Inventario

Existen cinco razones básicas para llevar un inventario:

1. Tiempo: Los desfases temporales presentes en la cadena de suministro , desde el proveedor hasta el usuario en cada etapa, requieren mantener un cierto nivel de inventario para cubrir dicho plazo . Sin embargo, en la práctica, el inventario debe mantenerse para su consumo durante las variaciones en el plazo de entrega. Este plazo puede gestionarse realizando los pedidos con la antelación necesaria.
2. Demanda estacional : La demanda varía periódicamente, pero la capacidad de producción es fija. Esto puede provocar la acumulación de existencias; por ejemplo, los bienes que se consumen solo en días festivos pueden generar grandes existencias ante la previsión de un consumo futuro.
3. Incertidumbre: Los inventarios se mantienen como reservas para hacer frente a las incertidumbres en la demanda, la oferta y los movimientos de mercancías.
4. Economías de escala : La condición ideal del principio de "una unidad a la vez, en el lugar donde el usuario la necesita, cuando la necesita" tiende a generar altos costos logísticos. Por lo tanto, la compra, el transporte y el almacenamiento a granel generan economías de escala y, por ende, reducen el inventario.
5. Apreciación del valor: En algunas situaciones, ciertas existencias adquieren el valor requerido cuando se mantienen durante un tiempo para que alcancen el estándar deseado para el consumo o la producción. Por ejemplo, la cerveza en la industria cervecera .

Todas estas razones relativas al stock pueden aplicarse a cualquier propietario o producto.

• Unidad de Mantenimiento de Inventario (SKU) Las SKU son números de identificación internos y claros asignados a cada uno de los productos y sus variantes. Las SKU pueden ser cualquier combinación de letras y números, siempre que el sistema sea coherente y se utilice para todos los productos del inventario. ^{[ 5 ]} Un código SKU también puede denominarse código de producto, código de barras, número de pieza o MPN (Número de Pieza del Fabricante). ^{[ 6 ]}
• El término " stock antiguo nuevo " (a veces abreviado como NOS) se utiliza en el ámbito empresarial para referirse a mercancía que se ofrece a la venta, fabricada hace mucho tiempo pero que nunca se ha usado. Es posible que dicha mercancía ya no se produzca, y el stock antiguo nuevo puede representar la única fuente de un artículo en particular en la actualidad.
• El análisis ABC (también conocido como análisis de Pareto ) es un método para clasificar los artículos del inventario según su contribución a los ingresos totales por ventas . Este método permite priorizar la gestión del inventario y asegurar que las empresas se centren en los artículos más importantes.

1. Inventario de seguridad: El inventario de seguridad es el stock adicional que una empresa mantiene para mitigar el riesgo de desabastecimiento o retrasos en la cadena de suministro. Se trata de un stock extra que se mantiene en reserva por encima de los niveles de inventario habituales. Su propósito es proporcionar una protección contra las fluctuaciones de la demanda o la oferta que, de otro modo, podrían provocar desabastecimientos.
2. Nivel de reorden : El nivel de reorden se refiere al punto en el que una empresa realiza un pedido para reponer sus existencias. El punto de reorden depende de la política de inventario de la empresa. Algunas empresas realizan pedidos cuando el nivel de inventario es inferior a una cantidad determinada. Otras realizan pedidos periódicamente.
3. Inventario de ciclo: Utilizado en procesos por lotes, el inventario de ciclo es el inventario disponible, excluyendo el inventario de reserva.
4. Desacoplamiento: Almacenamiento intermedio entre las máquinas de un mismo proceso, que sirve de reserva para el siguiente, permitiendo un flujo de trabajo fluido en lugar de tener que esperar a la máquina anterior o a la siguiente en el mismo proceso.
5. Existencias de anticipación: Acumular existencias adicionales para períodos de mayor demanda, por ejemplo, helados para el verano.
6. Stock en tránsito: Mercancías que aún están en tránsito o en proceso de distribución; por ejemplo, han salido de la fábrica pero aún no han llegado al cliente. Generalmente se calcula como: Cantidad promedio de uso diario/semanal x Plazo de entrega en días + Stock de seguridad .

