Gestión de contenidos

La gestión de contenidos ( GC ) es un conjunto de procesos y tecnologías que permiten recopilar, gestionar y publicar información en cualquier formato o medio. Cuando se almacena y se accede a ella mediante ordenadores, esta información puede denominarse más específicamente contenido digital o, simplemente, contenido .

El contenido digital puede adoptar la forma de texto (como documentos electrónicos), imágenes, archivos multimedia (como archivos de audio o vídeo) o cualquier otro tipo de archivo que siga un ciclo de vida de contenido que requiera gestión.
El proceso de desarrollo y gestión de contenidos es lo suficientemente complejo como para que varios proveedores de software comerciales (grandes y pequeños), como Interwoven y Microsoft, ofrezcan software de gestión de contenidos para controlar y automatizar aspectos importantes del ciclo de vida del contenido.

Proceso

Las prácticas y los objetivos de la gestión de contenidos varían según la misión y la estructura de gobierno organizacional. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenidos, pero de diferentes maneras. Esto genera diferencias en la terminología, así como en la denominación y el número de pasos del proceso.

Por ejemplo, algunos contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, ese contenido puede ser editado. Una o más personas pueden supervisar la edición y aprobar el contenido para su publicación.

La publicación puede adoptar muchas formas: puede consistir en difundir contenido a otros o simplemente en otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Posteriormente, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión y, por lo tanto, retirado o eliminado de uso (como cuando se modifica esta página wiki).

La gestión de contenidos es un proceso inherentemente colaborativo. A menudo consta de los siguientes roles y responsabilidades básicas:

Creador : responsable de crear y editar contenido.
Editor /a: responsable de ajustar el mensaje del contenido y el estilo de presentación, incluyendo la traducción y la localización.
Editor : responsable de autorizar el uso del contenido.
Administrador : responsable de gestionar los permisos de acceso a carpetas, colecciones y archivos, lo que generalmente se logra asignando derechos de acceso a grupos o roles de usuarios. Los administradores también pueden brindar asistencia y soporte a los usuarios de diversas maneras.
Consumidor, espectador o invitado : la persona que lee o consume de cualquier otra forma el contenido después de que se publica o se comparte.

Un aspecto fundamental de la gestión de contenidos es la capacidad de administrar las versiones del contenido a medida que evoluciona ( véase también control de versiones ). Los autores y editores suelen necesitar restaurar versiones anteriores de los productos editados debido a un fallo en el proceso o a una serie de ediciones no deseadas. El contenido que requiere actualización también puede necesitar modificaciones a medida que el tema evoluciona.

Another equally important aspect of content management involves the creation, maintenance, and application of review standards. Each member of the content creation and review process has a unique role and set of responsibilities in the development or publication of the content. Each review team member requires clear and concise review standards. These must be maintained on an ongoing basis to ensure the long-term consistency and health of the knowledge base.

A content management system is a set of automated processes that may support the following features:

Import and creation of documents and multimedia material
Identification of all key users and their roles
The ability to assign roles and responsibilities to different instances of content categories or types
Definition of workflow tasks often coupled with messaging so that content managers are alerted to changes in content
The ability to track and manage multiple versions of a single instance of content
The ability to publish the content to a repository to support access
The ability to personalize content based on a set of rules

Increasingly, the repository is an inherent part of the system, and incorporates enterprise search and retrieval. Content management systems take the following forms:

Web content management system—software for web site management (often what content management implicitly means)
Output of a newspaper editorial staff organization
Workflow for article publication
Document management systems
Knowledge management software
Single source content management system—content stored in chunks within a relational database
Variant management system—where personnel tag source content (usually text and graphics) to represent variants stored as single source "master" content modules, resolved to the desired variant at publication (for example: automobile owners manual content for 12 model years stored as single master content files and "called" by model year as needed)—often used in concert with database chunk storage (see above) for large content objects

Governance structures

Content management expert Marc Feldman defines three primary content management governance structures: localized, centralized, and federated—each having its unique strengths and weaknesses.^[1]

Localized governance

By putting control in the hands of those closest to the content, the context experts, localized governance models empower and unleash creativity. These benefits come, however, at the cost of a partial-to-total loss of managerial control and oversight.

