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Articulo de referencia

Inventario (biblioteca y archivo)

En el contexto de las bibliotecas y los archivos, un inventario se refiere a una lista o registro detallado de los artículos, materiales o recursos que se conservan en una colec...

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En el contexto de las bibliotecas y los archivos, un inventario se refiere a una lista o registro detallado de los artículos, materiales o recursos que se conservan en una colección.

Descripción general

Ayuda a documentar y organizar el contenido, facilitando al personal la gestión, localización y seguimiento de los elementos. Un inventario suele incluir información como títulos, autores, fechas de publicación, números de clasificación y otros detalles relevantes sobre cada elemento de la colección. Es el método que utilizan las bibliotecas y los archivos para determinar si algunos elementos de su colección necesitan actividades de preservación o conservación. Un inventario moderno podría implicar el examen de cada elemento con un escáner de código de barras y un ordenador portátil, con el objetivo de ajustar los registros bibliográficos y de elementos en sus bases de datos WorldCat y las de OCLC . [ 1 ] El uso de un ordenador portátil y un lector de código de barras portátil «reducirá los errores humanos y las inconsistencias, al tiempo que ayudará a mantener la concentración y el entusiasmo del personal por el proyecto». [ 2 ]

En la era digital, los materiales impresos, aunque su tamaño se ha reducido drásticamente en comparación con los materiales electrónicos, siguen siendo componentes valiosos de la colección de una biblioteca. Aumentar la accesibilidad a los materiales impresos y reducir la frustración de los usuarios convierte el proceso de inventario en una herramienta eficaz para mejorar la calidad del servicio bibliotecario. «Cuando los usuarios de la biblioteca no pueden encontrar los materiales en las ubicaciones esperadas, pierden la confianza tanto en el catálogo como en la propia biblioteca». [ 3 ] Los libros extraviados o mal etiquetados tienen un impacto directo en la calidad de los servicios bibliotecarios. Mantener las estanterías en orden mediante inventarios y la revisión de los estantes puede mitigar el tiempo que el personal pierde buscando artículos extraviados o mal etiquetados.

Las bibliotecas tienen miles de libros; las grandes bibliotecas académicas pueden tener millones. [ 4 ] Realizar un inventario físico anual (o menos frecuente) con la imposición de manos sobre cada artículo individual puede no ser práctico por varias razones. Puede no ser financieramente viable, los empleados necesarios pueden no tener tiempo adicional para dedicarse a dicho inventario, y no hay recompensas financieras para la biblioteca por completarlo. Los problemas que se descubren (libros que necesitan ser recomprados, encuadernados, reparados o digitalizados) pueden requerir soluciones costosas y laboriosas. Debido a estas limitaciones, los inventarios pueden no realizarse durante décadas, si es que alguna vez se realizan, en las grandes instituciones académicas. Por el contrario, los inventarios completos suelen ser parte habitual del trabajo del especialista en medios de la biblioteca escolar en las instituciones de K-12 , donde el inventario puede ser un requisito legal que demuestra que las bibliotecas rinden cuentas del dinero que han gastado durante el año. [ 5 ] La verificación de libros y materiales perdidos puede compararse de manera similar a una auditoría . [ 6 ]

Sin embargo, existen alternativas a la realización de un inventario completo, como un inventario selectivo. Este último puede realizarse según las circunstancias o mediante la predicción de datos. El espacio físico es un bien preciado en las bibliotecas. Inventariar las minicolecciones antes de trasladarlas a su nueva ubicación ofrece a la biblioteca la oportunidad de llevar a cabo un proyecto de inventario selectivo. Una alternativa a los proyectos de inventario selectivo oportunistas es la afirmación de Kohl (1982) de que las estadísticas de circulación, las estadísticas de búsqueda de libros y las estadísticas de préstamo interbibliotecario pueden ser herramientas útiles para identificar áreas que podrían requerir un inventario selectivo. Él escribe: «Las áreas que necesitan un inventario pueden identificarse mediante el uso de datos predictivos». [ 3 ] Una vez establecidos los objetivos de precisión y los métodos de medición, «es necesario cuantificar los criterios. Se debe mantener una medida general de la precisión del inventario como un indicador clave de rendimiento para la gestión». [ 7 ]

El papel de los inventarios

Si bien la adquisición de nuevos materiales se considera una misión central de la biblioteca, el mantenimiento de las colecciones, que incluye actividades menos satisfactorias como la eliminación de material obsoleto , la reparación de libros , la reorganización y el recuento de lo que las bibliotecas creen tener en sus estantes, también es una parte vital de la misión de la biblioteca de proporcionar acceso a los usuarios actuales, así como a aquellas personas que utilizarán la biblioteca en algún momento en el futuro.