Si bien los contadores suelen hablar de inventario en términos de bienes para la venta, las organizaciones —fabricantes , proveedores de servicios y organizaciones sin fines de lucro— también tienen inventarios (instalaciones, equipos, mobiliario, suministros, repuestos, etc.) que no tienen intención de vender. El inventario de fabricantes, distribuidores y mayoristas tiende a concentrarse en almacenes . El inventario de los minoristas puede estar en un almacén o en una tienda o local accesible al público . Los inventarios que no se venden a clientes pueden almacenarse en cualquier local que utilice la organización. El inventario inmoviliza capital y, si no se controla, será imposible conocer el nivel real de existencias y, por lo tanto, difícil controlar los costos asociados con mantener un inventario excesivo o insuficiente.

Si bien las razones para mantener existencias se trataron anteriormente, la mayoría de las organizaciones manufactureras suelen dividir su inventario de "productos para la venta" en:

• Materias primas : Materiales y componentes destinados a la fabricación de un producto.
• Productos en proceso (WIP): Materiales y componentes que han comenzado su transformación en productos terminados. Estos se utilizan en el proceso de fabricación y, como tales, no son ni materia prima ni producto terminado. ^{[ 7 ]}
• Productos terminados : Productos listos para la venta a los clientes.
• Artículos para la reventa: Artículos devueltos que son vendibles.
• Existencias en tránsito: Los materiales que no se encuentran ni en las instalaciones del vendedor ni en las del comprador, sino en tránsito, son aquellos que salieron de la planta del vendedor pero aún no han llegado al comprador.
• Existencias en consignación: Se trata de inventarios donde la mercancía está en poder del comprador, pero la propiedad real de la misma permanece en manos del vendedor hasta que se realiza la venta. Si bien la mercancía fue transportada al comprador, el pago se efectúa una vez que se concreta la venta. Por lo tanto, estas existencias se conocen como existencias en consignación.
• Suministro de mantenimiento.

Por ejemplo:

Existen varios costos asociados al inventario:

• Costo del pedido
• Costo de instalación
• Costo de mantenimiento
• Costos de escasez (los costos derivados de la incapacidad de suministro, incluidos los ingresos perdidos, el daño a la reputación y la posible pérdida de lealtad del cliente). ^{[ 16 ]}

La proporcionalidad del inventario es el objetivo de la gestión de inventario basada en la demanda. El resultado óptimo principal es mantener un inventario equivalente a la misma cantidad de días (u horas, etc.) de existencias para todos los productos, de modo que el agotamiento de todos sea simultáneo. En tal caso, no existe un "exceso de inventario", es decir, el inventario sobrante de otro producto cuando se agota el primero. Mantener un exceso de inventario es subóptimo, ya que el dinero invertido en su adquisición y el costo de su almacenamiento podrían haberse utilizado mejor en otro lugar, por ejemplo, en el producto que se acaba de agotar.

El objetivo secundario de la proporcionalidad del inventario es su minimización. Al integrar una previsión precisa de la demanda con la gestión del inventario, en lugar de basarse únicamente en promedios históricos, se espera un resultado mucho más preciso y óptimo. Esta integración también permite predecir el punto óptimo de almacenamiento cuando la capacidad de inventario es limitada para cada producto.

La técnica de proporcionalidad de inventario es más apropiada para inventarios que permanecen ocultos al consumidor, a diferencia de los sistemas de "mantener llenos", donde un consumidor minorista desea ver estantes llenos del producto que está comprando para no pensar que está comprando algo viejo, no deseado o en mal estado; y se diferencia de los sistemas de "punto de activación", donde el producto se vuelve a ordenar cuando alcanza un cierto nivel; la proporcionalidad de inventario se utiliza eficazmente en los procesos de fabricación justo a tiempo y en aplicaciones minoristas donde el producto está oculto a la vista.

