Planez

Planz es un gestor de información personal de código abierto desarrollado por el grupo Keeping Found Things Found de la Escuela de Información de la Universidad de Washington . Integra correo electrónico, enlaces y contenido de sitios web, archivos y carpetas, y notas informales en una interfaz simplificada, similar a un documento. Su objetivo es facilitar el acceso a la información personal del usuario para la planificación de actividades cotidianas y proyectos de mayor envergadura. Planz es un prototipo de investigación, no un producto comercial.

Planz surgió a raíz de una investigación realizada por el grupo Keeping Found Things Found (KFTF) y otros investigadores en el campo de la gestión de información personal (PIM). Dicha investigación sugería que las personas suelen tener dificultades para organizar su información personal digital de forma eficaz, debido a que esta información es extensa y dispersa, y en muchos casos no se puede combinar fácilmente con otra información personal. Los desarrolladores buscaban adaptarse a la naturaleza fluida y a menudo informal de la planificación humana, proporcionando a los usuarios una interfaz con potentes funciones de organización, al tiempo que dejaban la estructura de dicha organización a criterio del usuario.

Planz se desarrolló entre 2008 y 2010 bajo la dirección de William Paul Jones , jefe del grupo KFTF. El proyecto fue financiado por la Fundación Nacional de Ciencias . El software ha pasado por varias versiones de desarrollo y, a fecha de 2010, Planz no se comercializa.

Planz está diseñado para ayudar a las personas a organizar mejor su información personal digital, proporcionando un documento central que vincula información personal relacionada en torno a un tema conceptual, generalmente en forma de proyecto, como la remodelación de una casa o un viaje a Europa. La interfaz muestra a los usuarios un documento en vista de borrador o esquema. Este documento se puede editar para mostrar todos los proyectos y tareas del usuario en un único panel desplazable. Los encabezados se utilizan para representar proyectos de alto nivel ("Remodelar la casa"); los subencabezados representan subproyectos y tareas componentes ("Cocina"; "Decidir sobre las encimeras").

Los usuarios pueden trabajar directamente desde el documento de Planz, enviar correos electrónicos y crear documentos sin salir de la aplicación. En este caso, Planz integra automáticamente estos nuevos elementos al documento. También pueden trabajar desde fuera del documento arrastrando y copiando archivos, correos electrónicos, hipervínculos y otros elementos a Planz mientras utilizan otras aplicaciones. La transferencia eficiente de información entre aplicaciones fue un objetivo clave en el diseño de Planz, y la interfaz proporciona a los usuarios herramientas especializadas para facilitar este proceso.

Planz funciona de forma similar a un procesador de textos . Los usuarios pueden introducir notas directamente, organizarlas bajo distintos niveles de encabezados, priorizarlas o relegarlas, y moverlas según su importancia o prioridad. Desde el punto de vista del diseño, la superposición de documentos de Planz facilita la implementación de funciones adicionales, lo cual era un objetivo fundamental del equipo de desarrollo.

Por defecto, Planz presenta un documento anclado a una carpeta "Proyectos" ^[b] . Sin embargo, para cualquier carpeta seleccionada en el administrador de archivos, Planz también puede invocarse como una opción de clic derecho para presentar un documento anclado a esa carpeta.

El documento presentado en una ventana de Planz se puede guardar como un archivo HTML para visualizarlo en un navegador web o editarlo en un procesador de textos. Tanto la estructura como el contenido se conservan ^[c] . La estructura de un documento de Planz también se puede exportar para su reutilización, ya sea como plantilla de proyecto o para su uso inmediato en otro proyecto. En el back-end, los encabezados y subencabezados del sistema de archivos se corresponden con las carpetas y subcarpetas del sistema de archivos. Los enlaces dentro de Planz se corresponden con archivos locales dentro de estas carpetas o con accesos directos que, a su vez, pueden apuntar a archivos, páginas web o mensajes de correo electrónico. La correspondencia entre encabezados y enlaces a carpetas, archivos y accesos directos es uno a uno. Por lo tanto, Planz funciona con el gestor de archivos y como alternativa a este. Los usuarios pueden crear, modificar o eliminar carpetas y archivos mediante operaciones iniciadas dentro de Planz. En sentido contrario, un proceso de sincronización garantiza que las vistas de documentos de Planz estén actualizadas con respecto a los cambios realizados en el sistema de archivos fuera de Planz.

Planz está diseñado para abarcar el ciclo de vida completo de la gestión de la información personal, desde la captura inicial de la información, pasando por su uso oportuno para completar tareas, hasta su eventual archivo para controlar el desorden y para futuras consultas.

QuickCapture es una utilidad emergente asociada a Planz. Su propósito es copiar rápidamente el contenido de una página web, un correo electrónico o un documento, creando además un enlace al original. En Planz, esta información se estructura como una nota y como un acceso directo en el sistema de archivos. QuickCapture puede funcionar de forma independiente de Planz. Toda la comunicación se realiza a través de una capa de middleware "XooML" .

Los usuarios pueden marcar encabezados en Planz como tareas pendientes. Los encabezados marcados pueden aparecer opcionalmente como tareas o citas en el calendario dentro de una aplicación de gestión de tareas o calendario independiente ^[d] . Los accesos directos a estos encabezados pueden aparecer como subencabezados bajo un encabezado especial "Hoy+" en Planz, como una tarea para realizar ese día o en un futuro inmediato.

La compatibilidad con PowerD facilita a los usuarios marcar un encabezado o una nota como "completada" o "aplazada" para su posterior finalización. El encabezado o la nota ya no aparecen en el documento de Planz, pero pueden volver a aparecer más adelante, ya sea a petición del usuario o automáticamente cuando venza la fecha límite aplazada.