Centralized governance

Cuando los mecanismos de control están fuertemente centralizados, los sistemas de gestión de contenido son capaces de transmitir un mensaje de marca excepcionalmente claro y unificado. Además, las estructuras de gobernanza centralizadas de la gestión de contenido permiten numerosas oportunidades de ahorro de costes en grandes empresas, que se materializan, por ejemplo, mediante (1) la eliminación de esfuerzos duplicados en la creación, edición, formato, reutilización y archivo de contenido; (2) la gestión de procesos y la optimización de todas las tareas relacionadas con el contenido; y/o (3) una implementación o actualización ordenada del sistema de gestión de contenido.

Gobierno federado

Los modelos de gobernanza federada ofrecen la posibilidad de aprovechar tanto el control local como el centralizado, evitando al mismo tiempo sus desventajas. Si bien los sistemas de gestión de contenido están diseñados para permitir modelos de gobernanza federada, su implementación puede resultar compleja, ya que requiere, por ejemplo, negociar los límites del control con los gestores locales y los creadores de contenido. En el caso de las grandes empresas, en particular, no implementar o no aprovechar plenamente una estructura de gobernanza federada equivale a no obtener el máximo retorno de la inversión y el ahorro de costes que ofrecen los sistemas de gestión de contenido.

Implementación

Las implementaciones de gestión de contenido deben poder gestionar la distribución del contenido y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. ^{[ 2 ]}^{[ 3 ]} Los sistemas de gestión de contenido suelen estar involucrados con la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones a la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores modificar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de nuevo contenido utilizando contenido gestionado (protegido) también es un problema que hace que el contenido protegido quede fuera de los sistemas de control de gestión. Algunas implementaciones de gestión de contenido cubren todos estos problemas. ^{[ 2 ]}

Véase también

Referencias

↑ "Cuestiones de gobernanza en la gestión de contenidos" . 12 de enero de 2001.
1 2White, Blake (April 2004). "A New Era for Content: Protection, Potential, and Profit in the Digital World". SMPTE Motion Imaging Journal. 113 (4). Society of Motion Picture & Television Engineers: 110–120. doi:10.5594/J15189.
↑Umeh, Jude (October 2007). The World Beyond Digital Rights Management. British Computer Society. p. 320. ISBN 978-1902505879.

External links

Boiko, Bob (2004-11-26). Content Management Bible. Wiley. p. 1176. ISBN 0-7645-7371-3.
Rockley, Ann (2002-10-27). Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy. New Riders Press. p. 592. ISBN 0-7357-1306-5.
Hackos, JoAnn T. (2002-02-14). Content Management for Dynamic Web Delivery. Wiley. p. 432. ISBN 0-471-08586-3.
Glushko, Robert J.; Tim McGrath (2005). Document Engineering: Analyzing and Designing Documents for Business Informatics and Web Services. MIT Press. p. 728. ISBN 0-262-57245-1.
Ferran, Núria; Julià Minguillón (2011). Content Management for E-Learning. Springer. pp. 215. ISBN 978-1-4419-6958-3.

[1] "Cuestiones de gobernanza en la gestión de contenidos" . 12 de enero de 2001.

[auto-2] 1 2White, Blake (April 2004). "A New Era for Content: Protection, Potential, and Profit in the Digital World". SMPTE Motion Imaging Journal. 113 (4). Society of Motion Picture & Television Engineers: 110–120. doi:10.5594/J15189.

[3] Umeh, Jude (October 2007). The World Beyond Digital Rights Management. British Computer Society. p. 320. ISBN 978-1902505879.

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[ 3 ]