Un ejemplo temprano de proporcionalidad de inventario aplicada al comercio minorista en Estados Unidos fue el de los combustibles para motores. Estos combustibles (por ejemplo, la gasolina) se almacenan generalmente en tanques subterráneos. Los automovilistas desconocen si la gasolina que compran se encuentra en la parte superior o inferior del tanque, ni les importa. Además, estos tanques tienen una capacidad máxima y no se pueden sobrellenar. Por último, el producto es caro. La proporcionalidad de inventario se utiliza para equilibrar los inventarios de los diferentes tipos de combustible, cada uno almacenado en tanques específicos, en proporción a las ventas de cada tipo. El exceso de inventario no es visible ni valorado por el consumidor, por lo que se trata simplemente de dinero "invertido". La proporcionalidad de inventario minimiza la cantidad de exceso de inventario almacenado en tanques subterráneos. Esta aplicación para combustibles fue desarrollada e implementada por primera vez por Petrolsoft Corporation en 1990 para Chevron Products Company. La mayoría de las grandes compañías petroleras utilizan sistemas similares en la actualidad. ^{[ 17 ]}

Se cree que el uso de la proporcionalidad de inventarios en los Estados Unidos se inspiró en la gestión de inventarios de piezas justo a tiempo japonesa , popularizada por Toyota Motors en la década de 1980. ^{[ 18 ]}

El inventario de una organización puede ser un arma de doble filo, ya que se considera un activo en el balance , pero también inmoviliza fondos que podrían destinarse a otros fines y requiere gastos adicionales para su protección. Además, el inventario puede generar importantes gastos fiscales, dependiendo de la legislación de cada país en materia de depreciación, como en el caso de Thor Power Tool Company contra el Comisionado .

El inventario figura como un activo circulante en el balance de una organización porque, en principio, esta puede convertirlo en efectivo mediante su venta. Algunas organizaciones mantienen inventarios mayores de los que requieren sus operaciones para inflar el valor aparente de sus activos y su rentabilidad percibida.

Además del capital inmovilizado al adquirir inventario, este también conlleva costos asociados de almacenamiento, servicios públicos y seguros para cubrir al personal encargado de su manejo y protección contra incendios y otros desastres, obsolescencia, pérdidas (robos y errores), entre otros. Estos costos de almacenamiento pueden acumularse: entre un tercio y la mitad de su valor de adquisición por año.

Las empresas con inventario insuficiente no pueden aprovechar los grandes pedidos de los clientes si no pueden entregarlos. Los objetivos contrapuestos del control de costes y el servicio al cliente suelen generar conflictos entre los gerentes financieros y operativos de una organización y sus departamentos de ventas y marketing . Los vendedores, en particular, suelen recibir comisiones, por lo que la falta de disponibilidad de productos puede reducir sus ingresos potenciales. Este conflicto se puede minimizar reduciendo el tiempo de producción para que sea cercano o inferior al plazo de entrega previsto por el cliente. Este esfuerzo, conocido como « producción ajustada », reducirá significativamente el capital circulante inmovilizado en inventario y disminuirá los costes de fabricación (véase el Sistema de Producción Toyota ).

Al ayudar a la organización a tomar mejores decisiones, los contadores pueden contribuir a una transformación positiva del sector público que genere un mayor valor para la inversión del contribuyente. Asimismo, pueden incentivar el progreso y garantizar que las reformas sean sostenibles y efectivas a largo plazo, asegurando que el éxito se reconozca adecuadamente tanto en los sistemas de recompensa formales como informales de la organización.

Decir que desempeñan un papel fundamental es quedarse corto. El departamento de finanzas está conectado con la mayoría, si no con todos, los procesos empresariales clave de la organización. Debe guiar los sistemas de administración y rendición de cuentas que garanticen que la organización lleve a cabo sus actividades de manera apropiada y ética. Es fundamental que estos cimientos estén bien establecidos. Con frecuencia, constituyen la prueba de fuego que determina si la confianza pública en la institución se gana o se pierde.

El departamento de finanzas también debe proporcionar la información, el análisis y el asesoramiento necesarios para que los gestores de servicios de la organización operen con eficacia. Esto va más allá de la tradicional preocupación por los presupuestos —¿cuánto hemos gastado hasta ahora?, ¿cuánto nos queda por gastar?—. Se trata de ayudar a la organización a comprender mejor su propio desempeño. Esto implica establecer conexiones y comprender las relaciones entre los insumos —los recursos empleados— y los resultados obtenidos. También implica comprender y gestionar activamente los riesgos dentro de la organización y sus actividades.

