Descripción del trabajo

La descripción del puesto de trabajo detalla las funciones y responsabilidades de una posición, especificando los resultados de los que una persona es responsable y definiendo el rol que se espera que desempeñe, mostrando cómo sus contribuciones apoyan los objetivos del equipo y de la organización.

La descripción del puesto de trabajo detalla cómo se debe desempeñar el rol y a qué nivel, definiendo las acciones, los métodos de resolución de problemas, el estilo de comunicación, el enfoque para la toma de decisiones y los comportamientos interpersonales necesarios para realizar las tareas de manera eficaz y cumplir con las expectativas de rendimiento.

La descripción del puesto de trabajo detalla las relaciones y la estructura jerárquica con otros miembros de la organización, como por ejemplo, la dependencia jerárquica de supervisores o gerentes, la supervisión de subordinados y la colaboración con compañeros de diferentes equipos.

Una descripción del puesto es esencial para garantizar la claridad sobre el propósito del rol. Se puede utilizar para:

• Proporcionar al empleado las expectativas que se requieren de él en el rol.
• Proporcionar detalles suficientes para ayudar al candidato a evaluar si es apto para el puesto.
• Para ayudar a formular preguntas para el proceso de entrevista.
• Para permitir que el posible empleado determine su rol o posición dentro de la estructura de la organización.
• Para ayudar a formalizar un contrato de trabajo legalmente vinculante.
• Para ayudar a establecer metas y objetivos para el empleado al incorporarse
• Comunicar el potencial de progresión profesional señalando las posibles vías de ascenso y las condiciones necesarias para alcanzarlas.
• Para ayudar en la evaluación del desempeño laboral del empleado.
• Para ayudar a formular planes de formación y desarrollo .

Las descripciones de puestos prescriptivas pueden considerarse un obstáculo en determinadas circunstancias: ^{[ 5 ]}

• Es posible que las descripciones de puestos no sean adecuadas para algunos gerentes sénior, ya que deberían tener la libertad de tomar la iniciativa y encontrar nuevas direcciones fructíferas;
• Las descripciones de puestos de trabajo pueden resultar demasiado inflexibles en una organización que cambia rápidamente, por ejemplo, en un área sujeta a rápidos cambios tecnológicos;
• Otros cambios en el contenido del trabajo pueden provocar que la descripción del trabajo quede desactualizada; ^{[ 6 ]}
• El proceso que una organización utiliza para crear descripciones de puestos puede no ser óptimo. ^{[ 7 ]}

Antes de elaborar la descripción del puesto, es necesario realizar un análisis del mismo. El análisis del puesto , parte integral de la gestión de recursos humanos, consiste en recopilar, analizar y documentar los aspectos importantes de un puesto, incluyendo las funciones del empleado, el contexto del trabajo y los requisitos del mismo.

Una vez finalizado el análisis del puesto, se puede elaborar la descripción del puesto, incluyendo las especificaciones. La descripción del puesto describe las actividades a realizar, mientras que las especificaciones del puesto enumeran los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para desempeñarlo. La descripción del puesto consta de varias secciones, entre ellas: identificación, resumen general, funciones y responsabilidades esenciales, especificaciones del puesto y cláusulas de exención de responsabilidad y autorización.

Las descripciones de puestos se utilizan posteriormente para desarrollar iniciativas eficaces de igualdad de oportunidades de empleo (EEO/ADA), planificación de recursos humanos, reclutamiento y selección; para mantener una clara continuidad entre la planificación de la compensación, los esfuerzos de capacitación y la gestión del desempeño; y para identificar factores laborales que puedan contribuir a la seguridad y la salud en el lugar de trabajo y a las relaciones laborales.

