Oficina con servicios

Una oficina con servicios es una oficina o edificio de oficinas totalmente equipado y gestionado por una empresa de gestión de instalaciones , también conocida como proveedor de oficinas , que luego alquila oficinas individuales o plantas a otras empresas . Las oficinas con servicios, también denominadas oficinas gestionadas , oficinas flexibles , centros de negocios , suites ejecutivas o centros ejecutivos , se encuentran a menudo en los distritos comerciales de las grandes ciudades de todo el mundo. Un agente de oficinas con servicios suele ayudar a los propietarios de centros de negocios y a las empresas de gestión de instalaciones a alquilar espacios de oficinas con servicios. También existen oficinas de intermediación disponibles. Las empresas que ofrecen oficinas con servicios generalmente pueden ofrecer condiciones de alquiler más flexibles , a diferencia de una oficina convencional arrendada , que puede requerir mobiliario, equipamiento y contratos de arrendamiento más restrictivos. El espacio suele ser flexible, lo que permite asignar espacio adicional con poca antelación si cambia el tamaño de una empresa. Los proveedores de oficinas con servicios a menudo permiten a los inquilinos compartir servicios de recepción, máquinas de oficina y otros recursos, lo que proporciona costes reducidos y acceso a equipos que de otro modo serían inasequibles. Al proporcionar a las empresas acceso a un lugar de trabajo, tecnología y personal fundamentales para sus operaciones, la oficina con servicios puede considerarse un tipo de oficina virtual . Las oficinas con servicios son un componente central de la industria de espacios de trabajo flexibles. ^{[ 1 ]}

Los pioneros de la industria de oficinas con servicios en Estados Unidos se remontan a la década de 1960, con la creación de OmniOffices en 1962, seguida del lanzamiento de las oficinas amuebladas para abogados de Paul Fegen en 1966. ^{[ 2 ]} El concepto luego se extendió al extranjero, a Australia, donde Alf Moufarrige fundó ServCorp en 1978, ^{[ 3 ]} y al Reino Unido, donde la familia Fuchs inauguró un centro de negocios en Northampton, Inglaterra, en 1979, que aún permanece abierto bajo su marca familiar OSiT (Office Space in Town Ltd). ^{[ 4 ]}

Durante la década de 1980, las oficinas con servicios en las principales ciudades comerciales de Estados Unidos evolucionaron de despachos de abogados a centros de negocios. ^{[ 5 ]}

En el Reino Unido, el concepto de trabajar juntos y compartir locales, personal y otros gastos generales fue utilizado inicialmente sobre todo por los abogados . Normalmente se agrupan en despachos para compartir personal administrativo y gastos operativos. Algunos despachos crecen hasta ser grandes y sofisticados, y adquieren un marcado carácter corporativo.

Los avances en la tecnología informática durante la década de 1980 redujeron la cantidad de personal necesario para operar una oficina con servicios y aumentaron las tecnologías que esta podía ofrecer a sus clientes, incluyendo el acceso a computadoras , correo de voz y máquinas de fax . Richard Nissen fundó Business Space Ltd. en Londres en 1980 y fue pionero del nuevo sistema de telecomunicaciones de intercambio digital que utilizaba la electrónica para realizar y transferir llamadas telefónicas. ^{[ 6 ]}

Actualmente, las oficinas con servicios, que ofrecen principalmente oficinas virtuales a las empresas un lugar, personal y tecnología, se han convertido en una industria. A principios de la década de 2000, DTZ elaboró ​​informes fundamentales sobre el sector, publicados en colaboración con el British Council for Offices. ^{[ 7 ]} La Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido ha publicado una guía para ayudar a los departamentos gubernamentales y organismos públicos a evaluar la conveniencia de los espacios gestionados flexibles en lugar de las oficinas convencionales. ^{[ 8 ]}

En noviembre de 2014, un informe empresarial realizado por la Business Centre Association (renombrada Flexible Space Association en 2019) ^{[ 9 ]} mostró que las oficinas con servicios en el Reino Unido utilizan 70 millones de pies cuadrados de espacio, albergan alrededor de 80 000 empresas, proporcionan más de 400 000 empleos y generan alrededor de 2000 millones de libras esterlinas para la economía del Reino Unido. ^{[ 10 ]}

