Servicio de Registros Gubernamentales

El Servicio de Registros Gubernamentales ( GRS ) es la agencia central de gestión de registros del Gobierno de Hong Kong . Su objetivo es ser el archivo público más perspicaz, con más recursos y líder en Hong Kong. ^{[ 1 ] [ 2 ]} El departamento está subordinado al Ala de Administración de la Oficina del Secretario Jefe de Administración .

La agencia incorpora la Oficina de Registros Públicos (PRO, 歷史檔案館), que es el archivo designado para preservar y hacer accesibles los registros de archivo del Gobierno de la RAEHK. ^{[ 3 ] [ 4 ]} A partir de 2022, la oficina es la custodio de más de 1,7 millones de fondos de archivo en diversos medios y formatos. ^{[ 3 ]}

La Oficina de Registros Públicos de Hong Kong se estableció el 24 de julio de 1972 ^{[ 5 ]} bajo la Dirección de Asuntos Internos e Información de la Secretaría Colonial , ^{[ 6 ]} luego de discusiones dentro del gobierno sobre el diseño de un sistema para preservar y eliminar los registros gubernamentales. ^{[ 7 ]} Su principal responsabilidad en ese momento era conservar todos los registros gubernamentales de valor permanente para consulta oficial e investigación privada. ^{[ 6 ]} Las principales áreas de trabajo eran ayudar a las agencias gubernamentales a mantener los estándares de gestión de registros, proporcionar instalaciones para la custodia y el mantenimiento de registros para su preservación permanente y hacer que los registros estuvieran disponibles tanto para consulta oficial como para investigación privada. ^{[ 7 ]}

Ian Diamond, un archivista australiano que anteriormente había participado en la creación de los Archivos Nacionales de Fiyi , fue nombrado Archivista del Gobierno y se le encomendó la hercúlea tarea de establecer la oficina desde cero, en una ciudad donde hasta entonces no existían archivos. ^{[ 6 ]}

La PRO se ubicó inicialmente en una cabaña de dos plantas en 1A Garden Road , donde ahora se encuentra Three Garden Road, Central . El edificio se adaptó a partir de la cocina del Cuartel Murray y tenía una capacidad de almacenamiento de aproximadamente 1500 metros lineales. En septiembre de 1974, la PRO se trasladó a la planta baja y al entresuelo del Edificio de Aparcamiento de Varias Plantas de Murray Road , donde la PRO tendría su sede durante los siguientes 20 años. ^{[ 5 ]} Estaba previsto que la PRO se trasladara de nuevo al proyectado Edificio Murray II, donde se destinarían 25 000 pies cuadrados de espacio a los archivos, pero el plan nunca se materializó, ya que el proyecto de construcción fue descartado. ^{[ 6 ]}

Para liberar espacio en el estacionamiento de Murray Road para albergar las oficinas en expansión de la ICAC , el gobierno propuso en 1993 reubicar el PRO al Centro de Almacenamiento Gubernamental de Tuen Mun (Edificio Industrial Sun Yick). La reubicación permanente de los archivos del centro de la ciudad a un edificio industrial en los Nuevos Territorios provocó indignación entre los usuarios, los historiadores y los legisladores, quienes creían que la nueva ubicación era demasiado remota y temían que los registros pudieran dañarse por la contaminación del aire en Tuen Mun. ^{[ 8 ]} El panel de política de información del Consejo Legislativo votó abrumadoramente en contra de la medida en 1993, pero la reubicación procedió de todos modos el 20 de julio de 1995. ^{[ 9 ]} Las autoridades cedieron en octubre de 1994 y anunciaron a los legisladores que se había identificado un sitio en Kwun Tong para la construcción de un edificio de registros públicos construido específicamente para ese propósito. ^{[ 8 ]} El edificio tendría un diseño en forma de abanico con 41 340 pies cuadrados de superficie, con un costo de $ 45 millones. El diseño original fue posteriormente reemplazado por un edificio rectangular de 71.000 pies cuadrados, con un costo que ascendió a 85,6 millones de dólares y una fecha de finalización que se retrasó desde principios de 1997 hasta noviembre de 1997. ^{[ 10 ]} Las obras del edificio comenzaron en enero de 1996 y se completaron en junio de 1997; el Edificio de Registros Públicos de Hong Kong fue inaugurado oficialmente por el Secretario Jefe Anson Chan el 19 de junio de 1997. ^{[ 11 ]}

Como organismo gubernamental, la División del Servicio de Registros Gubernamentales se estableció el 1 de septiembre de 1989 tras una revisión de la gestión de registros gubernamentales realizada por la antigua Rama de Asuntos Constitucionales . ^{[ 12 ]} La Oficina de Registros Públicos quedó bajo la jurisdicción de la división junto con la Unidad de Coordinación de Registros Gubernamentales (GRCU), que se formó bajo la Oficina del Subsecretario Jefe para implementar regímenes de gestión de registros en el gobierno. ^{[ 7 ]} Tras la reestructuración de la división el 20 de octubre de 2003, se eliminó la palabra "División" de su nombre.