Cuando un comerciante compra mercancías de su inventario, el valor de la cuenta de inventario se reduce por el costo de las mercancías vendidas (COGS). Esto es sencillo cuando el costo no ha variado entre los artículos en existencia; pero cuando sí lo ha hecho, se debe establecer un método acordado para su evaluación. Para los artículos de inventario que no se pueden controlar individualmente, los contadores deben elegir un método que se ajuste a la naturaleza de la venta. Dos métodos populares son: FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir).

El método FIFO considera la primera unidad que llegó al inventario como la primera en venderse. Esto da como resultado que el inventario en el balance general refleje los costos de compra más recientes, proporcionando así una aproximación más precisa del valor actual del inventario. El método LIFO considera la última unidad que llegó al inventario como la primera en venderse. El método que elija un contador puede tener un efecto significativo en la utilidad neta y el valor contable y, por consiguiente, en la tributación. Al utilizar la contabilidad LIFO para el inventario, una empresa generalmente reporta una utilidad neta y un valor contable menores, debido a los efectos de la inflación. Esto generalmente resulta en una menor tributación. Debido al potencial de LIFO para distorsionar el valor del inventario, las Normas Contables del Reino Unido (UK GAAP) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) han prohibido de facto la contabilidad de inventario LIFO. La contabilidad LIFO está permitida en los Estados Unidos, sujeta a la sección 472 del Código de Rentas Internas . ^{[ 24 ]}

La contabilidad de costos estándar utiliza ratios denominados eficiencias que comparan la mano de obra y los materiales realmente empleados para producir un bien con los que se habrían requerido para el mismo bien en condiciones "estándar". Siempre que las condiciones reales y estándar sean similares, surgen pocos problemas. Desafortunadamente, los métodos de contabilidad de costos estándar se desarrollaron hace aproximadamente 100 años, cuando la mano de obra representaba el costo más importante en los bienes manufacturados. Estos métodos siguen haciendo hincapié en la eficiencia laboral, aunque este recurso ahora constituye una parte (muy) pequeña del costo en la mayoría de los casos.

La contabilidad de costos estándar puede perjudicar a gerentes, trabajadores y empresas de diversas maneras. Por ejemplo, una decisión política de aumentar el inventario puede afectar negativamente la evaluación de desempeño de un gerente de producción . Aumentar el inventario requiere una mayor producción, lo que implica que los procesos deben operar a un ritmo más elevado. Cuando algo falla (no si falla), el proceso se prolonga y consume más tiempo de mano de obra del estándar. El gerente parece ser responsable del exceso, aunque no tenga control sobre el requerimiento de producción ni sobre el problema.

En épocas de crisis económica, las empresas recurren a las mismas estrategias de eficiencia para reducir su tamaño, optimizar su plantilla o disminuirla de cualquier otra forma. Los trabajadores despedidos en esas circunstancias tienen aún menos control sobre el exceso de inventario y la optimización de costes que sus directivos.

Muchos contables financieros y de costes coinciden desde hace años en la conveniencia de sustituir la contabilidad de costes estándar. Sin embargo, aún no han encontrado un sistema que la sustituya.

Eliyahu M. Goldratt desarrolló la teoría de las restricciones, en parte, para abordar los problemas de contabilidad de costos en lo que él denomina el "mundo de los costos". Propone una alternativa, llamada contabilidad de rendimiento , que utiliza el rendimiento (dinero por los bienes vendidos a los clientes) en lugar de la producción (bienes producidos que pueden venderse o aumentar el inventario) y considera la mano de obra como un costo fijo en lugar de un costo variable. Define el inventario simplemente como todo lo que posee la organización y que planea vender, incluyendo edificios, maquinaria y muchas otras cosas además de las categorías aquí enumeradas. La contabilidad de rendimiento reconoce solo una clase de costos variables: los costos verdaderamente variables, como los materiales y componentes, que varían directamente con la cantidad producida.

Los inventarios de productos terminados siguen siendo activos del balance , pero los índices de eficiencia laboral ya no evalúan a gerentes ni a trabajadores. En lugar de incentivar la reducción de costos laborales, la contabilidad de rendimiento se centra en la relación entre el rendimiento (ingresos o ganancias), por un lado, y los gastos operativos controlables y las variaciones de inventario, por el otro.