modelo de continuidad de registros

El modelo de continuo de registros (MCR) es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de gestión documental. Fue creado en la década de 1990 por Frank Upward, académico de la Universidad de Monash, con la colaboración de sus colegas Sue McKemmish y Livia Iacovino, como respuesta a los debates en constante evolución sobre los desafíos de la gestión de registros y archivos digitales en la disciplina de la archivística . ^{[ 1 ]}

El RCM se publicó por primera vez en el artículo de Upward de 1996, «Estructurando el continuo de registros – Parte uno: Principios y propiedades poscustodiales». ^{[ 2 ]} Upward describe el RCM dentro del amplio contexto de un continuo donde las actividades e interacciones transforman los documentos en registros, evidencia y memoria que se utilizan para múltiples propósitos a lo largo del tiempo. Upward sitúa el RCM dentro de un marco conceptual poscustodial, posmoderno y de estructuración . ^{[ 3 ]} Académicos y profesionales australianos continúan explorando, desarrollando y ampliando el RCM y la teoría del continuo de registros, junto con colaboradores internacionales, a través del Grupo de Investigación del Continuo de Registros (RCRG) en la Universidad de Monash.

El RCM es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de gestión documental (como interacción) en relación con múltiples contextos a lo largo del espacio y el tiempo ( espacio-tiempo ). ^{[ 4 ]} Las actividades de gestión documental abarcan un período de tiempo que comprende múltiples estructuras de acción dentro de la gestión documental, incluyendo la gestión documental contemporánea, la gestión documental regulatoria y la gestión documental histórica . Mediante políticas, sistemas, organizaciones, procesos, leyes y mandatos sociales, los archiveros y gestores documentales pueden evaluar los registros de manera que se tenga en cuenta el registro desde el período de tiempo anterior a su creación hasta su uso en las prácticas documentales actuales. ^{[ 2 ]} En un continuo, los procesos de gestión documental, como la adición de metadatos , corrigen los documentos, para permitir que se gestionen como evidencia contextual. ^{[ 4 ]} Los registros considerados de valor continuo se conservan y gestionan como gestión documental histórica a través del contexto de procedencia; sin embargo, los registros que no tienen valor de archivo se destruyen una vez que pierden su valor administrativo. ^{[ 5 ]} La implicación de un enfoque RCM para el archivado es que los sistemas y procesos establecen los registros como actuales y de archivo en el momento de su creación. ^{[ 6 ]}

El RCM puede visualizarse como una serie de 4 anillos concéntricos, o dimensiones: Creación de Documentos , Captura de Registros , Organización de la Memoria Corporativa y Personal y Pluralización de la Memoria Colectiva, que se intersecan con un conjunto de ejes cruzados: transaccionalidad, evidencialidad , mantenimiento de registros e identidad. ^{[ 2 ]} Cada eje está etiquetado con una descripción de la actividad o interacción que ocurre en esa intersección. Crear , Capturar , Organizar y Pluralizar , como se denominan brevemente las dimensiones, representan actividades de mantenimiento de registros que ocurren dentro del espacio-tiempo. Las actividades que ocurren en estas dimensiones a través de los ejes se explican en la tabla a continuación: ^{[ 1 ] [ 7 ]}

El valor del RCM radica en que puede ayudar a visualizar en qué punto del continuo se ubican las actividades de gestión documental. Este continuo puede utilizarse para explorar los supuestos conceptuales y prácticos que sustentan las prácticas de gestión documental, en particular los dualismos inherentes al uso y la práctica de los términos «registros» y «archivos». ^{[ 2 ]} Esta definición se presta a una lectura lineal del RCM, comenzando con la Creación y avanzando hacia la Pluralización de la información registrada. Otra lectura lineal consiste en considerar primero el diseño: el papel que desempeñan los sistemas de Pluralización y Organización en el diseño, la planificación y la implementación de la gestión documental, y luego considerar las implicaciones para la Creación y la Captura . Sin embargo, estas son solo dos de las muchas maneras de interpretar el modelo, ya que las dimensiones y los ejes representan múltiples realidades que ocurren dentro del espacio-tiempo, cualquiera de las cuales puede ocurrir simultáneamente, concurrentemente y secuencialmente en entornos electrónicos o digitales, y/o espacios físicos. ^{[ 6 ] [ 8 ]}