La manipulación de la descripción del puesto es una práctica de mala fe muy extendida que consiste en la modificación deliberada de las descripciones de puestos con la intención de favorecer a candidatos o grupos de candidatos específicos, a menudo para satisfacer ciertas preferencias u objetivos de contratación. Esta manipulación puede implicar la alteración de las cualificaciones, responsabilidades o requisitos indicados en una oferta de empleo de forma que no necesariamente se ajusten a las necesidades reales del puesto. ^{[ 8 ]}

Esto incluso implica la manipulación de las Cualificaciones Ocupacionales de Buena Fe (BFOQ, por sus siglas en inglés). Las BFOQ son requisitos laborales legítimos considerados esenciales para el desempeño efectivo de un rol en particular; "de buena fe" significa que estas cualificaciones deben ser concretas, específicas y justificables como necesarias para ese trabajo, y nada más. Sin embargo, en casos de manipulación de la descripción del puesto, estas cualificaciones pueden ajustarse o exagerarse para incluir o excluir a ciertos candidatos. Esto puede implicar enfatizar habilidades especializadas únicas de la organización, estipular un requisito de vehículo para un trabajo de oficina, imponer requisitos de idioma no relacionados con el idioma común de la región, exigir certificaciones paralelas o poco comunes, especificar u omitir ciertos niveles de experiencia, o exigir antecedentes educativos que pueden no estar directamente relacionados con las funciones principales del trabajo. ^{[ 8 ]}

En última instancia, esta manipulación se debe a diversos factores, como sesgos organizacionales, descripciones de puestos obsoletas que no se ajustan a las habilidades, conocimientos y aptitudes de los posibles candidatos , preferencias personales o la necesidad de equilibrar la inclusión performativa ( creando una fachada de inclusión). La manipulación de las descripciones de puestos cumple una función excluyente en los procesos de reclutamiento, a menudo disuadiendo a los candidatos racializados de postularse o limitando su participación en oportunidades de desarrollo profesional. Viola las leyes antidiscriminación y las regulaciones de igualdad de oportunidades en el empleo. Estas prácticas de contratación manipuladoras que promueven el sesgo proliferan en países y entornos donde no existen auditorías ni revisiones independientes obligatorias para las prácticas de contratación de las organizaciones, lo que convierte al departamento de Recursos Humanos de un centro de costos en un centro de control para preservar la desigualdad estructural. ^{[ 8 ]}

Los efectos negativos perjudican directamente la relación laboral, que constituye una estructura social fundamental. A nivel personal, esta relación tiene un valor significativo. No solo ofrece una forma de ganarse la vida y lograr el crecimiento económico, sino que también sirve de base para la autoestima y una participación significativa en la sociedad. Desde una perspectiva socioeconómica más amplia, socava la confianza en el sistema que sustenta gran parte del trabajo productivo dentro de la sociedad.

Una de las primeras aplicaciones de la descripción de puestos en el ámbito laboral se dio en la administración del gobernador Macquarie en Nueva Gales del Sur a principios del siglo XIX. La sociedad penal australiana se transformó en una sociedad libre con actitudes capitalistas y de clase trabajadora. ^{[ 9 ]} La administración científica es un método para informar a la gerencia sobre las actitudes y el conocimiento en el lugar de trabajo, utilizando la descripción de puestos como medio para reubicar dicho conocimiento. ^{[ 10 ]}

Las descripciones de puestos bien organizadas y actualizadas facilitan el cumplimiento legal y normativo. En Estados Unidos, por ejemplo, las Directrices Uniformes sobre el Procedimiento de Selección de Empleados de 1978 se elaboraron para estandarizar el proceso de selección y establecen claramente que los requisitos de recursos humanos deben estar vinculados a factores relacionados con el puesto. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) exige a las organizaciones que identifiquen las funciones esenciales del puesto y documenten los pasos seguidos para determinar las responsabilidades laborales, mientras que la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige a los responsables de recursos humanos que determinen si un puesto se clasifica como exento o no exento, es decir, si un empleado tiene derecho a horas extras o si se le considera asalariado y, por lo tanto, exento de la normativa sobre horas extras.

Las organizaciones de atención médica no solo deben cumplir con las leyes laborales, sino también con las leyes sanitarias y los requisitos de las agencias de acreditación. La Joint Commission (Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de Atención Médica) acredita y certifica a miles de organizaciones de atención médica en todo Estados Unidos. Para cumplir con las directrices de la Joint Commission, las organizaciones de atención médica deben mantener descripciones de puestos actualizadas, precisas, completas y correctamente redactadas.

Las normativas mencionadas exigen que las empresas mantengan registros claros de las descripciones de sus puestos de trabajo. Contar con un sistema automatizado y bien organizado ayuda a reducir el estrés que suele generar una auditoría de cumplimiento.