Estructura de desglose de riesgos

Una Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) dentro de la gestión de riesgos es una representación organizada jerárquicamente de los riesgos identificados del proyecto , ordenados por categoría. ^{[ 1 ] [ 2 ]}

Al planificar un proyecto para cumplir con los objetivos de costo, plazo o calidad, es útil identificar los posibles riesgos para su éxito. Un riesgo es cualquier situación imprevista que, de ocurrir, podría desviar el proyecto de su resultado previsto. Por ejemplo, un equipo de proyecto consolidado planifica que el trabajo lo realice su personal, pero existe el riesgo de que un empleado abandone el equipo inesperadamente.

En la gestión de proyectos , el proceso de gestión de riesgos tiene como objetivos identificar, evaluar y gestionar los riesgos, tanto positivos como negativos. Con demasiada frecuencia, los gestores de proyectos se centran únicamente en los riesgos negativos; sin embargo, en un proyecto pueden ocurrir cosas buenas, cosas que se previeron, aunque no se planificaran expresamente.

El objetivo de la gestión de riesgos es predecir los riesgos, evaluar su probabilidad e impacto, y planificar activamente con antelación qué se debe hacer para afrontar de la mejor manera posible las situaciones cuando se presenten.

El proceso de gestión de riesgos suele constar de cinco etapas distintas: planificación, identificación, análisis cualitativo y cuantitativo, planificación de la respuesta y seguimiento y control. El punto central de la identificación y evaluación de riesgos reside en su comprensión. Sin embargo, es precisamente en este ámbito donde los gestores de proyectos y los expertos en riesgos suelen encontrar menos apoyo en cuanto a referencias reconocidas, mejores prácticas o estándares de trabajo.

El Project Management Institute (PMI) ha desarrollado un estándar de buenas prácticas para la gestión de riesgos, elaborado por un equipo de expertos en la materia. Como parte de este estándar, la Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) se identifica como una herramienta destinada a ayudar a los gestores de proyectos, gestores de riesgos y partes interesadas a identificar y evaluar los riesgos.

La Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) resultará sumamente valiosa para comprender mejor cuándo un proyecto requiere una atención especial, es decir, cuándo podría surgir un riesgo. La RBS también puede ayudar al director del proyecto y al gestor de riesgos a comprender mejor los riesgos recurrentes y las concentraciones de riesgo que podrían generar problemas que afecten el estado del proyecto.

Siguiendo el concepto de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), la Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) proporciona al director del proyecto y al gestor de riesgos una herramienta para estructurar los riesgos que se abordan o se monitorean. Así como el PMI define la EDT como una "agrupación de elementos del proyecto orientada a los entregables que organiza y define el alcance total del proyecto...", la EDR podría considerarse como una "representación jerárquicamente organizada de los riesgos del proyecto identificados, ordenados por categoría de riesgo".

En la jerga de la gestión de proyectos, los riesgos incluyen todo aquello imprevisto e inesperado que pueda tener un impacto negativo en los costos, el cronograma o la calidad del proyecto. (Esto no se ajusta a la definición de riesgo de la norma ISO 31000 ). Un buen gestor de proyectos debe ser capaz de gestionar los riesgos de forma eficaz y encauzar el proyecto.

Muchos gestores de proyectos y gestores de riesgos utilizan actualmente métodos propios para enumerar, identificar, evaluar y realizar el seguimiento de los riesgos en sus proyectos. Estos métodos incluyen: hojas de cálculo , listados, taxonomía de riesgos genérica , basada de forma algo imprecisa en diversas normas y directrices. ^{[ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]}

Un enfoque que simplemente coloca los riesgos en una lista, una tabla simple o incluso en una base de datos no proporciona la solidez de usar un método estructurado y organizado similar a una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Para comprender completamente los riesgos y mejor identificarlos y evaluarlos, puede ser necesario un análisis exhaustivo de cada uno, registrando tantos niveles de identificación como sea necesario. El valor del proyecto al colocar los riesgos en una estructura como esta radica en la capacidad del director del proyecto y del gestor de riesgos para identificar y evaluar el riesgo de forma rápida y sencilla, identificar los posibles desencadenantes del riesgo y desarrollar un plan de respuesta al riesgo más sólido . ^{[ 6 ]} Si todos los riesgos se colocan en una estructura jerárquica a medida que se identifican, y la estructura se organiza por origen, la exposición total al riesgo del proyecto se puede comprender más fácilmente y la planificación del riesgo se puede realizar con mayor facilidad.

El concepto de RBS es nuevo. El PMBoK (2004) apenas hace referencia a su uso; sin embargo, el equipo de Estándares del PMI ha incorporado el RBS en el Estándar de Práctica para la Gestión de Riesgos (borrador para su publicación en 2009). El PMBoK proporciona un ejemplo gráfico del RBS en el Capítulo 11, Figura 11.4. Esta referencia tiene como temas principales: Técnico, Externo, Organizacional y Gestión de Proyectos. Otra fuente ^{[ 7 ]} proporciona los siguientes temas principales: Técnico, Gestión, Organizacional, Externo y Gestión de Proyectos. El Dr. David Hillson, en las actas de los Seminarios y Simposio Anuales del Project Management Institute, del 3 al 10 de octubre de 2002, ^{[ 8 ]} proporcionó varios ejemplos diferentes de Estructura RBS, con temas similares a los ya mostrados. El Dr. Hillson desglosó dos ejemplos diferentes, un RBS para Desarrollo de Software , que tenía los siguientes temas principales: Ingeniería de Producto, Entorno de Desarrollo , Restricciones del Programa; y un RBS para Diseño de Construcción, que tiene estos temas principales: Entorno, Industria, Cliente, Proyecto.

