Gestión de cartera de aplicaciones

La gestión de cartera de aplicaciones de TI ( APM ) es una práctica que ha surgido en organizaciones de tecnología de la información (TI) de tamaño mediano a grande desde mediados de la década de 1990. ^{[ 1 ]} La gestión de cartera de aplicaciones intenta utilizar las lecciones de la gestión de cartera financiera para justificar y medir los beneficios financieros de cada aplicación en comparación con los costos de mantenimiento y operación de la aplicación.

Probablemente la primera mención del portafolio de aplicaciones se encuentra en el artículo de Cyrus Gibson y Richard Nolan en HBR, titulado "Gestionar las cuatro etapas del crecimiento del EDP", publicado en 1974. ^{[ 2 ]}

Gibson y Nolan plantearon que la comprensión y el uso exitoso de las TI por parte de las empresas "crecen" en etapas predecibles, y que el progreso de una empresa determinada a través de estas etapas se puede medir observando la cartera de aplicaciones, el conocimiento del usuario, las prácticas de gestión de TI y los recursos de TI en el contexto de un análisis del gasto total en TI.

Nolan, Norton & Co. fue pionera en la aplicación práctica de estos conceptos con estudios realizados en empresas como DuPont, Deere, Union Carbide, IBM y Merrill Lynch, entre otras. En estas "Evaluaciones por Etapas", midieron el grado en que cada aplicación respaldaba o "cubría" cada función o proceso empresarial, el gasto invertido en la aplicación, sus características funcionales y técnicas. Estas mediciones proporcionaron una visión integral de la aplicación de las TI al negocio, sus fortalezas y debilidades, y una hoja de ruta para la mejora.

APM se adoptó ampliamente a finales de la década de 1980 y durante la década de 1990, cuando las organizaciones comenzaron a abordar la amenaza de fallas en las aplicaciones cuando la fecha cambió al año 2000 (una amenaza que se conoció como Año 2000 o Y2K). ^{[ 3 ]} Durante este tiempo, decenas de miles de organizaciones de TI en todo el mundo desarrollaron una lista completa de sus aplicaciones, con información sobre cada una de ellas.

En muchas organizaciones, el valor de desarrollar esta lista fue cuestionado por líderes empresariales preocupados por el costo de abordar el riesgo del efecto 2000. En algunas organizaciones, la idea de gestionar la cartera se presentó a los responsables del presupuesto de Tecnologías de la Información como un beneficio de realizar el trabajo, más allá de gestionar el riesgo de fallos en las aplicaciones .

Existen dos categorías principales de soluciones de gestión de cartera de aplicaciones, generalmente denominadas enfoques «de arriba hacia abajo» y «de abajo hacia arriba». ^{[ 4 ]} La primera necesidad en cualquier organización es comprender qué aplicaciones existen y sus características principales (como flexibilidad, mantenibilidad, propietario, etc.), lo que normalmente se denomina «inventario». Otro enfoque de APM consiste en obtener una comprensión detallada de las aplicaciones en la cartera mediante el análisis del código fuente de la aplicación y sus componentes relacionados en una base de datos de repositorio (es decir, «de abajo hacia arriba»). Las herramientas de minería de aplicaciones, ahora comercializadas como herramientas APM, son compatibles con este enfoque.

Existen cientos de herramientas disponibles para respaldar el enfoque descendente. Esto no sorprende, ya que la mayor parte del trabajo consiste en recopilar la información correcta; el mantenimiento y almacenamiento de la información se pueden implementar con relativa facilidad. Por esta razón, muchas organizaciones evitan el uso de herramientas comerciales y utilizan Microsoft Excel para almacenar los datos de inventario. Sin embargo, si el inventario se vuelve complejo, Excel puede resultar engorroso de mantener. La actualización automática de datos no es compatible con una solución basada en Excel. Finalmente, este tipo de solución de inventario es completamente independiente de las necesidades de comprensión del enfoque ascendente.

Según Forrester Research , "En cuanto a los presupuestos operativos de TI, las empresas gastan dos tercios o más en operaciones y mantenimiento continuos". ^{[ 5 ]}

Es común encontrar organizaciones con múltiples sistemas que realizan la misma función. Esta duplicación puede deberse a diversas razones, como la antigua importancia de la informática departamental, la fragmentación de las aplicaciones en las décadas de 1970 y 1980, la proliferación de fusiones y adquisiciones corporativas y los intentos fallidos de adoptar nuevas herramientas. Independientemente de la duplicación, cada aplicación se mantiene y actualiza periódicamente de forma independiente, lo que incrementa la complejidad y el coste.

