Recepcionista

Un recepcionista es un empleado que desempeña un puesto de oficina o de apoyo administrativo . El trabajo se suele realizar en una sala de espera, como un vestíbulo o la recepción de una organización o empresa. El título de recepcionista se atribuye a la persona empleada por una organización para recibir o saludar a visitantes, pacientes o clientes y contestar llamadas telefónicas. ^{[ 1 ]} El término recepción se utiliza en muchos hoteles para referirse a un departamento administrativo donde las funciones de un recepcionista también pueden incluir reservas y asignación de habitaciones, registro de huéspedes, trabajo de cajero, verificación de crédito, control de llaves y servicio de correo y mensajería. A estos recepcionistas se les suele llamar empleados de recepción . Los recepcionistas cubren muchas áreas de trabajo para ayudar a las empresas para las que trabajan, incluyendo la concertación de citas, el archivo, el mantenimiento de registros y otras tareas de oficina. ^{[ 2 ]}

Las funciones de una recepcionista pueden incluir responder a las consultas de los visitantes sobre la empresa y sus productos o servicios, orientarlos hacia sus destinos, clasificar y distribuir el correo, contestar las llamadas entrantes en teléfonos multilínea o, a principios del siglo XX, en una centralita , concertar citas, archivar, mantener registros, teclear/introducir datos y realizar diversas tareas de oficina, como enviar faxes o correos electrónicos. Algunas recepcionistas también pueden realizar tareas de contabilidad o de caja . En algunas oficinas, aunque no en todas, se espera que la recepcionista sirva café o té a los visitantes y mantenga el vestíbulo ordenado. ^{[ 3 ]}

Un recepcionista también puede asumir algunas funciones de control de acceso de seguridad para una organización, verificando la identificación de los empleados, emitiendo pases de visitante y observando e informando sobre cualquier persona o actividad inusual o sospechosa.

La recepcionista suele ser el primer contacto comercial que una persona tiene con una organización. Generalmente, las organizaciones esperan que la recepcionista mantenga una actitud tranquila, cortés y profesional en todo momento, independientemente del comportamiento del visitante. Algunas cualidades personales que se esperan de una recepcionista para desempeñar su trabajo con éxito incluyen atención, una apariencia cuidada, iniciativa, lealtad, madurez, respeto por la confidencialidad y la discreción, una actitud positiva y responsabilidad. En ocasiones, el trabajo puede resultar estresante debido a la interacción con muchas personas diferentes con distintos tipos de personalidades y a la necesidad de realizar múltiples tareas con rapidez. ^{[ 4 ]}

Dependiendo del sector, un puesto de recepcionista puede ofrecer oportunidades para establecer contactos y así ascender a otros puestos dentro del mismo campo. Algunas personas utilizan este tipo de trabajo para familiarizarse con el entorno administrativo o para conocer otras funciones o puestos dentro de una empresa. Otras utilizan el trabajo de recepcionista para ganar dinero mientras continúan sus estudios o desarrollan otras carreras profesionales, como en las artes escénicas o la escritura.

Si bien muchas personas que trabajan como recepcionistas permanecen en ese puesto durante toda su carrera, algunas pueden ascender a otros puestos administrativos, como representante de servicio al cliente , despachador , entrevistador , secretario , asistente de producción , asistente personal o asistente ejecutivo. En negocios más pequeños, como un consultorio médico o un bufete de abogados, una recepcionista también puede ser la gerente de oficina encargada de diversas operaciones comerciales de nivel gerencial intermedio. Por ejemplo, en la industria hotelera, el rol de la recepcionista nocturna casi siempre se combina con la consolidación y elaboración de informes diarios de cuentas, más conocido como auditoría nocturna .

Cuando las recepcionistas dejan su trabajo, a menudo se incorporan a otros campos profesionales como ventas y marketing, relaciones públicas u otras ocupaciones relacionadas con los medios de comunicación.

Algunas personas famosas fueron recepcionistas al principio, como Betty Williams , una de las ganadoras del Premio Nobel de la Paz de 1976. ^{[ 5 ]} Varias celebridades habían trabajado como recepcionistas antes de hacerse famosas, como la cantante y compositora Naomi Judd ^{[ 6 ]} y Linda McCartney , fotógrafa, empresaria y esposa de Paul McCartney . ^{[ 7 ]} Otras personas famosas que comenzaron sus carreras como recepcionistas o trabajaron en el sector incluyen a la activista por los derechos civiles Rosa Parks ^{[ 8 ]} y a la exdirectora ejecutiva de Hewlett-Packard , Carly Fiorina . ^{[ 9 ]}

Algunos propietarios de pequeñas y medianas empresas contratan a una recepcionista remota en vivo en lugar de una recepcionista interna a tiempo completo, gracias a los avances en la tecnología de las comunicaciones. ^{[ 10 ]} Como su nombre lo indica, una recepcionista remota en vivo gestiona las llamadas telefónicas de una empresa ubicada en otra parte mediante servidores de centralita telefónica (PBX). La mayoría de los servicios de recepcionista modernos pueden tomar mensajes, filtrar y desviar llamadas, responder preguntas frecuentes básicas y completar formularios web. Muchos servicios también pueden programar citas y aceptar pagos con tarjeta de crédito. Algunos de los servicios de recepcionista más antiguos llevan décadas en funcionamiento, pero a menudo operan de manera muy diferente a los servicios modernos. ^{[ 11 ]}

Los avances en la tecnología de pantallas táctiles y videoconferencias están transformando la forma de trabajar de algunas recepcionistas. Los nuevos sistemas de recepcionistas virtuales permiten que recepcionistas, ya sean presenciales o remotos, gestionen las áreas de recepción de las oficinas desde ubicaciones remotas. Estas recepcionistas virtuales no solo contestan el teléfono, sino que también reciben a los visitantes mediante una cámara con detección de movimiento que les permite "ver" al entrar al edificio. La recepcionista remota aparece en una ventana de video en una pantalla LCD de pared, un quiosco o una computadora todo en uno de escritorio. La recepcionista y los visitantes pueden comunicarse mediante videoconferencia bidireccional, lo que permite a la recepcionista gestionar una o varias áreas de recepción desde una ubicación central.

El avance de la automatización de oficinas ha eliminado algunos puestos de recepcionista. Por ejemplo, una llamada telefónica puede ser contestada por un contestador automático . Sin embargo, una recepcionista con sólidas habilidades técnicas y de oficina, además de ser cortés, discreta y diplomática, sigue siendo un activo valioso para la imagen corporativa de una empresa y continúa teniendo una gran demanda en el mundo empresarial.

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