Cada RBS se divide en "niveles", y cada nivel proporciona una "visión" más detallada del riesgo identificado. Por ejemplo, al crear una RBS para el desarrollo de software, el Nivel 1 podría ser Técnico, seguido del Nivel 2, Requisitos, seguido del Nivel 3, Requisitos Funcionales , Requisitos de Información, Requisitos No Funcionales , etc. Si se desea, el Nivel 3 se puede refinar aún más con el Nivel 4, Estabilidad, Completitud, Funcionalidad, Interfaces, Capacidad de Prueba, etc., Nivel 5, etc.

Una vez que el equipo del proyecto haya creado su Estructura de Desglose de Riesgos (EDR), se podrán identificar los riesgos individuales. Existen diversas técnicas para definir los riesgos individuales, como la lluvia de ideas , las encuestas, los talleres, etc. Cada riesgo identificado debe categorizarse y ubicarse en la EDR bajo un tema específico (o varios temas) si abarca dos o más temas; por ejemplo, un riesgo en la recopilación de requisitos podría abarcar aspectos técnicos, organizativos y de gestión de proyectos.

NOTA: el RBS será diferente entre proyectos, incluso entre proyectos dentro de la misma área de proyecto, p. ej., construcción, tecnología de la información , remediación ambiental , etc.

Una vez que la RBS ha completado su primera "revisión" en la fase de creación, puede convertirse en un insumo para el análisis cualitativo de riesgos, donde se determinan las probabilidades , las prioridades y los impactos.

Los proyectos de construcción, como toda actividad compleja, involucran a numerosos socios con objetivos diferentes, quienes están sujetos a múltiples riesgos en un entorno incierto. En la práctica, los distintos interesados ​​en un proyecto tienen diferentes interpretaciones y percepciones de los riesgos. Cada uno identifica y analiza los riesgos del proyecto en función de sus objetivos, su actitud ante el riesgo y su perspectiva particular, sin basarse en una metodología común y compartida. Por ello, en la mayoría de los proyectos de construcción, discutir los riesgos y tomar decisiones basadas en ellos suele ser una tarea compleja que puede generar disputas entre las partes involucradas. Además, la gestión de riesgos del proyecto es una actividad escalable y debe ser proporcional al tamaño, el nivel de información disponible y la complejidad del proyecto en cuestión. Este proceso es iterativo, ya que en cada fase del proyecto se dispone de nueva información, algunos riesgos previstos se materializan mientras que otros no, pueden surgir o identificarse nuevos riesgos imprevistos, y las características de los ya identificados pueden cambiar. Por lo tanto, es fundamental llevar a cabo una gestión de riesgos iterativa en todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. En consecuencia, el proceso de gestión de riesgos del proyecto debe adaptarse a cada caso y proyecto en particular.

El Dr. Rasool Mehdizadeh ha desarrollado una metodología para la gestión dinámica, multiescala y multiperspectiva de riesgos en proyectos de construcción. ^{[ 9 ]} Este método se basa en la aplicación de estructuras de desglose de riesgos (EDR) personalizadas, adaptadas a: (1) la etapa y el grado de desarrollo del proyecto, (2) los requisitos y objetivos específicos de las partes interesadas, y (3) el nivel de detalle requerido. Mediante este método, cada parte interesada, en cada etapa del proyecto, considerando su perspectiva particular sobre los riesgos, puede crear su propia EDR. Además, la EDR puede utilizarse como apoyo compartido para todas las partes interesadas, facilitando así la comprensión y el análisis de los riesgos. Estas EDR personalizadas, generadas mediante un procedimiento único y una base de datos de conocimiento, permiten a cada parte interesada identificar, analizar y representar los riesgos desde su punto de vista y según sus necesidades. El método garantiza la coherencia de todas estas perspectivas.

La RBS sirve para algo más que una simple base de datos para identificar riesgos en el proyecto. Una vez creada, la RBS proporciona un vehículo para el análisis y la presentación de informes de riesgos, así como para la comparación de riesgos entre proyectos. Lo más importante es que la RBS es la herramienta por excelencia para la identificación de riesgos. ^{[ 10 ] [ 11 ]}

Una gestión de riesgos eficaz exige que el director del proyecto y el gestor de riesgos comprendan plenamente los riesgos del proyecto. Un proceso de gestión de riesgos exitoso también requiere un buen conocimiento y comprensión de los objetivos de negocio del proyecto. Durante la identificación de riesgos, se puede identificar un gran volumen de riesgos. Simplemente enumerarlos o introducirlos en una hoja de cálculo o base de datos no proporciona la comprensión profunda de los riesgos identificados necesaria para una planificación sólida de la respuesta a los riesgos. La Estructura de Desglose de Riesgos (RBS) proporciona la herramienta necesaria para ayudar a identificar y analizar riesgos, así como para crear un plan de respuesta a los riesgos exitoso, y ofrece un vehículo para profundizar en la complejidad del riesgo. El uso de una RBS jerárquica, similar en su diseño a la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS), permite a los directores del proyecto y de riesgos la oportunidad de alinear cuidadosamente los riesgos en las categorías adecuadas, utilizando un análisis tan profundo como lo permitan el tiempo y los recursos. ^{[ 15 ]}

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