Al representar múltiples realidades, el RCM articula los numerosos y diversos puntos de vista que contribuyen a los registros y archivos, incluyendo perspectivas individuales, grupales, comunitarias, organizacionales, institucionales y sociales. Estos contextos revelan la necesidad de considerar a las diversas partes interesadas y colaboradores en relación con el uso, el acceso y la evaluación de los registros y archivos. ^{[ 4 ]} A lo largo de la vida útil de un registro, diversas partes interesadas toman múltiples decisiones, entre las que se incluyen, pero no se limitan, los gestores de registros y los archivistas. Otras partes interesadas pueden identificarse en diversas dimensiones de interacción, incluyendo a quienes participan en la provisión de información (no solo la persona u organización que la produjo o capturó), así como a sus familiares y comunidades. Por lo tanto, los registros no son simplemente representaciones físicas o digitales de objetos físicos conservados y gestionados en un archivo o repositorio, sino que son evidencia de múltiples perspectivas, narrativas y contextos que contribuyeron a su formación.

El modelo de continuo de registros se describe a menudo como opuesto o contrario al modelo de ciclo de vida de los registros. ^{[ 9 ] [ 10 ]} Si bien el RCM incluye múltiples formas de conceptualizar y realizar el mantenimiento de registros, incluido un enfoque de ciclo de vida, existen algunas diferencias significativas. Mientras que el enfoque de ciclo de vida muestra fases claramente designadas en la gestión de registros, un enfoque de continuo conceptualiza estos elementos individuales como continuos y no como partes discernibles. ^{[ 10 ]} En segundo lugar, el enfoque de ciclo de vida identifica claramente los límites conceptuales y procedimentales entre los registros actuales e inactivos. Los registros actuales se identifican como "registros", mientras que los registros inactivos o históricos se identifican como "archivos". Sin embargo, un enfoque de continuo ve la gestión de registros como un proceso integrado que atraviesa el espacio-tiempo. Este método más temporal de los procesos de mantenimiento de registros permite su uso para múltiples contextos y representaciones.

Esto significa que los registros están «en un estado de constante transformación…» ^{[ 4 ],} capaces de aportar nuevos contextos que dependen de las diferentes percepciones y antecedentes históricos de las diversas partes interesadas que analizan su contenido. Por lo tanto, los registros de archivo no son solo históricos o fijos, sino que pueden ser reinterpretados, recreados y recontextualizados según su lugar y uso en el espacio-tiempo. De esta manera, las instituciones de archivo son nodos en la red de información registrada y sus contextos, en lugar del punto final en una etapa del ciclo de vida de los registros que se gestionan como «reliquias». ^{[ 11 ]}

El RCM es una representación de lo que comúnmente se conoce como teoría del continuo de registros, así como del pensamiento y/o enfoques del continuo australiano. ^{[ 4 ]} Estas ideas se desarrollaron como parte de un enfoque australiano para la gestión de archivos defendido por Ian Maclean, Archivista Jefe de la Oficina de Archivos de la Commonwealth en Australia en las décadas de 1950 y 1960. Maclean, cuyas ideas y prácticas fueron el tema de la primera publicación de RCRG en 1994, ^{[ 12 ]} se refirió en un artículo de 1959 de American Archivist a un "continuo de administración de registros (públicos)" desde la eficiencia administrativa pasando por el mantenimiento de registros hasta la custodia segura de un "producto final cultural". ^{[ 13 ]} La visión de Maclean desafió la división entre el mantenimiento de registros y la práctica archivística actuales. Peter Scott, contemporáneo de la Oficina de Archivos de la Commonwealth, también es reconocido como una influencia fundamental en la teoría del continuo de registros australianos con su desarrollo del Sistema de Series Australiano , un sistema de registro que ayudó a identificar y documentar las complejas y múltiples "relaciones sociales, funcionales, de procedencia y documentales" involucradas en la gestión de registros y procesos de archivo a lo largo del espacio-tiempo. ^{[ 1 ]}

