Administración de la asistencia federal en los Estados Unidos

• Programa de mejora del aeropuerto
• Subvención global para servicios de salud mental, abuso de alcohol y drogas
• Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos
• Fondo Rotatorio Estatal para el Agua Limpia
• Subvención en bloque para el desarrollo comunitario
• Programa de Reserva de Conservación
• Beca federal Pell
• Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria
• Inicio temprano
• Subvención global para las fuerzas del orden locales
• Sistema Nacional de Carreteras
• Asistencia nutricional para Puerto Rico
• Programa de asistencia a propietarios privados (PLAP)
• Vale de elección de vivienda de la Sección 8
• Seguridad Social (Seguro de Vejez, Supervivencia e Incapacidad o OASDI)
• Asistencia temporal para familias necesitadas

Los programas administran la asistencia mediante la concesión de una parte de la misma a los beneficiarios. Estas se denominan subvenciones o premios federales. Los beneficiarios deben solicitar primero el premio directamente a la agencia federal que administra el programa. La agencia debe determinar el monto de la asistencia que se otorgará y notificar al beneficiario. Para que un premio sea oficial, se requiere un contrato o acuerdo de subvención entre la agencia y el beneficiario que detalle el uso del premio, así como las restricciones y limitaciones.

Las subvenciones federales pueden especificar un período durante el cual el beneficiario puede utilizar la ayuda. Este período se denomina Período de Disponibilidad de Fondos Federales. ^{[ 6 ]} La mayoría de las subvenciones tienen una duración de un año (aunque algunas pueden tener una vigencia mayor, incluso indefinida), y el beneficiario debe utilizar la ayuda dentro de ese plazo. Esto se debe a que la ayuda federal está vinculada al proceso presupuestario del gobierno federal, y cualquier fondo no utilizado por el beneficiario dentro del plazo especificado se destina a otros fines.

Como condición para recibir subvenciones o ayudas federales, los beneficiarios deben comprometerse a cumplir con las leyes y reglamentos aplicables al programa y a la agencia, así como con las disposiciones incluidas en los contratos y acuerdos de subvención celebrados entre el beneficiario y la agencia. ^{[ 7 ]} El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones, como multas y penalizaciones, exclusión o suspensión de la participación en programas y actividades de asistencia federal, y/o cargos penales. La mayoría de los reglamentos de los programas federales que las agencias y los beneficiarios deben cumplir siempre se encuentran recopilados en el Código de Reglamentos Federales , cuyos resúmenes y directrices se incluyen en las circulares de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB).

Dado el enorme volumen de ayuda federal proporcionada, el gobierno federal ha diseñado diferentes tipos de subvenciones, cada una con su propia forma única de otorgamiento y/o funcionamiento:

• Las subvenciones para proyectos, a veces denominadas subvenciones discrecionales, se otorgan mediante concurso. Son la forma más común de financiación y se destinan en gran medida a la investigación científica , el desarrollo tecnológico , la educación (como las becas federales Pell), los servicios sociales , las artes y la asistencia sanitaria .
• Las subvenciones de fórmula proporcionan fondos según lo estipulado por la ley. Ejemplos de este tipo de subvención incluyen la Ayuda a Familias con Hijos Dependientes, la Ley de Asociación para la Capacitación Laboral y el Programa de Incentivos al Trabajo. Estas se pueden subcategorizar como Categóricas o en Bloque.
  • Las subvenciones específicas solo pueden utilizarse para fines estrictamente definidos y, a menudo, los beneficiarios deben aportar una parte de los fondos federales.
  • Las subvenciones globales combinan subvenciones específicas en un solo programa. Ejemplos de este tipo de subvención son la Subvención Global para el Desarrollo Comunitario y la Subvención Global para Servicios de Salud Mental, Alcoholismo y Drogadicción. Los beneficiarios de las subvenciones globales tienen mayor flexibilidad en el uso de los fondos que los beneficiarios de subvenciones específicas individuales.
• Las subvenciones con asignación específica se especifican explícitamente en las leyes de presupuesto del Congreso de los Estados Unidos . No se otorgan mediante concurso público y se han vuelto controvertidas debido a la participación de grupos de presión políticos en el proceso de asignación a los beneficiarios. En las leyes de presupuesto del año fiscal 1996, el Servicio de Investigación del Congreso encontró 3023 asignaciones específicas por un total de 19 500 millones de dólares, mientras que en el año fiscal 2006 encontró 12 852 asignaciones específicas por un total de 64  000 millones de dólares. ^{[ 8 ]}

