Oficina con servicios

Una oficina con servicios es una oficina o edificio de oficinas que está completamente equipado y administrado por una empresa de gestión de instalaciones , también conocida como proveedor de oficinas , que luego alquila oficinas o pisos individuales a otras empresas . Las oficinas con servicios, también conocidas como oficinas administradas , oficinas flexibles , centros de negocios , suites ejecutivas o centros ejecutivos , se encuentran a menudo en los distritos comerciales de las grandes ciudades de todo el mundo. Un corredor de oficinas con servicios generalmente ayudará a los propietarios de centros de negocios y empresas de gestión de instalaciones a alquilar espacios de oficina con servicios. Las empresas que ofrecen oficinas con servicios generalmente pueden ofrecer términos de alquiler más flexibles , a diferencia de una oficina alquilada convencional que puede requerir mobiliario, equipo y arrendamientos más restrictivos. El espacio normalmente es flexible, lo que permite asignar espacio adicional con poca antelación, en caso de que cambie el tamaño de una empresa individual. Los proveedores de oficinas con servicios a menudo permiten a los inquilinos compartir servicios de recepción, máquinas comerciales y otros recursos, lo que proporciona costos reducidos y acceso a equipos que de otra manera podrían ser inasequibles. Al brindar a las empresas acceso a un lugar de trabajo, tecnología y personas centrales para sus operaciones, la oficina con servicios puede considerarse un tipo de oficina virtual . Las oficinas con servicios son un componente central de la industria del espacio de trabajo flexible. ^[1]

Los pioneros de la industria de oficinas con servicios en los Estados Unidos se registran ya en la década de 1960, con la creación de OmniOffices en 1962, seguida por el lanzamiento de las suites legales amuebladas para abogados de Paul Fegen en 1966. ^[2] El concepto luego se extendió al extranjero a Australia, donde Alf Moufarrige fundó ServCorp en 1978, ^[3] y al Reino Unido, donde la familia Fuchs lanzó un centro de negocios en Northampton, Inglaterra, en 1979, que todavía está abierto bajo su marca familiar OSiT (Office Space in Town Ltd). ^[4]

Durante la década de 1980, las oficinas con servicios en las principales ciudades comerciales de Estados Unidos evolucionaron desde despachos de abogados hasta centros comerciales. ^[5]

En el Reino Unido, el concepto de trabajar juntos y compartir instalaciones, personal y otros gastos generales fue utilizado en un principio principalmente por los abogados . Normalmente se agrupan en "cámaras" para compartir empleados (administradores) y gastos operativos. Algunas cámaras se vuelven grandes y sofisticadas, y tienen un marcado carácter corporativo. ^{[ cita requerida ]}

Los avances en tecnología informática durante la década de 1980 redujeron la cantidad de personal necesario para operar una oficina con servicios y aumentaron las tecnologías que una oficina con servicios podía ofrecer a sus clientes, incluido el acceso a computadoras , correo de voz y máquinas de fax . Richard Nissen fundó Business Space Ltd. en Londres en 1980 y fue pionero del nuevo sistema de telecomunicaciones de intercambio digital que utilizaba la electrónica para realizar y transferir llamadas telefónicas. ^[6]

En la actualidad, las oficinas con servicios, que en su mayoría son oficinas virtuales que ofrecen a las empresas un lugar, personas y tecnología, se han convertido en una industria. A principios de los años 2000, DTZ elaboró ​​informes fundamentales sobre la industria y los publicó junto con el British Council for Offices. ^[7] La ​​Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido ha elaborado una guía para ayudar a los departamentos gubernamentales y a los organismos públicos a evaluar la conveniencia de utilizar espacios gestionados flexibles en lugar de espacios de oficina convencionales. ^[8]

En noviembre de 2014, un informe empresarial realizado por la Business Centre Association (rebautizada como Flexible Space Association en 2019) ^[9] mostró que las oficinas con servicios en el Reino Unido utilizan 70 millones de pies cuadrados de espacio, albergan alrededor de 80.000 empresas, brindan más de 400.000 puestos de trabajo y generan alrededor de £2 mil millones para la economía del Reino Unido. ^[10]

