Solicitud de información

Una solicitud de información ( RFI ) es un proceso comercial común cuyo propósito es recopilar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores. ^{[ 1 ]} Normalmente sigue un formato que puede utilizarse con fines comparativos.

Una RFI se utiliza principalmente para recopilar información que ayude a decidir los pasos a seguir. Por lo tanto, las RFI rara vez constituyen la etapa final y, en cambio, suelen utilizarse en combinación con una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de licitación (RFT) y una solicitud de cotización (RFQ). Además de recopilar información básica, una RFI se utiliza a menudo como una solicitud dirigida a una amplia base de proveedores potenciales con el fin de influir en sus decisiones, desarrollar estrategias, crear una base de datos y prepararse para una RFP, RFT o RFQ. ^{[ 2 ]}

Una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) puede ser abierta , en cuyo caso se recopila información públicamente de cualquier persona interesada que desee presentar una propuesta, o cerrada , en cuyo caso se contacta a las partes de forma privada para que proporcionen información.

La omnipresencia de internet ha llevado a muchas agencias gubernamentales a recurrir a sitios web estatales o de proveedores que publican solicitudes de información (RFI), propuestas (RFP) y cotizaciones (RFQ). Muchos permiten a los proveedores registrarse gratuitamente para recibir correos electrónicos con solicitudes, ya sean generales o específicas para categorías de productos o servicios de su interés. Todo el proceso se realiza en línea y las respuestas se recopilan como documentos escaneados o archivos PDF subidos al servidor. Por motivos legales, la respuesta debe enviarse en formato impreso, en CD / DVD o en una memoria USB por correo postal o mensajería.

En la industria de la construcción, una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) se utiliza cuando la documentación de un proyecto carece de información necesaria para llevar a cabo el trabajo. Esta solicitud la plantea el contratista general , el cliente o el arquitecto la responden y se distribuye a todas las partes interesadas. Generalmente, se acepta como una modificación del alcance del trabajo, a menos que se requiera una aprobación adicional para los costos asociados a dicha modificación.

Una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) es una práctica común y aceptada para que un subcontratista o proveedor exprese su inquietud con respecto a la omisión o el uso incorrecto de un producto, y solicite mayor aclaración sobre el uso previsto por el propietario del edificio o su aceptación oficial del producto especificado. También es aceptable que el subcontratista utilice una RFI para señalar un producto de calidad inferior que podría no satisfacer las necesidades del propietario del edificio, y que, basándose en su experiencia, recomiende el producto adecuado.

Durante algunos años, las RFI se registraron mediante hojas de cálculo, pero a principios del siglo XXI muchas empresas comenzaron a utilizar diversas aplicaciones de gestión de la construcción, incluidas plataformas de gestión documental, para gestionar los procesos de RFI ^{[ 3 ]} y ayudar a los profesionales de la construcción a ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la calidad.

Hoy en día, es común que el software de gestión de RFI realice un seguimiento automático de todas las actividades relacionadas con las RFI y alerte a todo el personal cuando haya cambios de estado para ayudar a aumentar la productividad y evitar retrasos en la construcción. ^{[ 4 ]}

El formato exacto de una RFI variará según la información que se solicite, pero los elementos más comunes que se encuentran en una RFI de la industria de la construcción incluyen: ^{[ 5 ]}

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