Cada vez que se realiza un inventario, se identifican y abordan los problemas de estado físico de la colección y de representación bibliográfica. "Esto permite fortalecer la integridad del OPAC, [convirtiéndolo] en un recurso más eficaz para los usuarios". [ 8 ] La mejora de la accesibilidad de las colecciones para los usuarios tiene un impacto tremendo en el servicio al usuario y en cómo se percibe la biblioteca. Durante un proceso de inventario, "el personal de la biblioteca adquiere conocimiento de la colección y puede [mejor] brindar un mejor servicio al cliente". [ 9 ] Los usuarios se benefician de la confianza que el personal de la biblioteca adquiere en sus colecciones y en sus habilidades para el desarrollo de las mismas. Los inventarios ayudan a garantizar que las colecciones, tal como aparecen en los catálogos de acceso público en línea y en las guías de búsqueda, no carezcan de integridad. Las bibliotecas escolares también utilizan el inventario para evaluar la colección (número, antigüedad y proporción:estudiante) en comparación con los estándares de las instituciones acreditadoras, y también para examinar cada recurso y determinar su futuro en la colección en función de la antigüedad, la relevancia, la actualidad y el estado, lo que puede incluir reparación, reemplazo, eliminación o limpieza para garantizar que los usuarios tengan acceso a recursos atractivos y actualizados. [ 10 ] El inventario también puede identificar anomalías en el catálogo y brindar la oportunidad de corregir los registros del catálogo y el etiquetado de los artículos. Este es también un momento en el que se pueden reorganizar los estantes para minimizar el hacinamiento y evitar daños.

Muestreo

El muestreo es una medida de compromiso que puede ser una herramienta de gestión importante. [ 11 ] El muestreo aleatorio de las colecciones de la biblioteca puede proporcionar una evaluación rápida y clara de una colección: si los libros están presentes y si los libros presentes se encuentran en buen estado físico. En 1982, las bibliotecas de la Universidad Estatal de California sugirieron procedimientos de inventario para garantizar que las 19 colecciones del campus estuvieran seguras e intactas. Reconocieron que un inventario regular completo era demasiado costoso y decidieron que el mejor método para evaluar la pérdida de libros sería el muestreo. Cada tres años, se tomaría una muestra de un número determinado de artículos en cada clasificación de la Biblioteca del Congreso . Si las tasas de pérdida superaban el 1 % durante dos años consecutivos, esto indicaría la necesidad de un inventario completo. [ 12 ]

"Una muestra aleatoria de la colección sirve como indicador del resto de la misma. Si todos los elementos se contabilizan en una muestra aleatoria, se puede asumir que los registros del resto de la colección son igualmente fiables. Sin embargo, un inventario completo proporciona a la institución la certeza de que se puede contabilizar toda la colección; la muestra aleatoria se utiliza para comprobar la coherencia de los registros de la colección." [ 13 ]

Determinación del tamaño de la muestra y los elementos

En primer lugar, debe determinarse si se muestreará toda la colección, incluyendo los depósitos, las colecciones de referencia y las colecciones especiales, o si solo se analizará un área específica. En la Universidad de Illinois, sus depósitos incluían publicaciones gubernamentales y la biblioteca asiática, pero estos fondos especiales no se incluyeron en su estudio. También pueden excluirse los ejemplares sueltos. [ 14 ]

