Siete herramientas de gestión y planificación

Los diagramas de afinidad son un tipo especial de herramienta de lluvia de ideas que organiza grandes cantidades de datos e información desorganizados en grupos basados ​​en relaciones naturales.

Fue creado en la década de 1960 por el antropólogo japonés Jiro Kawakita. También se le conoce como diagrama KJ, en honor a Jiro Kawakita. Un diagrama de afinidad se utiliza cuando:

1. Te encuentras ante muchos hechos o ideas en aparente caos.
2. Los problemas parecen demasiado grandes y complejos para comprenderlos.

Los diagramas de interrelación (DI) muestran todas las relaciones de causa y efecto interrelacionadas y los factores involucrados en un problema complejo, y describen los resultados deseados. El proceso de creación de un diagrama de interrelación ayuda a un grupo a analizar los vínculos naturales entre los diferentes aspectos de una situación compleja.

Esta herramienta se utiliza para desglosar categorías generales en niveles de detalle cada vez más específicos. Permite representar los niveles de detalle de las tareas necesarias para alcanzar un objetivo o lograr una solución. El desarrollo de un diagrama de árbol dirige la atención desde lo general a lo específico.

Esta herramienta se utiliza para priorizar elementos y describirlos según criterios ponderados. Combina diagramas de árbol y matriz para realizar una evaluación comparativa de los elementos y seleccionar las opciones más deseables o efectivas. Entre las aplicaciones más comunes de la matriz de priorización se incluyen el análisis de retorno de la inversión (ROI) o de costo-beneficio (inversión frente a retorno), la matriz de gestión del tiempo (urgencia frente a importancia), etc.

Esta herramienta muestra la relación entre dos o más conjuntos de elementos. En cada intersección, la relación está presente o ausente. A continuación, proporciona información sobre la relación, como su intensidad, los roles que desempeñan los distintos individuos o las mediciones. El diagrama matricial permite analizar situaciones relativamente complejas al exponer las interacciones y dependencias entre los elementos. Se pueden configurar seis matrices con formas diferentes: L, T, Y, X, C, R y en forma de tejado, según la cantidad de grupos que se deban comparar.

Una forma útil de planificar es dividir las tareas en una jerarquía, utilizando un diagrama de árbol. El diagrama de programa de decisiones de proceso (PDPC, por sus siglas en inglés) extiende el diagrama de árbol un par de niveles para identificar riesgos y contramedidas para las tareas del nivel inferior. Se utilizan cajas de diferentes formas para resaltar los riesgos e identificar posibles contramedidas (a menudo representadas como "nubes" para indicar su naturaleza incierta). El PDPC es similar al análisis de modos y efectos de falla (FMEA, por sus siglas en inglés) en que ambos identifican riesgos, consecuencias de fallas y acciones de contingencia; el FMEA también califica los niveles de riesgo relativo para cada punto de falla potencial.

Esta herramienta se utiliza para planificar la secuencia o el cronograma adecuados para un conjunto de tareas y subtareas relacionadas. Se emplea cuando las subtareas deben realizarse en paralelo. El diagrama ayuda a determinar la ruta crítica (la secuencia de tareas más larga). Su propósito es ayudar a definir, organizar y gestionar secuencialmente un conjunto complejo de actividades.