera un área de aplicación ejemplar. La necesidad de un cumplimiento exacto de los procesos y canales de comunicación, los requisitos específicos de información, así como los requisitos específicos de protección de datos y las obligaciones legales coinciden en este contexto y tienen consecuencias especialmente graves. El uso de la "Guía de Procesos" permite mostrar advertencias durante la ejecución de los procesos relacionados con el cumplimiento normativo. Se puede solicitar a los usuarios que confirmen su comprensión, la cual, junto con cualquier desviación del proceso, se documenta automáticamente y se genera como informes de cumplimiento. Esto es necesario para garantizar que los usuarios no solo conozcan las normas de cumplimiento, sino que también las apliquen. ^{[ 18 ] [ 20 ] [ 21 ]}

La interfaz de usuario se basa en Programme Office 2013 de Microsoft . Una función integrada de retroalimentación social permite a los usuarios grabar su pantalla y enviarla directamente al servicio de asistencia. Esto facilita que el personal de asistencia resuelva los problemas de software y brinde ayuda en el contexto adecuado. Además del modelo tradicional "On-Premise" , la Guía de Procesos también está disponible como software como servicio, parte de la computación en la nube . ^{[ 2 ] [ 22 ] [ 23 ]}