Archivos Estatales (Bélgica)

Una de las misiones clave del Archivo Estatal es la preservación material de sus archivos. Los documentos se almacenan para su conservación a largo plazo en depósitos especialmente equipados que cumplen con los más altos estándares de temperatura, humedad, seguridad contra incendios e inundaciones. Los documentos se guardan en carpetas y cajas de archivo libres de ácido, provistas de todos los elementos de identificación necesarios. Los productores de archivos pueden adquirir estas cajas libres de ácido del Archivo Estatal a un precio razonable. Los documentos deteriorados por el paso del tiempo se restauran y encuadernan. Los documentos de consulta frecuente (registros parroquiales, registros civiles, mapas, planos y dibujos, antiguas escrituras en pergamino) se microfilmen y, cada vez con mayor frecuencia, se digitalicen para evitar daños a los originales. El Archivo Estatal coordina la política archivística a nivel nacional y fomenta una cooperación internacional eficaz.

El Archivo Estatal supervisa los archivos de las autoridades públicas belgas: juzgados, tribunales, administraciones e instituciones públicas. Ningún documento producido o recibido por las autoridades públicas puede ser destruido sin la autorización previa del Archivero Nacional o sus delegados. Esta supervisión de los archivos públicos se asigna a la sección «Supervisión, informes y coordinación de la recopilación y selección de archivos» del Archivo Estatal, que supervisa los servicios centrales de la administración federal, y a los archiveros de los depósitos del Archivo Estatal en las provincias, que supervisan los servicios externos de las administraciones federales, los juzgados y tribunales judiciales y las administraciones regionales y locales. El Archivo Estatal vela así por la debida conservación de los documentos de archivo producidos y gestionados por las autoridades públicas belgas. Para ello, emite directivas y recomendaciones, realiza inspecciones, organiza capacitaciones para funcionarios públicos y ofrece asesoramiento sobre la construcción y el mobiliario de los depósitos y sobre la organización de la gestión de archivos dentro de una administración pública. Las directivas, folletos y recomendaciones pueden descargarse del sitio web del Archivo Estatal.

El Archivo Estatal adquiere y conserva (previa selección) los archivos con más de 30 años de antigüedad pertenecientes a juzgados, administraciones públicas, notarías, así como al sector privado y a particulares (empresas, políticos, asociaciones y sociedades, familias influyentes, etc., que hayan desempeñado un papel importante en la vida social). Asimismo, garantiza que los archivos públicos se transfieran conforme a las normas archivísticas.

El Archivo Estatal pone a disposición del público los archivos que conserva, respetando la confidencialidad de ciertos datos. Cuenta con salas de lectura abiertas a todo el público en cada uno de sus 19 depósitos. Allí, estudiantes, genealogistas, historiadores, investigadores, etc., pueden consultar numerosos documentos de archivo en papel, microfilm o formato digital. Diversas publicaciones para la investigación (inventarios, guías, etc.) están disponibles en las salas de lectura o pueden adquirirse en la tienda del Archivo Nacional. Otra prioridad del Archivo Estatal es facilitar el acceso a la mayor cantidad de información posible a través de Internet. Varias publicaciones pueden descargarse gratuitamente desde el sitio web de la institución. Estas incluyen, por ejemplo, los registros parroquiales, numerosos registros civiles con más de 100 años de antigüedad, las actas de las reuniones del Consejo de Ministros de 1917 a 1979, etc. Para dar a conocer sus vastas colecciones al público, el Archivo Estatal organiza periódicamente exposiciones temáticas en sus diferentes depósitos, presentando los documentos de archivo en su contexto social y cultural más amplio. Con motivo de estos eventos, se publica un catálogo, dossier científico o folleto informativo. Se organizan coloquios, simposios, conferencias y seminarios para públicos específicos. El Archivo Estatal también participa en otros eventos (por ejemplo, la Jornada de Puertas Abiertas a los Monumentos) que se anuncian en la página web de la institución, en su página de Facebook o a través de su boletín informativo.

Una de las principales tareas del personal científico es facilitar el acceso a los vastos fondos conservados por el Archivo Estatal mediante la elaboración de instrumentos de investigación científica: guías de investigación, guías y resúmenes de archivos, inventarios y estudios institucionales. El objetivo de estas publicaciones es permitir a los investigadores encontrar con la mayor precisión posible la información que buscan en un tiempo razonable. El Archivo Estatal es un centro de conocimiento para la información histórica y las ciencias archivísticas. El personal científico de la institución lleva a cabo continuamente investigación científica en ciencias archivísticas, conservación e historia institucional de las instituciones productoras de archivos, en el marco del cumplimiento responsable de las tareas antes mencionadas: adquisición, conservación, control intelectual y acceso público a los archivos. Como institución científica, el Archivo Estatal desarrolla actividades científicas en los campos que le son inherentes: ciencias archivísticas, conservación e historia de las instituciones productoras de archivos. De hecho, es imposible cumplir con las tareas antes enumeradas (adquisición, conservación, control intelectual y acceso público a los archivos) sin recurrir continuamente a la investigación científica. Una parte importante de las actividades científicas del Archivo Estatal se lleva a cabo en estrecha colaboración con las universidades.