A continuación, la Biblioteca debe decidir el tamaño de su muestra. Cuantos más puntos de datos, por supuesto, más precisos serán los datos sobre la colección. Existen dos tipos de errores posibles en el muestreo: tolerancia y confianza. La tolerancia es el porcentaje inexacto, una desviación máxima del valor de error nominal; por ejemplo, una pregunta de una encuesta puede ser precisa para el 85-95% de la población, o bien, se podría indicar 90% ±5; en este caso, la tolerancia es cinco. La confianza es el segundo error, que mide la certeza de una respuesta verdadera dentro de los límites establecidos en la tolerancia. Si hay una confianza del 90%, se predice que si el estudio de la muestra se repite diez veces utilizando muestras diferentes, pero con la misma tolerancia, los resultados serían precisos en nueve de esos diez estudios. [ 15 ]

En la tabla siguiente, para una tolerancia de ±5%, el tamaño de la muestra para una colección de más de 50 000 libros sería de 381 ejemplares con un nivel de confianza del 95% y de 648 ejemplares con un nivel de confianza del 99%. Para lograr una tolerancia menor de ±1%, habría que muestrear miles de libros, lo que podría sobrecargar los recursos disponibles incluso para un inventario de muestra. Analizar entre 270 y 655 volúmenes resulta mucho más razonable para el personal de una biblioteca de tamaño medio.

Una alternativa para contar cientos de libros en una muestra aleatoria determinada es contar hasta saber si existe o no un problema. La Biblioteca Memorial Prescott de Louisiana Tech empleó el análisis secuencial a finales de la década de 1980 cuando trabajaba en la automatización de las colecciones. [ 16 ]

La selección aleatoria de libros puede realizarse de varias maneras. Si, además del estado físico de los artículos, una biblioteca también desea saber si faltan artículos en los estantes, se deben generar muestras aleatorias a partir del sistema integrado de gestión bibliotecaria (SIGB). Si los bibliotecarios solo acceden a la colección con fines de conservación, pueden contar fácilmente rangos, columnas, estantes y libros [ 17 ] y usar Microsoft Excel u otro software de hoja de cálculo para crear muestras aleatorias . La mala ubicación de los libros en los estantes tiene costos asociados: en la satisfacción del usuario con los servicios de la biblioteca y en el tiempo del personal tratando de localizar los libros faltantes. [ 18 ] Puede valer la pena el tiempo adicional para averiguar cómo extraer artículos aleatorios del SIGB de su biblioteca para completar su muestra.

Gestión de encuestas por muestreo

Una vez que los bibliotecarios examinan los libros de su muestra, ¿qué buscan? Deben revisar la cubierta para detectar decoloración, descamación o daños. Luego, deben abrir el libro y observar las páginas: ¿están amarillentas o quebradizas? Se puede usar un marcador de archivo para determinar si un libro es ácido. ¿Cómo está la encuadernación? ¿Están intactas las páginas? Estos datos se pueden registrar en una hoja de cálculo para su posterior análisis de toda la muestra. Incluya el número de clasificación del ejemplar, lugar de publicación, lugar de producción, fecha de publicación, medidas (altura del lomo, ancho de la cubierta, profundidad de la cubierta posterior a la frontal, cantidad de espacio en la estantería alrededor del ejemplar, horizontal y verticalmente); describa el tipo de cubierta, la unión de las hojas y el estado de la encuadernación, la unión del texto, la acidez, la resistencia del papel y el contraste del texto; enumere las páginas dañadas y describa el tipo y el estado del encuadernado; registre cualquier nota adicional que sea útil para futuras referencias y análisis. [ 19 ]

Los costos de muestreo de 384 elementos aleatorios en la Universidad de Illinois Urbana-Champaign en 1987 fueron inferiores a $5000. La biblioteca de la Universidad de Illinois Urbana-Champaign empleó a once estudiantes de posgrado de la facultad de bibliotecología y ciencias de la información, quienes recibieron capacitación y supervisión. Cada encuestador recolectó cuarenta muestras; el 90 % de las encuestas se completaron el primer día en 5,5 horas. [ 17 ]

Análisis de resultados

La información de las muestras se puede registrar fácilmente en Excel u otro programa de hoja de cálculo, donde se puede realizar un análisis sencillo. Para fines de conservación, los bibliotecarios quieren conocer el estado de sus colecciones: ¿qué porcentaje de los libros son ácidos? ¿Qué porcentaje de la colección está dañado? ¿Se producen más daños en estanterías estrechas? ¿Debe la biblioteca preocuparse por los libros impresos en Europa del Este? Etc. Después de identificar los problemas de mayor preocupación en la colección, se deben considerar las medidas de conservación. ¿Qué se debe hacer lo antes posible para conservar la colección? ¿Qué decisiones se pueden posponer? ¿Tiene la biblioteca un plan de conservación en su política de gestión de colecciones? ¿Existe un presupuesto para el mantenimiento de las colecciones? ¿Qué se puede extrapolar de los datos sobre lo que podría suceder con la colección en diez o veinte años?

