Facturación electrónica

La facturación electrónica (también llamada e-facturación ) es una forma de facturación electrónica . La facturación electrónica incluye diversas tecnologías y opciones de entrada, y se utiliza generalmente como término general para describir cualquier método mediante el cual un documento se presenta electrónicamente de una parte a otra, ya sea para el pago [ ^{1 ] o} para presentar y supervisar documentos transaccionales entre socios comerciales y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos pueden incluir facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y comprobantes de pago .

El departamento de cuentas por pagar de una empresa se asegura de que todas las facturas de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. La principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar es garantizar que todas las facturas se generen, se entreguen y, posteriormente, sean pagadas por sus clientes. El procesamiento de una factura incluye el registro de los datos relevantes de la misma y su introducción en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez completada la introducción, las facturas siguen el proceso comercial de la empresa para su pago. ^{[ 2 ]}

Una factura electrónica se define como datos de factura estructurados emitidos en formatos de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML , posiblemente mediante formularios web basados ​​en Internet. ^{[ 3 ]} Estos documentos se pueden intercambiar de diversas maneras, incluyendo archivos EDI, XML o CSV . ^{[ 4 ]} La empresa puede utilizar software de procesamiento de imágenes para capturar datos de facturas en PDF o en papel e introducirlos en su sistema de facturación. Muchas empresas contratan a una empresa externa para implementar y dar soporte a los procesos de facturación electrónica y archivar los datos en sus propios servidores. ^{[ 5 ]}

Se puede utilizar la extensión de archivo .INV. El archivo .INV puede estar en formato XML compatible con los estándares.

Desde mediados de la década de 1960, las empresas comenzaron a establecer enlaces de datos con sus socios comerciales para transferir documentos como facturas y órdenes de compra. Inspiradas por la oficina sin papel , desarrollaron los primeros sistemas EDI. En aquel entonces, no existía un estándar para el intercambio electrónico de datos.

El Comité de Normas Acreditadas X12 , una institución de normalización bajo el paraguas de ANSI , se dedicó a estandarizar los procesos EDI. El resultado se conoce hoy como el estándar ANSI X12 EDI. ^{[ 6 ]} Este siguió siendo el principal método para intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales hasta la década de 1990, cuando las empresas comenzaron a competir. Las nuevas aplicaciones web permiten el envío en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI, incluyendo formatos CSV, PDF y XML. Los proveedores también podían ver un historial de todas las facturas que habían enviado a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de estos. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa externa que proporciona la aplicación web de facturación. ^{[ 7 ]}

Según un estudio global sobre facturación electrónica de 2012, el 73 % de los encuestados utilizó la facturación electrónica en algún grado en 2012, un aumento del 14 % con respecto a 2011. La resistencia de los proveedores a la facturación electrónica disminuyó del 46 % en 2011 al 26 % en 2012. ^{[ 8 ]} Para 2022, un proveedor líder informó un aumento del 78 % en el número de facturas procesadas a través de su plataforma durante un período de dos años. ^{[ 9 ]} Según un informe realizado por GXS en 2013, Europa está adoptando legislación gubernamental que alienta a las empresas a adoptar prácticas de facturación electrónica. El Departamento del Tesoro de los Estados Unidos estimó que la implementación de la facturación electrónica en todo el gobierno federal reduciría los costos en un 50 % y ahorraría 450  millones de dólares anuales. ^{[ 10 ]}

Existen diversas normas: la Directiva 2014/55/UE de la UE sobre facturación electrónica en la contratación pública señaló que «existen varias normas mundiales, nacionales, regionales y propietarias;... ninguna de ellas prevalece y la mayoría no son interoperables entre sí. El número de normas diferentes que coexisten en los Estados miembros está aumentando y es probable que siga aumentando en el futuro». ^{[ 11 ] : Preámbulo (1) y (2)} La Directiva también señaló que

La interoperabilidad no puede lograrse suficientemente por los Estados miembros, sino que puede lograrse mejor a nivel de la Unión; por lo tanto, la Unión puede adoptar medidas, de conformidad con el principio de subsidiariedad establecido en el artículo 5 del Tratado de la Unión Europea . ^{[ 11 ] : Preámbulo (44)}

Para habilitar la facturación electrónica, debe existir un método para visualizar las transacciones, generalmente un sistema ERP ( planificación de recursos empresariales ) o un sistema contable. Una vez establecido el enrutamiento en el sistema, se pueden configurar reglas de validación para reducir el número de excepciones en las facturas. Una vez finalizadas las pruebas de la especificación de facturación electrónica, los proveedores de la empresa se conectarán electrónicamente. ^{[ 14 ]}