El gobierno federal permite que ciertas entidades mencionadas anteriormente actúen como entidades intermediarias que proporcionan asistencia federal a otro beneficiario. La entidad intermediaria sigue considerándose un beneficiario, pero la asistencia que se le asigna puede ser transferida a otro beneficiario. La entidad que recibe la asistencia de una entidad intermediaria es un subbeneficiario . ^{[ 11 ] [ 12 ]} Esto se permite porque ciertos programas federales pueden no tener la estructura organizativa para proporcionar asistencia directamente al beneficiario final y requieren el apoyo de otras entidades.

Por ejemplo, los programas federales de prevención del delito pueden asignarse a la Fiscalía General del Estado (AGO, por sus siglas en inglés) (considerada un gobierno estatal). Esta oficina estatal puede decidir asignar parte de su subvención federal mediante subsubvenciones (también conocidas como subpremios ) ^{[ 11 ]} a ciudades y condados dentro del Estado (considerados gobiernos locales) para actividades de prevención del delito, como programas de vigilancia vecinal o el suministro de nuevo equipamiento a las fuerzas policiales. El beneficiario original, la Fiscalía General del Estado, se convierte en una entidad intermediaria y las ciudades y condados se convierten en "subbeneficiarios", mientras que la asistencia sigue cumpliendo el propósito del programa federal de prevenir el delito.

Los subbeneficiarios pueden, a su vez, transferir la ayuda a otro subbeneficiario para cumplir con el propósito del programa federal; por ejemplo, si las ciudades mencionadas anteriormente transfieren parte de su ayuda a organizaciones sin fines de lucro dedicadas a patrullar los vecindarios por la noche. Por lo tanto, un beneficiario puede ser considerado simultáneamente como una entidad intermediaria y un subbeneficiario.

Algunos programas pueden requerir que el beneficiario original transfiera la ayuda a subbeneficiarios (por ejemplo, el programa federal exige que la ayuda se proporcione a organizaciones vecinales sin fines de lucro, y la ayuda pasa del beneficiario a través de subbeneficiarios hasta que llega a ellos), mientras que otros pueden requerir que el beneficiario no transfiera la ayuda (por ejemplo, el Estado debe usar la ayuda completamente por su cuenta). Algunos programas otorgan ayuda a una entidad intermediaria que no es ni el solicitante directo ni el beneficiario final, como el programa de Becas Pell, donde los estudiantes solicitan y reciben la ayuda, pero es responsabilidad de la universidad recibir y administrar las solicitudes y desembolsar la ayuda. ^{[ 10 ]}

Las entidades intermediarias y los subbeneficiarios son igualmente responsables de la gestión de la ayuda federal recibida. El gobierno federal supervisa la ayuda federal proporcionada a cada beneficiario y exige a todas las entidades intermediarias que supervisen la ayuda que transfieren. El incumplimiento de una normativa federal por parte del subbeneficiario también puede atribuirse a la entidad intermediaria, ya que esta sigue siendo responsable de los fondos que transfirió.

