Secretario

Una secretaria , cada vez más conocida como asistente administrativa o profesional administrativa en Estados Unidos, es una persona que brinda apoyo administrativo y de oficina a una empresa u organización. Generalmente se encarga de la correspondencia, la programación de citas, el archivo de documentos y la administración general de la oficina.

En los entornos laborales actuales, este rol suele implicar más responsabilidades que en el pasado. Las secretarias pueden colaborar en la gestión de proyectos , la administración empresarial , la preparación de documentos y otras tareas operativas. Algunos puestos requieren conocimientos especializados, un título universitario o formación específica, sobre todo en organizaciones de mayor tamaño.

Los títulos varían según las funciones y la antigüedad. Un asistente ejecutivo trabaja directamente con un alto ejecutivo. Un asistente personal puede ayudar tanto con asuntos profesionales como personales. En algunas organizaciones, el miembro del personal administrativo de mayor rango puede denominarse gerente de oficina o jefe de gabinete.

Una secretaria o profesional administrativa, también conocida como asistente personal (AP), asistente de programa o asistente administrativo, puede tener muchas funciones administrativas. El título de "secretaria" no se usa con tanta frecuencia hoy como en décadas pasadas, ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]} y las responsabilidades han evolucionado en respuesta a la era tecnológica, requiriendo conocimientos de software. Las funciones pueden variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa u organización, y en el sentido más genérico u original, podrían incluir la gestión de presupuestos, contabilidad, atención telefónica, atención a visitantes, mantenimiento de sitios web, organización de viajes, planificación de eventos , operaciones de la sala de correo y preparación de informes de gastos. Las secretarias también pueden gestionar todos los detalles administrativos de la organización de una conferencia o reunión de alto nivel y ser responsables de organizar el servicio de catering para una reunión de almuerzo. A menudo, los ejecutivos le pedirán a su asistente que tome las actas de las reuniones y prepare los documentos de la reunión para su revisión. ^{[ 6 ]} Además de las actas, la secretaria puede ser responsable de mantener todos los registros oficiales de una empresa u organización. ^{[ 7 ]} Una secretaria de alto nivel también es considerada una "gerente de oficina". Existe una amplia gama de experiencias laborales alcanzables dentro del campo del apoyo administrativo, en múltiples sectores como el sector privado , el sector público y el sector voluntario , que abarcan desde pasantías , nivel de entrada , asociado, junior, intermedio-senior y senior, con puestos en casi todas las industrias , especialmente entre las carreras de cuello blanco y en menor medida entre los trabajos de cuello gris . Sus contribuciones laborales se celebran en el Día de los Profesionales Administrativos . ^{[ 8 ] [ 9 ] [ 10 ]}

Muchas secretarias, asistentes administrativas y asistentes de programas se consideran parte de los servicios profesionales , a diferencia de las secretarias anteriores que se clasificaban dentro de la fuerza laboral poco calificada y no calificada . ^{[ 1 ]} Hoy en día, realizan investigaciones, informes, redactan memorandos, realizan tareas de edición / redacción de textos ( redacción de contenido ), manejan la administración de proyectos , la evaluación de programas , la administración de partes interesadas , la administración de oficinas , las operaciones de la sala de correo , la administración de propiedades , la recepción , las tareas de servicio al cliente , diseñan y mantienen sistemas de oficina que incluyen la administración de registros , la administración de datos y el archivo; realizan investigaciones de antecedentes y presentan hallazgos; producen documentos como libros blancos y literatura gris , llevan a cabo proyectos específicos; asumen algunas de las responsabilidades del gerente; participan en los procesos de toma de decisiones; manejan tareas de comunicaciones, prensa y relaciones públicas ; o logística y adquisiciones , junto con una amplia gama de otras tareas relacionadas con su industria específica. En algunos campos, las secretarias pueden tener que tener amplios conocimientos profesionales. En consecuencia, las tareas para estas asistentes pueden ser más especializadas. ^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]}

En un lugar de trabajo, muchas descripciones y títulos de puestos se superponen. Sin embargo, si bien asistente administrativo es un término genérico que no implica necesariamente trabajar directamente para un superior, una secretaria suele ser la persona clave para todas las tareas administrativas y a menudo se la denomina "guardiana". Otros títulos que describen puestos similares o que se superponen con los de la secretaria tradicional, sobre todo en puestos de nivel medio o superior, son coordinador de oficina, asistente ejecutivo, asistente especial y, genéricamente, profesional administrativo, mientras que los títulos de gerente de oficina y jefe de personal ^{[ 11 ]} se utilizan para el profesional administrativo de mayor jerarquía con autoridad gerencial, según el organigrama de la empresa. ^{[ 16 ]}

Esto debe distinguirse del secretario de la empresa , un cargo de alto nivel dentro de una compañía responsable del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios; también debe distinguirse del título de secretario, utilizado por los miembros del gabinete de un gobierno, así como por los altos cargos directivos o ejecutivos de los partidos políticos. En otros casos, un secretario es un funcionario de una sociedad u organización que se encarga de la correspondencia , admite nuevos miembros y organiza reuniones y eventos oficiales.

