Nuevas perspectivas

La interfaz actual de NewViews se basa en el Explorador de archivos . Los datos contables de un conjunto de libros se organizan en una estructura jerárquica o de árbol denominada Explorador de bases de datos de NewViews. El Explorador de bases de datos se utiliza para navegar entre cuatro niveles principales de detalle: informes, cuentas, transacciones y distribuciones.

NewViews no depende de módulos de contabilidad, como suele ocurrir con otros programas de contabilidad. En cambio, la estructura de los informes se controla mediante la forma en que se totalizan las cuentas (lo que se conoce como aritmética de informes). Una cuenta puede totalizarse con otra cuenta en el mismo informe o con una cuenta en cualquier otro informe. La capacidad de totalizar una cuenta de un informe con una cuenta de otro informe es la base de la integración en NewViews. Por ejemplo, la variación de las ganancias retenidas en el estado de resultados puede totalizarse con las ganancias retenidas en el balance general para reflejar esta relación. Los importes totales de los libros auxiliares y los anexos también pueden totalizarse directamente con las cuentas de control en los estados financieros u otros informes auxiliares. De esta manera, NewViews puede configurarse para admitir libros auxiliares estándar (por ejemplo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario, etc.), así como informes altamente personalizados que se ajusten a las necesidades específicas del usuario (por ejemplo, informes requeridos para la contabilidad de fondos en organizaciones sin fines de lucro).

Las transacciones se pueden agregar mediante diarios o directamente a los libros mayores. Al agregarlas directamente al libro mayor, se crea automáticamente el asiento contable correspondiente . Los totales de las cuentas se actualizan instantáneamente a medida que se registra, modifica o elimina cada transacción. Cada vez que se actualiza el total de una cuenta, el cambio se propaga a través del informe. De esta manera, toda la contabilidad se actualiza en tiempo real. Los datos históricos de todas las cuentas se conservan indefinidamente y se pueden consultar anualmente, mensualmente, trimestralmente, quincenalmente, semanalmente o diariamente.

Todos los cambios realizados en un conjunto de libros quedan registrados en un historial de auditoría que se almacena en la base de datos; los usuarios con derechos de acceso pueden consultarlo, pero no modificarlo.

NewViews realiza un seguimiento de la actividad transaccional de cada cuenta en tiempo real. El saldo contable de una cuenta puede configurarse como perpetuo, periódico o inicial para conservar su historial y que los libros nunca se cierren. Los usuarios pueden establecer un rango de fechas de edición global como parte de su perfil de cuenta local para evitar cambios en periodos fiscales anteriores. Los usuarios pueden establecer rangos de fechas específicos en la Vista de historial de los informes para obtener instantáneas de la actividad contable de cualquier periodo.

NewViews integra completamente la capacidad de procesar nóminas tanto de Canadá como de Estados Unidos, y ambas pueden utilizarse simultáneamente en la misma contabilidad. El sistema de nóminas de NewViews admite un número ilimitado de empleados y categorías ilimitadas de ingresos y deducciones. Las transacciones de nómina (cheques de pago/tarjetas de asistencia) y los detalles de cada transacción se tratan como débitos y créditos estándar. El depósito directo y la presentación electrónica están disponibles desde el lanzamiento de la versión 2.06 en diciembre de 2005.

La comunicación multiusuario se realiza mediante TCP/IP , por lo que no se requiere hardware ni software de servidor propietario. Cualquier ordenador puede funcionar como servidor o estación de trabajo de NewViews siempre que tenga acceso a una red de área local o a internet. El archivo principal de la base de datos (conjunto de libros) puede ubicarse en cualquier ordenador, ya sea local, de área amplia o en la nube. Un servidor es simplemente el programa NewViews configurado para funcionar como servidor y ofrecer acceso a uno o más conjuntos de libros. Tanto la funcionalidad de estación de trabajo como la de servidor están incluidas en cada licencia de NewViews. Cualquier número de usuarios puede trabajar simultáneamente con el mismo conjunto de libros; las cuentas y los informes se actualizan en tiempo real, incluso cuando se accede a los libros de forma remota.