Planificación de espacios de oficina

La planificación del espacio de oficina es el proceso de organizar la distribución del lugar de trabajo , el mobiliario y las funciones de la oficina para que funcionen eficazmente en conjunto para los empleados, al tiempo que se utiliza el espacio de manera eficiente. Los planos de planta deben considerar la función del grupo de trabajo, los códigos y regulaciones de construcción, la iluminación, los requisitos de colaboración, la intercomunicación y el almacenamiento, así como la zonificación para las estaciones de trabajo de los empleados, las necesidades de espacio para tareas, las salas de apoyo y las áreas de recepción para hacer el mejor uso del espacio disponible. ^{[ 1 ]} La optimización de los espacios de oficina con una planificación espacial eficaz puede facilitar la circulación y la productividad y mejorar el bienestar en el lugar de trabajo , así como la salud y la seguridad de los ocupantes. ^{[ 2 ]}

La planificación del espacio de oficinas se refiere a la optimización del diseño de la estructura del edificio para satisfacer las necesidades de la organización, teniendo en cuenta los planes de negocio de la misma. ^{[ 3 ]}

En ocasiones, se requiere investigación para planificar estratégicamente la distribución de las oficinas, lo que a menudo implica identificar los factores que potencialmente afectan a los ocupantes del espacio: recopilar y analizar datos sobre cómo se utiliza el espacio, las normas de construcción vigentes en cuanto a mobiliario o mobiliario ergonómico, la demanda futura de espacio o el crecimiento entre las unidades de negocio. ^{[ 4 ]}

El objetivo es canalizar los recursos para proporcionar el entorno laboral adecuado para llevar a cabo las actividades comerciales principales de manera rentable y con una buena relación calidad-precio. Esto implica determinar los requisitos del usuario y del negocio, diseñar el lugar de trabajo para satisfacer dichos requisitos y mantener su cumplimiento durante todo el ciclo de vida del mismo. (Muir, 2003) ^{[ 5 ]}

Por ejemplo: los centros de llamadas requieren que sus operaciones se realicen en pantalla y necesitan espacios de trabajo reducidos por empleado, almacenamiento mínimo de documentos y, posiblemente, servicios limitados de fotocopiado e impresión. En cambio, las empresas que manejan documentación en papel requieren escritorios más amplios para su personal, espacio para archivos, instalaciones de archivo y servicios de fotocopiado e impresión a mano. Algunas empresas requieren que la planificación del espacio se analice con flexibilidad para albergar necesidades empresariales específicas, como laboratorios, espacios de diseño e investigación. Algunos planificadores de espacios también deben planificar soluciones de almacenamiento dentro de un entorno corporativo para organizaciones con un uso intensivo de productos.

Las organizaciones suelen tener una política sobre los estándares mínimos de alojamiento para cada categoría de personal. El personal administrativo puede trabajar en oficinas diáfanas, mientras que los gerentes pueden tener oficinas individuales, cuyo tamaño se ajusta a su antigüedad. En las oficinas diáfanas, a veces se utilizan paneles entre los escritorios para reducir el ruido y proporcionar cierta privacidad.

Existen requisitos de seguridad vital exigidos por la legislación que incluyen normas para planes de evacuación en caso de incendio, ubicación de extintores , sistemas de rociadores, salidas despejadas, ancho de paso adecuado, sistemas de alarma contra incendios en edificios, mobiliario no combustible y resistente al fuego, y vías de salida sin obstrucciones. (Rondeau et al 1995) ^{[ 13 ]}

La ergonomía es un criterio que los planificadores de espacios tienen en cuenta para lograr la máxima eficiencia de los recursos y mayores índices de productividad. La ergonomía se ocupa de datos y técnicas biológicas y de ingeniería para desarrollar soluciones que optimicen la interacción entre el trabajador y el lugar de trabajo. La ergonomía se define en (Cotts, 1999). Rondeau et al. (1995) ^{[ 14 ]} como un diseño que se adapta específicamente a las dimensiones humanas y responde a los requisitos funcionales. Las soluciones incluyen equipos, mobiliario y accesorios ajustables.

El desarrollo e implementación de estándares de espacio es una de las responsabilidades clave de cualquier departamento de gestión de espacios en cualquier organización. (Owen, 1993) ^{[ 15 ]} El estándar de espacio rige la cantidad de metros asignados a cada empleado en la organización. Considera la cantidad de espacio para la configuración del espacio de trabajo, el almacenamiento local y el acceso.