Hoy, el GRS comprende cinco departamentos: la Oficina de Registros Públicos, que realiza las funciones de evaluación, adquisición y descripción de archivos, programa público y servicios de referencia; la Oficina del Servicio de Preservación, que se encarga de la preservación y conservación de los fondos del GRS; la Oficina de Desarrollo de Sistemas de Registro, que supervisa la implementación en todo el gobierno de la gestión electrónica de registros (ERM) y los sistemas de archivo electrónico; la Oficina de Administración y Gestión de Registros, que proporciona capacitación, asesoramiento, revisión y servicios de centro de registros a las agencias gubernamentales sobre la gestión eficaz de los registros; y la Oficina de Legislación y Planificación, que se encarga del estudio de cuestiones de derecho de archivos y la planificación estratégica del GRS. ^{[ 13 ]}

A partir de 2022, la Oficina de Registros Públicos alberga 1.707.700 fondos de archivo, que suman aproximadamente 23.026 metros lineales. ^{[ 2 ]} La mayor parte de los fondos de la Oficina de Registros Públicos fueron adquiridos de agencias gubernamentales y pertenecen a la Serie de Registros de Hong Kong (HKRS). Los fondos restantes son donados por fuentes privadas, como organizaciones públicas, instituciones privadas e individuos relacionados con la historia y el desarrollo de Hong Kong, y se clasifican como la Serie de Manuscritos de Hong Kong (HKMS). ^{[ 3 ]}

La PRO también compra copias reproducidas de registros relacionados con Hong Kong de otras instituciones de archivo como los Archivos Nacionales (Reino Unido) y el Centro Presidencial George W. Bush , ^{[ 2 ]} y estas copias también se clasifican en HKMS.

La Oficina de Publicaciones Públicas (PRO) gestiona una Biblioteca Central de Preservación de Publicaciones Gubernamentales para conservar las publicaciones y materiales impresos emitidos por el gobierno. Se solicita a las oficinas y departamentos gubernamentales que envíen una copia de sus nuevas publicaciones o materiales impresos a la Biblioteca para su selección. ^{[ 14 ]} A finales de diciembre de 2017, conservaba alrededor de 43 400 publicaciones. ^{[ 7 ]}

La PRO también alberga la Colección Carl Smith (施其樂牧師資料集), una serie de 139.922 fichas de doble cara con información sobre personas, organizaciones, edificios, carreteras, asuntos territoriales y eventos importantes relacionados con Hong Kong, Macao y las ciudades costeras de China desde mediados del siglo XIX. ^{[ 15 ]} Estas fichas fueron recopiladas por el reverendo Carl Thurman Smith (1918–2008) a lo largo de sus 25 años de intensa investigación en los fondos, periódicos y publicaciones de la PRO. En 2008, la Colección Carl Smith era la parte más utilizada de los fondos de la PRO. ^{[ 16 ]}

Acceso público

El público puede consultar los fondos del Archivo Nacional de Hong Kong (PRO) visitando la Sala de Consultas del Edificio de Archivos Públicos de Hong Kong . Pueden registrarse para obtener una cuenta de lector gratuita y solicitar documentos en “@PRO”, el catálogo en línea del Servicio de Registros Generales (GRS). Antes de la pandemia de COVID-19 en Hong Kong , se aceptaban tanto visitas sin cita previa como reservas para consultar documentos, pero ahora el PRO exige que los lectores reserven con antelación.

El acceso público a los registros de archivo que obran en poder de la PRO se rige por el Reglamento de Acceso a los Registros Públicos de 1996, que establece que el público puede acceder a la mayoría de los registros que han permanecido cerrados durante más de 30 años. Aparte de los registros que no hayan alcanzado el límite de 30 años, los registros que contienen datos personales y los registros clasificados que están a la espera de la confirmación de su estado de acceso por parte de los organismos que los transfieren también podrían considerarse excepciones al límite y permanecer cerrados posteriormente. ^{[ 17 ]} No obstante, los miembros del público pueden solicitar la consulta de registros cerrados, en cuyo caso la PRO consultará con el organismo que realiza la transferencia para determinar si procede conceder la solicitud. ^{[ 18 ]}

Una pequeña parte de las colecciones de la PRO también se digitaliza y se publica en el sitio web de GRS.

El edificio de Registros Públicos de Hong Kong, sede del Servicio de Registros del Gobierno, está ubicado en Kwun Tong , Kowloon , Hong Kong. Fue inaugurado en 1997. ^{[ 19 ]} Se puede acceder al edificio caminando desde la estación Kwun Tong del MTR .

Fue el primer archivo construido específicamente para tal fin en Hong Kong. Cuenta con áreas públicas que incluyen una amplia sala de consulta, una sala de exposiciones y una sala de búsqueda equipada con ordenadores para acceder a la extensa colección de archivos.

Además de la instalación principal en Kwun Tong, el Servicio de Registros del Gobierno también opera dos centros de registro, a saber, el Centro de Registros de Tuen Mun y el Centro de Registros YKK, en Tuen Mun. En estas instalaciones remotas se almacenan los registros inactivos en nombre de las oficinas y departamentos gubernamentales. ^{[ 2 ]}

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22°18′45″N 114°13′46″E / 22.31259°N 114.229517°E / 22.31259; 114.229517