Dado que la mayor parte de los gastos se destinan a gestionar las aplicaciones de TI existentes, la transparencia del inventario actual de aplicaciones y el consumo de recursos es un objetivo primordial de la Gestión de la Cartera de Aplicaciones. ^{[ 6 ] [ 7 ]} Esto permite a las empresas: 1) identificar y eliminar aplicaciones parcial o totalmente redundantes, 2) cuantificar el estado de las aplicaciones en términos de estabilidad, calidad y mantenibilidad, 3) cuantificar el valor/impacto empresarial de las aplicaciones y la importancia relativa de cada aplicación para el negocio, 4) asignar recursos según el estado y la importancia de las aplicaciones en el contexto de las prioridades empresariales.

La transparencia también facilita los esfuerzos de planificación estratégica y reduce los conflictos entre el negocio y el departamento de TI, porque cuando los líderes empresariales comprenden cómo las aplicaciones respaldan sus funciones comerciales clave y el impacto de las interrupciones y la mala calidad, las conversaciones dejan de culpar al departamento de TI por los costos excesivos y se centran en cómo invertir mejor los valiosos recursos para respaldar las prioridades corporativas.

Inspirándose en la gestión de carteras de inversión, los profesionales de APM recopilan información sobre cada aplicación utilizada en una empresa u organización, incluyendo el costo de desarrollo y mantenimiento, el valor comercial generado, la calidad de la aplicación y su vida útil prevista. ^{[ 8 ]} Con esta información, el gestor de cartera puede proporcionar informes detallados sobre el rendimiento de la infraestructura de TI en relación con el costo de propiedad y el valor comercial aportado.

En la gestión de carteras de aplicaciones, la definición de una aplicación es un componente crítico. Muchos proveedores de servicios ayudan a las organizaciones a crear su propia definición, debido a los resultados a menudo controvertidos que se derivan de estas definiciones. ^{[ 9 ]}

• Software de aplicación : Un componente de software ejecutable o un conjunto de componentes de software ejecutables estrechamente integrados (uno o más), implementados conjuntamente, que proporcionan algunos o todos los pasos necesarios para crear, actualizar, gestionar, calcular o mostrar información para un propósito empresarial específico. Para que un componente se contabilice, no debe formar parte de otra aplicación.
• Componente de software : Un conjunto ejecutable de instrucciones informáticas contenido en un único contenedor de implementación, de forma que no se pueda descomponer. Algunos ejemplos son una biblioteca de vínculos dinámicos (DBL) , una página web ASP y una aplicación de línea de comandos ( EXE ). Un archivo ZIP puede contener más de un componente de software, ya que es fácil descomponerlos (descomprimiendo el archivo ZIP).

Las aplicaciones de software y los componentes de software son términos técnicos que se utilizan para describir una instancia específica de la clase de software de aplicación a efectos de la gestión de carteras de TI . Consulte la definición de software de aplicación para quienes no se dedican a la gestión de TI o a la arquitectura empresarial .

La gestión de la cartera de aplicaciones de software requiere una definición bastante detallada y específica de una aplicación para poder crear un catálogo de las aplicaciones instaladas en una organización.

La definición de una aplicación tiene las siguientes necesidades en el contexto de la gestión de la cartera de aplicaciones:

• Debe ser sencillo para los miembros del equipo de negocios explicarlo, comprenderlo y aplicarlo.
• Debe tener sentido para los equipos de desarrollo, operaciones y gestión de proyectos de los grupos de TI.
• Debe ser útil como entrada para una función compleja cuyo resultado es el costo total de la cartera. En otras palabras, existen muchos factores que influyen en el costo total de una cartera de TI. El número de aplicaciones es uno de ellos. Por lo tanto, la definición de aplicación debe ser útil en dicho cálculo.
• Debe resultar útil para los miembros del equipo de Arquitectura Empresarial que intentan evaluar un proyecto en función de sus objetivos de optimización y simplificación de la cartera de proyectos.
• Debe definir claramente los límites de una aplicación para que una persona que trabaje en una actividad medible de "simplificación de cartera" no pueda simplemente redefinir los límites de dos aplicaciones existentes de tal manera que las considere una sola aplicación.

Muchas organizaciones revisarán la definición de aplicación en el contexto de sus prácticas de gestión y gobernanza de cartera de TI . Por ello, esta definición debe considerarse un punto de partida.

La definición de aplicación puede resultar difícil de explicar con claridad. En una organización de TI, pueden existir sutiles diferencias en la definición entre equipos e incluso dentro de un mismo equipo. Resulta útil ilustrar la definición con ejemplos. La siguiente sección ofrece ejemplos de elementos que son aplicaciones, elementos que no lo son y elementos que comprenden dos o más aplicaciones.

Existen numerosas medidas financieras populares, e incluso más métricas de diferentes tipos (no financieras o complejas) que se utilizan para evaluar aplicaciones o sistemas de información.