Varios gobiernos y administraciones tributarias impusieron formatos de facturación electrónica en sus respectivas jurisdicciones para transacciones entre empresas (B2B), y exigieron que los documentos emitidos se almacenaran en repositorios centralizados, a menudo controlados por la administración tributaria. México, por ejemplo, introdujo el formato CFDI en 2004 en el Anexo 20 de su Código Tributario, exigiendo que todas las facturas se almacenaran con la Administración Tributaria Mexicana. ^{[ 15 ]} Las facturas no estándar han sido prohibidas por ley desde 2012. Chile implementó un sistema similar en 2003, ^{[ 16 ]} y Colombia en 2020. ^{[ 17 ]} Según un documento de investigación publicado por la Escuela de Gobierno John F. Kennedy de Harvard , la relación impuestos/PIB de México aumentó del 12,6 % al 16,2 % entre 2012 y 2017, impulsada en gran medida por un aumento del 48 % en los ingresos por impuestos sobre bienes y servicios después de que la facturación electrónica se volviera obligatoria.

La Comisión Europea presentó una propuesta inicial para el uso de la facturación electrónica en las compras del sector público en 2013, señalando que Dinamarca, Austria, Suecia y Finlandia ya habían obtenido beneficios al exigir a los proveedores que presentaran electrónicamente algunas facturas del sector público. ^{[ 18 ]} La Directiva 2014/55/UE se adoptó al año siguiente. ^{[ 11 ]} El objetivo de la directiva es desarrollar una norma europea única para el intercambio de facturas electrónicas, simplificando así la facturación en toda la UE. ^{[ 19 ]} Además de buscar la armonización de la facturación, la directiva establece requisitos específicos destinados a proteger los derechos de los ciudadanos. ^{[ 11 ]}

El gobierno del Reino Unido implementó la Directiva de la UE a través del Reglamento de Contratación Pública (Facturas Electrónicas, etc.) de 2019. ^{[ 20 ] [ 21 ]} En ese momento, el Reino Unido aún era miembro de la Unión Europea . La Ley de Contratación Pública de 2023 , promulgada después del Brexit , sigue los mismos principios. El reglamento se aplica solo a las facturas no disputadas en la contratación pública y solo por encima de ciertos umbrales, según el tipo de contrato (en el rango de 100 mil a 5 millones de libras esterlinas). Las partes contratantes son libres de elegir cualquier método de intercambio, siempre que sea gratuito y garantice la disponibilidad general, la interoperabilidad y la accesibilidad para las personas con discapacidad. ^{[ 22 ] [ 23 ]} Según el artículo 115, Escocia sigue cubierta por la Ley de Reforma de la Contratación Pública de Escocia de 2014, que no contiene disposiciones para la facturación electrónica. ^{[ 24 ] [ 25 ]}

Una obligación similar existe en Italia desde 2019. ^{[ 26 ]}

Francia introdujo la facturación electrónica B2B controlada por el gobierno de forma obligatoria a partir de julio de 2024. ^{[ 27 ]}

Polonia inició su andadura en la facturación electrónica al hacer obligatorias las facturas electrónicas estructuradas (facturas electrónicas) para la contratación pública (B2G) el 11 de septiembre de 2019, en línea con la Directiva 2014/55/UE de la UE. A partir del 1 de enero de 2022, la facturación electrónica a través del Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (KSeF) del país pasó a ser opcional para B2B. El 30 de marzo de 2022, la Comisión Europea concedió a Polonia una excepción en virtud de la Directiva del IVA para exigir la facturación electrónica B2B obligatoria a través de KSeF. ^{[ 28 ]} El Consejo de la UE confirmó que el mandato comenzaría el 1 de enero de 2024, mientras que el Ministerio de Finanzas de Polonia inició una consulta pública en diciembre de 2022 y posteriormente pospuso la implementación hasta el 1 de julio de 2024. ^{[ 29 ]} Las empresas ahora deben integrar sus sistemas contables con KSeF o utilizar la API o el portal oficiales.

El Gobierno de Malasia declaró en el Presupuesto Tributario de 2023 que la facturación electrónica obligatoria se introduciría para las empresas con una facturación anual superior a 100 millones de RM a partir de junio de 2024. Para 2027, todas las empresas deberán adoptar este método de facturación electrónica. ^{[ 30 ] [ 31 ]} 

Los Emiratos Árabes Unidos anunciaron su iniciativa de facturación electrónica en julio de 2023. El Ministerio de Finanzas planea implementar la facturación electrónica obligatoria para transacciones B2B y B2G para julio de 2026. ^{[ 32 ]} Este sistema seguirá un modelo descentralizado, cubriendo inicialmente las transacciones nacionales con una posible inclusión futura de las transacciones B2C. La iniciativa tiene como objetivo mejorar el cumplimiento tributario y reducir los costos administrativos. ^{[ 33 ] [ 34 ]}

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