Gestión del tiempo

Las listas de tareas suelen priorizarse de las siguientes maneras:

• Una lista de cosas por hacer, numeradas en orden de importancia y realizadas en ese orden una a una según lo permita el tiempo diario, se atribuye a la consultora Ivy Lee como el consejo más provechoso que recibió Charles M. Schwab , presidente de Bethlehem Steel Corporation. ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ]}
• Alan Lakein fue uno de los primeros defensores de la priorización "ABC" en 1973. En su sistema, los elementos "A" eran los más importantes ("A-1" el más importante dentro de ese grupo), "B" el siguiente más importante y "C" el menos importante. ^{[ 14 ]}
• Para priorizar una lista de tareas diarias, se pueden registrar las tareas en orden de mayor a menor prioridad o asignarles un número después de listarlas ("1" para la prioridad más alta, "2" para la segunda prioridad más alta, etc.) que indique el orden en que deben ejecutarse. Este último método suele ser más rápido, ya que permite registrar las tareas con mayor rapidez. ^{[ 15 ]}

Varios autores han destacado las posibles dificultades que presentan las listas de tareas pendientes, como las siguientes.

• Para mantener la flexibilidad, un sistema de tareas debe contemplar circunstancias imprevistas. ^{[ 16 ]}
• Para evitar caer en un patrón ineficiente, el sistema de tareas también debe incluir sesiones regulares (mensuales, semestrales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar ineficiencias y asegurar que el usuario se dirija en la dirección deseada. ^{[ 17 ]}

El método Getting Things Done (GTD) , creado por David Allen , consiste en terminar las tareas pequeñas de inmediato y dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas para comenzar a completarlas ahora. ^{[ 18 ]} El objetivo principal de GTD es animar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de visualizar y gestionar. «La verdad es que se necesita más energía para mantener algo dentro de la cabeza que fuera», afirma Allen. ^{[ 18 ] [ 19 ]}

La « Técnica Pomodoro » de Francesco Cirillo fue concebida originalmente a finales de la década de 1980 y se fue perfeccionando gradualmente hasta su definición definitiva en 1992. La técnica toma su nombre de un temporizador de cocina con forma de tomate que Cirillo utilizó inicialmente durante su época universitaria. El «Pomodoro» se describe como la unidad de tiempo fundamental dentro de la técnica y se define tradicionalmente como una unidad de 30 minutos, compuesta por 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más prolongado de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. ^{[ 20 ]}

El Planificador Franklin es un sistema de gestión del tiempo en papel creado por Hyrum W. Smith y nombrado en honor a Benjamin Franklin , que alcanzó gran popularidad durante las décadas de 1980 y 1990. La metodología enfatiza la conexión de las tareas diarias con los objetivos a largo plazo y los valores personales, promoviendo el concepto de "empezar con el fin en mente" para asegurar que las actividades diarias se alineen con propósitos de vida más amplios ^{[ 21 ]} . El sistema utiliza un planificador con formato de carpeta de anillas que contiene páginas especializadas para la planificación diaria, calendarios mensuales y semanales, hojas de trabajo para establecer objetivos y ejercicios de clarificación de valores. Su característica distintiva es el sistema de prioridad ABC combinado con clasificaciones numéricas (A1, A2, B1, etc.) para la priorización de tareas, donde A representa las tareas vitales, B las importantes y C las deseables.

El método o principio de Eisenhower es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método se basa en una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : «Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes». ^{[ 22 ]} Eisenhower no se atribuyó esta idea, sino que la atribuyó a un «ex rector universitario» anónimo. ^{[ 23 ]}

Utilizando el principio de decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, ^{[ 24 ]} y luego se colocan en los cuadrantes correspondientes en una matriz de Eisenhower. Las tareas en los cuadrantes se manejan de la siguiente manera.

1. Las tareas importantes/urgentes del cuadrante se realizan de inmediato y personalmente.
2. Las tareas del cuadrante Importante/No Urgente tienen una fecha de finalización y se realizan personalmente.
3. Las tareas del cuadrante de poca importancia/urgente se delegan.
4. Las tareas del cuadrante "No importantes/No urgentes" se descartan.