Formal organization

A formal organization is an organization with a fixed set of rules of intra-organization procedures and structures. As such, it is usually set out in writing, with a language of rules that ostensibly leave little discretion for interpretation.

Sociologist Max Weber devised a model of formal organization known as the bureaucratic model that is based on the rationalization of activities through standards and procedures.^[1] It is one of the most applied formal organization models.

In some societies and in some organizations, such rules may be strictly followed; in others, they may be little more than an empty formalism.

• To facilitate the accomplishment of the goals of the organization: In a formal organization, the work is delegated to each individual of the organization. He/She works towards the attainment of definite goals, which are in compliance with the goals of the organization.
• To facilitate the co-ordination of various activities: The authority, responsibility, and accountability of individuals in the organization are very well defined. Hence, facilitating the co-ordination of various activities of the organization very effectively.
• To aid the establishment of logical authority relationship: The responsibilities of the individuals in the organization are well defined. They have a definite place in the organization due to a well-defined hierarchical structure that is inherent in any formal organization.
• Permit the application of the concept of specialization and division of Labor. Division of work amongst individuals according to their capabilities helps in greater specializations and division of work.
• Incite a sense of group cohesiveness.

Formal rules are often adapted to subjective interests—social structures within an enterprise and the personal goals, desires, sympathies and behaviors of the individual workers—so that the practical everyday life of an organization becomes informal. Practical experience shows no organization is ever completely rule-bound: instead, all real organizations represent some mix of formal and informal. Consequently, when attempting to legislate for an organization and to create a formal structure, it is necessary to recognize informal organization in order to create workable structures. However, informal organization can fail, or, if already set in order, can work against mismanagement.

Las organizaciones formales se entienden generalmente como sistemas de actividades coordinadas y controladas que surgen cuando el trabajo se inserta en redes complejas de relaciones técnicas e intercambios interdepartamentales. Sin embargo, en las sociedades modernas, las estructuras organizativas formales surgen en contextos altamente institucionalizados. Las organizaciones se ven impulsadas a incorporar las prácticas y los procedimientos definidos por los conceptos racionalizados predominantes del trabajo organizacional e institucionalizados en la sociedad. Las organizaciones que lo hacen aumentan su legitimidad y sus perspectivas de supervivencia, independientemente de la eficacia inmediata de las prácticas y los procedimientos adquiridos. Puede surgir una tensión entre, por un lado, los productos, servicios, técnicas, políticas y programas institucionalizados que funcionan como mitos (y que pueden adoptarse ceremonialmente), y, por otro, los criterios de eficiencia. Para mantener la conformidad ceremonial, las organizaciones que reflejan las normas institucionales tienden a proteger sus estructuras formales de las incertidumbres de las actividades técnicas mediante el desarrollo de un acoplamiento flexible entre sus estructuras formales y las actividades laborales reales. (John Meyer y Brian Rowan, 1976)

En algunos países, las organizaciones formales se registran en registros públicos para facilitar su identificación, incluso si la organización cambia de nombre.

Ejemplos de identificadores de organización:

• Número de identificación fiscal (IVA ): normalmente solo lo utilizan las organizaciones que son contribuyentes ( empresas ).
• República Checa : Identifikační číslo organizace
• Alemania : Wirtschafts-Identifikationsnummer
• Polonia : REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej)
• Brasil : CNPJ

La desviación de las normas establecidas a un nivel superior se documentó por primera vez en los estudios de Hawthorne (1924-1932) y se denominó organización informal . Inicialmente, este descubrimiento se desestimó como producto de errores evitables, hasta que finalmente se reconoció que estas normas no escritas del trabajo cotidiano a menudo influían más en el destino de la empresa que las plasmadas en los organigramas de la dirección ejecutiva. Numerosos estudios empíricos en la investigación sociológica de la organización siguieron a continuación, aportando cada vez más pruebas de ello, especialmente durante el movimiento de las relaciones humanas . Es importante analizar las estructuras informales dentro de una empresa para aprovechar las innovaciones positivas, pero también para eliminar los malos hábitos que se han desarrollado con el tiempo.

Existen muchas razones diferentes para la organización informal :

• Normas informales: los objetivos e intereses personales de los trabajadores difieren de los objetivos oficiales de la organización.
• Comunicación informal: cambios en las rutas de comunicación dentro de una empresa debido a las relaciones personales entre compañeros de trabajo.
• Grupo informal: ciertos grupos de compañeros de trabajo tienen los mismos intereses o (por ejemplo) el mismo origen.
• Líderes informales: debido a su carisma y popularidad general, ciertos miembros de la organización obtienen más influencia de la prevista inicialmente.
• Los compañeros de trabajo tienen intereses y preferencias diferentes .
• Diferentes estatus de compañeros de trabajo.
• Requisitos laborales exigentes.
• Condiciones de trabajo insatisfactorias.

La teoría de la organización gerencial a menudo considera la organización informal como algo perturbador, aunque a veces útil. Sin embargo, según la teoría de sistemas y la cibernética , la organización formal pasa a un segundo plano y solo sirve, si es necesario, para complementar o corregir. Los cambios estructurales siempre se producen debido a la conducta y las diferencias entre los compañeros de trabajo, y la capacidad de autoorganización se reconoce como una característica natural de un sistema social.

Este artículo se originó como una traducción del artículo correspondiente en la Wikipedia en alemán . Recuperado el 21 de noviembre de 2004. Dicho artículo proporcionó las siguientes referencias:

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