Las disposiciones para personas con discapacidad son otro estándar de adaptación importante. Las organizaciones están obligadas a cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades . Esta normativa exige que todas las áreas disponibles al público sean accesibles y utilizables por personas con discapacidad. (Owen, 1993) ^{[ 15 ]} El espacio en el edificio se vería afectado debido a la provisión de requisitos para discapacitados, incluidos espacios de estacionamiento, entradas al edificio, baños, estaciones de trabajo y ascensores (Rondeau et al, 1995) ^{[ 13 ]}

La agrupación del personal en equipos suele ser la mejor opción para la comunicación y/o supervisión, y constituye un factor clave en el diseño de la distribución de las oficinas. Sin embargo, cuando el espacio es limitado, puede resultar difícil acomodar a un grupo de trabajo en un área determinada, y la solución a menudo implica reubicar a otros. Este tipo de reubicaciones pueden ser complejas y generar interrupciones, ya que suelen implicar una serie de eventos. La planificación del espacio podría incluir la consideración de la migración entre edificios y diferentes vecindarios. Es fundamental para el negocio prever posibles interrupciones en el trabajo. Los planificadores de espacios deben tener en cuenta el posible crecimiento dentro de las unidades de negocio, así como las directrices y regulaciones de construcción.

La planificación de espacios en organizaciones corporativas debe planificar de acuerdo con los requisitos de zonificación del lugar donde se utiliza el edificio. (Molnar 1983) Los planificadores de espacios necesitan tener un conjunto completo de información sobre el edificio para ser planificadores exitosos. Las limitaciones físicas pueden afectar la planificación exitosa del espacio de trabajo. (Altura del edificio, espaciamiento de columnas, acabados de pisos, tipo de construcción de paredes, capacidades de ascensores, tipos de accesorios, niveles de iluminación. (Molnar 1983) La zonificación es un término utilizado en la planificación urbana y regional para regular la práctica del uso del suelo y el tipo de actividades que se realizan en los sitios con base en zonas mapeadas. Regula el uso del edificio y la densidad permitida, la ubicación del edificio en el lote, la ocupación del lote, el estacionamiento y aspectos similares. ^{[ 3 ]}

Los factores financieros pueden afectar la implementación exitosa de la planificación del espacio. El presupuesto asignado para la programación del lugar de trabajo de la oficina, el costo del espacio utilizable, un presupuesto permitido que no debe excederse para un proyecto, los costos incurridos después de la mudanza (por ejemplo, costos debido a cambios en la ubicación de tabiques, modificación de iluminación/distribución, reparaciones, polarizado de ventanas, etc.) Costo de proporcionar una estación de trabajo para cada empleado. (Bogers 2008) ^{[ 16 ]}

Space planning is a discipline concerned with translating the space needs of an organization onto the floor plates of the building and producing a workplace environment suitable for the organization to gain a return on its investment. Space management, on the other hand, is concerned with providing the delivery of space services and the management of the completed space plan. In practice, office space in many organizations may be provided in the absence of considering work environment settings, space planning methodologies, technology, innovative and creative ways of operating at the workplace.^[17][18]

Each desk in an office may require a telephone and computer.^[19] In large offices the power and data cables may be run under a raised floor or above in a suspended ceiling, to the desk. Another alternative in smaller offices is to use dado trunking around the wall. Other alternatives are to use ceiling power poles which can assist space planning of desks away from perimeter walls

Open plan offices are often divided up into smaller offices for managers, meeting rooms, etc. When this happens the designer has to take into account several factors^[20] including:

• Heating/cooling zoning
• Ventilation
• Lighting and light switches^[21]
• Emergency lighting
• Small power
• Voice and data cabling
• Fire alarms
• Fire stopping
• Fire escape routes
• Noise/acoustics

In many organizations, office layouts are subject to frequent changes. This process is referred to as churn rate,^[22] expressed as the percentage of the staff moved during a year.

Statutory requirements related to office layouts will vary in different countries but examples may include the minimum amount of space to be provided per staff member; fire safety arrangements;^[23][24] lighting levels; signage;^[25] ventilation; temperature control and welfare arrangements.^[26]

Office staff require access to basic welfare facilities in an office such as toilets and drinking water. Consideration may also be given to vending, catering or a place where staff can make a drink and take a break from their desk.