Utilizando los resultados de la evaluación de la colección de la biblioteca, las solicitudes presupuestarias pueden fundamentarse con datos. La biblioteca necesita un aumento de presupuesto para el mantenimiento de las colecciones antiguas, o bien un aumento de fondos para incorporar nuevos materiales para nuestros estudiantes y así subsanar deficiencias y carencias. Esta estrategia fue empleada por la Biblioteca Joyner de la Universidad de East Carolina tras un proyecto de inventario y análisis de estanterías realizado en 2005. [ 20 ]

Otros usos del muestreo en la gestión de colecciones bibliotecarias

El muestreo también puede utilizarse para calcular intervalos óptimos para la revisión de estanterías. El promedio de libros mal colocados en una estantería en una biblioteca universitaria es del 5,6 %. El 65 % de los libros se ubicaron en la estantería correcta, pero no en el orden correcto. Cooper y Wolthausen desarrollaron ecuaciones que indican que el intervalo óptimo de revisión de estanterías es una función del número de libros en una sección, la probabilidad de que un libro en una sección se traslade a otra, los costos de verificación y de los usuarios, y la tasa de error del lector de estanterías. [ 21 ] Las asignaciones diarias de revisión de estanterías, otro componente importante del mantenimiento de la colección, realizadas por el personal de Mantenimiento de Estanterías mantienen el orden adecuado en la colección de una biblioteca. Sin embargo, la revisión diaria de estanterías no puede considerarse en lugar de un inventario de la colección, el personal dedicado a la revisión de estanterías es invaluable para la colección de una biblioteca.

Para los artículos mal etiquetados, es crucial que el personal de Mantenimiento de Estanterías pueda leer con precisión los estantes y el personal de Préstamo Interbibliotecario pueda recuperarlos. Las colecciones que no se han inventariado correctamente afectan a los usuarios de la biblioteca fuera de la universidad con solicitudes de préstamo interbibliotecario que no se pueden atender. Los proyectos de inventario pueden ahorrar dinero al reducir las solicitudes de préstamo interbibliotecario innecesarias y las compras duplicadas. Atkins y Weible (2003) "utilizaron las solicitudes de préstamo interbibliotecario para identificar problemas en la localización de materiales. No estar en el estante es una razón común para la cancelación de una solicitud de préstamo interbibliotecario". [ 22 ] Abordar estos factores contribuye inevitablemente a una mayor calidad del servicio.