Otras influencias en el grupo RCRG incluyen a profesionales e investigadores de archivos como David Bearman y su trabajo sobre transaccionalidad y pensamiento sistémico , y las ideas de Terry Cook sobre postcustodialismo y macroevaluación. ^{[ 14 ]} Influencias más amplias a la teoría del continuo provienen de filósofos y teóricos sociales como Jacques Lacan , Michel Foucault , Jacques Derrida y Jean-François Lyotard , así como del sociólogo Anthony Giddens , siendo la teoría de la estructuración un componente central para comprender la interacción social en el espacio-tiempo. ^{[ 1 ]} La crítica del archivista canadiense Jay Atherton a la división entre gestores de registros y archivistas en la década de 1980 y el uso del término "continuo de registros" ^{[ 15 ]} reanudó la conversación que MacLean inició durante su carrera y ayudó a llevar sus ideas y este término al pensamiento del continuo de registros australiano. ^{[ 16 ]} El uso que hace Atherton del término continuo de registros tiene varias diferencias significativas en concepción, aplicación y herencia cuando se compara con el pensamiento australiano sobre el continuo de registros. ^{[ 1 ] [ 17 ]}

La poscustodia como concepto archivístico juega un papel importante en cómo se concibió el RCM. Este término nació de una necesidad identificada y urgente de abordar las complejidades de las tecnologías informáticas en la creación y gestión de registros a lo largo del tiempo y el espacio. ^{[ 18 ]} La poscustodia es discutida por Frank Upward y Sue McKemmish en 1994 como parte de una exploración de los cambios en el discurso archivístico que comenzó en la década de 1980 por Gerald Ham y ampliado por Terry Cook como parte de un " cambio de paradigma poscustodial ". ^{[ 18 ] [ 19 ] [ 20 ]} La poscustodia en relación con el RCM es explorada por Upward y McKemmish como un punto de entrada a una conversación más amplia sobre los registros y la gestión de registros como parte de un proceso en el que las instituciones archivísticas tienen un papel que desempeñar más allá de la autoridad archivística manejando, evaluando , describiendo y organizando los objetos físicos bajo su custodia.

Partiendo de los fundamentos teóricos anteriores, el RCM, como marco de referencia, reconoce el papel central que desempeñan las actividades de gestión documental en la creación, captura, organización y gestión continua de los registros a lo largo del tiempo y en diversos espacios, como organizaciones y archivos institucionales. La gestión documental es una práctica y un concepto claramente definido en la literatura sobre archivística y gestión documental por autores del continuo como «un concepto amplio e inclusivo de procesos integrados de gestión documental y archivística para fines actuales, normativos e históricos». ^{[ 1 ]} La gestión documental se refiere a las actividades realizadas sobre los registros que añaden nuevos contextos, como la captura de un registro en un sistema, la adición de metadatos o su selección para un archivo. En el RCM, por lo tanto, los registros no se definen según su condición de objetos. Más bien, se entienden como parte de un continuo de actividad relacionado con contextos conocidos (así como potencialmente desconocidos). Un registro (así como los registros, las colecciones y los archivos) forman parte, por consiguiente, de procesos sociales, culturales, políticos, jurídicos y archivísticos más amplios. Son estos contextos los que resultan vitales para comprender el papel, el valor y las cualidades probatorias de los registros en y a través del espacio-tiempo (pasado, presente y futuro potencial). ^{[ 21 ]}

El RCM es el más conocido de todos los modelos de continuo creados, pero no existe de forma aislada. Frank Upward, su creador, ha desarrollado otros modelos complementarios, y existen otros creados por investigadores del continuo que ofrecen formas mejoradas o alternativas de comprenderlo.

La serie de modelos continuos creados por Frank Upward incluye: ^{[ 14 ]}

• Modelo de continuo de sistemas de información (datos) ( modelado de datos y flujo de datos)
• Modelo de continuidad del patrimonio cultural (las historias que cuentan los documentos y la importancia de esas historias para los demás)
• Modelo de continuo de publicación (acceso) (el alcance de la accesibilidad y la forma en que se publica el documento)

Modelos creados en colaboración:

• Modelo de Continuo de Información (Barbara Reed, Don Schauder, Frank Upward) (las tecnologías que impulsan el sistema y los métodos de clasificación)

Otros modelos:

• Contextos jurídicos del modelo de continuo de registros (Livia Iacovino) ^{[ 22 ]}
• Registro mediado: la cultura como evidencia (Leisa Gibbons) ^{[ 23 ]}

• Grupo de Investigación sobre el Continuo de Registros en la Universidad de Monash