Archivo de recordatorio

Un archivo de recordatorios o sistema de 43 carpetas es una colección de carpetas con fecha, organizadas de manera que los documentos urgentes se archiven según la fecha futura en la que se requiere atención. Los documentos dentro de las carpetas de un archivo de recordatorios pueden ser listas de tareas pendientes, facturas pendientes, facturas impagas , billetes de viaje, reservas de hotel, información de reuniones, recordatorios de cumpleaños, cupones, comprobantes de reclamación, notas de devolución de llamada, recordatorios de seguimiento, recordatorios de mantenimiento o cualquier otro documento que requiera atención futura. Cada día, se recupera la carpeta con la fecha actual del archivo de recordatorios para que se pueda actuar sobre los documentos que contiene. En esencia, un archivo de recordatorios proporciona una forma de enviarse un recordatorio a uno mismo en el futuro , " despertando " la memoria .

Una implementación común se daba en los despachos de abogados a principios del siglo XX, o incluso antes, donde se archivaban pequeñas tarjetas de tareas o "tarjetas de recordatorio" por fecha y se distribuían a los abogados a medida que se acercaba la fecha límite para realizar tareas legales como la renovación de marcas, la actualización de testamentos o la presentación de mociones para un caso en particular. En los despachos más grandes, una sola persona se encargaba del mantenimiento y seguimiento de este archivo, distribuyendo las tareas y asegurándose de su seguimiento, lo cual se registraba en las tarjetas para la facturación y la documentación.

Más recientemente, el concepto se reintrodujo en la cultura popular a través de varios libros de autoayuda , como el libro de Pam Young y Peggy Jones de 1977, Sidetracked Home Executives: From Pig-Pen to Paradise , FlyLady Marla Ciley, el libro de Chris Crouch, Getting Organized , el libro de David Allen de 2001, Getting Things Done , y el sitio web de Merlin Mann , 43 Folders, cuyo nombre proviene de un método popular para mantener un archivo de recordatorios.

Los sistemas de recordatorio modernos suelen ser electrónicos y ahora se gestionan mediante software programado para recordatorios y seguimiento automáticos.

Los sistemas de recordatorio también se utilizan en países industrializados ^{[ 1 ] [ 2 ] y menos industrializados [ 3 ]} para mejorar la cobertura de vacunación. Normalmente, se anota el nombre y la fecha de nacimiento del niño en una tarjeta, que luego se guarda en el archivo del sistema de recordatorios correspondiente a la fecha de su próxima vacunación. De esta manera, el vacunador puede encontrar los nombres de todos los niños que deben vacunarse en un mes determinado y centrar sus esfuerzos en localizar a esos niños en particular.

En instituciones de mayor tamaño, un archivo de recordatorios sería cronológico, con una sección para cada año o día, abarcando a veces más de un siglo con el nivel de detalle necesario (especialmente para fechas muy lejanas). Una técnica más común consiste en usar fichas con cuarenta y tres separadores o un sistema con cuarenta y tres carpetas o dos archivadores de acordeón. Las cuarenta y tres divisiones provienen de la suma de dos números, treinta y uno y doce, que corresponden al máximo de treinta y un días en un mes y a los doce meses en un año.

Mediante carpetas, las tareas programadas para el mes actual se colocan en la carpeta diaria correspondiente. Las tareas que deben realizarse en un mes futuro se colocan en la carpeta mensual correspondiente. Diariamente, la carpeta diaria actual se vacía y se coloca al final del conjunto. Al comienzo de un nuevo mes, las tareas de ese mes se retiran de la carpeta mensual y se colocan en las carpetas diarias correspondientes.

Los sistemas sencillos que implican muchas tareas repetitivas a lo largo del tiempo suelen usar y reutilizar fichas de un tamaño adecuado, mientras que los sistemas más complejos utilizan archivadores expandibles tipo acordeón, carpetas o incluso habitaciones enteras llenas de archivadores. Los sistemas modernos generalmente se mantienen en bases de datos informatizadas o con herramientas sencillas como un archivo de calendario de Unix ^{[ 4 ] [ 5 ]} , un calendario de Microsoft Outlook, etc.

• Calendario
• Gestión del tiempo

• "Volver a lo básico: El archivo de recordatorios" de LifeHack
• Vídeo en YouTube titulado "Cómo crear y usar el sistema de 43 carpetas".