En décadas anteriores, especialmente en el siglo XX y antes, en su nivel más básico, una secretaria solía ser una transcriptora de audio , amanuense y asistente personal, con algunas funciones administrativas. Un buen dominio del lenguaje de oficina predominante y la capacidad de mecanografiar son esenciales. En niveles superiores y con más experiencia, comienzan a asumir funciones adicionales y dedican más tiempo al mantenimiento de archivos físicos y electrónicos, como auxiliar de entrada de datos , gestión del correo, fotocopiado, envío de correos electrónicos a clientes, pedido de material de oficina y atención telefónica. ^{[ 17 ]} Un asistente ejecutivo más capacitado puede requerir mecanografía a alta velocidad utilizando lenguajes técnicos o extranjeros, organización de agendas, itinerarios y reuniones, y realización de tareas administrativas que pueden incluir contabilidad o finanzas . Una secretaria/asistente ejecutivo también puede controlar el acceso a un gerente, convirtiéndose así en un asistente influyente y de confianza. Los asistentes ejecutivos están disponibles para consultas fuera del horario laboral mediante nuevos métodos de comunicación electrónica. ^{[ 17 ]}

El trabajo de recepcionista o asistente de recepción generalmente se realiza en un área de espera, como un vestíbulo o la recepción de una organización o empresa; el título se atribuye a la persona empleada por una organización para recibir o saludar a los visitantes, pacientes o clientes y contestar las llamadas telefónicas. ^{[ 18 ]} .

Desde el Renacimiento hasta finales del siglo XIX, los hombres involucrados en la correspondencia diaria y las actividades de los poderosos ostentaban el título de secretario. Con el tiempo, como muchos otros títulos, el término se aplicó a funciones más variadas, dando lugar a títulos compuestos para especificar mejor las distintas labores de secretaría, como secretario general o secretario financiero . El término «secretario» se mantuvo en uso, ya sea como abreviatura cuando el contexto lo permitía o para puestos relativamente modestos, como asistente administrativo del funcionario o funcionarios responsables, ya sea individualmente o como miembro de una secretaría. A medida que estos puestos menos influyentes se volvieron más femeninos y comunes con la proliferación de burocracias en los sectores público y privado, también se acuñaron nuevas palabras para describirlos, como asistente personal.

En las décadas de 1840 y 1850, surgieron escuelas comerciales para capacitar a estudiantes, tanto hombres como mujeres, en las habilidades necesarias para trabajar en puestos administrativos. ^{[ 23 ]} En 1870, Sir Isaac Pitman fundó una escuela donde los estudiantes podían obtener la certificación de taquígrafos para "profesionales y comerciantes". Originalmente, esta escuela era solo para estudiantes varones. En 1871, existían más de 150 escuelas de este tipo en Estados Unidos, cifra que llegó a alcanzar las 500 en la década de 1890. ^{[ 24 ]}

En la década de 1880, con la invención de la máquina de escribir , más mujeres comenzaron a incorporarse al sector y, durante los años siguientes, especialmente a partir de la Primera Guerra Mundial , el rol de secretaria se asoció principalmente con las mujeres. Para la década de 1930, el número de hombres que se dedicaban a la secretaría disminuyó. Con el fin de promover la profesionalización entre las secretarias estadounidenses, se creó la Asociación Nacional de Secretarias en 1942. Hoy en día, esta organización se conoce como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP). La organización desarrolló la primera prueba estandarizada para oficinistas, denominada Examen de Secretaria Profesional Certificada (CPS), que se administró por primera vez en 1951.

A mediados del siglo XX, la necesidad de secretarias era grande y las oficinas y organizaciones contaban con amplios equipos de secretarias . En algunos casos, la demanda era tan grande que impulsaba la contratación de secretarias del extranjero; en particular, solía haber una demanda constante de mujeres jóvenes británicas que vinieran a Estados Unidos para ocupar puestos de secretaria temporales o permanentes. ^{[ 25 ]} Se crearon varias organizaciones para ayudar a las secretarias extranjeras, entre ellas la Sociedad de Secretarias Internacionales y la Asociación de Secretarias Británicas en América . ^{[ 26 ]}

En 1952, Mary Barrett, presidenta de la Asociación Nacional de Secretarias, C. King Woodbridge, presidente de Dictaphone Corporation, y el empresario estadounidense Harry F. Klemfuss crearon el Día de la Secretaria como un día festivo especial para reconocer la ardua labor del personal de oficina. La celebración tuvo gran éxito y, actualmente, durante la cuarta semana de abril, se conmemora en oficinas de todo el mundo.

