Procesamiento de facturas

Procesamiento de facturas  : implica la gestión de las facturas entrantes desde su llegada hasta el pago. Las facturas tienen muchas variaciones y tipos. En general, las facturas se agrupan en dos tipos:

1. Facturas asociadas a una solicitud interna o pedido de compra de una empresa (facturas basadas en órdenes de compra) y
2. Facturas que no tienen una solicitud asociada (facturas sin orden de compra).

La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre cómo deben procesar las facturas recibidas. Es común tener un procedimiento para las facturas con orden de compra y otro para las que no la tienen. Algunas empresas también tienen requisitos específicos según el tipo o el importe de la transacción.

En general, ambos tipos de facturas son procesadas por el departamento de cuentas por pagar de una empresa . El proceso mediante el cual se valida y paga una factura de proveedor también se conoce como ciclo de compra a pago .

El proceso suele comenzar cuando se recibe la factura del proveedor. Las facturas se pueden enviar por correo electrónico, correo postal, fax o EDI .

Una vez recibida la factura, el auxiliar de cuentas por pagar debe verificar que se trata efectivamente de una factura. A continuación, la clasifica en distintas categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser específica de cada organización.

Una vez clasificada la factura, se remite al responsable de cuentas por pagar, quien suele ser la persona que realizó el pedido. Si se generó una orden de compra durante el proceso de adquisición, la factura debe cotejarse con dicha orden para confirmar que el importe a pagar coincide con el indicado en la factura. (Esto ayuda a prevenir el fraude y las transacciones no autorizadas).

Si el importe es correcto y la mercancía ha llegado, la persona responsable deberá aprobar la factura firmándola. Si el importe facturado supera un límite establecido por la organización, su superior también deberá aprobarla. Esto, por supuesto, varía según la organización.

Una vez aprobada la factura y sin discrepancias, se contabiliza en el sistema contable. ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ]} A partir de ahí, se puede crear un comprobante y emitir el pago.

En ocasiones, un proceso de facturación manual puede superar los quince pasos antes de que se realice el registro final.

La tecnología ha permitido desde hace tiempo la automatización del procesamiento de facturas, desde su recepción hasta su envío. Esto significa que, al recibir la factura, el mismo empleado de cuentas por pagar solo tendrá que escanearla en un software de automatización. Este software convierte la imagen escaneada de la factura en un documento de texto consultable. Los diferentes campos de una factura también se pueden definir en el software para que recuerde qué campos debe capturar y registrar en los sistemas ERP , por ejemplo, el importe de la compra, la cantidad, el nombre del proveedor, el código del proveedor, etc. Entre las ventajas de un flujo de trabajo de procesamiento automático se incluyen la reducción de errores humanos, la generación de informes bajo demanda y la resiliencia de los datos . La mayoría del software de automatización actual se integra con los sistemas ERP organizacionales más comunes, como SAP , Microsoft y Oracle . Ejemplos de estas plataformas de automatización incluyen soluciones basadas en IA como InvoiceAction, que ayudan a optimizar la captura, validación e integración de facturas con el ERP para contables y controladores. ^{[ 5 ]}

En un proceso automático , una vez que se extraen o capturan los datos de la factura, estos se envían al sistema para su comparación automática con la orden de compra. Este proceso de comparación puede comparar solo los datos de la factura con los que aparecen en la orden de compra o ampliarse para incluir un nivel más profundo que examine los documentos de recepción. Los pasos del flujo de trabajo se pueden configurar de manera que la persona responsable reciba una alerta por correo electrónico para que pueda aprobar la factura. Si hay otras personas involucradas en el flujo de trabajo de aprobación, también se generarán alertas por correo electrónico para ellas automáticamente. ^{[ 6 ]} El flujo de trabajo típico es un proceso de cuatro pasos que comienza con 1. Importación de las imágenes mediante escaneo o correo electrónico, 2. Identificación del proveedor y la unidad de negocio asociada con la factura, 3. Extracción de datos , y 4. Exportación de los datos e imágenes extraídos.

La automatización de cuentas por pagar es un enfoque tecnológico para el procesamiento de facturas. Según el Informe de Digitalización de Documentos , edición n.° 8-17-07, existen alrededor de 3757 aplicaciones de procesamiento de facturas en el mundo. ^{[ 7 ]}

Los sistemas de captura inteligente de datos (IDC) o de aprendizaje automático permiten a los usuarios extraer información de las facturas sin que el sistema tenga que aprender su formato. Algunos motores inteligentes pueden clasificar lotes sobre la marcha, localizar campos de datos como el número de factura y de pedido, así como la información de cada partida, y extraer el contenido deseado. Las soluciones inteligentes no requieren la codificación de reglas ni el diseño de plantillas. El sistema aprende revisando un número relativamente pequeño de ejemplos de facturas. Esto permite que el sistema se adapte a grandes volúmenes de facturas y formatos de documentos muy variados sin necesidad de que un operador humano especifique una plantilla para cada una ni cree y ajuste una extensa biblioteca de palabras clave.

El software de automatización del procesamiento de facturas se ha consolidado como una " innovación disruptiva ", según una consultora, ya que ha generado una demanda para toda una gama de productos de software que antes no existían. Este software ha producido un enorme ahorro de mano de obra, hasta el punto de que muchas empresas lo consideran una herramienta tecnológica esencial, al igual que el software de procesamiento de textos.

Otras ventajas de la automatización de las cuentas por pagar incluyen:

• Hasta un 80 por ciento de reducción en el ciclo de compras y pagos de una empresa.
• Reducción de pagos de facturas duplicadas y errores en la introducción de facturas.
• La capacidad de asignar códigos GL a las facturas sin acceso directo a la plataforma contable de la empresa.

El enfoque típico para los procesos de gestión de facturas comienza con la llegada de la factura del proveedor. Según el diseño del proceso, la factura debe ser identificada, categorizada, archivada y cotejada con una orden de compra por la persona responsable del pedido. Después de estos pasos, la factura generalmente se transfiere al departamento financiero y se realiza el pago. El problema con este proceso es la falta de una gestión integral de costos, que debería incluir los siguientes puntos de control:

• ¿La persona que realizó el pedido cumplía los requisitos para hacerlo?
• ¿La orden de compra fue aprobada por una persona responsable?
•  ¿Se puede vincular la orden de compra o la factura a un contrato de proveedor existente?

Por lo tanto, los procesos integrales de gestión de facturas deben incluir los puntos de control mencionados anteriormente para garantizar que ningún proveedor falso pueda emitir una factura y cobrar. Esto ha sucedido con gigantes tecnológicos, ^{[ 8 ]} por lo que el peligro es real y no debe pasarse por alto. ^{[ 9 ]}