Factura

Una factura , recibo o cuenta de costos es un documento comercial que incluye una lista detallada de los bienes o servicios proporcionados por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta, que generalmente especifica el precio y las condiciones de venta, las cantidades y los precios y condiciones de venta acordados para los productos o servicios que el vendedor proporcionó al comprador. ^{[ 1 ]}

Las condiciones de pago suelen figurar en la factura. Estas pueden especificar un plazo máximo para el pago y, en ocasiones, se ofrece un descuento por pago anticipado. Es posible que el comprador ya haya pagado los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y comunicaciones innecesarias entre comprador y vendedor, algunos vendedores indican claramente en la factura, con letras mayúsculas y en negrita, si el pago ya se ha realizado.

Desde el punto de vista del vendedor, una factura es un comprobante de venta . Desde el punto de vista del comprador, una factura es un comprobante de compra . El documento identifica al comprador y al vendedor, pero el término factura indica que se debe o se adeuda dinero .

Las facturas aparecen como una de las primeras manifestaciones de registros escritos en la antigua Mesopotamia . La práctica de facturar se remonta a civilizaciones antiguas. Hace unos 5000 años, los comerciantes de Mesopotamia usaban escritura cuneiforme en tablillas de arcilla para documentar transacciones comerciales, incluyendo detalles como cantidades, precios y las partes involucradas. ^{[ 2 ]} Estos registros funcionaban como contratos y recibos. En el antiguo Egipto , las transacciones y los registros fiscales se documentaban en rollos de papiro , sirviendo como un método primitivo de registro financiero. La invención del papel en China alrededor del año 105 d. C. facilitó los avances en la documentación, extendiéndose finalmente a Oriente Medio y Europa .

Durante la Edad Media , los comerciantes europeos comenzaron a utilizar facturas manuscritas para detallar las transacciones de venta, registrando a menudo información como fechas, descripciones de los productos, cantidades y precios. La imprenta se introdujo en el siglo XV, lo que permitió la producción de formularios de factura estandarizados y contribuyó a una documentación financiera más uniforme.

En el siglo XIX, las facturas impresas se generalizaron y las empresas comenzaron a incluir elementos como nombres, direcciones y logotipos. Los siglos XX y XXI presenciaron la transición a sistemas de facturación digitales y automatizados, lo que mejoró aún más la eficiencia y las prácticas de registro.

El formato típico de una factura comienza con un encabezado que destaca el término "Factura". A continuación, suele incluirse información necesaria para contextualizar la transacción, como el nombre, la dirección y la información de contacto de las partes involucradas (por ejemplo, comprador y vendedor), así como fechas importantes, como la fecha límite de pago. El cuerpo principal de la factura proporciona una lista detallada de los bienes o servicios prestados, especificando descripciones, precios unitarios, cantidades y precios totales para cada partida. Los elementos financieros adicionales, como impuestos , gastos de envío y descuentos, se enumeran por separado y se suman al subtotal para calcular el importe total a pagar. La factura suele concluir con elementos estandarizados u otra información no incluida en el cuerpo principal. Este formato estructurado cumple diversas funciones, como la facturación, la contabilidad, la auditoría y, en caso de desacuerdo, como prueba legal para la resolución de disputas. ^{[ 3 ] [ 4 ]}

Encabezamiento

• La palabra "Factura"
• Logotipo del vendedor
• Número de factura
• Información de contacto del vendedor y del comprador
• Fecha de la factura
• Fecha de vencimiento del pago
• Información de envío
• Fecha de envío o entrega de los bienes o servicios;
• Condiciones de crédito
• Número de pedido (o números de seguimiento similares que el comprador solicite que se incluyan en la factura);

Cuerpo

• Lista de bienes/servicios
• Descripción del/los producto(s);
• Precio(s) unitario(s) del/de los producto(s), si procede;
• Total parcial
• Importes de los impuestos, si procede (por ejemplo, IVA o GST );
• Descuentos
• gastos de envío
• Importe total a pagar

Pie de página

• Detalles de pago (como indicar uno o más métodos de pago aceptables y detalles sobre cargos por pagos atrasados, etc.);
• Condiciones de crédito
• Datos fiscales o de registro mercantil del vendedor, si procede, por ejemplo, ABN para empresas australianas o número de IVA para empresas de la UE;
• Detalles avanzados (incluyendo número de vehículo, número de LR, fecha de LR, modo de transporte , peso neto , peso bruto, peso tara, hora de salida, tipo de carga, nombre del conductor, número de contacto del conductor, etc.)