El Archivo Estatal inició recientemente un ambicioso proyecto a largo plazo: la digitalización de sus archivos. Para ello, todos los depósitos del Archivo Estatal se equiparon con salas de lectura digitales. Desde agosto de 2009, los registros parroquiales y del estado civil digitalizados de todo el país se han puesto progresivamente a disposición del público a través de las 19 salas de lectura del Archivo Estatal. Desde enero de 2013, unos 27 000 registros parroquiales y un número cada vez mayor de registros del estado civil están disponibles gratuitamente en la página web del Archivo Estatal. También se pueden consultar otros tipos de documentos en la página web del Archivo Estatal: actas del Consejo de Ministros (1918-1979), el anuario estadístico de Bélgica (y del Congo Belga) desde 1870, más de 38 000 moldes de sellos, etc.

Los orígenes más remotos de los Archivos Estatales belgas se remontan al período austríaco. En 1773, se creó una Oficina de Archivos en Bruselas. Este depósito general y permanente estaba destinado a albergar los principales archivos de los Países Bajos austríacos y constituyó un primer intento, aunque tímido, de centralización por parte de las autoridades públicas.

La ley del 7 de Messidor del año II [25 de junio de 1794] dio lugar a la creación de un archivo central para toda la república. Asimismo, estableció el principio fundamental, aunque revolucionario, de que los archivos de la nación debían ser accesibles a los ciudadanos. El Decreto del 5 de Brumario del año V (26 de octubre de 1796) ordenó la creación de un archivo en cada departamento. De este modo, se establecieron archivos en todos los departamentos, excepto en Deux-Nèthes (provincia de Amberes). En 1800, la administración pasó a estar bajo la autoridad del secretario general de la prefectura. Los primeros conservadores, pagados por el Estado, fueron nombrados en Bruselas y Lieja, y posteriormente en Mons y Gante. En virtud del Real Decreto del 17 de diciembre de 1851, los archivos estatales de las provincias quedaron bajo la dirección del Archivero Nacional del Reino.

Cuando Bélgica se independizó, se establecieron servicios de archivos estatales en cada jefe de las siguientes provincias: Brujas (1834), Namur (1849), Arlon (1851), Hasselt (1869), Amberes (1896) y Tournai (de 1834 a 1895). En 1964, se abrieron cuatro depósitos distritales: en Huy (cerrado desde febrero de 2008), Kortrijk, Ronse (cerrado desde septiembre de 2010) y Tournai. Se abrieron depósitos auxiliares en Saint-Hubert (1960) y Beveren (1964). El depósito de archivos estatales en Eupen se creó en 1988 tras la segunda reforma estatal de Bélgica. Los depósitos de archivos estatales en Lovaina (2001), Anderlecht (2002) y Lovaina-la-Nueva (2009) se establecieron tras la división de la provincia de Brabante. El depósito Joseph Cuvelier de los Archivos Nacionales 2 será inaugurado próximamente.

En 1773, el conde Jean-Baptiste Goswin de Wynants (1726-1796) fue nombrado primer director general del Archivo Nacional de los Países Bajos en Bruselas. El archivero nacional residía en Bruselas, donde permaneció el principal servicio de archivos tras la retirada de los austriacos y la llegada de los franceses. Este servicio adquirió aún mayor importancia durante el período del Reino Unido de los Países Bajos. A finales de 1814, Pierre Jean L'Ortye fue nombrado secretario archivero del Archivo Nacional de Bruselas y se le encargó la supervisión de la conservación y gestión de los archivos producidos por los organismos públicos. En 1831, Louis Prosper Gachard , su adjunto desde 1826, le sucedió y se convirtió en el primer archivero nacional del Reino. Gachard ocupó el cargo desde 1831 hasta 1885, año de su fallecimiento en vísperas de Navidad.

El Archivo Estatal se rige por la Ley de Archivos del 24 de junio de 1955, modificada por la ley del 6 de mayo de 2009. En 2009, el período de conservación se redujo de cien a treinta años. Esta medida, vigente tras un período transitorio, tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los ciudadanos que desean realizar investigaciones sobre historia reciente o genealogía. Sin embargo, la consulta de determinados archivos puede estar sujeta a limitaciones debido a la legislación sobre protección de la privacidad y la legislación sobre la publicidad de los registros civiles.

• Pieter-Jan L'Ortye (1814–1831) (Secretario-Archivista)
• Louis Prosper Gachard (1831–1885) (Secretario-Archivista de 1831 a 1859)
• Charles Piot (1886–1897)
• Alphonse Goovaerts (1898–1904)
• Arthur Gaillard (1904–1912) (actor)
• Joseph Cuvelier (1912–1935) (en funciones desde 1912 hasta 1913)
• Dieudonné Brouwers (1936-1939)
• Camille Tihon (1939–1955)
• Etienne Sabbe (1955–1968)
• Maurits Vanhaegendoren (1968) (en funciones)
• Lucienne Van Meerbeeck (1968) (en funciones)
• Carlos Wyffels (1968–1987)
• Ernest Persoons (1987–2002)
• Daniel Van Overstraeten (2002-2003) (en funciones)
• Herman Coppens (2004-2005) (en funciones)
• Karel Velle (2005–2024)
• Pierre-Alain Tallier (2024) (actor)
• Xavier Jacques-Jourion (2024 - )