Base de estimación

La base de estimación ( BOE ) es una herramienta utilizada en el campo de la gestión de proyectos mediante la cual los miembros del equipo del proyecto , generalmente estimadores, gerentes de proyecto o analistas de costos, calculan el costo total del proyecto . A través de ecuaciones cuidadosamente planificadas, listas jerárquicas de elementos, cálculos estándar, listas de verificación de elementos del proyecto y otros métodos, ^[1] el equipo del proyecto agrega todos los gastos de un proyecto, desde mano de obra hasta materiales y costos administrativos. Estos cálculos formulan una base de estimación que, cuando se completa, es un número que se puede utilizar para determinar la capacidad de la firma o compañía para llevar a cabo el proyecto, o se puede utilizar como una herramienta para competir por una licitación de contrato o proponer el proyecto a otra persona.

Una base de estimación es un número analizado y calculado cuidadosamente que se puede utilizar para propuestas, licitación de contratos gubernamentales y ejecución de un proyecto con un presupuesto completamente calculado. ^[2] La BOE es una herramienta, no solo un cálculo simple, se crea a través de un análisis cuidadoso y cálculos intrincados que crean un número específico que se puede utilizar para basar la ejecución del proyecto con total confianza y ganar un contrato.

El número total, así como los números más pequeños de varios elementos dentro de un proyecto, se pueden utilizar para administrar un equipo de proyecto, determinar la eficiencia del equipo y garantizar que el proyecto no desperdicie materiales y presupuesto innecesariamente.

El BOE puede utilizarse para garantizar la estabilidad financiera de una empresa. Mediante una presupuestación precisa y cálculos adecuados, todos los proyectos, independientemente de su tamaño y alcance, pueden incorporar un BOE. Mediante la incorporación de esta herramienta esencial, el presupuesto financiero de una empresa puede funcionar de manera eficaz y fluida sobre la base de cálculos precisos.

Además, los BOE se utilizan en el ámbito de la contratación y la gestión gubernamentales . Si bien se utilizan con mayor frecuencia en la contratación de defensa , los BOE se pueden utilizar en cualquier departamento del gobierno federal. Dentro del Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD), los BOE presentados y aceptados están regulados por la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA) y la Agencia de Gestión de Contratos de Defensa (DCMA). Estas agencias monitorean todos los BOE presentados y aceptados por el DoD y los examinan para garantizar la máxima eficiencia por parte de las empresas que ganan los contratos gubernamentales. ^[3]

La gestión del valor ganado es una segunda herramienta dentro de la gestión de proyectos que permite realizar un seguimiento del progreso a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Las BOE, cuando se ejecutan correctamente y con la ayuda de ciertos paquetes de software, permiten una transición sin problemas desde la propuesta del proyecto hasta su ejecución mediante la transferencia de datos desde la BOE directamente al procesamiento a través de la gestión del valor ganado y varios programas de software asociados con ella.

Los gerentes de programas con experiencia están capacitados para desarrollar e implementar programas EVMS para organizaciones que los requieren como resultado de sus requisitos contractuales con el gobierno de los EE. UU. Es importante tener en cuenta que EVMS es obligatorio para proyectos que superan un cierto umbral en dólares según ANSI EIA 748 (consulte Gestión del valor ganado ). Los programas que se encuentran por debajo del umbral requerido aún pueden implementar EVMS; sin embargo, deben hacerlo con prudencia para obtener el máximo beneficio de su uso. Nuevamente, los gerentes de programas capacitados tendrán las habilidades necesarias para ayudar a las organizaciones que deseen realizar un seguimiento del progreso a través de EVMS, incluso cuando sus contratos o programas no lo requieran.

Para crear un BOE, las empresas, a lo largo de las últimas décadas, han utilizado programas de hojas de cálculo y analistas de costos capacitados para ingresar miles de líneas de datos y crear algoritmos complejos para calcular los costos. Estos puestos requieren un alto nivel de habilidad para garantizar la precisión y el conocimiento del uso de estos programas de nivel básico.

En los últimos tiempos, las empresas de software han comenzado a lanzar software específico diseñado para crear un BOE con mucho menos esfuerzo, tiempo y gastos de mano de obra, que es en última instancia el objetivo de un BOE en primer lugar. Estos programas de software permiten a los miembros del equipo del proyecto realizar los cálculos y los datos de entrada y crear un número final con mucho menos esfuerzo, ya que el proceso se simplifica y gran parte del trabajo lo realiza la programación de software interna. El software viene con algoritmos y ecuaciones que son comunes en los campos de la industria y, por lo tanto, permite a los usuarios simplemente seleccionar la ecuación y ejecutar el análisis sin necesidad de recrear las ecuaciones cada vez.

Estos paquetes de software también permiten a las agencias gubernamentales, o aquellas a las que la empresa informa o con las que licita, analizar el BOE de manera más eficiente a través de tablas dinámicas y otras funciones más optimizadas, incluidos informes estandarizados y elementos visuales de informes consistentes. ^[4]

• Página oficial de la DCMA
• Manual del estado de Florida sobre BOE
• Consultores de soporte en gestión de programas, EVMS y BOE