En los países donde la transferencia bancaria es el método preferido para saldar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, por lo general, un código de referencia que se adjunta a la transacción para identificar al pagador.

La Unión Europea exige un número de identificación fiscal (IVA) para las facturas oficiales de IVA, que todas las empresas registradas a efectos del IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si aparece la frase «esta no es una factura de IVA». Dicha factura se denomina factura proforma y no sustituye adecuadamente a una factura de IVA completa para los clientes registrados a efectos del IVA. ^{[ 5 ]}

En Canadá, el número de registro para efectos del GST debe proporcionarse para todos los suministros superiores a $30 realizados por un proveedor registrado para poder reclamar créditos fiscales por insumos. ^{[ 6 ]}

El Comité de Comercio de la CEPE también ofrece recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional , que incluyen una descripción más detallada del aspecto logístico de las mercancías y, por lo tanto, pueden resultar convenientes para la logística internacional y los procedimientos aduaneros. ^{[ 7 ]}

Existen diferentes tipos de facturas:

• Factura pro forma : En el comercio exterior , una factura pro forma es un documento que establece el compromiso del vendedor de suministrar bienes específicos al comprador a precios determinados. Se utiliza frecuentemente para declarar el valor a efectos aduaneros . No se trata de una factura propiamente dicha , por lo que el vendedor no la registracomo cuenta por cobrar ni el compradorcomo cuenta por pagar .El vendedor no emite una factura pro forma hasta que ambas partes hayan acordado las condiciones del pedido . En algunos casos,se emite una factura pro forma para solicitar pagos por adelantado al comprador, ya sea para permitir el inicio de la producción o como garantía de los bienes producidos.
• Nota de crédito : Si el comprador devuelve la mercancía, el vendedor suele emitir una nota de crédito por el mismo importe o uno inferior al de la factura, y luego reembolsa el dinero al comprador, o bien el comprador puede aplicar esa nota de crédito a otra factura.
• Factura comercial : formulario de declaración aduanera utilizado en el comercio internacional que describe a las partes involucradas en la transacción de envío, las mercancías transportadas y su valor. ^{[ 8 ]} Es el documento principal utilizado por la aduana y debe cumplir con requisitos aduaneros específicos, como el número del Sistema Armonizado y el país de fabricación. Se utiliza para calcular los aranceles .
• Nota de débito : Cuando una empresa no paga o paga menos de una factura, es práctica común emitir una nota de débito por el saldo restante y los cargos por mora. En la práctica, las notas de débito son idénticas a las facturas.
• Factura de autofacturación : Una factura de autofacturación se utiliza cuando un comprador se emite la factura a sí mismo (por ejemplo, según los niveles de consumo que toma de un inventario gestionado por el proveedor ). ^{[ 9 ]} El comprador (es decir, el emisor) debe tratar la factura como una cuenta por pagar y el vendedor como una cuenta por cobrar. Si hay impuestos sobre la venta, por ejemplo, IVA o GST, es posible que el comprador y el vendedor deban ajustar sus cuentas tributarias de acuerdo con la legislación fiscal. ^{[ 10 ]} Según el artículo 224 de la Directiva del IVA de la UE, los procesos de autofacturación solo pueden utilizarse "si existe un acuerdo previo entre las dos partes y siempre que exista un procedimiento para la aceptación de cada factura" por parte del proveedor. ^{[ 11 ]} Un acuerdo de autofacturación generalmente también estipula que el proveedor no emita sus propias facturas de venta. ^{[ 12 ]}
• Liquidación de recibos evaluados (ERS) : ERS es un proceso de pago de bienes y servicios a partir de un albarán en lugar de una factura independiente. El beneficiario utiliza los datos del albarán para solicitar los pagos. «En una transacción ERS, el proveedor envía la mercancía basándose en un Aviso de Envío Anticipado (ASN), y el comprador, al recibirla , confirma la existencia de una orden de compra o contrato correspondiente, verifica la identidad y la cantidad de la mercancía y, a continuación, paga al proveedor». ^{[ 13 ]}