Las tareas marcadas como completadas se registran en un diario. Este diario es una carpeta del sistema de archivos con subcarpetas para año, mes, semana y día. Al igual que cualquier otra carpeta, el diario también puede aparecer como un documento integrado en Planz. Los usuarios pueden tomar notas fácilmente e insertar información en forma de imágenes, vídeos y documentos, ya sea para dejar constancia de eventos pasados ​​o para planificar eventos futuros.

Planz funciona con estas otras aplicaciones:

Microsoft Outlook : Los usuarios pueden marcar un encabezado en Planz para crear una tarea o cita en el calendario de Outlook. Pueden hacer clic en una tarea o cita para acceder a la información relevante. La función "Los próximos días" les permite realizar un seguimiento de las fechas límite y las citas mediante la interacción dinámica con el calendario de Microsoft Outlook.

Microsoft Office : Se pueden crear nuevos documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote desde Planz, o bien vincular documentos de Office existentes a Planz. También se pueden incluir documentos abiertos en un plan.

Navegador web : Los usuarios pueden acceder a enlaces a sitios web en Planz.

Twitter : Los usuarios pueden tuitear directamente desde Planz. Planz crea un enlace a ese tuit, que luego se puede incorporar a un proyecto.

Planz y QuickCapture utilizan metadatos codificados en XML, denominado Cross-Tool Markup Language o "XooML" (pronunciado "zoomul") ^[e] . El esquema XooML especifica la estructura de un fragmento de metadatos, tal como podría aplicarse a cualquier elemento de información al que se dirija una URI.

En esencia, un fragmento compatible con XooML (o, simplemente, un fragmento XooML) es una agrupación de atributos. Un fragmento puede tener cero o más asociaciones que, a su vez, pueden apuntar a otros fragmentos que representan otros elementos de información. Los fragmentos son agrupaciones de atributos. Algunas agrupaciones se aplican al fragmento en su conjunto; otras se aplican a asociaciones individuales. Las agrupaciones en cada nivel pueden ser comunes (entre herramientas) o específicas de cada herramienta. Una herramienta basada en XooML, como Planz, crea una vista de la siguiente manera:

El primer paso consiste en recuperar el fragmento XooML para la URI de anclaje de la ventana y sincronizar sus metadatos según sea necesario con el elemento al que apunta la URI. La versión actual de Planz, por ejemplo, coloca fragmentos XooML asociados a carpetas de archivos para admitir el uso de la estructura de carpetas como medio para organizar no solo archivos, sino también mensajes de correo electrónico, referencias web y notas informales. En un paso de sincronización, el contenido de la carpeta (determinado por las llamadas al sistema de archivos) se compara con la información del fragmento XooML asociado a la carpeta. En caso de conflicto, el fragmento se modifica para que coincida con el sistema de archivos (es decir, el sistema de archivos siempre tiene prioridad). A partir del fragmento XooML sincronizado de nivel superior, Planz construye un Plan de nivel superior.

El segundo paso consiste en recuperar y procesar recursivamente fragmentos XooML adicionales según sea necesario. En Planz, por ejemplo, las subcarpetas y los accesos directos a carpetas aparecen en el Plan de la carpeta como asociaciones de encabezados similares a documentos. Para cada uno de estos encabezados que se mostraron por última vez como "expandidos", Planz recupera la información del contenido de la carpeta y un fragmento XooML asociado, y luego utiliza el resultado de su sincronización para determinar la visualización de un subplan.

El tercer paso consiste en visualizar la finalización, lo cual depende de la herramienta. En Planz, el proceso finaliza cuando se han generado subplanes para cada una de las asociaciones expandidas encontradas durante el procesamiento de los fragmentos XooML.

a. ^{^} Planz actualmente se basa en Microsoft Windows. Sin embargo, mediante el uso de una capa de middleware XooML basada en XML (ver la discusión de XooML en otra parte de este artículo), el enfoque de Planz se extiende fácilmente a otros sistemas de archivos y otros almacenes. b. ^{^} "Proyectos" se crea al instalar Planz como una carpeta hermana de "Documentos" (o para usuarios de Windows XP, "Mis proyectos"). c. ^{^} En Microsoft Word, por ejemplo, a los encabezados se les da un "estilo" de Encabezado 1, 2, 3... según el nivel de encabezado dentro de Planz. d. ^{^} Planz actualmente incluye integraciones especiales para Microsoft Outlook. Pero el enfoque se extiende fácilmente a otras aplicaciones de calendario y gestión de tareas/tiempo. e. ^{^} Para la definición completa del esquema, consulte el sitio web de KFTF. (Nota: Partes de esta página se han tomado del sitio web Keeping Found Things Found con su autorización expresa).

• Gestión de información personal
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Jones, W.; Hou, D.; Sethanandha, BD; Bi, S.; Gemmell, J. (2010), "Planes para poner nuestra información digital en su lugar" , Actas de la 28.ª conferencia internacional de resúmenes extendidos sobre factores humanos en sistemas informáticos , Atlanta, Georgia: ACM , pp. 2803–2812 . Jones, W.; Klasnja, P.; Civan, A.; Adcock, M. (2008), "El planificador de proyectos personales: planificación para organizar la información personal" , Conferencia ACM SIGCHI sobre factores humanos en sistemas informáticos (CHI 2008) , ACM , pág.  681, doi : 10.1145/1357054.1357162

• Planz 8.2* Proyecto para conservar las cosas encontradas
• Planz es una aplicación de código abierto que forma parte del proyecto XooML en Google Code Hosting.