Los espacios de coworking son una rama de las oficinas con servicios que añaden elementos de colaboración y comunidad al espacio de trabajo. El término fue acuñado por Bernard de Koven en 1999 y desde entonces se ha convertido en una tendencia popular para las empresas emergentes y los satélites internacionales. ^{[11] [12]}

Los clientes de las instalaciones de oficinas con servicios se dividen en las siguientes categorías:

• Nuevo mercado/ubicación: Empresas que normalmente tienen su sede en el extranjero o en otra región del país y que requieren presencia comercial en el área de operación del centro comercial.
• Empresas emergentes /emprendedoras: pequeñas y medianas empresas o empresas que no desean asumir un compromiso financiero con un contrato de arrendamiento a largo plazo. Es probable que este tipo de cliente también se beneficie de no tener que agregar personal administrativo y de apoyo a la nómina, con todos los costos de recursos humanos que esto implica (beneficios, seguros, contratación).
• Desbordamiento: normalmente, se trata de una empresa grande que está en proceso de crecimiento y que tiene un espacio alquilado tradicional en la zona que le ha quedado pequeña. Pueden ser necesidades a corto plazo (entre 3 y 6 meses) para una gran cantidad de usuarios (hasta 40 o 50).
• Interino: Clientes que están en proceso de mudarse de un espacio a otro y pueden enfrentar demoras en la finalización del nuevo espacio.
• Basado en proyectos: clientes que tienen una necesidad específica de espacio de oficina, en función de un contrato o proyecto específico. Algunos ejemplos incluyen equipos de producción cinematográfica o abogados en el proceso de descubrimiento .

Los servicios normalmente incluyen:

• Recepcionista dedicada ;
• Soporte administrativo
• Servicio de telecomunicaciones
• Infraestructura TI y conectividad a Internet.

Las instalaciones normalmente incluyen:

• Salas de conferencias ;
• Salas de reuniones;
• Calefacción, aire acondicionado y otros servicios ;
• Muebles;
• Seguridad a tiempo completo; y
• Seguro

Las oficinas con servicios pueden ofrecer beneficios sobre las oficinas convencionales para empresas nuevas o dinámicas, entre ellos:

• Sin costes de puesta en marcha o costes de puesta en marcha bajos
• Direcciones de prestigio
• Arrendamiento flexible con poco preaviso (Duración y tamaño)
• El mantenimiento del edificio está incluido.
• Disponibilidad inmediata
• Personal de apoyo disponible según sea necesario
• Recepcionista
• Acceso a centros de negocios en todo el mundo
• Oficinas modernas, totalmente equipadas y amuebladas.
• Hay paquetes "combinados" (donde un pago mensual cubre la mayoría de los costos) y también "desagrupados" (donde cada artículo utilizado tiene un costo unitario).

• Muchas oficinas con servicios (aunque no todas) dan una impresión genérica y sin marca.
• En algunos casos puede haber un costo mensual más alto que el espacio alquilado convencional.
• A medida que la industria de servicios se adapta a las nuevas tecnologías y servicios disponibles, la terminología también continúa evolucionando. "Espacio de trabajo flexible" es un término preferido por la mayoría de las organizaciones comerciales de la industria (por ejemplo, la Asociación de Espacios Flexibles) a partir de 2019. ^[13]

Un corredor de oficinas con servicios es una empresa o individuo que organiza transacciones entre una parte interesada en alquilar un espacio de oficina con servicios y un propietario de un centro de negocios o de un espacio de oficina, también conocido como proveedor de oficinas. El corredor de oficinas con servicios obtiene una comisión cuando se concreta el trato. ^[14]

Para cumplir con el objetivo de encontrar clientes que alquilen espacios de oficinas con servicios, un agente de oficinas con servicios a menudo hará lo siguiente:

• Encuentre centros de negocios/espacios de oficina con servicios de acuerdo con las necesidades y especificaciones del cliente.
• Solicite al propietario del centro de negocios un formulario de divulgación del estado de la propiedad y cualquier otro formulario que pueda ser necesario.
• Solicite información al propietario del centro de negocios para describir exitosamente la propiedad para su publicidad.
• Enumere los espacios de centros de negocios/oficinas con servicios disponibles para alquiler al público, generalmente en Internet.
• Publicite el centro de negocios/espacio de oficina con servicios a través de listados, boletines, promociones y otros métodos.