Los espacios de coworking son una rama de las oficinas con servicios que añaden elementos de colaboración y comunidad al espacio de trabajo. El término fue acuñado por Bernard de Koven en 1999 y desde entonces se ha convertido en una tendencia popular para startups y filiales internacionales. ^{[ 11 ] [ 12 ]}

Los clientes de oficinas con servicios incluidos se clasifican en las siguientes categorías:

• Nuevo mercado/ubicación: Empresas que normalmente tienen su sede en el extranjero o en otra región del país y que requieren presencia comercial en el área de operación del centro de negocios.
• Empresas emergentes / Emprendedoras: Pequeñas y medianas empresas que no desean comprometerse financieramente con un contrato de arrendamiento a largo plazo. Este tipo de cliente también se beneficia al no tener que añadir personal administrativo y de apoyo a la nómina, con todos los costes de recursos humanos que ello conlleva (prestaciones, seguros, contratación).
• Espacio excedente: Generalmente se trata de una gran empresa en crecimiento, con espacio alquilado tradicional en la zona que se le ha quedado pequeña. Pueden ser necesidades a corto plazo (3-6 meses) para un gran número de usuarios (hasta 40-50).
• Servicio provisional: Clientes que se encuentran en proceso de mudanza de un espacio a otro y que pueden estar experimentando retrasos en la finalización del nuevo espacio.
• Basado en proyectos: Clientes que tienen una necesidad específica de espacio de oficina, en función de un contrato o proyecto concreto. Algunos ejemplos son los equipos de producción cinematográfica o los abogados en la fase de investigación .

Los servicios suelen incluir:

• Recepcionista dedicada ;
• Soporte administrativo
• Servicio de telecomunicaciones
• Infraestructura informática y conectividad a internet.

Las instalaciones suelen incluir:

• Salas de conferencias ;
• Salas de reuniones;
• Calefacción, aire acondicionado y otros servicios ;
• Muebles;
• Seguridad a tiempo completo; y
• Seguro

Las oficinas con servicios pueden ofrecer ventajas sobre las oficinas convencionales para empresas nuevas o dinámicas, entre las que se incluyen:

• Costes iniciales bajos o nulos.
• Direcciones prestigiosas.
• Arrendamiento flexible con poco preaviso (duración y tamaño).
• El mantenimiento del edificio está incluido.
• Disponibilidad inmediata.
• Personal de apoyo disponible según sea necesario.
• Recepcionista.
• Menos trámites administrativos diarios y gastos legales iniciales para completarlo. ^{[ 13 ]}
• Acceso a centros de negocios en todo el mundo.
• Oficinas con diseño moderno y totalmente amuebladas.
• Existen paquetes combinados (en los que un único pago mensual cubre la mayoría de los costes), así como paquetes individuales (en los que cada artículo utilizado tiene un coste unitario).

• Muchas oficinas con servicios (aunque no todas) dan una impresión genérica y sin marca.
• En algunos casos, el coste mensual puede ser superior al del alquiler de un espacio convencional.
• A medida que el sector de servicios se adapta a las nuevas tecnologías y servicios disponibles, la terminología también continúa evolucionando. "Espacio de trabajo flexible" es un término preferido por la mayoría de las organizaciones comerciales del sector (por ejemplo, Flexible Space Association) desde 2019. ^{[ 14 ]}

Un intermediario de oficinas con servicios es una empresa o persona que gestiona transacciones entre una parte interesada en alquilar un espacio de oficina con servicios y el propietario de un centro de negocios u oficina, también conocido como proveedor de oficinas. El intermediario de oficinas con servicios recibe una comisión cuando se realiza la transacción. ^{[ 15 ]}

Para lograr el objetivo de encontrar clientes que alquilen espacios de oficinas con servicios, un agente inmobiliario especializado en oficinas con servicios suele hacer lo siguiente:

• Encuentre centros de negocios/espacios de oficinas con servicios que se ajusten a las necesidades y especificaciones del cliente.
• Solicite al propietario del centro de negocios un formulario de declaración sobre el estado de la propiedad y cualquier otro formulario que pueda ser necesario.
• Solicite información al propietario del centro de negocios para poder describir la propiedad de forma eficaz para su publicidad.
• Publica en internet los listados de centros de negocios y oficinas con servicios disponibles para alquilar al público.
• Anuncie el centro de negocios/espacio de oficinas con servicios a través de listados, boletines informativos, promociones y otros métodos.