Referencias

  1. ↑ Smith, Debbi (noviembre de 2006). "Inventario de colecciones en la era digital: ¿Cómo podemos analizar hasta saber qué tenemos?" . Against the Grain . 18 (5): 18, 20, 22. doi : 10.7771/2380-176X.5006 .
  2. ↑ El Rayess, M. (2015). "Una solución rápida, precisa y gratuita para el inventario y la lectura de estanterías". Journal of Access Services . 12 ( 3–4 ): 104–117 . doi : 10.1080/15367967.2015.1096209 . S2CID 216147474 . 
  3. 1 2 Greenwood, Judy T. (2013). "Llevándolo a las estanterías: Un proyecto de inventario en las bibliotecas de la Universidad de Mississippi". Journal of Access Services . 10 (2): 77– 89. doi : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 . 
  4. ↑ Teper, Thomas H.; Stephanie S. Atkins (mayo de 2003). "Conservación de edificios: Evaluación de los depósitos de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign" . Bibliotecas universitarias y de investigación . 64 (3): 211– 227. doi : 10.5860/crl.64.3.211 .
  5. ↑ Braxton, Barbara (abril de 2004). "Haciendo inventario de los recursos de la biblioteca". Bibliotecario docente . 31 (4): 42– 43.
  6. ↑ DiCarlo, Michael A. (1988). "Análisis secuencial como prueba de muestreo para la necesidad de inventario". The Journal of Academic Librarianship . 13 (6): 345– 348.
  7. ↑ Wild, A. (2004). Improving inventory record accuracy: Getting your stock information right . Burlington, Massachusetts: Elsevier Butterworth-Heinemann. pp. 11 . ISBN  9780750659000.
  8. ↑ Alvin, Gglenda (2016). "La gestión de colecciones importa: afrontar la cruda realidad: el inventario" . Against the Grain . 28 : 62. doi : 10.7771/2380-176X.7292 .
  9. ↑ Harveland, Jennifer (2017). "Métodos de inventario de bibliotecas: Utilizar la flexibilidad y la creatividad para lograr un objetivo común dentro de un sistema bibliotecario federado" . Bibliotecas Colaborativas . 9 (3): 168– 174.
  10. ↑ Ibíd. Braxton
  11. ↑ Drott, M. Carl (marzo de 1969). "Muestreo aleatorio: una herramienta para la investigación bibliotecaria" . Bibliotecas universitarias y de investigación . 30 (2): 119– 125. doi : 10.5860/crl_30_02_119 . hdl : 2142/38352 .
  12. ↑ Creaghe, Norma S. (1982). "Procedimientos de inventario para las bibliotecas de la Universidad Estatal de California, Northridge, y una posible guía del sistema de la Universidad Estatal de California". Documento ERIC ED244640 .
  13. ↑ Inventario (museo)
  14. ↑ Chrzastowski, Tina; David Cobb; Nancy Davis; Jean Geil; Betsy Kruger (1989). "Deterioro de la colección de la biblioteca: un estudio en la Universidad de Illinois Urbana-Champaign" . College & Research Libraries . 50 (5): 577– 583. doi : 10.5860/crl_50_05_577 .
  15. ↑ ibíd. Drott
  16. ↑ Ibíd. DiCarlo
  17. 1 2 Ibíd. Chrzastowski
  18. ↑ Retief, Esther (2006). "El papel del control de inventario en la calidad del servicio de una biblioteca académica en lo que respecta al acceso al material bibliotecario". Mousaion . 24 (1): 75– 95.
  19. ↑ Nadal, Jacob J. (2009). Herramienta básica de encuesta-S582(v2009a) (edición publicada internamente ). Bloomington, Indiana: Escuela de Biblioteconomía y Ciencias de la Información de la Universidad de Indiana. 
  20. ↑ Teel, Linda (2008). "Aplicando los fundamentos para mejorar la colección". Collection Building . 27 (3): 96– 103. CiteSeerX 10.1.1.545.3804 . doi : 10.1108/01604950810885997 . 
  21. ↑ Cooper, Michael D.; John Wolthausen (1977). "Extravío de libros en los estantes de las bibliotecas: un modelo matemático". Library Quarterly . 47 (1): 43– 57. doi : 10.1086/620621 . S2CID 62351824 . 
  22. ↑ Greenwood, Judy T. (2013). "Llevándolo a las estanterías: Un proyecto de inventario en las bibliotecas de la Universidad de Mississippi". Journal of Access Services . 10 (2): 77– 89. doi : 10.1080/15367967.2013.762266 . S2CID 62673248 . 

Lecturas adicionales

  • Baird, Brian. Evaluación de colecciones de bibliotecas mediante muestreo estadístico, The Scarecrow Press, Lanham, Maryland, 2004.
  • Ernick, Linda. "Biblias flotantes y códigos de barras huérfanos: beneficios de un inventario en una universidad pequeña". Library Resources & Technical Services, 49(3), 2005, páginas 210–216.
  • Henige, David. "¿Callejón sin salida epistemológico y desastre ergonómico? El proyecto de inventario de colecciones de América del Norte." The Journal of Academic Librarianship, 13(4), 1987, páginas 209–213.
  • Shouse, Daniel L. y Linda Teel. "Inventario: catalizador para el desarrollo de colecciones". Collection Building, 25(4), 2006, páginas 129–133.
  • Wild, Judith W. "Inventario en Brooklyn College, 1998-1999." Library Resources & Technical Services, 46(2), 2002, páginas 62–71.