Nómina de sueldos

Una nómina es una lista de los empleados de una empresa que tienen derecho a una compensación y otros beneficios laborales, junto con las cantidades que cada uno debe recibir. ^{[ 1 ]} El término también puede referirse a los registros de una empresa sobre pagos anteriores a los empleados, incluidos sueldos , salarios , bonificaciones e impuestos retenidos , o al departamento responsable de administrar la compensación . ^{[ 2 ]} Una empresa puede gestionar todos los aspectos del proceso de nómina internamente o puede subcontratar aspectos a una empresa de procesamiento de nóminas.

La nómina en los EE. UU. está sujeta a regulaciones federales, estatales y locales, incluidas las exenciones de los empleados , el mantenimiento de registros y los requisitos fiscales . ^{[ 3 ]}

En los últimos años, se ha producido un cambio significativo hacia las soluciones de nómina basadas en la nube. Estas plataformas ofrecen ventajas como ahorro de costes, escalabilidad y acceso a datos en tiempo real, lo que las hace cada vez más populares entre empresas de todos los tamaños. Según un informe de USD Analytics, se prevé que el mercado global de software de nómina basado en la nube crezca de 10.800 millones de dólares en 2023 a 20.500 millones de dólares en 2030, lo que refleja una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 9,6 %. ^{[ 4 ]}

Las empresas suelen procesar las nóminas a intervalos regulares. Este intervalo varía de una empresa a otra y puede diferir dentro de la misma empresa según el tipo de empleado.

Según una investigación realizada en febrero de 2022 por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos y la Oficina de Estadísticas Laborales , las cuatro frecuencias de pago más comunes en los Estados Unidos fueron: ^{[ 5 ]}

• Semanal — 31,8% — Cincuenta y dos períodos de pago de 40 horas al año e incluyen una semana laboral de 40 horas para el cálculo de horas extras.
• Quincenal — 45,7% — Veintiséis períodos de pago de 80 horas al año, que constan de dos semanas laborales de 40 horas para el cálculo de horas extras.
• Quincenal — 18,0% — Veinticuatro períodos de pago al año con dos fechas de pago al mes. La remuneración se suele pagar el 1 y el 15 del mes, o el 15 y el último día del mes, y consta de 86,67 horas por período de pago.
• Mensual — 4,4% — Doce períodos de pago al año con fecha de pago mensual. Cada nómina mensual consta de 173,33 horas.

Esta frecuencia cambia en función del tamaño del establecimiento o del número máximo de empleados en la empresa durante los últimos 12 meses. ^{[ 5 ]}

Las empresas pueden optar por externalizar sus funciones de nómina a un servicio de externalización, como una agencia de servicios de nómina o un servicio de nómina totalmente gestionado. Esto suele reducir los costes asociados a la contratación de empleados capacitados en nómina, así como los costes de los sistemas y el software necesarios para procesar la nómina. Si bien esto puede reducir los costes para algunas empresas, muchas otras asumirán un coste mayor al externalizar su nómina si cuentan con un programa de nómina o pagos a empleados diseñados específicamente. ^{[ 17 ]} En muchos países, las nóminas empresariales son complejas, ya que los impuestos deben presentarse de forma consistente y precisa ante los organismos reguladores correspondientes. Por ejemplo, las nóminas de restaurantes, que suelen incluir cálculos de propinas , deducciones, embargos y otras variables, pueden ser difíciles de gestionar, especialmente para los propietarios de negocios nuevos o pequeños. Otra razón es que los directivos de las empresas pueden carecer del tiempo necesario para gestionar directamente las tareas de nómina. ^{[ 18 ]}

En el Reino Unido, las empresas de gestión de nóminas se encargan de todas las consultas de la Agencia Tributaria británica (HM Revenue & Customs) y de las consultas de los empleados. Estas empresas también elaboran informes para el departamento de contabilidad de las empresas y las nóminas de los empleados, y pueden realizar los pagos correspondientes si es necesario. Desde el 6 de abril de 2016, las empresas intermediarias ya no pueden compensar los gastos de viaje y manutención, y si lo hacen, deberán reembolsar a la Agencia Tributaria británica cualquier desgravación fiscal obtenida. Además, las empresas de contratación y sus clientes podrían ser responsables del pago de los impuestos adeudados. ^{[ 19 ]}

Otro motivo por el que muchas empresas externalizan la gestión de nóminas es la creciente complejidad de la legislación laboral. Los cambios anuales en los códigos tributarios, el sistema de retención de impuestos ( PAYE ) y los tramos de la Seguridad Social , así como los pagos y deducciones legales que deben tramitarse a través de la nómina, suelen implicar una gran cantidad de aspectos que deben estar al día para cumplir con la legislación vigente.

Por otro lado, las empresas también pueden optar por utilizar software de nómina para complementar el trabajo de un contable o departamento de nóminas, en lugar de contratar más especialistas o subcontratar el servicio a una empresa especializada. El software de nómina basa su cálculo en la tarifa ingresada, los datos aprobados obtenidos de otras herramientas integradas, como el reloj electrónico Bundy , y otras herramientas digitales esenciales de recursos humanos.

• Automatización de nóminas

• Publicación 15 del IRS (2010) (Circular E) Guía Tributaria para Empleadores
• Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos