Automatización de oficinas

La automatización de oficinas se refiere a la diversa maquinaria y software informático utilizado para crear, recopilar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información de oficina necesaria para realizar tareas básicas. El almacenamiento de datos brutos , la transferencia electrónica y la gestión de la información comercial electrónica comprenden las actividades básicas de un sistema de automatización de oficinas. ^{[ 1 ]} La automatización de oficinas ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos de oficina existentes.

La base de la automatización de oficinas es una red de área local (LAN) , que permite a los usuarios transferir datos, correo y voz a través de ella. Todas las funciones de oficina, incluyendo dictado, mecanografía , archivo, copiado, fax , télex , microfilmación y gestión de registros, así como las operaciones telefónicas y de centralita , se incluyen en esta categoría. El término automatización de oficinas se popularizó en las décadas de 1970 y 1980 con la irrupción de los ordenadores de sobremesa. Entre las ventajas de la automatización de oficinas se encuentran la rapidez con la que se pueden realizar muchas tareas, la eliminación de la necesidad de una plantilla numerosa, la menor cantidad de almacenamiento requerido para guardar datos y la posibilidad de que varias personas actualicen los datos simultáneamente en caso de cambios en la programación. ^{[ 2 ]}

Las empresas pueden comprar y almacenar sus productos fácilmente gracias a la tecnología. Muchas tareas manuales que antes se realizaban a mano ahora se pueden llevar a cabo mediante dispositivos portátiles y códigos UPC y SKU . En el sector minorista, la automatización también amplía las opciones. Los clientes pueden procesar sus pagos fácilmente a través de terminales de pago con tarjeta de crédito y ya no tienen que esperar en la fila a que un empleado procese e introduzca manualmente los números de tarjeta.

La gestión de nóminas en las oficinas se ha automatizado, lo que significa que ya no es necesario emitir cheques manualmente, y los que se emiten se pueden imprimir mediante programas informáticos. El depósito directo se puede configurar automáticamente, lo que reduce aún más el proceso manual. Además, la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo suelen recibir sus cheques antes que si tuvieran que esperar a que se emitan y procesen en el banco.

Otra forma en que la automatización ha reducido la necesidad de personal para realizar tareas es mediante la dirección de voz automatizada. Gracias al uso de mensajes, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, se ha reducido, e incluso eliminado en algunos casos, la necesidad de que los empleados se dediquen exclusivamente a contestar el teléfono.

• Apache OpenOffice

• El taller clandestino electrónico: cómo las computadoras están transformando la oficina del futuro en la fábrica del pasado , [por] Barbara Garson. Nueva York: Penguin Books, 1989, cop. 1988. ISBN 0-14-012145-5pbk.
• Wilkie Office Automation ¿Qué es OA?, junio de 2006, consultado el 21 de junio de 2006.