• Subvenciones de fórmula (A) – Incluyen asignaciones de dinero a los estados o sus subdivisiones de acuerdo con fórmulas de distribución prescritas por ley o reglamento administrativo, para actividades de carácter continuo que no se limitan a un proyecto específico. Ejemplos de este tipo de asistencia incluyen subvenciones para transporte e infraestructura designadas por el Congreso , como la Subvención en Bloque para el Desarrollo Comunitario (CDBG). ^{[ 9 ]}
• Subvenciones para proyectos (B) – Incluyen la financiación de proyectos específicos por períodos fijos o conocidos. Las subvenciones para proyectos pueden incluir becas, subvenciones para investigación, subvenciones para formación, pasantías, subvenciones para experimentación y demostración, subvenciones para evaluación, subvenciones para planificación, subvenciones para asistencia técnica, subvenciones para estudios y subvenciones para construcción. ^{[ 9 ]}
• Pagos directos para uso específico (C) : Incluyen la asistencia financiera del gobierno federal proporcionada directamente a individuos, empresas privadas y otras instituciones privadas para incentivar o subsidiar una actividad particular, condicionando la recepción de la asistencia a un desempeño específico por parte del beneficiario. Un ejemplo de este tipo de asistencia es el programa de vales de elección de vivienda de la Sección 8. ^{[ 9 ]}
• Pagos directos de uso irrestricto (D) : Incluyen la asistencia financiera del gobierno federal proporcionada directamente a los beneficiarios que cumplen con los requisitos de elegibilidad federales, sin que se les imponga ninguna restricción sobre cómo gastar el dinero. Se incluyen los pagos correspondientes a programas de jubilación, pensión y compensación. ^{[ 9 ]}
• Préstamos directos (E) – Incluyen asistencia financiera proporcionada mediante el préstamo de fondos federales por un período de tiempo específico, con una expectativa razonable de reembolso, que puede o no requerir el pago de intereses. ^{[ 9 ]}
• Préstamos garantizados/asegurados (F) – Incluye programas en los que el gobierno federal llega a un acuerdo para indemnizar a un prestamista contra parte o la totalidad de cualquier incumplimiento por parte de los responsables del pago de los préstamos. ^{[ 9 ]}
• Seguro (G) – Incluye asistencia financiera proporcionada para asegurar el reembolso por pérdidas sufridas bajo condiciones específicas. La cobertura puede ser proporcionada directamente por el gobierno federal o a través de compañías privadas, y puede o no implicar el pago de primas . ^{[ 9 ]}

• Venta, intercambio o donación de bienes y propiedades (H) – Incluye programas que prevén la venta, el intercambio o la donación de bienes inmuebles federales, bienes muebles, productos básicos y otros bienes, incluidos terrenos, edificios, equipos, alimentos y medicamentos. ^{[ 9 ]}
• Uso de propiedad, instalaciones y equipo (I) – Incluye programas que prevén el préstamo, uso o acceso a instalaciones o propiedades federales, en los que las instalaciones o propiedades de propiedad federal no permanecen en posesión del beneficiario de la asistencia. ^{[ 9 ]}
• Prestación de Servicios Especializados (J) – Incluye programas que proporcionan personal federal directamente para realizar ciertas tareas en beneficio de las comunidades o los individuos. Estos servicios pueden realizarse en conjunto con personal no federal, pero implican más que consultas, asesoramiento o orientación. Ejemplos de ello son la representación legal proporcionada por los programas de "Protección del Derecho al Voto" y " Derechos Civiles de las Personas Institucionalizadas ". ^{[ 9 ]}
• Servicios de asesoramiento y orientación (K) – Incluye programas que proporcionan especialistas federales para consultar, asesorar o orientar a comunidades o individuos, incluyendo conferencias, talleres o contactos personales. ^{[ 9 ]}
• Difusión de información técnica (L) – Incluye programas que prevén la publicación y distribución de información o datos de carácter especializado o técnico, frecuentemente a través de centros de intercambio o bibliotecas. ^{[ 9 ]}
• Capacitación (M) – Incluye programas que brindan actividades de instrucción realizadas directamente por una agencia federal para personas que no son empleadas por el gobierno federal. ^{[ 9 ]}
• Investigación de quejas (N) – Incluye las actividades de las agencias administrativas federales que se inician en respuesta a solicitudes para examinar o investigar violaciones de estatutos, políticas o procedimientos federales. ^{[ 9 ]}
• Empleo Federal (O) – Incluye programas que reflejan las responsabilidades a nivel gubernamental de la Oficina de Gestión de Personal en el reclutamiento y contratación de personal civil de agencias federales. ^{[ 9 ]}

