Gestión de contenidos

La gestión de contenidos ( GC ) es un conjunto de procesos y tecnologías que permiten recopilar, gestionar y publicar información en cualquier formato o medio. Cuando se almacena y se accede a ella mediante ordenadores, esta información puede denominarse más específicamente contenido digital o, simplemente, contenido .

• El contenido digital puede adoptar la forma de texto (como documentos electrónicos), imágenes, archivos multimedia (como archivos de audio o vídeo) o cualquier otro tipo de archivo que siga un ciclo de vida de contenido que requiera gestión.
• El proceso de desarrollo y gestión de contenidos es lo suficientemente complejo como para que varios proveedores de software comerciales (grandes y pequeños), como Interwoven y Microsoft, ofrezcan software de gestión de contenidos para controlar y automatizar aspectos importantes del ciclo de vida del contenido.

Las prácticas y los objetivos de la gestión de contenidos varían según la misión y la estructura de gobierno organizacional. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenidos, pero de diferentes maneras. Esto genera diferencias en la terminología, así como en la denominación y el número de pasos del proceso.

Por ejemplo, algunos contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, ese contenido puede ser editado. Una o más personas pueden supervisar la edición y aprobar el contenido para su publicación.

La publicación puede adoptar muchas formas: puede consistir en difundir contenido a otros o simplemente en otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Posteriormente, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión y, por lo tanto, retirado o eliminado de uso (como cuando se modifica esta página wiki).

La gestión de contenidos es un proceso inherentemente colaborativo. A menudo consta de los siguientes roles y responsabilidades básicas:

• Creador : responsable de crear y editar contenido.
• Editor /a: responsable de ajustar el mensaje del contenido y el estilo de presentación, incluyendo la traducción y la localización.
• Editor : responsable de autorizar el uso del contenido.
• Administrador : responsable de gestionar los permisos de acceso a carpetas, colecciones y archivos, lo que generalmente se logra asignando derechos de acceso a grupos o roles de usuarios. Los administradores también pueden brindar asistencia y soporte a los usuarios de diversas maneras.
• Consumidor, espectador o invitado : la persona que lee o consume de cualquier otra forma el contenido después de que se publica o se comparte.

Un aspecto fundamental de la gestión de contenidos es la capacidad de administrar las versiones del contenido a medida que evoluciona ( véase también control de versiones ). Los autores y editores suelen necesitar restaurar versiones anteriores de los productos editados debido a un fallo en el proceso o a una serie de ediciones no deseadas. El contenido que requiere actualización también puede necesitar modificaciones a medida que el tema evoluciona.

Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenidos es la creación, el mantenimiento y la aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del equipo de creación y revisión de contenidos tiene un rol y un conjunto de responsabilidades únicos en el desarrollo o la publicación del contenido. Cada miembro del equipo de revisión requiere estándares de revisión claros y concisos. Estos deben mantenerse de forma continua para garantizar la coherencia y la calidad a largo plazo de la base de conocimientos .

Un sistema de gestión de contenidos es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes características:

• Importación y creación de documentos y material multimedia.
• Identificación de todos los usuarios clave y sus funciones.
• La capacidad de asignar roles y responsabilidades a diferentes instancias de categorías o tipos de contenido.
• La definición de las tareas del flujo de trabajo suele ir acompañada de mensajes para que los gestores de contenido estén alertados de los cambios en el contenido.
• La capacidad de rastrear y administrar múltiples versiones de una única instancia de contenido.
• La capacidad de publicar el contenido en un repositorio para facilitar el acceso.
• La capacidad de personalizar el contenido en función de un conjunto de reglas.

Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora la búsqueda y recuperación empresarial . Los sistemas de gestión de contenido adoptan las siguientes formas:

• Sistema de gestión de contenido web : software para la gestión de sitios web (a menudo, lo que la gestión de contenido implica).
• Producción de una organización de redacción de periódicos
• Flujo de trabajo para la publicación de artículos
• Sistemas de gestión documental
• Software de gestión del conocimiento
• Sistema de gestión de contenido de fuente única : contenido almacenado en fragmentos dentro de una base de datos relacional.
• Sistema de gestión de variantes: donde el personal etiqueta el contenido fuente (generalmente texto y gráficos) para representar variantes almacenadas como módulos de contenido "maestros" de fuente única, que se resuelven a la variante deseada en el momento de la publicación (por ejemplo: el contenido del manual del propietario de un automóvil para 12 años modelo almacenado como archivos de contenido maestros únicos y "llamado" por año modelo según sea necesario). A menudo se utiliza junto con el almacenamiento de fragmentos de base de datos (véase más arriba) para objetos de contenido grandes.

El experto en gestión de contenidos Marc Feldman define tres estructuras principales de gobernanza de la gestión de contenidos: localizada, centralizada y federada, cada una con sus propias fortalezas y debilidades. ^{[ 1 ]}

Las implementaciones de gestión de contenido deben poder gestionar la distribución del contenido y los derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. ^{[ 2 ] [ 3 ]} Los sistemas de gestión de contenido suelen estar involucrados con la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones a la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores modificar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de nuevo contenido utilizando contenido gestionado (protegido) también es un problema que hace que el contenido protegido quede fuera de los sistemas de control de gestión. Algunas implementaciones de gestión de contenido cubren todos estos problemas. ^{[ 2 ]}

• Boiko, Bob (26 de noviembre de 2004). La Biblia de la gestión de contenidos . Wiley. pág.  1176. ISBN 0-7645-7371-3.
• Rockley, Ann (27 de octubre de 2002). Gestión de contenido empresarial: una estrategia de contenido unificada . New Riders Press. pág.  592. ISBN 0-7357-1306-5.
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• Glushko, Robert J.; Tim McGrath (2005). Ingeniería documental: Análisis y diseño de documentos para informática empresarial y servicios web . MIT Press. pág.  728. ISBN 0-262-57245-1.
• Ferrán, Nuria; Julià Minguillón (2011). Gestión de Contenidos para E-Learning . Saltador. págs.215 .​ ISBN  978-1-4419-6958-3.