• Hoja de horas : Las facturas por servicios por hora emitidas por empresas como abogados y consultores suelen obtener datos de una hoja de horas . Las empresas de alquiler de equipos también pueden generar una factura basada en hojas de horas, la cual será una combinación de cargos basados ​​en hojas de horas y cargos por alquiler de equipo.
• Estado de cuenta : Un estado de cuenta periódico para el cliente incluye el saldo inicial, las facturas, los pagos, las notas de crédito, las notas de débito y el saldo final de la cuenta del cliente durante un período determinado. Un estado de cuenta mensual puede utilizarse como factura resumen para solicitar un único pago por los cargos mensuales acumulados.
• La facturación por avance se utiliza para obtener pagos parciales en contratos prorrogados, especialmente en el sector de la construcción (véase el cuadro de valores ).
• En Japón, la facturación colectiva también se conoce como facturación mensual . Las empresas japonesas suelen tener muchos pedidos de pequeñas cantidades debido al sistema de subcontratación ( Keiretsu ) o a la necesidad de un menor control de inventario ( Kanban ). Para ahorrar trabajo administrativo, la facturación se procesa normalmente de forma mensual.
• La facturación recurrente es habitual en el sector del alquiler de equipos, incluido el alquiler de herramientas. Una factura recurrente se genera periódicamente durante la vigencia de un contrato de alquiler. Por ejemplo, si alquila una excavadora del 1 de enero al 15 de abril, con un ciclo de facturación mensual a mes vencido, recibirá una factura a finales de enero, otra a finales de febrero, otra a finales de marzo y una factura final al devolver el equipo. Este mismo principio se aplica tanto si la factura se emite por adelantado como si se emite en un día específico del mes.
• La facturación electrónica no es necesariamente lo mismo que la facturación EDI . La facturación electrónica, en su sentido más amplio, abarca tanto EDI como mensajes de factura XML , así como otros formatos como Acrobat/PDF . Históricamente, formatos como PDF no se incluían en la definición más amplia de factura electrónica porque no eran legibles por máquina y no se podían obtener las ventajas de un mensaje electrónico. Sin embargo, a medida que las técnicas de extracción de datos han evolucionado y las preocupaciones medioambientales han comenzado a ser un factor determinante en la justificación empresarial para la implementación de la facturación electrónica, otros formatos se han incorporado ahora a la definición más amplia.

Algunas facturas ya no se emiten en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Sin embargo, sigue siendo común imprimir los comprobantes de pago o las facturas electrónicas para mantener registros en papel. Los estándares de facturación electrónica varían considerablemente de un país a otro. Los estándares de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), como el estándar EDIFACT de las Naciones Unidas , incluyen directrices de codificación de mensajes para facturas electrónicas. El estándar EDIFACT se complementa con la sintaxis ebXML de la factura intersectorial UN/CEFACT .

Las organizaciones que compran bienes y servicios suelen tener un proceso establecido para aprobar el pago de facturas basado en la confirmación de un empleado de que los bienes o servicios han sido recibidos. ^{[ 18 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ]}

Normalmente, al pagar una factura, se envía un aviso de pago al proveedor para informarle de que su factura ha sido pagada.

Se estima que el impago y el pago tardío de facturas son la causa del 25 % de las quiebras empresariales. Para mitigar este problema, la Comisión Europea ha introducido la Directiva sobre el pago tardío, que establece un plazo máximo de 60 días para que las empresas liquiden sus facturas. ^{[ 22 ]}

• Número de empresa australiano
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