Administración de arrendamientos

La administración de arrendamientos es un departamento que generalmente se encuentra dentro del departamento de bienes raíces de una organización. ^{[ 1 ]} La administración de arrendamientos implica recibir los alquileres de las instalaciones que poseen y pagar el alquiler de las instalaciones que arriendan, entre otras actividades. Se ha convertido en una parte integral de los requisitos contables, administrativos y legales normalmente asociados con una cartera de bienes raíces. Las responsabilidades laborales de los administradores de arrendamientos y los profesionales de bienes raíces incluyen: revisión y resumen de contratos de arrendamiento, contabilidad y procesamiento, auditorías de arrendamientos, cargos de mantenimiento, opciones de renovación de arrendamientos, reparaciones y mantenimiento, gestión de información e informes, análisis de costos de ocupación , revisión de gastos operativos y almacenamiento y mantenimiento de documentos.

Una vez firmado el contrato de arrendamiento, los administradores de arrendamientos continúan gestionando y supervisando los pagos del alquiler, coordinando cualquier modificación por parte del inquilino y tramitando las enmiendas al contrato cuando sea necesario.

Dependiendo de la estructura departamental de una corporación, la administración o gestión de arrendamientos puede constituir un solo departamento dentro de la estructura inmobiliaria de la empresa. Otros departamentos pueden incluir la gestión de instalaciones, la contabilidad inmobiliaria , la construcción y la administración de propiedades .

La administración de arrendamientos puede gestionarse internamente o mediante subcontratación. El tamaño de la cartera de la organización y la complejidad que implica la creación de sistemas automatizados de gestión y contabilidad son factores que influyen en la decisión de una organización de gestionar los arrendamientos internamente o externalizar esta función.

La gestión de arrendamientos requiere la extracción de información clave del documento del contrato de arrendamiento y su posterior recopilación en lo que se denomina un Resumen de Arrendamiento, que es un compendio de los términos esenciales de un contrato de arrendamiento de bienes inmuebles.

Un contrato de arrendamiento de bienes inmuebles, independientemente del país o estado de jurisdicción, comprende fundamentalmente cláusulas que definen los términos comerciales, legales y funcionales de la transacción.

El resumen del contrato de arrendamiento se elabora al momento de la firma o entrada en vigor del acuerdo para proporcionar un punto de referencia más sencillo, fácil de usar y conciso para la administración o gestión del arrendamiento.

A principios de la década de 1980, ya existía software orientado al inquilino para la administración de contratos de arrendamiento.

Los avances posteriores en este sector propiciaron el lanzamiento de aplicaciones de software en la nube , que proporcionan una plataforma web y suelen tener un precio basado en suscripción, con un coste de inversión mínimo o nulo y cuotas mensuales o anuales.

Los sistemas de software de administración de arrendamientos más avanzados ofrecen una amplia funcionalidad complementaria, como gráficos, mapas, datos demográficos, gestión de proyectos, gestión de contratos, gestión de activos e informes de inteligencia empresarial .

Desde 2010, los cambios pendientes en las normas contables de arrendamiento del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera de EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera, que proponen tratar los arrendamientos inmobiliarios como arrendamientos de capital y no como arrendamientos operativos, han provocado un aumento en la adopción de sistemas de software tanto por parte de inquilinos como de propietarios.

• NRTA – Asociación Nacional de Inquilinos de Bienes Raíces.
• OSCRE - Consorcio de Estándares Abiertos para el Sector Inmobiliario...