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El formulario W-9 (oficialmente, la " Solicitud de número de identificación fiscal y certificación ") [ 1 ] es utilizado en el sistema tributario de los Estados Unidos por un tercero que debe presentar una declaración informativa ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS). [ 2 ] Solicita el nombre, la dirección y la información de identificación fiscal de un contribuyente (en forma de número de Seguro Social o número de identificación del empleador ).
El formulario nunca se envía al IRS; lo conserva la persona que presenta la declaración informativa con fines de verificación. La información del Formulario W-9 y el pago realizado se reportan en un Formulario 1099. [ 3 ]
Casos de uso
acuerdo entre empresa y contratista
El formulario W-9 se usa con mayor frecuencia en acuerdos entre empresas y contratistas. [ 4 ] Las empresas pueden usar el formulario W-9 para solicitar información a los contratistas que contratan. Cuando una empresa paga a un contratista más de $600 durante un año fiscal, debe presentar el formulario 1099-MISC , una variante del formulario 1099. A partir de 2026, este umbral aumentó a $2,000 y se incrementará con la inflación cada año calendario. Para completar el formulario 1099-MISC, la empresa puede necesitar solicitar información (como la dirección y el número de identificación fiscal) al contratista, para lo cual se utiliza el formulario W-9. La empresa no envía el formulario W-9 al IRS. [ 5 ]
Evitar la retención de copias de seguridad
Otro propósito del Formulario W-9 es ayudar al beneficiario a evitar la retención adicional . El pagador debe recaudar impuestos de retención sobre ciertos pagos que deben declararse ante el IRS. Sin embargo, si el beneficiario certifica en el Formulario W-9 que no está sujeto a retención adicional, generalmente recibe el pago completo que le corresponde del pagador. [ 2 ] Esto es similar a las certificaciones de exención de retención que se encuentran en el Formulario W-4 para empleados.
Acuerdo entre la institución financiera y el cliente
En ocasiones, las instituciones financieras envían el formulario W-9 a los clientes para solicitar información. Sin embargo, no es necesario que el cliente complete el formulario si la institución ya dispone de la información solicitada desde que el cliente abrió la cuenta. [ 5 ]
Acuerdo entre empleador y empleado
En una relación empleador-empleado, no se deben utilizar los Formularios W-9 y 1099. En su lugar, se deben presentar los Formularios W-4 (para proporcionar información) y W-2 (para informar el monto pagado). [ 5 ]
Sin embargo, un empleador aún puede enviar el Formulario W-9 para tener constancia de que al beneficiario no es necesario enviarle un Formulario 1099.
Método de archivo
El formulario W-9 puede completarse en papel o electrónicamente. Para la presentación electrónica, existen varios requisitos. En concreto, quien establezca un sistema de presentación electrónica debe asegurarse de que dicho sistema proporcione la misma información que un formulario W-9 en papel, que se pueda entregar una copia impresa al IRS cuando se le solicite, que "la información recibida sea la misma que la enviada y [...] que se documenten todas las ocasiones de acceso del usuario que resulten en la presentación", que la persona que accede al sistema y proporciona la información sea la persona identificada en el formulario, y que se utilice una firma electrónica . [ 6 ] : 12
Fecha límite
Algunos contadores públicos certificados consideran que la mejor práctica es asegurar que los beneficiarios completen el Formulario W-9 antes de emitir cualquier pago. [ 7 ]
También puede haber una multa de $50 por cada caso en que no se complete el Formulario W-9. [ 8 ]
Véase también
Enlaces externos
- Versión PDF rellenable del formulario W-9 del IRS
Referencias
- ↑ "Solicitud de número de identificación fiscal y certificación" (PDF) . 2014. Consultado el 22 de enero de 2016 .
- 1 2 Código de Rentas Internas § 31.3406(h)-3
- ↑ Código de Rentas Internas § 1.6041-1
- ↑ "¿Qué es el formulario W-9 del IRS?" . 2015 . Consultado el 22 de enero de 2016 .
- 1 2 3 Fontinelle, Amy (24 de noviembre de 2015). "El propósito del formulario W-9" . Recuperado el 22 de enero de 2016 .
- ↑ "Instrucciones generales de 2016 para ciertas declaraciones informativas" (PDF) . 2016. Consultado el 20 de enero de 2016 .
- ↑ Dyes, Cindy (28 de diciembre de 2011). "¡Recoja el formulario W-9 ahora!" . Consultado el 22 de enero de 2016 .
- ↑ "¿Qué es el formulario W-9 del IRS?" . 2015 . Consultado el 22 de enero de 2016 .
- Formularios de impuestos del IRS