En el siglo XX, con la difusión de la máquina de escribir, la taquigrafía vio la competencia de la estenotipación. La mecanografía se convirtió así en prerrogativa de mujeres, viudas o jóvenes relativamente educadas, originalmente de la clase media o la pequeña burguesía, y luego de entornos obreros con el auge de la profesión entre las dos guerras mundiales, cuando las mujeres se apropiaron de estas innovaciones. ^{[ 27 ] [ 28 ]} Trabajar en la sala de correo como empleado de correos, empleado de sala de correos, empleado de envíos y recepción, o en un lenguaje anticuado, chico de correos, era un trabajo de nivel inicial estereotípicamente orientado al género masculino en una organización, y ascender en la escala corporativa "desde la sala de correo" es una expresión común. ^{[ 29 ]}

El Día de la Secretaria fue posteriormente renombrado y ampliado a la Semana del Profesional Administrativo para destacar la creciente responsabilidad de la secretaria actual y otros trabajadores administrativos en el servicio profesional, y para evitar la vergüenza de aquellos que creen que "secretaria" se refiere únicamente a mujeres o a trabajadores no cualificados, como era típico en el siglo XX.

Hasta hace pocos años, la profesión de secretaria, en su sentido original, solía estar sujeta, en el imaginario colectivo, a estereotipos y connotaciones peyorativas. De hecho, el trabajo de secretaria se asociaba fácilmente con tareas de bajo valor, ingratas y mal pagadas, como servir café a los superiores, hacer fotocopias o archivar documentos insignificantes. Además, la mayor parte de la profesión fue ejercida casi exclusivamente por mujeres como un trabajo de cuello rosa, donde en algunas sociedades a quien la ejercía se la denominaba " oficinista" , a excepción de ciertos puestos como el de cartero o empleado de correos, que eran desempeñados mayoritariamente por hombres como un trabajo de cuello gris —o en algunos casos, de cuello azul— , ambos considerados parte de la mano de obra no cualificada en décadas anteriores. Sin embargo, en el siglo XXI, muchos empleadores comenzaron a reclasificar muchos puestos de trabajo profesionales de nivel básico , incluidos aquellos históricamente desempeñados por hombres en décadas pasadas, como puestos de secretaria, asistente administrativa, empleada de correos, archivista o asistente de programa. ^{[ 27 ] [ 28 ]} Los empleadores han preferido durante mucho tiempo a las mujeres solteras, una noción que resonó con los gobiernos y los sindicatos cuando los empleos eran escasos en tiempos económicos difíciles. Durante la década de 1930 en los Estados Unidos, tanto varios estados como el gobierno federal intentaron legislar fuera del mercado laboral de las mujeres casadas, encontrando apoyo de los sindicatos que promovían los "salarios familiares", un salario igual al de una mujer casada cuyo marido tenía ingresos suficientes para mantener tanto a una esposa que realiza tareas domésticas como a una prole de hijos. ^{[ 30 ]} El trabajo de oficinista en Japón, y en cierta medida en China continental , Taiwán y Hong Kong, se refiere hasta el día de hoy a una trabajadora de oficina en Japón, siempre mujer, que realiza tareas generalmente de cuello rosa como el trabajo de secretaria o administrativo de la vieja escuela, en una capacidad de personal permanente a tiempo completo , con relativamente pocas oportunidades de ascenso y, en la mayoría de los casos, una expectativa tácita de que dejen sus trabajos una vez que se casen . ^{[ 31 ] [ 32 ]} En Estados Unidos, todas las iniciativas legislativas que buscaban crear una base legal para dicha discriminación fracasaron. Pero incluso sin una base legal, los empleadores intentaron excluir a las mujeres casadas del empleo. En una encuesta de 1940, el 40 por ciento de las 485 empresas estadounidenses encuestadas dijeron tener políticas claras que prohibían a las mujeres casadas trabajar para ellas. ^{[ 33 ]}La razón aducida fue que las mujeres casadas pronto dejarían sus puestos de trabajo de todos modos, y si permanecían en ellos, debido a sus responsabilidades domésticas y familiares, no prestarían a su trabajo remunerado la misma atención que una mujer soltera. Por consiguiente, muchas de las mujeres que trabajaban en la oficina mentían sobre su estado civil. ^{[ 34 ]} Hasta mediados de la década de 1970, cuando las oportunidades profesionales de las mujeres comenzaron a ampliarse, las habilidades de taquigrafía y mecanografía les ofrecieron la posibilidad de encontrar un trabajo que requiriera dichas habilidades, incluso si habían completado una formación que les habría proporcionado otros empleos de no ser por la discriminación de género. ^{[ 35 ] [ 36 ]}

• Oficinista
• Secretario del Gabinete o Secretario del Departamento
• empleada de oficina
• Recepcionista

• Covert, Bryce (4 de mayo de 2015). "La lenta muerte de la secretaria" . The New Republic . Recuperado el 18 de mayo de 2018 .

• Marcellus, Jane. «La mujer como máquina: la representación de las secretarias en las revistas del período de entreguerras». Journalism & Mass Communication Quarterly 83.1 (2006): 101–115. Disponible en línea.
• Enfoque en usted, la secretaria . Independence, MO: Asociación Nacional de Parlamentarios. 1993. ISBN 1-884048-25-0.

• El debate teórico-metodológico en el ámbito de la secretaría: diversidades y singularidades.
• Manuales educativos para profesiones desempeñadas por mujeres en las décadas de 1960 y 1970.

• Sociedad Estadounidense de Profesionales Administrativos
• Recursos para profesionales administrativos
• IAAP – Asociación Internacional de Profesionales Administrativos