Para ayudar a los posibles beneficiarios a localizar un programa federal, la Administración de Servicios Generales asigna un número de dos dígitos único a cada agencia federal autorizada para brindar asistencia, y un número de tres dígitos a cada programa de asistencia federal dentro de esa agencia. Con estas designaciones, un programa de asistencia federal se identifica mediante la combinación de ambos números, lo que a su vez crea un número de cinco dígitos dividido por un punto (55.555). ^{[ 4 ]} Los números de dos dígitos asignados a las agencias federales son:

• 10 – Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA)
• 11 – Departamento de Comercio de los Estados Unidos (DOC)
• 12 – Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD)
• 14 – Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD)
• 15 – Departamento del Interior de los Estados Unidos (DOI)
• 16 – Departamento de Justicia de los Estados Unidos (DOJ)
• 17 – Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL)
• 19 – Departamento de Estado de los Estados Unidos (DOS)
• 20 – Departamento de Transporte de los Estados Unidos (DOT)
• 21 – Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (TREAS)
• 45 – Fondo Nacional para las Humanidades (NEH)
• 66 – Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA)
• 81 – Departamento de Energía de los Estados Unidos (DOE)
• 84 – Departamento de Educación de los Estados Unidos (ED)
• 93 – Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS)
• 94 – Corporación para el Servicio Nacional y Comunitario (CNCS)
• 96 – Administración del Seguro Social (SSA)
• 97 – Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS)
• 98 – Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)

• Catálogo de Asistencia Doméstica Federal (CFDA) de 2006 de la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos
• Circular A-133 de la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos : Suplemento de Cumplimiento
• Departamento de Estado de los Estados Unidos, Oficina de Asuntos Educativos y Culturales, División de Subvenciones, Terminología de Subvenciones
• Departamento de Justicia de los Estados Unidos , Oficina de Programas de Justicia, Glosario de términos

• Comprender las auditorías únicas, por Henry Flood, Grantsmanship Center Magazine, otoño de 2002, consultado el 30 de junio de 2006.
• Ley de Auditoría Única: Auditorías de Estados, Gobiernos Locales y Organizaciones sin Fines de Lucro ; Kit de herramientas del Comité de Auditoría del AICPA: Organizaciones sin fines de lucro; Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados

A continuación se presenta una lista de circulares emitidas por la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos que brindan información y orientación importantes para las agencias federales, los beneficiarios, los auditores y el público en general sobre el uso y la administración de los fondos federales, las operaciones de los programas de asistencia federal y el cumplimiento por parte de las agencias y los beneficiarios de las leyes y regulaciones impuestas por el gobierno federal:

• Circular A-21 de la OMB, "Principios de costos para instituciones educativas" (sustituida por 2 CFR 200)
• Circular A 87 de la OMB, "Principios de costos para gobiernos estatales, locales y tribales indígenas" (sustituida por 2 CFR 200)
• Circular A-110 de la OMB, "Requisitos administrativos uniformes para subvenciones y acuerdos con instituciones de educación superior, hospitales y otras organizaciones sin fines de lucro" (sustituida por 2 CFR 200)
• Circular A-122 de la OMB, "Principios de costos para organizaciones sin fines de lucro" (sustituida por 2 CFR 200)
• Circular A-133 de la OMB, "Auditorías de estados, gobiernos locales y organizaciones sin fines de lucro" (sustituida por 2 CFR 200)
• Suplemento de cumplimiento de la Circular A-133 de la OMB (sustituido por 2 CFR 200)